Mikko Laitinen 28.3.2007

1. Kuinka tehostaa julkisen tutkimustiedon saatavuutta ja käytettävyyttä Matri-toimialoilla? Mikko Laitinen 28.3.2007

2. Informe ConsultingOy • Tietoaineistojen hankinnan konsultointiin sekä informaatiopalvelujen kehittämiseen keskittynyt yritys • Palvelee erikoiskirjastojen, yritysten, yliopistojen ja korkeakoulujen informaatiopalveluja • Pääpaino ulkomaisissa tietoaineistoissa sekä elektronisten aineistojen hallintatyökaluissa • Kilpailuetuina alan vahva tuntemus sekä laaja yhteistyöverkosto

3. Informe-ostokeskittymä Perustamisen syynä tutkimusorganisaatioiden neljä keskeistä ongelmaa: • Organisaatioiden yhteiset tietoaineistotarpeet eivät kohtaa kustannussäästöjen saavuttamiseksi • Informaatikot eivät saa objektiivista ja luotettavaa tietoa informaatiopalvelujen kehittämisen kannalta keskeisistä aiheista • Kanssakäymistä / ajatustenvaihtoa eri organisaatioiden välillä tulisi lisätä • Kausijulkaisuhankintojen kilpailuttamismenettelyjä tulisi tehostaa

4. Kustantajat / palveluntarjoajat Agentti Agentti Agentti Agentti Yliopistot ja korkeakoulut Erikoiskirjastot Yritykset Sairaala- kirjastot Nykyinen tilanne

5. Agentti Agentti Agentti Agentti Informe-ostokeskittymä Informe-ostokeskittymä Kustantajat / palveluntarjoajat Yritykset Erikoiskirjastot Yliopistot ja korkeakoulut Sairaalakirjastot

6. Kansalliset konsortiot Kustantajat / palveluntarjoajat Yhteisten tietotarpeiden kartoittaminen Lisenssineuvottelut Laskutus Käyttökoulutus Kustannusten jako Jne. Yliopistot & Ammattikorkeakoulut Erikoiskirjastot Yleiset Kirjastot

7. Informe-ostokeskittymä Kustantajat / palveluntarjoajat • Agentit • Lisenssineuvottelut • Laskutus • Käyttökoulutus • Asiakaspalvelu • Informe • Yhteisten tietotarpeiden kartoittaminen • Agenttiyhteistyön koordinointi • Kilpailutukseen liittyvät toimenpiteet • Informe Exchange • Asiakaspalvelu Yritykset Erikoiskirjastot Yliopistot ja korkeakoulut Sairaalakirjastot

8. Informen agenttipartnerit

9. Informe-ostokeskittymä käytännössä • Käyttö informe.fi-web-portaalin kautta, josta jäsen saa kaiken tarvitsemansa informaation

11. Informe-ostokeskittymä käytännössä • Liittyminen informe.fi-web-portaalin kautta, josta jäsen saa kaiken tarvitsemansa informaation • Jokaisella jäsenellä oma asiakastili, joka mahdollistaa mm.: • Ilmoittautumisen kilpailutuksen kohteena oleviin aineistoihin / palveluihin • Ehdotukset yhteishankintalistalle lisättävistä kiinnostavista aineistoista • Keskitetyn lisenssisopimusten hallinnan • Informe Exchange -julkaisu tuottaa Informen jäsenille objektiivista tietoa hankittavista aineistoista / palveluista, alan trendeistä jne.

