Anfrage / Bestellverwaltung Verwaltung von Beschaffungsvorschlägen der Bedarfsermittlung

1. Anfrage / Bestellverwaltung • Verwaltung von Beschaffungsvorschlägen der Bedarfsermittlung • Erfassen, Ändern, Annullieren • Kopieren von vorhandenen Bestellungen/Anfragen • Verwalten der angebotenen Lieferantenpreise für die Lieferantenauswahl • Auskünfte über • Bezugsquellennachweis „Wer liefert was, was liefert wer“ mit Bewertungsdaten der Lieferanten • Preisentwicklung • laufende Bestellungen • getätigte Warenumsätze • Lieferanteninfo • Ggf. Ändern von Lieferantennummer • Teilestatus, z.B. ‘Auslaufteil, nicht bestellen’ • Mehrfachanschriften • Variable Suchsysteme für z.B. Lieferanten, Anschriften, Artikel, Texte • 30-stellige Lieferanten-Artikelnummern mit lieferantenabhängigen Daten, z.B. EAN-Nummer • diverse Artikel • Fremdsprachigkeit, Fremdwährungen • Variantenverarbeitung • variable Preis- und Zu-/Abschlagsmatrix, z.B. gewichtsabhängige Preise (Stahlhandelsproblematik) • Plausibilitätsprüfung mit Kostenrechnung • Fertigung außer Haus • Integration zur Fertigungsabwicklung / Kundenaufträge • Streckengeschäfte, Integration zur Vertriebsabwicklung • Zugriff auf Textkonserven / Individualtexte • tage- und wochengenaue Wunsch- / Bestätigte- und Liefertermine • Rahmen-/Abrufverwaltung

2. Weiterverarbeitung mit variabler Formularanzahl und Aufbau; weitere Formulare möglich; Faxintegration / Archivierung / Spool • Anfragedruck • Umwandlung in Bestellungen • Protokolldruck • Bestelländerungen • Bestellungen • Wareneingangsscheine (ggf. mit Barcode) • Qualitätskontrollschein • Mahnungen; (Mahnstufen / Mahndatum) • Angebots-/ Bestellbestandsauskünfte nach Bearbeitungsstatus • Bestellnummern, Lieferanten, Artikel, Termine • Artikeldispositionsbeauskunftung • effektive und dispositive Bestandsführung • Integration zur Vertriebsabwicklung • Integration zur Fertigungsabwicklung • (Fertigungsauftragsbestände, reservierte Bestände) • Statistiken • Monat, Quartal, Jahre, Mehrjahresstatistik nach Artikel, Warengruppen, Lieferanten, Lieferantengruppen • ABC-Analyse • Artikel • Lieferanten

3. Wareneingangsverwaltung Mehrlagerverwaltung (FIFO, Chargenverarbeitung) Verarbeitung von Sperrlager-/Qualitätskontrolllager Mengenmäßige Buchung Variable Umrechnungsschlüssel (lieferantenseitig auf interne Einheiten) Integrationsmodul zur Materialwirtschaft Integrationsmodul zum Statistikwesen Teil-, Ganz-, Restlieferungen, Überlieferung, Annullierungen Lieferantennachweis Mobile Datenerfassung (optional) Containerzubuchung Rechnungseingangsprüfung Verarbeitung von Lieferantenrechnungen vor/nach der Wareneingangsbuchung Einstandspreisberechnung, inklusive ‘Drittrechnungen’, z.B. Zoll oder Speditionen wertmäßige Buchung Integrationsmodul zum Statistikwesen Integrationsmodul zum Rechnungswesen (optional) Preisentwicklungsnachweis

4. Die angewählte Präsentation kann hier nur exemplarisch einen Überblick über den Aufbau und die betriebswirtschaftlichen Inhalte geben. Sofern sich weiterführende Fragen ergeben wenden Sie sich bitte direkt an uns, den Hersteller der ERP-Software PLANOS.

