ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΕΛΟΤ 1429 ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣΕΛΟΤ 1429 ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ _ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΤΥΠΟΥ

2. _ ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ (ΕΣΠΑ) • ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΕΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΙΣ 2007-2013 • Ν. 3614/2007:Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007 –2013. • Έργα ΕΣΠΑ (ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ) • Αναπτυξιακές παρεμβάσεις που διαχειρίζονται από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών με τη συνεργασία των συναρμόδιων Υπουργείων, Περιφερειών και των λοιπών οικείων εταίρων, συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ), το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ) και το Ταμείο Συνοχής, υπό τον έλεγχο της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. • ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΑΓΡΟΤΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ (ΕΣΣΑΑ) − • ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΑΛΙΕΙΑΣ (Ε.Σ.Σ.Α.ΑΛ) • Διαχειρίζονται από Υπ. Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων • Αντιστοίχως, συγχρηματοδοτούνται από Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης (ΕΓΤΑΑ) και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Αλιείας (Ε.Τ.Α.)

3. ΕΘΝΙΚΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ (ΕΣΠΑ) _ ΕΣΠΑ Επιχειρησιακά Προγράμματα (ΕΠ) Άξονες Προτεραιότητας Πράξεις Έργα

5. _ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΔΕΠ (Συστήματα Διαχειριστικής Επάρκειας) ΝΟΜΟΣ 3614/2007: Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013 Άρθρο 22: Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχων «Με στόχο την αποτελεσματική και αποδοτική διοίκηση και διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων ΕΣΠΑ, η εθνική αρχή συντονισμού σε συνεργασία με τα Υπουργεία … σχεδιάζει ελληνικό πρότυπο ή τεχνική προδιαγραφή συστήματος και διαχείρισης έργων του ΕΣΠΑ …» «Με ΚΥΑ των υπουργώνΥΠ ΟΙΟ, ΠΕΧΩΔΕ, Εσωτερικών, Ανάπτυξης, Απασχόλησης ρυθμίζεται η εφαρμογή μετά την 1.1.2009 του προτύπου ή της τεχνικής προδιαγραφής» «Μέχρι την έναρξη εφαρμογής της ανωτέρω απόφασης η διαχειριστική επάρκεια των δικαιούχων επιβεβαιώνεται από την αρμόδια διαχειριστική αρχή … Με απόφαση του Υπουργού ΥΠΟΙΟ ρυθμίζεται κάθε αναγκαία λεπτομέρεια για τον προσδιορισμό της μεθόδου και της διαδικασίας επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων» (ΥΑ 1258/ΕΥΣ 2821/11.01.08, Εγκύκλιος ΥΠΟΙΟ 4670/ΕΥΣ 551/01.02.08)

6. ΕΙΣΑΓΩΓΗ _ Απαιτήσεις μεταβατικής περιόδου(έντυπο Ι): • Συμβατότητα θεσμικού πλαισίου • Ύπαρξη μονάδων για τις (5) λειτουργίες υλοποίησης έργων: • Εγχειρίδιο διαδικασιών για τις λειτουργίες υλοποίησης έργων και για την παρακολούθηση νομοθεσίας • Υλικοτεχνική υποδομή • προγραμματισμός, • σχεδιασμός & ωρίμανση, • διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση σύμβασης • παρακολούθηση εκτέλεσης και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου • οικονομική διαχείριση έργων

7. _ • Εθνική Αρχή Συντονισμού/Γενική Διεύθυνση Αναπτυξιακού Προγραμματισμού, Περιφερειακής Πολιτικής και Δημοσίων Επενδύσεων του ΥΠΟΙΟ, συντονίζει τον προγραμματισμό, την εφαρμογή των ΕΠ και καθοδηγεί τις διαχειριστικές Αρχές(άρθρο 2, Ν.3614/2007) • Διαχειριστική Αρχή/ΔΑή Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης, υπεύθυνη για τη διαχείριση εκάστου ΕΠ (άρθρο 3 και 5, Ν. 3614/2007) • Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή ή Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης ασκεί καθήκοντα διαχείρισης ΕΠ υπό την ευθύνη της ΔΑ (άρθρο 4, Ν. 3614/2007) • Αρχή Πιστοποίησης/Αρχή Πληρωμής του ΚΠΣ, των κοινοτικών πρωτοβουλιών και του Ταμείου Συνοχής υπεύθυνη για την πιστοποίηση των δηλώσεων δαπανών στην Επιτροπή • Αρχή Ελέγχου, υπεύθυνη για τον έλεγχο της ουσιαστικής λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου • Οργανισμός υλοποίησης/ δικαιούχος, υπεύθυνος για την έναρξη και υλοποίηση έργων • Ανάδοχος, συνάπτει σύμβαση με δικαιούχο για την εκτέλεση έργου • Φορείς επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ

8. ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΕΡΓΑ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ Ευρωπαϊκή Επιτροπή Εθνική Αρχή Συντονισμού/ YΠOIO Αρχή Πιστοποίησης Συνεργασία Επαλήθευση Αρχή Ελέγχου Διαχειριστική Αρχή Επίβλεψη Συντονισμός Έλεγχος Επιθεώρηση Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης Επαλήθευση Δικαιούχος Ανάδοχος

9. ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ _ Οι δικαιούχοι είναι δημόσιοι ή ιδιωτικοί οργανισμοί, φορείς ή επιχειρήσεις αρμόδιοι για την έναρξη ή την έναρξη και υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα (στο πλαίσιο των συγχρηματοδοτούμενων έργων ΕΣΠΑ της προγραμματικής περιόδου 2007-2013). Στα πλαίσια των καθεστώτων ενίσχυσης δυνάμει του άρθρου 87 της Συνθήκης, οι δικαιούχοι είναι δημόσιες ή ιδιωτικές επιχειρήσεις που εκτελούν μεμονωμένο έργο και λαμβάνουν δημόσια ενίσχυση.

10. _ ΜΝΗΜΟΝΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΥΠΟΙΟ-ΕΛΟΤ • Εκπόνηση και έκδοση Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων (ΕΠΔΕ) • Εκπόνηση και έκδοση Οδηγού Εφαρμογής του ΕΠΔΕ • Εκπόνηση και έκδοση Κανονισμού Αξιολόγησης της Συμμόρφωσης των Φορέων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ΕΠΔΕ • Εκπόνηση Οδηγών εκπαίδευσης εσωτερικών ή/και εξωτερικών επιθεωρητών αξιολόγησης και επιτήρησης του συστήματος διαχείρισης επάρκειας • Παροχή εκπαιδευτικών σεμιναρίων ως ακολούθως: • 40 εκπαιδευτικές/πιλοτικές επιθεωρήσεις δυνητικών δικαιούχων • 4 σεμινάρια σε (80) στελέχη διαχειριστικών αρχών • 4 σεμινάρια σε (40)επιθεωρητές • 10 ενημερωτικά σεμινάρια σε (200)δυνητικούς δικαιούχους

11. _ ΣΕΙΡΑ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ • ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα – Απαιτήσεις» • ΕΛΟΤ 1431-1 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων» • ΕΛΟΤ 1431-2 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών» • ΕΛΟΤ 1431-3 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα» • ΕΛΟΤ ΤΠ 1432 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα – Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές» • ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17021«Αξιολόγηση της συμμόρφωσης – Απαιτήσεις για φορείς επιθεώρησης και πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης» • ISO 19011«Οδηγός για την επιθεώρηση συστημάτων διαχείρισης»

12. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 _ ΕΠΙΠΕΔΟ 1 ΕΠΙΠΕΔΟ 1 ΕΛΟΤ 1431-1 ΕΠΙΠΕΔΟ 2 ΕΠΙΠΕΔΟ 2 ΕΠΙΠΕΔΟ 3 ΕΠΙΠΕΔΟ 3 ΕΛΟΤ 1429 ΕΛΟΤ 1431-2 ΕΛΟΤ 1431-3 ΌΧΙ ΕΠΙΠΕΔΑ

13. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 _ • Παροχή κατάλληλης καθοδήγησης για την επεξήγηση των απαιτήσεων του προτύπου ΕΛΟΤ 1429 • Εξειδίκευση των απαιτήσεων στις περιπτώσεις όπου το ΕΛΟΤ 1429 αναφέρεται με τους όρους «όταν / εάν / όπου απαιτείται, μπορεί να», «κατάλληλες» ή «απαραίτητες» π.χ. ενέργειες ή «επαρκή» ή άλλους σχετικούς επιθετικούς προσδιορισμούς όπως «αρμόδιο» προσωπικό, «εφαρμοστέες» απαιτήσεις • Πρόβλεψη για κατάταξη των οργανισμών σε τρία (3) επίπεδα διαχειριστικής επάρκειας

14. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 _ ΔΟΜΗ • Η δομή των Οδηγών ταυτίζεται με αυτή του ΕΛΟΤ 1429. • Σε κάθε κεφάλαιο έχει αναπαραχθεί το πρωτότυπο κείμενο του ΕΛΟΤ 1429 σε γκρι πλαίσιο • Το πρωτότυπο αυτό κείμενο ακολουθείται από: • "Οδηγίες για την εφαρμογή" και • "Ενδεικτική Τεκμηρίωση" • Παραρτήματα (πληροφοριακά) (ΕΛΟΤ 1431-1/2)

15. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 _ ΔΟΜΗ – Ενδεικτική Τεκμηρίωση • Αναφέρονται ως παραδείγματα τρόποι (εναλλακτικοί ή και συμπληρωματικοί) με τους οποίους ο οργανισμός θα μπορούσε να τεκμηριώσει τη συμμόρφωσή του με την αντίστοιχη απαίτηση του ΕΛΟΤ 1429 και των όσων αναφέρονται στις "Οδηγίες για την εφαρμογή". • Ο οργανισμός μπορεί να επιλέξει άλλο/ους συναφή/είς και ισοδύναμο/ους τρόπο/ους για να τεκμηριώσει τη συμμόρφωση αυτή. • Για τα Επίπεδα 2 και 3, αναφέρονται μόνο τα πρόσθετα, σε σχέση με το προηγούμενο επίπεδο, στοιχεία και θεωρείται ότι για το επίπεδο αυτό ισχύουν και αυτά του προηγούμενου επιπέδου (ΕΛΟΤ 1431-1/2)

16. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 _

17. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 – ΕΛΟΤ 1431-1/2 _ Επίπεδα Διαχειριστικής Επάρκειας – Επίπεδο 1 Υλοποίηση Έργων βάσει καθορισμένων διαδικασιών • Στο επίπεδο αυτό, εξετάζεται εάν ο οργανισμός: • είναι σε θέση να αναγνωρίσει έργα (projects) και να τα υλοποιήσει ανεξάρτητα από τις επαναλαμβανόμενες λειτουργίες του • έχει αντιληφθεί ότι τα έργα πρέπει να υλοποιούνται με ξεχωριστό τρόπο από τις υπόλοιπες δραστηριότητές του, και • είναι σε θέση να τεκμηριώσει ότι κάθε έργο υλοποιείται με τις δικές του διαδικασίες και διεργασίες, βάσει καθορισμένων ελάχιστων απαιτήσεων. Επίπεδο 1 ≈ Μεταβατική Περίοδο

18. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 – ΕΛΟΤ 1431-1/2 _ Επίπεδα Διαχειριστικής Επάρκειας – Επίπεδο 2 Κεντρική Διαχείριση Έργων • Στο Επίπεδο αυτό, ο οργανισμός θα πρέπει: • να διαθέτει εγκεκριμένη από το αρμόδιο όργανό του μεθοδολογία διαχείρισης έργων, όπου να περιλαμβάνονται διεργασίες, διαδικασίες, και τυποποιημένα "υποδείγματα" (templates) σχετικά με τον σχεδιασμό, εκτέλεση, παρακολούθηση και κλείσιμο των έργων • να προγραμματίζει κάθε έργο με βάση τα προβλεπόμενα στην μεθοδολογία αυτή, και • να προγραμματίζει κάθε νέο τύπο έργου με βάση την εμπειρία και τεχνογνωσία που έχει αποκτηθεί από την υλοποίηση προηγούμενου/ων έργου/ων, τροποποιώντας κατάλληλα τα τυποποιημένα "υποδείγματα" (templates)

19. ΟΔΗΓΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1429 – ΕΛΟΤ 1431-1/2 _ Επίπεδα Διαχειριστικής Επάρκειας – Επίπεδο 3 Συστηματική Παρακολούθηση και συνεχής Βελτίωση • Στο Επίπεδο αυτό, ο οργανισμός θα πρέπει: • να παρακολουθεί συστηματικά, μέσω δεικτών, την επίδοση των διεργασιών του • να αξιοποιεί τα δεδομένα αυτά για συνεχή βελτίωση των διεργασιών του

20. ΟΔΗΓΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΛΟΤ 1431-3 _ ΕΛΟΤ 1431-3 – Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα • Απευθύνεται σε οργανισμούς που : • υλοποιούν κοινωνικές δράσεις κυρίως • συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ) • υλοποιούνται με ίδια μέσα (αυτεπιστασία) • η υλοποίηση των έργων με ίδια μέσα ΔΕΝ περιλαμβάνει αναθέσεις προς τρίτους συμβάσεων ποσού άνω των 15.000 €

21. _ Κεφάλαιο 1: Αντικείμενο Κεφάλαιο 2: Τυποποιητικές Παραπομπές Κεφάλαιο 3: Όροι και Ορισμοί εννοιών Κεφάλαιο 4: Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας Κεφάλαιο 5: Διοίκηση και οργάνωση Κεφάλαιο 6: Ανθρώπινο δυναμικό και υλικοτεχνική υποδομή Κεφάλαιο 7: Υλοποίηση έργου Κεφάλαιο 8: Απολογισμός, Ανάλυση και Αξιολόγηση Αποτελεσμάτων ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΕΛΟΤ 1429 7.1 Διεργασίες Έναρξης του Έργου 7.2 Διεργασίες Σχεδιασμού 7.3 Εκτέλεση με ίδια μέσα / Ανάθεση συμβάσεων με δημόσιο διαγωνισμό 7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου 7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίματος του έργου

22. _ ΔΟΜΗ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΣΔΕΠ

23. _ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Ο οργανισμός πρέπει να: • εγκαταστήσει • εφαρμόζει • τεκμηριώνει και • διατηρεί ενεργό Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας(ΣΔΕΠ) προκειμένου να διασφαλίζει την ικανότητά του να: • υλοποιεί έργα σύμφωνα με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο, με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητακαι • βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις του Υλοποίηση Έργου: διεργασίες που περιλαμβάνονται στον κύκλο ζωής του έργου από τη διαπίστωση της ανάγκης μέχρι την οριστική παραλαβή του έργου.

24. _ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) περιλαμβάνει: • τις διεργασίες υλοποίησης των έργων (κεφ. 7) • τις διοικητικές και υποστηρικτικές διεργασίες (κεφ. 5 και 6) - ΝΕΑ • τις διεργασίες μέτρησης, ανάλυσης και αξιολόγησης (κεφ. 8) - ΝΕΑ Για τις διεργασίες που εντάσσονται στο σύστημα, ο οργανισμός πρέπει να: • προσδιορίζει τις σχέσεις και αλληλεπιδράσεις τους • εξασφαλίζει τη διαθεσιμότητα των πόρων (και πληροφοριών) για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθησή τους. Ο οργανισμός πρέπει να διαχειρίζεται τις ως άνω διεργασίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429, όπως εξειδικεύονται στους οδηγούς εφαρμογής της σειράς ΕΛΟΤ 1431.

25. _ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Η τεκμηρίωση του συστήματος πρέπει να περιλαμβάνει: • Το εγχειρίδιο ΣΔΕΠ με περιγραφή του συστήματος και τη δέσμευση του οργανισμού για την ανάπτυξη και εφαρμογή του συστήματος και το οργανόγραμμα του οργανισμού • Την περιγραφή του τρόπου εκτέλεσηςτων δραστηριοτήτων και τον καθορισμό αρμοδιοτήτων (π.χ. εγχειρίδιο διαδικασιών) • Τα έγγραφα που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρμογή και έλεγχο των διεργασιών (όπως νομοθεσία, κανονιστικές απαιτήσεις, πρότυπα, προδιαγραφές, οδηγίες εργασίας, τυποποιημένα έγγραφα) • Αρχεία που δημιουργούνται και αποδεικνύουν την εφαρμογή και τα αποτελέσματα των διεργασιών, δραστηριοτήτων και ενεργειών

26. _ ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Τα έγγραφα που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρμογή και έλεγχο των διεργασιών πρέπει να ελέγχονται ώστε να διασφαλίζεται: • Η επάρκεια • Η αναγνώριση • Η ενημέρωση με τις τρέχουσες αναθεωρήσεις • Η κοινοποίηση και διαθεσιμότητά τους για χρήση στις κατάλληλες θέσεις εργασίας.

