Wirtschaftsinformatik

1. Wirtschaftsinformatik Kurs 3 Projektentwicklung und –Planung Stand: I-2004

2. Termine Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

3. Phase 0 Projektantrag – Vorstudie – Wirtschaftsinformatik 2 - Rückblick

4. Vorgehensweisen • Problemstellung • Investitionsantrag • Vorstudie • Projektantrag oder • Geschäftsplan Abschluss der Phase 0 beschreibt das Problem, mögliche Lösungen und schafft die Entscheidung für weitere Schritte Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

5. Phase 1 Ist-Analyse

6. IST-Aufnahme • Projektabgrenzung - Systeme • Systeme in Teilsysteme mit Schnittstellen aufteilen • Darstellung der inneren Struktur der Teilsysteme • Erstellung eines Aufgabenbaumes Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

7. IST-Aufnahme • Grundlegende Verfahren der IST-Aufnahme • Induktive Methode (bottom up) • Detailtiefe kann zu Datenflut irrelevanter Daten führen • Teuer • Deduktive Methode (top down) • Besserer Überblick bei der Datenerfassung • Zwischenergebnisse als Entscheidungspunkte • Externe Aufnehmer, Kombination verschiedener Erhebungsmethoden gegen Mangelnde Neutralität des Erhebers • Mischung deduktives und induktives Verfahren Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

8. IST-Aufnahme • Ziele der IST-Aufnahme • Genaue Darstellung des IST-Zustandes • Grundlage IST-Analyse • Ergebnis ist Beschreibung: • der Organisation • der Abläufe • Zergliederung der Gesamtaufgabe • Reihenfolge konkreter Arbeitsabläufe • Einsatz Geräte und Hilfsmittel • Einsatz Personal • der Daten • Ein-/Ausgabedaten • Umfang, Häufigkeit • Adressat, Empfänger • Datentypen und Datenformate • Informationsverdichtung Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

9. IST-Aufnahme • Planung der IST-Aufnahme • Vorbereitung, Terminabstimmung, Planung • Befragung am Arbeitsplatz • Formularentwicklung für Befragungsmethoden • EDV-Auswertung möglich? • Kostenbewertung mit internen Kosten! • Betrifft: • Aufnahme Personal • Befragte Personen • Methoden • Ort, Termin • Kosten • Auswertbarkeit Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

10. IST-Aufnahme • Erhebungstechniken – Methoden der IST-Aufnahme Methoden dienen zur Erfassung des IST-Zustandes • Selbstaufschreibung • Strichliste (Zählaufgaben, Zyklen) • Berichte (Sachkenntnis, Verfälschung) • Aufgabe, Dauer, • Hilfsmittel, • Probleme, Lösungen • Fragebogen • Vorbereitung Interview • Zeitaufwendige Fragenentwicklung • Für große Anzahl Befragter geeignet Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

11. IST-Aufnahme • Erhebungstechniken – Methoden der IST-Aufnahme • Interview • 2-seitige Kommunikation • Frage nach aufgefallenen Fehler und nach Methode der Fehlerbehandlung bei Nutzern • Konferenzmethode • Präsentation und Diskussion Ergebnisstand • Anmerkungen und Ergänzungen zu Ergebnissen • Protokoll mit gegenseitiger Anerkennung • Beobachtung • Längerer Zeitraum • Bei fehlender Sachkenntnis des Analytikers • Störung des Arbeitsablaufes  wenn möglich vermeiden • Verfälschter Tätigkeitsablauf durch Beobachtungseinfluss • Hoher Zeitaufwand Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

12. IST-Aufnahme • Erhebungstechniken – Methoden der IST-Aufnahme • Inventurmethode • Für zählbare, quantifizierbare Vorgänge • Maschinelle Erfassung und Auswertung prüfen • Aussagekraft von Stichproben untersuchen • Ermittlung repräsentativer Mengen und Zeiträume • Multimoment-Verfahren • Mehrfache Stichproben, welche statistisch hochgerechnet werden • Feststellung Arbeitsanfall, Engpässe • Sichtung Dokumentation • Analyse von vorgesehenen Verfahren (Handbücher) • Analyse von Arbeitsdokumenten zur Findung von Abweichungen und tatsächlicher Abläufe • Weitere Erhebungstechnik zur Stichprobenprüfung der tatsächlich durchgeführten Verfahren empfehlenswert. Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

