Arbeitsgruppe Verwaltung der Programme Bremen, 06. Juni 2013

1. Arbeitsgruppe • Verwaltung der Programme • Bremen, 06. Juni 2013

2. 1. Teil: • Antragstellung und Evaluation

3. Ausschreibungen • Ausschreibung zur Einführung und Weiterentwicklung deutsch-französischer integrierter bi- und trinationaler Studiengänge für: • Bachelor-Studiengänge (180 ECTS) • Postgraduale Studiengänge (Master / 120 ECTS) • Grundständige Studiengänge mit folgenden Abschlüssen • auf französischer Seite: eine Maîtrise in Jura oder ein Diplôme de Grande École / École oder ein Diplôme d’IEP • auf deutscher Seite: ein Bachelor oder ein Staatsexamen • Ausschreibung zur Einführung eines deutsch-französischen PhD-Track-Programms • Ausschreibung zur Veranstaltung wissenschaftlicher Begegnungen

4. Die Evaluation der Studiengänge durch die DFH • Die Evaluation bereits geförderter Studiengänge erfolgt • im Rahmen der Maßnahmen zur Qualitätssicherung entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH:  Evaluation nach einem etwaigen Einführungsjahr  Evaluation alle 4 Jahren • nach einer inhaltlichen Umgestaltung des Studiengangs oder der Ausweitung auf einen neuen Partner • bei einer erneuten Antragstellung nach einer negativen Evaluation oder einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase Grundsätzlich gilt, dass nur gefördert werden kann, was auch evaluiert wurde!

5. Ein mehrstufiges Evaluationsverfahren • Die Evaluation der Anträge folgt dem Grundsatz der Exzellenz. • Sie erfolgt entsprechend den in der Evaluationscharta aufgeführten DFH-Grundsätzen der Antragsbewertung. • Die Qualität des vorgeschlagenen Projektes ist maßgeblich. Wissenschaftliche Evaluation Formale Evaluation Vollständigkeit, formale Förderfähigkeit Entscheidung desHochschulrates AdministrativeEvaluation allgemeine Bestandsaufnahme, Studierendenflüsse, Identifikation mit der DFH, Nutzung der Mittel…

6. Die administrative Evaluation wird vom Sekretariat der DFH durchgeführt : • Prüfung der Antragsunterlagen auf ihre formale Vollständigkeit • Stellungnahme des Sekretariates pro Studiengang zu folgenden Punkten: • Sachberichte der Verwendungsnachweise • Studierendenberichte • Angaben zu den Studierenden- und Absolventenzahlen • Öffentlichkeitsarbeit der Kooperationen im Hinblick auf die Zusammenarbeit und die Identifikation mit der DFH, einschließlich des Studienführers online • ggf. Ergebnisse der Ortsbegehungen • Gesamteindruck der verwaltungstechnischen Zusammenarbeit mit der Kooperation

7. Die wissenschaftliche Evaluation • Diese obliegt dem wissenschaftlichen Beirat und den in seinem Auftrag arbeitenden unabhängigenGutachter/innen: • Begutachtung des Antrags durch ein deutsch-französischesGutachtertandem. • Diskussion der Ergebnisse und Erstellung eines Rankings in den fachlich differenzierten Evaluationsgruppen. • Diskussion der Ergebnisse jeder Evaluationsgruppe im wissenschaftlichen Beirat (v.a. Diskussion von Zweifelsfällen) und Formulierung von Empfehlungen an den Hochschulrat.

8. Die Entscheidung des Hochschulrates • Auf Basis der Empfehlungen des Wissenschaftlichen Beirates trifft der Hochschulrat die Förderentscheidung.

9. Evaluationsergebnis • Wird den Hochschulen unmittelbar nach dem Hochschulrat mitgeteilt. • Positives Evaluationsergebnis • Förderung entsprechend den geltenden Finanzierungsrichtlinien • der Studiengang wird von der DFH beworben (Achtung: Für den Studienführer online muss vorher ein entsprechendes Formular von der Kooperation ausgefüllt werden!) • die Kooperation darf/sollte das Logo der DFH nutzen • die Kooperation ist Teil des DFH-Netzwerks: zunächst als Partnerhochschule, später auf Antrag als Mitgliedshochschule (Ansprechpartner: Simon Martin / Referat 1) • Negatives Evaluationsergebnis& bei auslaufenden oder ruhenden Studiengängen: • Zum Schutz der Studierenden tritt bei Weiterförderungsanträgen die Vertrauensschutzregelung der DFH in Kraft.