27. _ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΡΧΕΙΩΝ Τα αρχείαπρέπει να : • Διατηρούνται όσο απαιτείται • είναι εύκολα ανακτήσιμα και αναγνώσιμα Σε ότι αφορά στα αρχεία, πρέπει να διασφαλίζεται: • η ταυτοποίηση • η ακεραιότητα • η μη αλλοίωση των αποτελεσμάτων • η προστασία τους

28. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ _ Ο οργανισμός πρέπει να: • παρακολουθεί τη σχετική νομοθεσία • εντοπίζει τις αλλαγές που τον αφορούν • κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στις διαδικασίες υλοποίησης έργων για να συμμορφώνεται με τα παραπάνω Όταν απαιτείται, ο οργανισμός πρέπει να υποστηρίζεται νομικά(αυτοδύναμα ή μέσω τρίτων), ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων.

29. _ • Βιβλιοθήκη με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης έργων, τυχόν πρότυπα τεύχη, υπάρχοντες οδηγοί κλπ. Η βιβλιοθήκη μπορεί να είναι ηλεκτρονική. Θα πρέπει να έχει ορισθεί ο μηχανισμός και ο υπεύθυνος για τη συνεχή ενημέρωση της βιβλιοθήκης. Η ενημέρωση της βιβλιοθήκης με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο μπορεί να διευκολύνεται μέσω συνδρομής σε κατάλληλο υποστηρικτικό μηχανισμό (νομικές βάσεις δεδομένων κλπ) • Αρχείο σχετικής νομοθεσίας • Επίδειξη τουλάχιστον μιας σύνδεσης διαδικτύου γρήγορης προσπέλασης σε ιστοτόπους κατάλληλων εθνικών ή/και ευρωπαϊκών οργανισμών και φορέων. • Πρόσβαση σε βάσεις νομικών πληροφοριών και σχετικές ιστοσελίδες (π.χ. Γενική Γραμματεία Δημοσίων Έργων, Μονάδα Παρακολούθησης Διαγωνισμών και Συμβάσεων /ΜΟΠΑΔΙΣ, Εθνικό Τυπογραφείο, www.europa.eu, www.isotitagr) • Διαδικασία παρακολούθησης νομοθεσίας • Διαδικασία παροχής νομικής υποστήριξης ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ, ισχύουσας και αλλαγών

30. ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ _ Διοίκηση του οργανισμού νοείται το ανώτατο όργανο που κατά τις καταστατικές διατάξεις έχει τη διοικητική ευθύνη των μονάδων/στελεχών που εκτελούν τις πέντε (5) βασικές λειτουργίες υλοποίησης έργων/ 1.προγραμματισμός, 2.σχεδιασμός και ωρίμανση, 3. διενέργεια διαγωνισμών και ανάθεση σύμβασης, 4. εκτέλεση και παρακολούθηση εκτέλεσης και 5. οικονομική διαχείριση του έργου/ Για τους οργανισμούς που έχουν νομική μορφή αυτοδιοικούμενου οργανισμού δηλαδή τα νομικά πρόσωπα δημοσίου και ιδιωτικού δικαίου (ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ) ως Διοίκηση νοείται το Διοικητικό Συμβούλιο και το πρόσωπο διά του οποίου αυτό εκφράζεται ή εκπροσωπείται π.χ. Δήμος : Δημοτικό Συμβούλιο και Δήμαρχος Για τα Υπουργεία, ο Γενικός Γραμματέας, για την Περιφέρεια, ο Περιφερειάρχης κτλ.

31. _ ΔΕΣΜΕΥΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΝΕΑ Η δέσμευση της Διοίκηση του οργανισμού μπορεί να αποδεικνύεται με τα ακόλουθα: • Δημιουργία κατάλληλου εργασιακού κλίματος • Εξασφάλιση των απαιτούμενων πόρων • Ανάθεση δραστηριοτήτων • Διασφάλιση αποτελεσματικής εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας • Παρακολούθηση ετήσιου προγραμματισμού έργων • Διεξαγωγή ανασκοπήσεων του συστήματος • Λήψη και υποστήριξη υλοποίησης αποφάσεων για ενέργειες συντήρησης, επικαιροποίησης και βελτίωσης του ΣΔΕΠ

32. _ ΔΕΣΜΕΥΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΝΕΑ Δημιουργία κατάλληλου εργασιακού κλίματος • Καθορισμός στόχων από τον οργανισμό και ενημέρωση του προσωπικού για αυτούς • Εφαρμογή κατάλληλου συστήματος υλικών ή άλλων αμοιβών όσων εμπλέκονται στην υλοποίηση έργων, εφόσον προβλέπονται θεσμικά οι σχετικές δυνατότητες • Προώθηση και εφαρμογή συστήματος ηθικής ανταμοιβής • Αξιοποίηση των ρυθμίσεων της νομοθεσίας για «Διοίκηση με στόχους», για οργανισμούς που υπάγονται στο στενό δημόσιο τομέα • Κατά την αξιολόγηση του προσωπικού θα εκτιμάται με ιδιαίτερο βάρος η επίτευξη στόχων

33. _ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Η Διοίκηση του οργανισμού πρέπει να καθορίζει και να γνωστοποιεί τους ρόλους στην υλοποίηση και υποστήριξη των έργων. Ο οργανισμός πρέπει να διαθέτει τις μονάδες / όργανα / στελέχη που είναι αρμόδια για τις ακόλουθες 5 βασικές λειτουργίες υλοποίησης έργων: • Προγραμματισμό έργων και ενεργειών • Σχεδιασμό και ωρίμανση έργων • Διενέργεια διαγωνισμού και ανάθεση σύμβασης • Εκτέλεση και παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου, έλεγχοι και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου • Οικονομική διαχείριση έργων Ειδικότερα, οι οργανισμοί που υλοποιούν δημόσια τεχνικά έργα πρέπει να διαθέτουν κατάλληλα στελεχωμένη τεχνική υπηρεσία.

34. _ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Ενδεικτική Τεκμηρίωση • ΦΕΚ ίδρυσης/σύστασης ή καταστατικό με επισήμανση των σχετικών παραγράφων, από όπου προκύπτει η αρμοδιότητα υλοποίησης έργων • Σχετική αναφορά στο Εγχειρίδιο ΣΔΕΠ • Εγκεκριμένο Τυπικό Οργανόγραμμα • Εγκεκριμένο Λειτουργικό Οργανόγραμμα, αν απαιτείται λόγω της μορφής του οργανισμού • Παρουσίαση της προσέγγισης του οργανισμού για στελέχωση των αρμοδίων υπηρεσιών, τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά • Προσδιορισμός αποφαινομένων οργάνων κατά τις απαιτήσεις της νομοθεσίας, όπου απαιτείται • Κατάσταση εμπλεκόμενου προσωπικού και περιγραφή καθηκόντων (τουλάχιστον για τις θέσεις ευθύνης) • Τεκμηρίωση της συμβατότηταςτου κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του οργανισμού με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο

35. _ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΣΔΕΠ/ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΝΕΑ Η Διοίκηση πρέπει να ορίζει ένα στέλεχος του οργανισμού, το οποίο, ανεξάρτητα άλλων ευθυνών, πρέπει να έχει ευθύνη και αρμοδιότητα για: • Την επικοινωνία με εξωτερικά μέρη για θέματα που αφορούν στο σύστημα • Την παρακολούθηση των διεργασιών του συστήματος ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του παρόντος προτύπου • Την ευαισθητοποίηση του προσωπικού για την τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του παρόντος προτύπου • Την ενημέρωση της Διοίκησης σχετικά με την επίδοση του συστήματος για την υλοποίηση έργων και τις ανάγκες βελτίωσης

36. _ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ - ΝΕΑ Για κάθε έργο η Διοίκηση πρέπει να ορίζει υπεύθυνο έργου και ομάδα έργου, με σαφώς καθορισμένους ρόλους. Η επιλογή των προσώπων γίνεται με βάση: • την κατηγορία του έργου • τις απαιτούμενες γνώσεις και ικανότητες • την εμπειρία τους • τη διαθεσιμότητά τους

37. _ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΝΕΑ Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει την επικοινωνία ώστε να επιτυγχάνεται: • Η επίγνωση στον οργανισμό της σημασίας της αποτελεσματικής και αποδοτικής υλοποίησης έργων και της ικανοποίησης των κανονιστικών απαιτήσεων • Η αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ των συντελεστών ανά έργο (δηλαδή της ομάδας έργου, των οργανωτικών μονάδων ή στελεχών και της διοίκησης του οργανισμού) • Η ενημέρωση των κύριων ενδιαφερομένων για το έργο (π.χ διαχειριστική Αρχή) Για την έγγραφη επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη εκτός οργανισμού, πρέπει να τηρείται πρωτόκολλο και να διατηρούνται σχετικά αρχεία.

