Lahden kaupungin ja kaupunkiseudun hankintatoimen linjaukset ja käytännöt Minna Halonen

1. Lahden kaupungin ja kaupunkiseudun hankintatoimen linjaukset ja käytännöt Minna Halonen Hankintapäällikkö

2. Seudullista yhteistyötä nykymuodossa ja -sopimuksin • 1.1.2006 alkaen • laajuus: kaikki Päijät-Hämeen 11 kuntaa + Askola, Myrskylä, Pukkila konserniyhteisöineen, lisäksi useat srk:t, koulutuskonserni, Päijät- Hämeen liitto ja Jätehuolto, pelastuslaitos ym. • n. 200 000 asukkaan talousalue • tavoite: taloudellinen hyöty aiempaa edullisempien hankinta- hintojen ja –ehtojen, päällekkäisen työn vähentymisen ja paremman hankintojen ammattitaidon kautta

3. Hankintaohjausryhmä koordinoi seudullisesti • koostuu kuntien edustajista • osallistuu kilpailutettavien kohteiden valintaan • koordinoi ja ohjaa toiminnan kehittämistä • jäsenet toimivat yhteyshenkilönä omaan kuntaansa: tiedottavat, valvovat, ohjaavat, valmistelevatLahden kaupunkiorganisaatiossa toimii lisäksi poikkihallinnollinen hankintatyöryhmä sisäisen toiminnan kehittämiseen. Toimii nykyään tiiviisti seudullisen ohjausryhmän kanssa, mm. yhteiset kokoukset ja kehittämishankkeet.

4. Hankintapalvelut vastaa operatiivisesta toiminnasta • Lahden kaupungin konsernipalveluihin sijoitettu yksikkö • käytetään nimitystä ’Lahden kaupunkiseudun hankintatoimi’ seudullisen hankintatoimen yhteydessä • tehtävät määrittelee yhteistoimintasopimus seudullisesta hankintatoimesta, konsernipalvelujen johto- ja toimintasääntö sekä seudulliset hankintatoimen linjaukset (strategia) • tarvittaessa asiantuntijatyöryhmiä

5. Hankintapalveluiden henkilöresurssit ja tehtävät • kuusi vakituista työntekijää • Lahden keskitetty hankintatoimi (urakat hoitaa teky) + kaupunkiseudun yhteishankintayksikkö • yhteishankittavia ns. bulkkituotteita ja –palveluita n. sata, joista pääsääntöisesti hankintapäällikön päätökset ja hintatiedotteet • pääkategoriat: elintarvikkeet, tekstiilit, hoitotarvikkeet, toimisto-/siivous-/tekniset-/rakennustarvikkeet, palvelut • päävastuu yhteishankintojen kilpailutusprosesseissa ja sopimuksissa, lisäksi erilliskilpailutuksia ja –toimeksiantoja, neuvontaa, ohjausta • ajankohtaisia kehityshankkeita mm. - hankinta- ja logistiikkapalveluiden yhdistäminen samaan organisaatioon- elinkeinopolitiikan ja innovaatiolähtöisyyden edistäminen- sähköiset hankinta- ja kilpailutusjärjestelmät- kestävä kehitys ja elinkaariajattelu

6. Seudullinen toimintamalli 1/2 • seudulliset hankintatoimen linjaukset (strategia) • yhtenäiset hankintaohjeet, Kuntaliiton/Lahden malli - Kuntaliitolla myös ohjeistusta pienhankintoihin • täydentäviä soveltamisohjeita tarvittaessa, mm. eurorajat joiden ylittävissä hankinnoissa suositellaan kilpailuttamista (3000 € tavarat, 5000 € palvelut) • yhteishankinnoista vain yksi päätös: Lahden kaupungin johto- ja toimintasääntöjen sekä hankintaohjeiden mukainen viranhaltija- tai toimielinpäätös ja siihen liittyvä muutoksenhakuohjaus

7. Seudullinen toimintamalli 2/2 • kunnat päättävät osallistumisestaan kilpailutuksiin • jos osallistuu, myös sitoutuu • käytännössä poisjättäytymiset yhteisistä kilpailutuksista ja sopimuksista vain perustelluissa poikkeustapauksissa • käytännön toimia koskevat erimielisyydet käsitellään hankintaohjausryhmässä • mikäli ei päästä yksimielisyyteen, erimielisyydet viedään asianomaisten kuntien ratkaistavaksi

8. Kuntien erillishankinnat tilaustyönä • mahdollista tilata hankintapalveluilta • kilpailutus tilaajan puolesta • tilaaja vastaa päätöksenteosta • korvaus hinnaston mukaisesti • resurssien salliessa Vähäiset (alle 2000 €) hankinnat suoritetaan paikallisostoina, kunkin kunnan hankintaohjeiden mukaan.