10. Antragstellung konkret: Fristen • 2.5.13: Veröffentlichung der Ausschreibung • im Mai:E-Mail an alle Kooperationen, die einen Antrag auf Weiterförderung stellen müssen oder können • Signalisierung bis zum 30.6.13 anhand des Formulars „Antragsankündigung“ (per E-Mail an weislinger@dfh-ufa.org) • Erstellung eines personalisierten Online-Antragsformulars durch die DFH; Versand eines Links an die Kooperation • 31.10.13: Frist für die Validierung des Online-Antrags für eine Weiterförderung ab 2014-15 • die Entscheidung wird Anfang April 2014 mitgeteilt Jedes Jahr gelten die gleichen Fristen!

11. Antragstellung konkret: Bestandteile des Antrags (Antrag auf Weiterförderung) • Personalisiertes Online-Antragsformular Ein Muster finden Sie unter Hochschulen  „Ausschreibungen“ • Anlagen1: studiengangsspezifische Kooperationsvereinbarung (Zulassungsverfahren, Studierendenzahlen, Immatrikulationsmodalitäten, Studiengebühren, Abschlüsse, Diploma Supplement, Öffentlichkeitsarbeit)2: gemeinsamer Studienplan & schematische Darstellung des Studienverlaufs Alle Dokumente müssen in deutscher und französischer Sprache vorliegen! • weitere Anlagen - eine Unterschriftsseite pro Hochschule - anonymisiertes Muster des Zeugnisses & Diploma Supplements (wenn verfügbar) - Zusammenfassung des Werdegangs der Studierenden - ggf. Empfehlungen aus der Berufspraxis

12. Antragstellung konkret: Das Online-Antragsformular

13. Antragstellung konkret: Das Online-Antragsformular

14. Antragstellung konkret: Wissenswertes & Tipps zur Antragstellung • Die Antragsunterlagen sind die „Visitenkarte“ des Studiengangs für die Gutachter/innen! • Qualitätskriterien der DFH im Kopf behalten: Aufgabe der Gutachter: Prüfen, in welchem Maße diese erfüllt werden. • Der Gutachter kann nur das bewerten, was explizit im Antrag steht. → Eine mangelnde / unpräzise Darstellung kann zu Punktabzügen führen • Es muss für den Gutachter unmittelbar ersichtlich sein, was Studierende belegen müssen, um den doppelten Abschluss zu erlangen. → Bitte erstellen Sie übersichtliche Studienpläne • Empfehlung: Keine Felder leer lassen! Besser: Kurzer Hinweis, warum die Frage nicht beantwortet wird bzw. „/“. • Wenn eine Frage im Online-Formular in einer Anlage beantwortet wird: Verweis auf die entsprechende Anlage (mit konkreter Seitenangabe!). • Kooperationsvereinbarung bitte erneut beifügen, auch wenn sie der DFH vorliegt.

15. Tipps zur Antragstellung: Studiengänge, die mehrheitlich Vorlesungen auf Englisch anbieten Die DFH wird immer öfter mit Förderanträgen für deutsch-französische Studiengänge konfrontiert, deren Vorlesungen mehrheitlich auf Englisch gehalten werden.  Keine systematische Ablehnung solcher Anträge, aber es klar daraus hervorgehen: • warum die Vorlesungen so gewählt wurden, • der Mehrwert, den die Studierenden dadurch haben, • wie der Erwerb der deutschen und französischen Sprachkompetenz gesichert werden kann. • Die Doppeldiplomierten müssen in der Lage sein, auf dem deutschen und französischen Arbeitsmarkt zu bestehen.