5. Lieferantenstamm – mit Beispielauskünften Die Lieferantenstamm-daten sind über thematisch geordnete Registerlaschen aufrufbar. Die allgemeinen Anschriftendaten sind auf jeder Seite sichtbar. Die jeweiligen Ansprech-partner werden im unteren Bereich angerollt. Über variable Menüein-träge stehen beliebige Auskünfte zum angewähl-ten Lieferanten userbe-zogen zur Verfügung.

6. Lieferantenstamm – mit Beispielauskünften Anzeige der aktuell vor-handenen Bestellpositionen, aufsteigend nach dem z.B. bestätigten Datum.

7. Lieferantenstamm – Beispiel Email-Versand Weitere Möglichkeiten der Integration ist z.B. der E-Mail-Versand ggf. auch direkt an die Adresse des Ansprechpartners. Zugriff auf die jeweilige Homepage oder eine integrierte Serienbriefver-arbeitung sind selbst-verständlich.

8. Bestellverwaltung – Wer liefert was? Eingabe bzw. Findung des gewünschten Artikels über variabel definierbare SQL-Auskünfte. Gefundene Daten werden grundsätzlich in einem ListView, auch hier mit persönlichem Aufbau, an-gezeigt. Alle Daten können per Knopfdruck ins Excel ex-portiert werden.

9. Anfrage – Preisangebote der Lieferanten Nach dem Erfassen und Drucken von Anfragen wer-den diese positionsbezo-gen zum Nachtragen der Angebotspreise der Lie-feranten abgestellt. Die jeweiligen Lieferanten-angebote können, bezogen auf Preise und Termine, ausgewertet werden. Weitere Daten, hier z.B. Objektrabatte, sind nach-tragbar.

10. Bestellverwaltung – Wer liefert was? Zusätzlich zu variablen Bestelldaten des Artikel-stammes werden in einem Scrollbereich für sämtliche bisherigen Lieferanten die letzten Einkaufsdaten an-gezeigt. Des weiteren können Bilder /Graphiken als Ergänzung eingeblendet werden.

11. Bestellverwaltung – Wer liefert was? Zusätzliche Informationen sind über ein variables Menü möglich, so wie z.B. die aktuellen Reservierun-gen des Artikels für vor-liegende Fertigungspro-zesse.

12. Bestellverwaltung – Wer liefert was? Als weitere Information steht eine Preisentwicklung zur Verfügung, die chrono-logisch über alle oder ein-zelne Lieferanten die Ein-kaufspreise anzeigt. Aus der Maske ‚Wer lie-fert was?‘ kann der Haupt- oder ein Nebenlieferant in die Verarbeitung über-nommen werden. Manuelle Eingabe bzw. Fin-dung eines anderen Lie-feranten über variabel de-finierte SQL-Beauskunf-tungen ist ebenso möglich.

13. Bestellverwaltung – Lieferantenauskünfte Zur Lieferantenfindung kann ebenso eine Sach-merkmalsleiste genutzt werden, die in unserem Beispiel, bezogen auf das Schlagwort Rohre, sämt-liche Rohrlieferanten an-zeigt. Der ausgewählte Lieferant kann in die Verarbeitung übernommen werden.

14. Bestellverwaltung – Lieferantenauskünfte Über die variable Menü-leiste können diverse Aus-kunftssysteme für den an-gewählten Lieferanten an-gezeigt werden. In unserem Beispiel eine Lieferantenbewertung auf Basis des ausgewählten Artikels.

15. Bestellverwaltung – Lieferantenauskünfte Hier eine Bonitätsdar-stellung auf Basis des ein-geräumten Kreditlimits, der aktuellen Daten aus den vorliegenden Bestel-lungen und den getätigten Warenumsätzen.

16. Bestellverwaltung – Lieferantenauskünfte Vorliegende Zertifi-zierungsdaten des Lie-feranten gemäß ISO kön-nen über Buttons zur In-formation aufgerufen werden.

17. Bestellverwaltung – Lieferantenauskünfte In einem Scrollbereich können beliebige bestell-bezogene Daten zur Aus-wahl einer Bestellung für den Änderungsmodus an-gezeigt werden. Die Inhalte der Spalten sind sortierbar. Durch Anklicken einer Zeile werden die gefundenen Daten über die Bestell-nummer in die Bestellver-waltung übernommen.