9. Seudulliset tarjouspyynnöt • kaikki voivat vaikuttaa hankintakokonaisuuden sisältöön • valikoimaa yhdenmukaistetaan tahtotilan niin salliessa - YH-tuotteet/sopimuskaudet seudullisessa intrassa • kaikki organisaatiot sitoutuvat • tavoite: hankinta-aikataulut ja käytetyt hyödykkeet mahdollisimman samanlaisiksi, vakioinnin edistäminen Kuntakohtaisia sopimuksia sovelletaan niiden voimassaoloajan.

10. Yhteiskilpailutusten priorisoinnin lähtökohtia • ostopalvelujen hankinnat • ns. volyymietuhankinnat (ostomäärillä vaikutus hinnoittelutasoon) • prosessit, joissa tarjouspyyntöjen valmistelu on mittava ja haastava vaihe (esim. soten ostopalvelut)

11. Hyödyt taloudellisia ja toiminnallisia • kuntien rahat eivät yksin riitä laajojen palvelurakenteiden ylläpitämiseen, resurssit ydintoimintoihin • yhteistyövaihtoehto omaa tuotantoa edullisempaa • henkilöstön erityisosaaminen koko seudun käyttöön • kaikkien ei tarvitse erikoistua kaikkeen • vähemmän toimittajia, vähemmän laskuja Yhteistyö on erityisen järkevää Lahden kaupunkiseudulla, jossa kuntien välimatkat ovat lyhyitä.

12. Erityispiirteitä • keskuskuntamalli, joka kunnioittaa kuntien itsemääräämisoikeutta • ei raskasta organisoitumista, ohjausryhmä ainoa toimintaa ohjaava ja koordinoiva elin • päätöksentekomalli byrokratiaa ja valitusriskejä vähentävä: vain yksi päätös ja yksi muutoksenhakutie • käytännön toimijoiden välillä yhteistyötä ja luottamusta jo vuosien ajalta -> menettely toimii • kustannustehokkuus, kevyet (vain välttämättömät) kehykset toiminnalle

13. KL Kuntahankinnat Oy:n rooli • KL Kuntahankinnat Oy:n sopimuksiin on liitytty ja liitytään ohjausryhmän kanssa sopien tuoteryhmissä, joiden osalta arvioidaan saatavan taloudellista tai toiminnallista hyötyä ja joihin tuotteisiin ei ole todettu sisältyvän merkittäviä paikallisia näkökohtia esim. elinkeinopoliittisessa mielessä huomioitavaksi. • Sopimukset ovat toistaiseksi yksittäisiä (työasemat, toimistotarvikkeet, värikasetit, polttoöljy, kopiopaperit), mutta jossain määrin niitä on tarkoituksenmukaista vielä lisätä. • Ohjausryhmä suorittaa sopimusten toimivuuden arviointia.

14. Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat 1/2 • Yritysten kelpoisuuden tarkistaminen on korostunut nykyisen hankintalain myötä, koska kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankkeissa kaikille yrittäjille annetaan mahdollisuus ilmoittautua kilpailuun jättämällä osallistumishakemus. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus hankintalaissa säädetyllä tavalla rajoittaa lopulliseen kilpailuun osallistuvien yritysten määrää (korostuu rajoitetussa menettelyssä / palveluhankinnoissa, avoin menettely selkeissä tavarahankinnoissa). • Hankintatoimi on kokonaisvaikutuksiltaan liiketoimen kaltaista. Hankinnoissa on pyrittävä hankintayksikön kannalta mahdollisimman edulliseen lopputulokseen laatua unohtamatta.

15. Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat 2/2 • Valintaperusteeksi voidaan halvimman hinnan sijasta asettaa tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus (pääsääntö), jolloin tarjousten laadulliset ominaisuudet korostuvat. • Hankinnan tarkoituksenmukaisuus ja kokonaistaloudellinen edullisuus edellyttävät suunnitelmallisuutta, taloudellisuutta ja kestävän kehityksen periaatteiden huomioon ottamista. • Tuotteen koko elinkaaren huomioiminen, ympäristölle mahdollisimman vähän haittaa- tavarat, kuljetukset, pakkaukset, varastointi, jätehuolto…

16. Sidosyksikköhankinnat • Yhteishankinnoista on erotettava kuntakonsernin sisäiset hankinnat (in house -hankinnat) – sallittuja ilman kilpailutusta. • Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä, jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo samalla tavalla kuin se valvoo omia toimipaikkojaan. Sidosyksiköksi hyväksyminen edellyttää lisäksi, että yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. • Mikäli kuntakonserniin kuuluva yksikkö, kuten osakeyhtiö on vähäisessäkin määrin yksityisessä omistuksessa, sitä ei voida pitää hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä.