16. Antragstellung konkret: Nicht vergessen Im Dokument „Allgemeine Informationen für Antragsteller & Hinweise zum Ausfüllen des Antragsformulars“gibt es noch weitere Hinweise zur Antragstellung. • Sie können sich jederzeit eine Druckversion des Antrags als PDF erstellen. • Unterschriften erst leisten, wenn der Antrag vollständig vorliegt. • Originalunterschriften der Hochschulleitungen und Programmbeauftragten auf der Unterschriftenseite (an der Hochschule zu verwahren) • WICHTIG: Eine einmal erfolgte Validierung ist definitiv! • Anträge, die bis zum 31.10.13 um 23h59 nicht validiert werden, gelten als nicht gestellt.

17. Informationen zur Antragstellung und Evaluation: auf unserer Homepage www.dfh-ufa.org unter „Hochschulen“  „Evaluation“: • Zeitplan und Ablauf der Evaluation • Förderstruktur und Evaluationsrhythmus • Entwicklungsstand der Studiengänge • „DFH-Grundsätze der Antragsbewertung und Qualitätssicherung für Studienprogramme“ unter „Hochschulen“  „Ausschreibungen“: • Allgemeine Informationen für Antragsteller • Ausschreibung • Antragsankündigung • Muster des auszufüllenden Online-Formulars

18. Die Ausschreibung PhD-Tracks • eine einzige Ausschreibung pro Jahr • gleiche Fristen wie für die Ausschreibung der integrierten Studiengänge: • Veröffentlichungder Ausschreibung: 2. Mai 2013 • Antragsankündigungbis zum 30. Juni 2013 • Versand der Anfrage bis zum 31. Oktober 2013 • Evaluation zwischen November und März  Mitteilung der Ergebnisse im April (für eine Förderung ab dem darauffolgenden Studienjahr) • Formular: • auszufüllen von beiden Partnern (auf deutsch & französisch) • zu unterschreiben von den Direktoren der Hochschulen

19. Ausschreibung Wissenschaftliche Begegnungen • permanente Ausschreibung • Finanzielle Unterstützung bei der Begegnung der beiden antragsstellenden Partner • Erstellung eines deutsch-französischen integrierten Studiengangs oder Forschungsprogramms • erst später auf eine von der DFH veröffentlichte Ausschreibung antworten • Vergabe von maximal 2.500 € pro Begegnung, beschränkt auf eine Anfrage jährlich und geplante Kooperation • Anfrage ist auf deutsch oder französisch von einem der Partner an die DFH zu richten; spätestens einen Monat vor der Begegnung

20. 2.Teil: • Mittelvergabe

21. Einschreibung und Rückmeldung der Studierenden • obligatorische Einschreibung und Rückmeldung für ALLE Studierenden • bis zum Erhalt des Doppeldiploms • bei nicht erfolgter Einschreibung: keine nachträgliche Einschreibung / keine Mobilitätsbeihilfe / Verfälschung der Studierendenzahlen / im Falle einer negativen Evaluation keine Neueinschreibung im folgenden Jahr möglich • Einschreibung ausschließlich online: www.dfh-ufa.org • vom 2. Mai bis spätestens zum 30. September 2013 • 2. Einschreibungsphase zwischen dem 15.01 und dem 31.03.2014: nur für Studierende, die nach dem 30.09.2013 ausgewählt werden und ihr Studium im Sommersemester 2014 beginnen

22. Studierendenbericht • nach jedem Aufenthalt im Partner- bzw. Drittland auszufüllen • der Studienrende kann sich bei der DFH erst dann rückmelden, wenn er den Studierendenbericht ausgefüllt hat • er ist Teil der Evaluation des Studienganges

23. Studienabbruch • Studienabbrüche und Studienunterbrechungen müssen der DFH unverzüglich gemeldet werden • bitte das Formular „Studienabbruch“ oder „Studienunterbrechung“ verwenden (dort finden Sie auch weitere Informationen) • Rückzahlung der Mobilitätsbeihilfe erfolgt durch die Hochschule innerhalb von 4 Wochen nach der Meldung des Abbruches • Ausnahmen: Abbruch wegen Krankheit, Verlust des Prüfungsanspruches, bei schriftlicher Beantragung eines Erlasses der Rückzahlungspflicht beim Präsidenten der DFH