13. IST-Aufnahme • Erhebungstechniken – Methoden der IST-Aufnahme • Nutzung der Zertifizierungsdokumente • Ergebnisse stellen IST-Zustand dar • Achtung: Zertifizierung ist eine periodische Momentaufnahme • Prüfen ob Zertifizierungszustand nur periodisch herbeigeführt wird und of Verfahren auch sonst angewandt werden • Zusammenfassung • Mehrere Methoden möglich zur Erfassung des IST-Zustandes • Auswahl nach Aufgabenstellung und Umfeld treffen • Auswahl abhängig von • Personen • Ziel • Aufgabe Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

14. IST-Aufnahme • Dokumentation der IST-Aufnahme • Firmenbeschreibung • Tätigkeit, Anzahl der Mitarbeiter, Standorte,... • Beschreibung der Projektorganisation • Darstellung der Beziehung der Projektorganisation zur allgemeinen Organisation • Zusammensetzung des Aufnahmeteams • Organigramm mit • Verbindung zu Auftraggeber des Projektes • Betroffene Fach-, Organisations- und EDV-Abteilungen • Abgrenzung des Projektes • Blackbox-Modell • Darstellung Subsysteme • Darstellung Schnittstellen • Fokus auf betroffene Verfahren, Abteilungen.... • Aufgabendarstellung • Ein- und Ausgaben • Quantitäten Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

15. IST-Aufnahme • Dokumentation der IST-Aufnahme • Beschreibung des Aufnahmeverfahrens mit Begründung • Beschreibung der eingesetzten Aufnahmemethoden mit Begründung • Darstellung der Ergebnisse der IST-Aufnahme mit • Aussage zur Arbeitsbelastung, Arbeitsspitzen • Liste erkannter Schwachpunkte, Mitarbeiterwünsche, Probleme • Aufgabenbaum • Mengengerüst (Abläufe, Datentypen – statisch/dynamisch/Bestands-/Stammdaten) • Entscheidungstabellen für logische Abhängigkeiten des IST-Zustandes (Optimierung ist Aufgabe des Soll-Konzeptes) • Datenflussdiagramm nach DIN 66001 (Ablauf, EVA-Prinzip) • Verweis auf Protokolle, Erhebungsbögen im Anhang Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

16. IST-Aufnahme • Dokumentation der IST-Aufnahme • Kontrolle der IST-Aufnahme • Nachweis der Vollständigkeit • Nachweis Durchführung Prüfung auf Widersprüchlichkeit • Beschreibung der verwendeten Methoden der Kontrolle • Matrixmethode • Entscheidungstabellen • Prüffragen • Darstellung: Ergebnis der Kontrolle und durchgeführter Korrekturen • Anhang • Sammlung von Belegen und Formularen • Aufstellung verwendeter Applikationen inkl. Dokumentation • Überblich über Hard- und Software des DV-Bereiches • Protokolle, Berichte (Aufnahmeprotokolle des IST-Zustandes) • Richtlinien Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

17. IST-Analyse • Aufgabenstellung • Rechenmethoden • Kennzahlen • Zweck • Spätere Nutzung zur Überprüfung der Ergebnisse des Sollkonzeptes • Vorgaben für Sollkonzept • Überprüfung/Vergleich zu Aussage des Investitionsantrages und Projektantrages • Bewertung des IST-Zustandes • Empfehlung für Soll-Konzept • Qualitative Aussagen • Einschränkungen die das Soll-Konzept nicht betrachten soll (Befindlichkeiten des Kunden) • Einschränkungen die das Soll-Konzept nicht betrachten muss (offensichtliche Fehler die „eh“ behoben werden) • VORSICHT mit Absichtserklärungen, die nicht umgesetzt werden beeinflussen Erfolg des Soll-Konzepts negativ! Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

18. IST-Analyse • Schwachstellenanalyse • Bewertung einzelner Systemen mit Schnittstellen • Nutzung von Änderungsvorschlägen von Mitarbeitern • Untersuchung der Ursachen von Mängel • Analyse des Informationsflusses • Berichts-, Formularwesen • Verteiler • Archive • Analyse der Kommunikation • Besprechungen • Veröffentlichungen • Bekanntmachungen Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

19. IST-Analyse • Schwachstellenanalyse • Analyse der Personalpolitik • Wichtig für Changemanagement + Motivation • Führungsstile • Betriebsklima • Aufstiegschancen • Teamfähigkeit • Schulung • Wichtig für Durchsetzung von Änderungen • Untersuchung des Organisationsschemas • Durchdringungstiefe und Vollständigkeit der Regelungen • Grad der Improvisation • Klarheit der Verantwortlichkeiten und Befugnisse NICHT BEI ERWEITERUNG DER EDV-ANBINDUNG DURCHFÜHREN! Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

