24 september 2014 Harry van der Aar & Martin de Lange

1. eFactureren in de praktijk bij Purmerend 24 september 2014 Harry van der Aar & Martin de Lange

2. Agenda 14.00 Inloop en kennismaking 14.20 Welkom en voorstelronde 14.30 Presentatie ‘eFacturen in de praktijk bij Purmerend’ 15.00 Realtime demonstratie Factuurtotaal 15.30 Vragen & discussie 16.00 Hapje & drankje 17.00 Sluiting

3. Visie op eFactureren voor Gemeenten E-FACTURATIE VOOR GEMEENTEN ANNO NU (KLIK OP DE LINK VOOR DE VIDEO)

4. Introductie Gemeente Purmerend • 80.000 inwoners • Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein • 13 afdelingen • 30.000 facturen/jaar • 60 budgethouders • 300 ad hoc materiedeskundigen • Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen) • Decade als financieel systeem

5. Doorlooptijd project • Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’ • Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision • Jan-2012 Start met 2020 vision • Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster • Mei-2013 Start test Factuurportal • Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd • Jun-2014 Start Factuurtotaal

6. Financieel systeem Decade • Het huidige financiële systeem Decade voldoet aan onze wensen • Decade is naar tevredenheid bij een groot aantal gemeentes in gebruik • Decade bevat geen ‘bestel’-module en geen ‘scanning van inkoopfacturen’. Het pakket voorziet wel in een workflow. (situatie 2010) • Voordelen van het aanschaffen van een dergelijk pakket boven vervanging van Decade zijn: • Veel lagere investering • Minder ingrijpende gevolgen voor de organisatie (werkwijzen, koppelingen, functioneel beheer) • Ontworpen om een specifiek proces te ondersteunen, bijvoorbeeld het afhandelen van inkoopfacturen • Een dergelijke oplossing komt ook tegemoet aan de wens om niet afhankelijk te zijn van Decade. Bij vervanging van Decade in de toekomst hoeven alleen koppelingen aangepast te worden

7. Kwalitatieve voordelen digitaal systeem • Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles • Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden • Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers beter in staat zijn elkaar te vervangen • Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ (sitiatie 2010) • Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder partner wordt om zaken mee te doen

8. Aandachtspunten bij digitaliseren • “Bezint eer gij begint” • Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie; • informeren van de ondernemingsraad • communicatie richting de organisatie • bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen • creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; • samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen • communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe? • bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning • selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier • projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen

9. Beoogde resultaten • Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie • Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid) • Budgettoetsing begroting en projecten • Betaling binnen 20 dagen • Betaalproces automatiseren • Raadplegen factuur op ieder moment • Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos) • Factuurmatching met verplichting • Juni 2014: inkomende facturen elektronisch

10. Iedereen doet mee!

11. Pilot Factuurportal

12. Start Factuurtotaal • Juni 2014: Start Factuurtotaal • Selectie van top 10 leveranciers (1e wave) • Communicatie richting leveranciers • September 2014: Uitrollen crediteurenbestand (gefaseerd) • Huidige ‘pdf-leveranciers’ (2e wave) • Huidige ‘papieren leveranciers’ (3e wave)

13. Workflow Factuurtotaal

14. Demonstratie Factuurtotaal

15. Vragen