24. DFH - Zertifikat • für die Studierenden, die während ihres gesamten DFH – Studiums bei der DFH eingeschrieben waren und alle Abschlüsse erhalten haben • jeder Programmbeauftragte meldet die Absolventen seines Studienganges im Rahmen des alljährlich zu erstellenden Verwendungsnachweises • Erstellung der Zertifikate auf Antrag des Programmbeauftragten bei der DFH

25. Zuschuss 2013-2014 - Vorfinanzierung • betrifft die Mobilitätsbeihilfe • Antrag zwischen Juni und August anhand eines Formulars, das den Programmbeauftragten Mitte Juni per E-Mail zugeschickt wird • es ist ausreichend, das ausgefüllte Antragsformular unterschrieben zurückzusenden • Vorschuss wird ohne großen bürokratischen Aufwand an Ihre Hochschule ausbezahlt • Prüfen Sie, ob Ihre Studierende bei der DFH korrekt eingeschrieben sind, bevor Sie ihnen die Mobilitätsbeihilfe überweisen!

26. Zuschuss 2013-2014 - Namensliste der Studierenden und Zahlen • Einschreibungen und Rückmeldungen der Studierenden werden unter „Infos online“ auf unserer Internetseite www.dfh-ufa.org angezeigt • Zugang erfolgt anhand der von der DFH vergebenen Identifikationsnummer und des Passworts • 1. Juni: Namensliste und Zahlen sind online verfügbar • Frist für die Validierung der Namensliste und der Zahlen: • 4. Oktober 2013 • Je früher jedoch die Formulare der DFH vorliegen, desto früher können der Zuwendungsvertrag erstellt und die Mittel überwiesen werden

27. Namensliste der Studierenden und Zahlen 1. Etappe: die Namensliste der Studierenden ausfüllen und speichern • Bestätigung der Teilnahme der Studierenden am Studiengang • Informationen über die Studierenden (Datum der Einschreibung, Matrikelnummer, Name, Vorname, etc.) werden automatisch erstellt • Informationen über die Inlands-, Partnerlands- oder Drittlandsphase werden automatisch vorab ausgefüllt • Beantragung der Mobilitätsbeihilfe muss vom Programmbeauftragten ergänzt werden • Im Falle einer Kofinanzierung von einer oder mehreren Mobilitätsbeihilfen: bitte die Spalte „Kofinanzierung“ ausfüllen • sobald sich alle Studierenden eingeschrieben haben, können die endgültigen Informationen eingegeben und gespeichert werden

28. Namensliste der Studierenden und Zahlen

29. Namensliste der Studierenden und Zahlen • 2. Etappe: die Zahlen prüfen und validieren • die Zahlen werden automatisch berechnet – aber bitte prüfen und validieren Sie diese • wenn Sie einen Fehler feststellen, gehen Sie zurück zur Namensliste • diese Zahlen dienen als Grundlage für die Erstellung des Zuwendungsvertrags und für die Berechnung der bewilligten Mittel • sobald der Programmbeauftragte die Zahlen validiert hat, wird die DFH durch eine automatische E-Mail darüber informiert • sobald alle Partner einer Kooperation das Formular validiert haben, kann der Zuwendungsvertrag erstellt werden

30. Namensliste der Studierenden undZahlen

31. Zuwendungsvertrag undAuszahlung der Zuwendungen • der Zuwendungsvertragwird dem Programmbeauftragten zugesandt zwecks:  Prüfung der Angaben  Angabe der Aufteilung der bewilligtenMittelsowie der Bankverbindungen  Unterschrift durch die Hochschulleitung und durch den Programmbeauftragten selbst • Rücksendung eines Exemplars an die DFH bis spätestens15. Dezember 2013 • Auszahlung der Zuwendungen:  wenn die Hochschule bereits den zahlmäßigen Nachweis des Verwendungsnachweises sowie die Tabelle der Studierenden für das vergangene Jahr bei der DFH eingereicht hat  abzüglich eventuell nicht verausgabter Infrastrukturmittel