20. IST-Analyse • Schwachstellenanalyse • Aufgaben- und Zielhierarchie • Ermittlung Ziel und Zweck von Arbeitsabläufen • Einigkeit der Betroffenen über Ziele und Prioritäten Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

21. IST-Analyse • Daten- und Informationsanalyse • Erstellung Katalog für alle Systeme • Erstellung Katalog für alle Belege, Formulare, Systeme • Datenflusspläne auf Listen und Dateien • Benennung Datenquellen • Regelung Begriffe • Analyse des Datenflusses auf • Zusammenfassungen • Übergaben • Verteilungen • Ähnlichkeiten Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

22. IST-Analyse • Daten- und Informationsanalyse • INPUT-OUTPUT-Modell • Für jeden Aufgabenbereich (5x Warum?) Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

23. IST-Analyse • Analysetechniken • Problemkreisanalyse • Identifizierung von Ursachen von Problemen durch Vergleich mit ähnlichen Bereichen • Leitfragen: • Wo existiert Problem noch? • Wo existiert Problem nicht? • Prüfung auf: • Überlastungen (periodisch, vereinzelt?) • Sachkenntnis (ausreichend?) • Anweisung (klar/unklar) • Vorgehensweise (improvisiert, geregelt) Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

24. IST-Analyse • Analysetechniken • Funktionsanalyse • Beschreibt die Erledigung einer Aufgabe • Untersucht alle Einflussgrößen für automatische Bearbeitung • Untersuchungsgegenstand • Anlass • Zeit initiiert • Ereignis initiiert • Benutzer initieert • Eingabe • Welche Daten? • Woher? • Verarbeitung (Aufgabe/Tätigkeit) • Was? • Ablaufbeschreibung, Verarbeitungsregeln (wie)? • Ausgabe • Welche Daten? • Wohin? Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

25. IST-Analyse • Analysetechniken • Funktionsanalyse Auslöser/Anlass (wann?wer?) Eingabe (welche? Woher?) Aufgabe/Tätigkeit (was?) Ausgabe (welche? Wohin?) Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner Ablaufbeschreibung Verarbeitungsregeln (wie?)

26. IST-Analyse • Analysetechniken • Mengenanalyse • Mengen- und Zeitangaben miteinander verrechnen • Untersuchung von Zahlenmaterial auf Widersprüche und Unstimmigkeiten • Berechnung von Potentialen und Überlastungen • Beeinflusst Organisationsfragen grundlegend Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

27. IST-Analyse • Analysetechniken • Entscheidungsanalyse • Prüfung der Grundlage von Entscheidungen auf • Eindeutigkeit • Programmierbarkeit • Methode: Matrizentechnik • Zur Problemfindung und Ursachenfindung • Begriffskategorien werden in einer Tabelle in Beziehung gesetzt • Doppeltätigkeit oder Wiederspruch, falls mehrere zutreffende Zustände in einer Zeile • Unvollständige Information oder nicht Bestandteil des Systems oder Falschorganisation falls kein Zustand in einer Zeile • Beispiel Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

28. IST-Analyse • Analysetechniken • Entscheidungsanalyse – Beispiel Matrizent. Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner • Tätigkeit B wird von 2 Personen bearbeitet: • Organisationsproblem? • Erfassungsfehler? • Tätigkeit C wird von keiner Personen bearbeitet: • bleibt Aufgabe unerledigt? • Erfassungsfehler? • Tätigkeit Bestandteil des Systems? • Wer könnte Tätigkeit außerhalb des Systems abarbeiten?

29. IST-Analyse • Analysetechniken • Analyse der Durchlaufzeiten • Aussagen: • Erhöhung der Performance durch Automatisierung? • Erhöhung der Performance durch geänderten Ablauf? • Abhängigkeiten von externen Zeitabläufen • Identifizierung von: Deadlocks, Bottlenecks, critical paths • Methode: Zeitdiagramme • Tätigkeiten eines Ablaufes werden in ein Zeitdiagramm eingetragen • Synchronisationspunkte und externe Zeitabhängigkeiten werden eingetragen Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

30. IST-Analyse • Ergebnisse der Analyse • Wiederholung oder Nachbesserung der IST-Aufnahme bei Widersprüchen • Ursachen Identifizierung für Probleme • Aussage: Sind Ursachen änderbar? • Realisierbarkeit und Sinn von • Verbesserungsvorschlägen • Wünschen • Empfehlung an SOLL-Konzept Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

31. Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

32. Phase 2 Fachliches Soll – Konzept

33. Fachliches Soll-Konzept - Inhalt • Bereinigung der Schwachstellen • Ziele • Kriterien für die Anforderungen • Spezifizieren der fachlichen Anforderungen • Entwurfsmethoden • Black-Box-Methode • HIPO-Methode/Tree • Datenflussplan • Festlegung der Aufgaben • Erstellung Aufgabenkatalog • Aufgabenbaum • Aufteilung: DV/manuell • Beschreibung der Daten • Erstellung Datenkatalog • Soll-Mengengerüst • Datenausgabe • Eingabedaten, Datenerfassung, Datenbeschaffung • Datenklassifikation • Datenbestandspflege, Reorganisation • Schlüsselsysteme • Festlegen von Testdaten • Soll-Konzept • Datenschutzanforderungen • Datenschutz • Grundlegende Entscheidungen • Realisierung der Anforderungen • Bezug der Programme Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

34. Fachliches Soll-Konzept • Bereinigung der Schwachstellen • Ziele • Überprüfung der Ergebnisse der IST-Analyse • Beachtung der Möglichkeiten der EDV • Begrenzung von Verbesserungen auf Projektvorhaben  andere Verbesserungen = separates Angebot = separates Projekt • Projektvorgaben und Ziele • Konkretisieren • Präzisieren • Modifizieren • Erweitern, reduzieren Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

35. Fachliches Soll-Konzept • Bereinigung der Schwachstellen • Ziele • Alternativvorschläge zu Aufgabenstellung der IST-Analyse • Bewertung Nutzen • Bewertung Wirtschaftlichkeit • Bewertung Vor-und Nachteile • Untersuchung der Realisierbarkeit  Entscheidung • Maßnahmen zur Bereinigung der Schwachstellen • Beeinflussung Aufbauorganisation und Ablauforganisation bei Änderung der Organisation mit • Entwurf neuer DV-Verfahren • Anpassung vorhandener DV-Verfahren • Unterteilung in DV und manuelle Maßnahmen • Prüfung auf Umsetzbarkeit im Unternehmen • Durchsetzbarkeit • Unterstützung Unternehmensleitung • Unternehmensdeckung der Maßnahmen Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

36. Fachliches Soll-Konzept • Bereinigung der Schwachstellen • Erarbeiten der Kriterien für die Anforderungen • Projektvorgaben • Wirtschaftlichkeit • Ziele und Aufgaben der IST-Analyse • Qualitätsdefinition • Rationalisierung • Senkung der Verarbeitungszeiten • Aktualität der Daten und Informationen • Arbeitskontinuität • Gesetzliche Auflagen • Datenschutz • Arbeitsschutz • Integration in Unternehmen Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

37. Fachliches Soll-Konzept • Bereinigung der Schwachstellen • Erstellung Anforderungskatalog • Übernahme Kriterien der Anforderungen • Planung der Programmierung • Organisation der manuellen Tätigkeiten • Spezifizieren der fachlichen Anforderungen • Aufgabenperspektive • Leitfragen • Notwendige Aufgaben zur Erreichung der Ziele? • Neue Strukturierung oder Zusammenfassung der Aufgaben? • Unterteilung in EDV und manuelle Aufgaben? • Soll-Aufgabenkatalog aus Aufgabenkatalog der IST-Analyse • Soll-Aufgabenbaum aus Aufgabenbaum der IST-Analyse • Zusammenstellung der Änderung zwischen Soll-Konzept und IST-Analyse Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

38. Fachliches Soll-Konzept • Bereinigung der Schwachstellen • Spezifizieren der fachlichen Anforderungen • Datenperspektive • Leitfragen: • Welche Ausgaben werden benötigt? • Form und Kombination der Ausgabedaten? • Erforderliche Eingaben? • Aufgabe (Verarbeitung) für Datenausgabe? • Erstellung • Datenkatalog • Datenflussdiagramm • Black-box für jeden Ast des Aufgabenbaum • HIPO-TREE (Black-Boxen werden beschrieben) Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

39. Fachliches Soll-Konzept • Entwurfsmethoden • Black-Box-Methode • Dateneingabe und Datenausgabe werden beschrieben • Verarbeitung bleibt undefiniert (Black-Box), da Aufgabe der Realisierung • Black-Box kann unterteilt werden in neue Ein- und Ausgaben mit einer neuen Black-Box Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner • Eingabe: • .... • .... • .... • Ausgabe: • .... • .... • .... Verarbeitung