18. Bestellverwaltung – Allg. Auftragsdaten Die für jeden einzelnen An-wender individuell wichtigs-ten Daten stehen auf der Hauptmaske. Weitere Eingaben können thematisch sortiert über Buttons aufgerufen oder zusätzlich auf der Haupt-maske platziert werden. Für sämtliche Daten, hinter denen sich plausibilitätsge-prüfte Tabellenwerte ver-bergen, kann die Auswahl über variable Anzeigebe-reiche erfolgen.

19. Bestellverwaltung –Anschriften Über den Button ‚Anschrif-ten’ wird in eine separate Maske zum Verwalten von Rechnungs- und Lieferan-schriften verzweigt. Auch hier sind vorhandene Anschriften in einem Scrollbereich für die Über-nahme in die Bestellung auswählbar.

20. Bestellverwaltung –Ansprechpartner Der Ansprechpartner wird im Regelfall mit allen Daten aus dem Lieferantenstamm vorbelegt und ist hier än-derbar. Die Daten werden z.B. beim Formulardruck berück-sichtigt, so wird das For-mular bei einem Faxver-sand, z.B. direkt an die Telefaxnummer des An-sprechpartners und nicht an die Hauptnummer im Lieferantenstamm ver-sandt.

21. Bestellverwaltung –Aktivitäteninfo Über die Buttonanwahl ‚Aktivität’ kann in ein sepa-rates, auftragsbezogenes Fenster zum Hinterlegen von internen Aktivitäten / Vorgänge, aber auch Da-tumsfelder für z.B. die Wiedervorlage verzweigt werden.

22. Bestellverwaltung – Outlookintegration Termindaten, hier als Bei-spiel im Aktivitäteninfo, können im Dialog in die Terminplanung ‚Outlook’ von Microsoft überstellt werden.

23. Bestellverwaltung –Dokumente Über eine Auswahl ver-schiedener Dokumenten-arten können diese einer Bestellung zugeordnet wer-den und stehen z.B. als Anhang zum Druck am Ende eines Bestellformulars als Ergänzungsdaten zur Ver-fügung.

24. Bestellverwaltung –Sprachen u. Währungen Über den Button ‚Spra-chen, Währungen’ wird ge-zielt in das Erfassen bzw. Ändern dieser Datenbe-reiche gesprungen. Auch hier stehen diverse individuelle Scrollbereiche für die Auswahl zur Ver-fügung.

25. Bestellverwaltung –Archivierte Formulare Formulare, hier ausgewählt die Bestellschreibung, kön-nen bei jedem Formular-druck archiviert und in anderen Programmen zur Information am Bildschirm angezeigt werden. Der Aufbau entspricht dem Originalformular und kann ggf. jederzeit als Kopie neu gedruckt werden.

26. Bestellverwaltung –Fertigung-außer-Haus Hier kann der gesamte Fertigungsauftrag, bzw. einzelne Arbeitsgänge in einen Bestellvorgang über-nommen werden. Bestellkennungen werden in dem Fertigungsauftrag zu-rückgeschrieben. Im Einkauf können sowohl Anfragen als auch Bestel-lungen gestartet werden. Beim Wareneingang wird der jeweilige Arbeitsgang in der Zeitwirtschaft ent-lastet.

27. Bestellverwaltung – Anzeige der Bestellpositionen Nach dem Erfassen der Bestellkopfdaten werden im Änderungsfalle die be-reits erfassten Positions-daten in einem Scrollbe-reich angerollt. Die Anwahl der einzelnen Positionen erfolgt bedie-nerfreundlich über das Anklicken der Zeile im Scrollbereich.

28. Bestellverwaltung – • Artikelzeile • Variable Suchmöglichkeit; aktuellen Lagerbestände; • Lieferantenartikel be-zogene Daten; • umfassende Preiskondi-tionsfindung; • Termindaten für den Wunschtermin des Wa-reneingangs, Bestäti-gungs- und Liefertermin, jeweils auf Tages- und Wochenbasis; • Ergänzende Daten sind auch hier über Register-laschen abrufbar.