32. Finanzierungsrichtlinien 2013-2014 • Infrastrukturmittel (Summe pro Kooperation) • Studiengänge im Einführungsjahr: Pauschalbetrag i.H.v.10.000 €* • Studiengänge: Pauschalbetrag i.H.v. 3.000 €* / 5.000 €* / 8.000 €* entsprechend der Zahl der Studierenden in der Auslandsphase • Langfristige Studienaufenthalte: Pauschalbetrag i.H.v. 2.000 €* • Weitere Mittel i.H.v 500 € oder 1.000 € für jede kofinanzierte Mobilitätsbeihilfe • keine Infrastrukturmittel für negativ evaluierte, ruhende und auslaufendeStudiengänge * gültig für 2013/14

33. Finanzierungsrichtlinien 2013-2014 2. Mobilitätsbeihilfen (abgesehen von Studiengängen im Einführungsjahr) • für die bei der DFH eingeschriebenen Studierenden in der Partner- oder Drittlandsphase • 270 € pro Monat* • Deckelung: 80* Mobilitätsbeihilfen pro Kooperation (max. 216.000 €*) • Förderung während des Praktikums, wenn dies obligatorisch gemäß der geltenden Studienordnung ist und im Partnerland stattfindet • Vertrauensschutzregelung: im Falle einer negativen Evaluation oder nach der Deklaration als Auslaufmodell, können die schon bei der DFH eingeschriebenen Studierenden von der Mobilitätsbeihilfe profitieren (je nach Fall ein Jahr oder bis Ende des Studiums) * gültig für 2013/14

34. Finanzierungsrichtlinien 2013-2014 Kostenlose Online-Sprachkurse • für die Studierenden, die bei der DFH eingeschrieben sind und die zum ersten Mal ins Partnerland gehen • Zusammenarbeit seit 2006-2007 mit Deutsch-Uni Online (DUO) fürOnline-Deutschkurse • Zusammenarbeit seit 2012-2013 mit Deutsch-Uni Online (DUO) fürOnline-Französischkurse

35. Bewilligte Förderungsmittel für PhD-Tracks • anzufragen über das Mittelabrufformular • Zuschüsse zu den Betriebskosten - Pauschalbetrag von 15.000 € pro Jahr und Programm - + 200 € pro Student, der sich in der Auslandsphase befindet • Mobilitätsbeihilfe - für die ersten 2 Jahre des Programms: 270 € pro Monat für einen Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 10 Monaten pro Studienjahr - für die 3 letzten Jahre des Programms: 600 € pro Monat für einen Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 18 Monaten pro Studienjahr • Auslandsstipendien können bis zu 1.300 € pro Monat für 2 Doktoranden bewilligt werden

36. 3. Teil: Nachweis über die Verwendung der DFH-Zuwendungen

37. Allgemeines • Verwendung der DFH-Zuwendungen gemäß den Richtlinien für die Verwendung der Zuwendungen • Wahrung der Grundsätze einer gewissenhaften Verwendung öffentlicher Gelder • Zu beachten: • Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der sparsamen Verwendung • Prinzip der Zweckbestimmung der Mittel • Richtlinien werden mit den Zuwendungsverträgen verschickt und können zusätzlich noch auf unserer Internetseite heruntergeladen werden

38. Allgemeines • Infrastrukturmittel • Zeitraum für die Ausgaben 01.09.2012 - 31.08.2013 • Ausgaben, die vor dem 31.08.2013 verpflichtend eingegangen wurden, können bis zum 31.10.2013 bezahlt werden • Mobilitätsbeihilfen • Auszahlung an die Studierenden: spätestens 3 Wochen nach Erhalt • Nicht ausgezahlte Mobilitätsbeihilfen müssen bis spätestens 31.12.2013 an die DFH zurückgezahlt werden • Auszahlung gemäß der im Zuwendungsvertrag festgelegten Aufteilung

39. Verwendungsnachweis 2012-13 • größtenteils online auf der DFH-Internetseite unter "Infos online" • zahlenmäßiger Nachweis • Übersichtstabelle der Studierenden • Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten • Ansprechpartner • Fristen: • bis 31.10.2013: • zahlenmäßiger Nachweis • Übersichtstabelle der Studierenden • bis 31.12.2013: • Sachbericht • von Hochschulleitung und Finanzkontrollstelle unterschriebener Nachweis (pdf-Dokument) • Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten • Rückzahlung der nicht-ausgezahlten Mobilitätsbeihilfen