40. Fachliches Soll-Konzept • Entwurfsmethoden • HIPO-Methode/Tree • Hierarchical Input Process Output • Gesamtaufgabe lässt sich hierarchisch darstellen • Verwendet: • Übersichtsdiagramme • Detaildiagramme • Kennzeichnung der Detaildiagramme zu zugehörigen Übersichtsdiagrammen durch hierarchische Nummerierung • Beispiel: Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

41. Fachliches Soll-Konzept • Entwurfsmethoden • HIPO-Methode/Tree - Beispiel: Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

42. Fachliches Soll-Konzept • Entwurfsmethoden • Datenflussplan • Darstellung der Datenträger • Darstellung Fluss der Daten • Keine Darstellung der Daten • Beispielsymbole Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner Prozess Manuelle Eingabe Anzeige Dokument Alternativer Prozess Darstellung des Datenflusses Manuelle Verarbeitung Sequentieller Datenträger Speicher mit direktem Zugriff Magnetplattenspeicher Gespeicherte Daten

43. Fachliches Soll-Konzept • Festlegung der Aufgaben • Erstellung Aufgabenkatalog • Aufgabenbaum • Aufteilung: DV/manuell Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

44. Fachliches Soll-Konzept • Festlegung der Aufgaben • Erstellung Aufgabenkatalog • Liste aller Tätigkeiten und Aufgaben für ein System • Vom Nutzer oder Prozess • Erweitert um DV-Anforderungen • Aufgabenbaum • Graphische Gliederung von logisch oder verarbeitungstechnisch zusammengehörenden Aufgaben • Spätere Nutzung zur Erstellung eines Programm-Organisations-Planes (Phase: DV-Konzept) • Aufteilung: DV/manuell • Entscheidungsgrundlage • Wirtschaftlichkeit • Sicherheit • Personalverpflichtungen Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

45. Fachliches Soll-Konzept • Beschreibung der Daten • Erstellung Datenkatalog • Soll-Mengengerüst • Datenausgabe • Eingabedaten, Datenerfassung, Datenbeschaffung • Datenklassifikation • Datenbestandspflege, Reorganisation • Schlüsselsysteme • Festlegen von Testdaten Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

46. Fachliches Soll-Konzept • Beschreibung der Daten • Erstellung Datenkatalog • Liste mit Bezeichnungen, Datentypen, Ein- und Ausgabeformate, optionale und Mussdaten Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

47. Fachliches Soll-Konzept • Beschreibung der Daten • Soll-Mengengerüst • Datenveränderungen je Zeiteinheit • Lebensdauer • Archivierungsdauer • Archivierungszeitpunkt • Datenvolumen • Datenzugriffe je Zeiteinheit (Nutzer und Applikationen) Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

48. Fachliches Soll-Konzept • Beschreibung der Daten • Datenausgabe – Bestimmung für alle Daten • Ausgabemedium • Bildschirm • Drucker • Formulare, ... • Ausgabeort • Ausgabehäufigkeit und Ausgabereihenfolge • Ausgabekosten • Ausgabeursache (Personenanforderung, automatisiert) Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

49. Fachliches Soll-Konzept • Beschreibung der Daten • Eingabedaten, Datenerfassung, Datenbeschaffung • Eingabedaten • Ermittlung aus gewünschten Ausgabedaten • Können berechnet werden aus anderen Daten • Müssen erfasst werden • Datenerfassung • Art der Erfassung • Datenprüfung • Urbeleg als Erfassungsbeleg? • Maschinenlesbare Belege? • Schon gespeichert? • Erfassungsgeräte • Sind daten von gespeicherten Daten errechnet werden? • Bestimmung der Daten • Ursprung • Verwendungszweck • Inhalt • Datenumfang • Periodizität Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner

50. Fachliches Soll-Konzept • Beschreibung der Daten • Datenklassifikation • Stammdaten: zur Identifikation, seltene Änderung • Änderungsdaten: lösen gelegentlich Änderung von Stammdaten aus • Bewegungsdaten: entstehen durch betriebliche Prozesse und ändern Bestandsdaten. Hohe Dynamik • Bestandsdaten: Beschreiben eine Bestand von Entitäten, werden häufig geändert • Abwicklungsorientierte, variable Daten  Verarbeitungsprozess • Änderungsdaten • Bewegungsdaten • Zustandsorientierte, feste Daten  Dateien/Datenbestand • Stammdaten • Bestandsdaten Wirtschafts- informatik III - Matthias Kraner