17. Suora hankinta 1/2 • Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on mahdollista, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. - HUOM! kynnysarvot ylittävissä vain laista ilmenevin erityisin perustein! • Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.

18. Suora hankinta 2/2 • Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle 3.000 €:n suuruinen. • Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, terveys- tai koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua. Muissa palveluhankinnoissa alle 5.000 €:n suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. • Suora hankinta on erotettava tilauksista, jotka ovat jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eivätkä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. • Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on kilpailuttanut hankinnat.

19. Periaatteet samat riippumatta hankinnan koosta Hallintotoiminnassa kuntalain ja hallintolain perusteella noudatettavat avoimuuden, objektiivisuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet vastaavat tavoitteeltaan julkisista hankinnoista annetun lain edellyttämää lähtökohtaa tasapuolisesta ja syrjimättömästä menettelystä hankintoja toteutettaessa. Käytännössä hyvän hankinnan periaatteet eivät tunne olennaisia menettelytapaeroja eri kokoisissa hankinnoissa. Lähtökohtaisesti periaatteet on huomioitava myös pienissä hankinnoissa, mutta hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus ja velvollisuus suhteuttaa toimintansa eri kokoisten hankintojen asettamiin vaatimuksiin. -> Pääsääntö: pienetkin (3000/5000 € ylittävät) hankinnat kilpailutetaan!

20. Elinkeinopoliittiset tavoitteet kaupunkiseudun hankintatoimessa • Seudullisissa linjauksissa on erityisesti korostettu yrittäjämyönteisyyttä, • tavoitteina ja keinoina mm.: • kilpailun toteutumisen edistäminen • markkinarakenteiden toimivuuden turvaaminen • edellytysten luominen uusille toimijoille • ei tarpeettomia rajoituksia ja vaatimuksia kilpailuun osallistumiseksi • yhteistyö (tapaamiset, koulutukset) yrittäjien ja yrittäjäjärjestöjen kanssa • arvioinnin kehittäminen koskien päätösten vaikutuksia yrittäjien toiminnalle • -> Pelikenttää on, kunhan välttämättömät reunaehdot huomioidaan.

21. Yrittäjämyönteisyydessä huomioitavia reunaehtoja • kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa: hankintalain vaatimukset ml. tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu (paikallisuutta ei voi suosia eikä hankintoja saa pilkkoa) • pienhankinnoissa: kuntien hankintaohjeet • taloudelliset tavoitteet optimoida tuotteiden, toimittajien ja laskujen määrää • toiminnalliset tavoitteet koota mielekkäitä hankintakokonaisuuksia • toimintatapojen suhteuttaminen eri kokoisiin hankintoihin-> liiallisen byrokratian ja siitä aiheutuvien kustannusten välttäminen • velvoite ottaa huomioon entistäkin vahvemmin innovatiivisia näkökulmia, kestävää kehitystä, vastuullisuutta, elinkaarikustannuksia, ympäristötekijöitä, ekotehokkuutta • -> Eri näkökulmien huomioiminen johtaa aina kompromissiin. Ainoaa oikeaa • ratkaisua ei ole olemassa.

22. Alueellisen elinkeinopolitiikan toteuttamisen parhaat pelikentät • hankintayksiköillä ratkaisevat vaikutusmahdollisuudet ja päätäntävalta jo hankintojen suunnittelussa ja määrittelyssä erityisesti 1) kaikissa (suurissakin) erillishankinnoissaan ja 2) kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa/-kilpailutuksissa, joissa molemmissa vastuu prosesseista on lähtökohtaisesti toimijoilla itsellään, sekä 3) kilpailutettujen sopimusten puitteissa tehtävissä operatiivisissa tilauksissa (esim. toimistotarvikkeissa ”vihreyden” merkitys ostoskorissa) • em. päätösvaltaa ei voi ulkoistaa(=hankintapalveluiden rooli vähäinen), yksiköllä itsellään paras käsitys tarpeistaan, mahdollisuuksistaan (esim. taloudelliset raamit) ja intresseistään mm. pk-sektorin suuntaanJulkisen ja yksityisen/kolmannen sektorin kontaktien, tiedonvaihdon ja yhteistyön ylläpitämisen ja lisäämisen vastuu on laajalla rintamalla!

23. Elinkeinopolitiikan edistämisen kulmakiviä/haasteita • (erityisesti poliittisen ja toimialajohdon näkökulmasta) • poliittiset linjaukset: mitä ja missä määrin tuotetaan itse, mitä ulkoistetaan? • palvelu-/tuotantostrategia: mitkä ovat pitkän tähtäimen tavoitteet • hankintaohjelmat: miten strategiaa lähivuosina käytännössä toteutetaan? • palvelukysynnän luominen: miten varmistamme riittävän (alueellisen) markkinatarjonnan ja sitä kautta laatu- ja hintatason säilymisen? • Kunnan toiminnan kehittämisen haasteina • epäselkeys ja –systemaattisuus? • ennakoimisen lyhytkestoisuus? • resurssien (henkilöt, aika, raha) puute? • avoimuuden, viestinnän, läpinäkyvyyden puute? • tahdon, kyvyn, rohkeuden puute?