40. Verwendungsnachweis 2012-13 • erst nach Validierung der Rubriken "zahlenmäßiger Nachweis" und "Übersichtstabelle der Studierenden" können die Zuwendungen für 2013/14 an die Hochschule ausgezahlt werden • die nicht verbrauchten Mittel in 2012/13 werden mit den bewilligten Zuwendungen für 2013/14 verrechnet • Vorteil: Gelder müssen nicht angefordert bzw. zurückgezahlt werden • weniger administrativer Aufwand für die Hochschulen • gilt nicht für Mobilitätsbeihilfen • nicht verrechenbare Restmittel oder nicht ausgezahlte Mobilitätsbeihilfen müssen bis zum 31.12. an die DFH zurückgezahlt werden

41. Zahlenmäßiger Nachweis • Aufstellung der Ausgaben im Bereich der Infrastrukturmittel • Verschiedene Rubriken: • Personalkosten • Reise- und Aufenthaltskosten • Verwaltungskosten • Empfangs- und Bewirtungskosten • Kosten für Kommunikation und Werbung im Rahmen des Studiengangs

42. Übersichtstabelle der Studierenden • Liste der im akademischen Jahr 2012/13 eingeschriebenen Studierenden • Angabe: • der Phase (Partnerlands-, Drittlands- oder Inlandsphase) pro Semester, in der sich die Studierenden befanden • der an die Studierenden ausgezahlten Mobilitätsbeihilfe • ob die Studierenden die Prüfungen bestanden haben • der Höhe des zurückzuzahlenden Betrags im Falle eines Studienabbruchs

43. Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten • Liste über die Absolventen des Studiengangs, die bereits beide (oder bei Drittlandkooperationen alle drei) Abschlüsse erhalten haben • Auswahl aus einer Liste der bei der DFH eingeschriebenen Studierenden • Heimatuniversität ist vorab ausgefüllt • Bezeichnung des Abschlusses ist vorab ausgefüllt, kann aber geändert bzw. ergänzt werden • Angabe des Datums, wann die Abschlüsse erlangt wurden • Achtung • Erstellung der Zertifikate auf Grundlage dieser Angaben • Mitteilung des Termins mindestens 1 Monat im Voraus

44. Sachbericht • Fragen zum Studiengang, zu den Studierenden und zum Verlauf des Studiengangs • kann per Post, per Fax oder per Mail an die DFH geschickt werden • wird für die Evaluation des Studiengangs den Evaluatoren zur Verfügung gestellt • Vergleich der Antworten im Sachbericht mit denen im Studierendenbericht

45. Nachweis mit Unterschriften • pdf-Dokument • zur Vorlage und Unterschrift bei der Hochschulleitung und der Finanzkontrollstelle • bescheinigt die Richtigkeit und die Rechtskraft der online gegebenen Informationen • muss per Post an die DFH gesandt werden • spätestens bis zum 31.12.

46. Prüfung durch die DFH • Nachweis über die Verwendung der Zuwendungen durch die Hochschulen • Einhaltung der Richtlinien • Einhaltung der Fristen • Sanktionen: Rückforderung / Verrechnung der Zuwendungen bei • fehlendem Nachweis der Verwendung der in dem/den vorherigen akademischen Jahr/en geleisteten Zuwendungen, • nicht-förderfähigen Ausgaben in Anwendung der Richtlinien für die Verwendung der DFH-Zuwendungen, • bestehenden Forderungen aus den vorherigen akademischen Jahren. • Ortsbegehungen: Forderung der Rechnungsprüfer, bei Irregularität im Verwendungsnachweis oder auf Wunsch der Evaluatoren

47. Für alle weiteren Fragen • Evaluation: Carole Reimeringer / Sabine Kletzke / Danielle Weislinger / Nadia Huppert • Studierendensekretariat: Dominique Boeglen / Hélène Dinter • Namensliste der Studierenden / Zahlen: Dominique Boeglen / Hélène Dinter • Finanzierungsrichtlinien: Carole Reimeringer / Hélène Dinter • Verwendungsnachweise: Nicole Schmidt • Zertifikate: Caroline Heigenhauser • Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!