29. Bestellverwaltung – Artikelzeile Umfangreiche Gewichts- und Bemaßungsfelder sind vorhanden. Die Flächen- bzw. die Ge-samtgewichte sind über variable Rechenformeln ermittelbar und stehen auf einer separaten Maske zur Verfügung. .

30. Bestellverwaltung – Artikelzeilen Auskünfte Wie auf jeder PLANOS-Maske können individuelle Auskünfte, hier z.B. für die Preis- und Rabattstaffel des Lieferanten für den ausgewählten Artikel ange-zeigt werden. Im Regelfall werden die Preise automatisch nach der Eingabe der gewünsch-ten Menge übernommen.

31. Bestellverwaltung –Artikelzeilen Auskünfte Aus dem aufgerufenen Menü heraus ist hier als Beispiel die wochenbezo-gene Verfügbarkeitsaus-kunft ausgewählt. Durch unsere gestaffelten Auskunftssysteme können hier z.B., bezogen auf die Daten einer ausgewählten Kalenderwoche, weitere Informationen menüge-steuert eingeblendet wer-den, z.B. die Kundenauf-träge, für die die Bestel-lung vorliegt.

32. Bestellverwaltung–Artikelzeilen Auskünfte Über die in der Artikelzeile hinterlegten Buttons kön-nen z.B. artikelstammbe-zogene zusätzliche Arti-keltexte, ggf. in der ge-wünschten Sprache des Lieferanten, angezeigt werden. Dieser Text steht natür-lich für den späteren Druck zur Verfügung.

33. Bestellverwaltung –Artikelzeilen Auskünfte Für jeden Stammdatensatz im Einkauf, z.B. Lieferant oder Artikel, können be-reits in der Stammdaten-verwaltung Informationen hinterlegt werden, die für interne Zwecke in allen Verwaltungsprogrammen mit aufrufbar sind.

34. Bestellverwaltung –Kommissionsbestellungen Einzelne Bestellpositionen können sich aus mehreren Kommissionen, bezogen auf Fertigungsaufträge, zu-sammensetzen. Die jeweiligen Kommissio-nen sind pro Bestellposition hinterlegbar. Der Wareneingang ist kom-missionsbezogen möglich, somit eine mengenseitige Zuteilung, z.B. bei Teil-lieferungen direkt auf ein Kommissionslager.

35. Bestellverwaltung – Rahmenbestellungen / Abrufe Einzelne Artikelzeilen kön-nen als Rahmenbestellungen definiert werden, die in beliebig viele termin- und mengenseitige Abrufe auf-geteilt werden. Statistische Felder, z.B. ‚noch verplanbar’, stehen als mengen- und wert-mäßiges Info zur Verfü-gung.

36. Bestellverwaltung –Textverarbeitung Bestellungs- oder posi-tionsbezogen können be-liebig viele Texte manuell erfasst oder aus Textkon-serven in den Auftrag übernommen werden. Fremdsprachentexte ste-hen ggf. ebenso zur Ver-fügung.

37. Bestellverwaltung – Integrationsaspekte Nach der Erfassung bzw. Änderung einer Bestellung können über ein individu-elles Menü weiterführende Programme direkt ange-dockt werden. Daten der Bestellverwaltung, z.B. die jeweilige Lieferanten- oder Bestellnummer, werden da-bei automatisch in die wei-terführenden Programme übernommen.

38. Formulardruck Gewünschte Formulare sind bezüglich der Anzahl und dem inhaltlichen Umfang frei gestaltbar. Die zu druckenden Bestell-daten werden in einem ListView angezeigt, proto-kolliert, bzw. in EXCEL aus-gegeben. Das variable Formular wird gedruckt und ggf. archi-viert. E-Mail- und Faxversand sind selbstverständlich möglich.

39. Formulardruck Das variable Formular wird gedruckt und ggf. archi-viert. Ein Anzeigefenster zeigt das hinterlegte Formular am Bildschirm an. Formularvielfalt, siehe unter Formulardruck als separate Anwahl.