12. Informe-ostokeskittymä käytännössä Aineistot: Suurimpien kansainvälisten kustantajien • elektroniset lehtipaketit • elektroniset kirjat • tietokannat • kausijulkaisuhankinnat • jne. Tuotteet: • metahakukoneet • linkkipalvelimet • käyttäjätilastopalvelut • jne. Koulutus: • Informen seminaariristeily Tallinnaan syksyllä 2007 • Informe Exchange -jäsenjulkaisu

13. Tietoaineistojen yhteishankinta Suomessa • Kansalliset konsortiot • FinELib • Samalla alalla toimivien organisaatioiden ostokeskittymät mm.: • AMKIT-konsortio • Helli-konsortio • ’Kansanterveys-yhteistyö’’ • Matri-yhteistyö

14. Case: Helli-konsortio • Suomen sairaanhoitopiirien ostokeskittymä • Perustettu 2005 • ’’Perustaminen lähti liikkeelle tarpeesta hankkia elektronisia aineistoja yhteistilauksena.’’ • ’’Tavoitteena oli saavuttaa kustannushyötyjä sekä erityisesti saada parempaa palvelua lehtivälittäjiltä e-aineistojen hallinnointiin.’’ • ’’Hankintaprosessia ryhtyi toteuttamaan Päijät-Hämeen keskussairaalan kirjastonhoitaja yhdessä sairaalan hankintatoimiston kanssa.’’ • ’’Konsortion vetovastuu jaetaan kahdelle sairaalakirjastolle kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Jäsensairaala kerrallaan yhteistyössä hankintatoimiston kanssa hoitaa kilpailuttamisen ja toinen kirjastonhoitaja toimii yhteyshenkilönä.’’

15. Case: Helli-konsortio • 1. vuosi: teimme tarjouksen pyydetyistä aineistoista, joista jäsenet valitsivat yhden (LWW) • Säästöt hinnassa ja e-lehtien nopeassa aktivoinnissa • 2. vuosi selvitimme Hellille oma-aloitteisesti keskeiset lääketieteen alan e-lehtipaketit ja tietokannat (n. 15 aineistokokonaisuutta), joista jäsenet valitsivat 1-3 pakettia/tietokantaa • Säästöt: hinnassa ja ennenkaikkea käytettävyydessä (mm. cross-access, arkistot, price increase cap) • Syyt saavutetuille eduille: • Ostokeskittymä = Consortium • Apuna laadukkaat yhteistyökumppanit

16. Case: Helli-konsortio Haasteet Hellin perustamisessa: • Kansainvälisten aineistohankintojen sekä lehtivälittäjien toimintatapojen heikko tuntemus usein vaikeuttaa ostokeskittymien perustamista • ’’Konsortion vetovastuu jaetaan kahdelle sairaalakirjastolle kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Jäsensairaala kerrallaan yhteistyössä hankintatoimiston kanssa hoitaa kilpailuttamisen ja toinen kirjastonhoitaja toimii yhteyshenkilönä.’’

17. Matri & Informe • Jäsenten pääasiallinen hankintaväylä on FinELib (jos mahdollista) • Täydentävien aineistojen kartoitus sekä aineistojen ja niiden hallintatyökalujen hankinta tapahtuu yhteistyössä Informen ja sen partnereiden kanssa • Informen web-portaali räätälöidään Matrin tarpeisiin • Informe huomio Matrin tarpeet osaamisen ja asiantuntijuuden jakamiselle

18. Käytännön toteutus • Yhteisvastuullisesti: • Aineistojen / palveluiden kartoitus • Jäsenorganisaatioiden aktivointi • Informen vastuulla: • Matri-portaalin räätälöinti • Lisenssineuvottelut & tiedottaminen • Agenttiyhteistyön koordinointi • Asiakaspalvelu • Matrin huomiointi jäsentapaamisissa

19. Miksi ilmoittaisit organisaatiosi Informen jäseneksi? • Tuottaisit organisaatiollesi kustannussäästöjä tietoaineistojen ja -palveluiden yhteishankinnoilla • Hankkisit tietoaineistoja normaalia vaivattomammin • Tarjoaisit itsellesi sekä kollegoillesi mahdollisuuden kehittyä informaatioalan ammattilaisina • Edistäisit tiedeorganisaatioiden välistä vuoropuhelua tutkimusolosuhteiden / toimintatapojen kehittämiseksi

20. Kiitos!! Mikko Laitinen Informe Consulting Oy Gsm +358 40 580 4846 Email: mikko.laitinen@informe.fi