24. Hankintadirektiiviuudistuksen myötä mahdollisesti syntyviä mahdollisuuksia (alueellisille) innovaatioille ja pk-yrityksille • neuvottelumenettelyn (tarjousperusteinen neuvottelumenettely) käyttöalan laajentaminen • uusi innovaatiokumppanuusmenettely innovatiivisille hankinnoille • enemmän elinkaaripohjaista arviointia • pk-yritysten aseman parantaminen hankinnoissa - informaation tuottamisvaatimusten yksinkertaistaminen- tarjouskilpailuun osallistumisen edellytysten oltava suhteessa hankinnan kontekstiin, liikevaihtovaatimuksille yläraja 3 x hankinnan arvo

25. Otteita seudullisista linjauksista • Hankintojen ohjaaminen tapahtuu pääsääntöisesti kunnissa, toimialoilla ja liikelaitoksissa. • Hankintojen kilpailuttamista on keskitetty (yhteishankintatuotteet). Erillishankinnoissa hankkiva yksikkö itse vastaa prosessista ja määrittelystä. • Hankinnoissa pyritään alentamaan kokonaiskustannuksia optimoimalla tuotteiden ja toimittajien määrää, kuitenkin huomioiden elinkeinopoliittiset tavoitteet. Hankinnoissa huomioidaan pienten ja keskisuurten yrittäjien tarpeita. • Tavaroita hankitaan huomioiden kokonaiskustannukset ja laatu. • Hankintoja toteutetaan kustannustehokkaasti. • Kestävää kehitystä ja vastuullisuutta korostetaan hankinnoissa. • Hankinnoissa hyödynnetään tarpeiden ja mahdollisuuksien mukaan innovatiivisia toimintamalleja. (suunnitteluvaiheen ratkaiseva merkitys) • Hankintoja suunnittelevat ja toteuttavat seuraavat markkinoita.

26. Otteita hankintaohjeista 1/4 • Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa hankintamenettelyjen valinta on hankintayksiköiden harkinnassa. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin perusteltua noudattaa vastaavia hankintamenettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. • Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.

27. Otteita hankintaohjeista 2/4 • Hankinnat ajoitetaan tapahtuvaksi edullisimpaan ajankohtaan. • Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. • Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita. • Tarjouspyynnössä esitetään laatua koskevat oleelliset vaatimukset. • Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. • Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisiä eritelmiä, niitä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. (”tai vastaava”)

28. Otteita hankintaohjeista 3/4 • Tilaajalla on oikeus määrätä hankinnan sisältö määrän, laadun ja muiden tyypillisten tavaran, palvelun tai urakan laatua koskevien seikkojen osalta. • Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kirjallisena. • Valintaperuste (kokonaistaloudellinenedullisuus tai hinta), jota sovelletaanhankintapäätöstätehtäessä, on mainittavahankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. • Yksilöitävä asiaa osoittavat vertailu- eli arviointiperusteet, EU-kynnysarvot ylittävissä myös suhteellinen painotus. • Mikälitarjouspyyntöpoikkeaahankintailmoituksesta, jälkimmäinenmeneeasiakirjanapätevyysjärjestyksessäedelle.

29. Otteita hankintaohjeista 4/4 • Tarjousten jättämiselle on varattava riittävästi aikaa (EU:n määräajat). • Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajan asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Päätökseen tulee liittää kirjallinen ohje asian saattamisesta markkinaoikeuteen (hakemusosoitus) ja kuntalain mukainen muutoksenhakuohje. Päätös perusteluineen sekä hakemusosoitus ja muutoksenhakuohje on annettava kirjallisesti niille, joita asia koskee. • Hankintalaki edellyttää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen laadittavaksi kirjallisen sopimuksen. Tavarahankinnoissa sopimus muodostuu tyypillisesti tarjousehtojen perusteella laaditusta tilauksesta ja siihen tarvittaessa liittyvästä tilausvahvistuksesta. • Hankintamenettelyyn osallistuneen tarjoajan antama tarjoushinta on julkinen.

30. Kiitos mielenkiinnosta! • Minna Halonen • Hankintapäällikkö • Lahden kaupunki, Hankintapalvelut • Lahden kaupunkiseudun hankintatoimi • PL 13, Saimaankatu 11, 1. krs, 15141 Lahti • gsm 050 559 4063, minna.halonen@lahti.fi