40. Kopierfunktionalität - • - Anfrage / Bestellung • Generieren von Bestel-lungen aus Anfragen • Die Kopier-/Generierfunk- • tionen ermöglichen neben • Der Verarbeitung einer • kompletten Anfrage/Be- • stellung auch die selektive • Positionsverarbeitung. • Über separate Verweise ist • der jeweilige Ursprung in • der neu entstandenen Be- • stellung/Anfrage ersicht- • lich.

41. Auskünfte – Beispiel Anzeige, Druck Umfangreiche Auskunfts-möglichkeiten, bezogen auf Bestellungen, Lieferanten, Artikel und Termine mit variablen Selektionsmög-lichkeiten, stehen zur An-zeige und zum Druck zur Verfügung.

42. Formulardruck – separate Anwahl Die Formulare beziehen sich neben diversen An-fragen und Bestellungs-drucken auch auf verschie-dene Mahnungen, weiterhin Wareneingangsscheine und Qualitätskontrolle. Rücklieferscheine sind ebenso vorgesehen. Formulare können übrigens beliebig für weitere Funk-tionalitäten kopiert wer-den.

43. Wareneingangsbuchung Zur Findung der Bestellung, sofern nicht eindeutig auf dem Wareneingangsbeleg vermerkt, stehen diverse Auskünfte, wie z.B. offene Bestellungen lt. Artikel, alle offenen Bestellungen eines Lieferanten, etc. zur Verfügung. Die Buchung kann über Scanner durchgeführt wer-den, sofern die externen bzw. internen Warenein-gangsbelege mit Barcode versehen sind.

44. Wareneingangsbuchung Als eine Möglichkeit kann der Buchungsvorgang in einem Scrollfenster durch die Eingabe der gelieferten Menge durchgeführt wer-den. Es werden nur die Posi-tionen einer Bestellung an-gezeigt, die für den Wa-reneingang zur Verfügung stehen.

45. Wareneingangsbuchung Für eine detailliertere Wa-reneingangsbuchung (Mehr-lager, buchen von Eingangs-chargen, Qualitätskon-trolllager buchen) steht eine ausführliche Eingabe-maske zur Verfügung. Die bereits in der Bestell-abwicklung hinterlegten kommissionsbezogenen Daten stehen ebenso in einem Scrollbereich zur Verfügung. Buchungsmöglichkeiten sind sowohl Komplettbuchungen, Teillieferungen, Überlie-ferungen, als auch Annul-lierungen von z.B. Resten.

46. Wareneingangsbuchung - Umrechnungen • Beispiel: • - interne Bestandsführung in „m2“. • - Artikelbestellung in Länge x Breite • - Preis in € per 100kg • Lieferant liefert in „kg“

47. Wareneingangsbuchung - Analysedaten • Analysedaten können Chargen- oder Artikel be-zogen verwaltet werden.

48. Rechnungseingang Auf Basis von Lieferanten-rechnungen kann eine Rech-nungseingangsprüfung auf Positionsebene durchge-führt werden. Weitere, auf die aktuelle Bestellung bezogene Rech-nungen, wie z.B. Speditions-rechnungen, können für die Einstandspreisermittlung mit herangezogen werden. Sofern eine Finanzbuch-haltung installiert ist, kön-nen die Daten, die durch die Rechnungseingangs-prüfung anfallen, direkt dorthin exportiert werden.

49. Einkaufsstatistiken Diverse Statistiken auf Artikel- und Lieferanten-ebene , stehen zur Verfü-gung. Die Statistiken sind, aus-gehend von einzelnen Posi-tionssätzen, beliebig auch als Mehrjahresstatistik verdichtbar. Hier als Beispiel eine Wa-reneingangsstatistik nach Produktbereichen und Lie-feranten als detaillierte Liste und als Graphik auf Jahresebene.

50. Einkaufsstatistiken ABC- bzw. XYZ-Analysen, bezogen auf Lieferanten und Artikel, runden die Statistikmöglichkeiten ab. Als Reportgeneratoren können viele Produkte, u.a. auch EXCEL zum Einsatz kommen.