38. _ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ - ΝΕΑ • Επιτυγχάνεται μέσα από: • Τα ανώτερα στελέχη πρέπει να εξειδικεύουν την πολιτική του οργανισμού στις εργασίες – διαδικασίες του τμήματός τους • Οι εργαζόμενοι πρέπει να παραλαμβάνουν, εάν απαιτείται, οδηγίες εργασίας με τα καθήκοντά τους • Στο εγχειρίδιο ΣΔΕΠ πρέπει να απεικονίζεται η σχετική μεθοδολογία εσωτερικής επικοινωνίας και οι ενέργειες με τις οποίες αυτή υλοποιείται. • την ευρεία διάδοση του ΣΔΕΠ • Οδηγίες • Εγκυκλίους • Πρακτικά συναντήσεων • Έντυπα που συμπληρώνονται στις διάφορες δραστηριότητες που σχετίζονται με το ΣΔΕΠ.

39. _ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ - ΝΕΑ • Σκοπός: • Συχνότητα: σε τακτά χρονικά διαστήματα και τουλάχιστον μία φορά ανά έτος • ο έλεγχος της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των λειτουργιών του ΣΔΕΠ και των αναλαμβανομένων σχετικών ενεργειών • η λήψη αποφάσεων και παροχή πόρων για τη συντήρηση, την επικαιροποίηση, την βελτίωση του συστήματος ή/και την αναβάθμιση της διαχειριστικής επάρκειας/ ωριμότητας του οργανισμού στην υλοποίηση έργων • η επανεξέταση των στόχων

40. _ ΕΤΗΣΙΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ Στο πλαίσιο του επιχειρησιακού σχεδιασμού του, ο οργανισμός πρέπει να: • Καταρτίζει ετήσιο πρόγραμμα έργων για τα οποία έχει την ευθύνη υλοποίησης/ εκτελούμενα, προτεινόμενα, σχεδιαζόμενα προς ένταξη/ εκτέλεση • Παρακολουθεί την τήρηση του ετήσιου προγράμματος • Επικαιροποιεί το ετήσιο πρόγραμμα • Αναλαμβάνει ενέργειες για την έγκαιρη αντιμετώπιση των αποκλίσεων

41. _ ΕΤΗΣΙΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ • Η απαίτηση προγραμματισμού (όπως και ο στρατηγικός και επιχειρησιακός σχεδιασμός) είναι, στους περισσότερους οργανισμούς, εκ του νόμου υποχρεωτική/ τεχνικό πρόγραμμα και πρόγραμμα προμηθειών. • Στα πλαίσια του προγραμματισμού γίνεται μία ουσιαστική αξιολόγηση και ιεράρχηση των έργων που μπορούν να υλοποιηθούν με βάση τους διαθέσιμους πόρους. • Ο οργανισμός εφαρμόζει συγκεκριμένη διαδικασία κατάρτισης, παρακολούθησης της τήρησης,επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος έργων

42. _ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ - ΝΕΑ Το προσωπικό του οργανισμού που επηρεάζει την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των λειτουργιών του συστήματος πρέπει να διαθέτει τα κατάλληλα προσόντα: • Μόρφωσης/ ακαδημαϊκά προσόντα • Εμπειρίας • Κατάρτισης • Δεξιοτήτων

43. _ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ - ΝΕΑ Όπου απαιτείται, ο οργανισμός πρέπει να: • Εντοπίζει τις ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό π.χ. ανά έργο • Καταγράφει την υπάρχουσα τεχνογνωσία και δεξιότητες του προσωπικού στη διαχείριση έργων • Προσδιορίζει τις ελλείψεις σε τεχνογνωσία και δεξιότητες • Επιλέγει το προσωπικό που διαθέτει τα κατάλληλα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα • Όταν επιβάλλεται προσφεύγει σε εξωτερικά μέρη ή συνεργάτες για την κάλυψη των ανωτέρω αναγκών και ελλείψεων • Μεριμνά για την αριθμητική επάρκεια του προσωπικού • Μεριμνά για την κατάλληλη κατανομή του χρόνου απασχόλησης • Διασφαλίζει την ικανοποίηση των αναγκών ανάπτυξης του προσωπικού για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος

44. _ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ - ΝΕΑ Ενδεικτική Τεκμηρίωση • Πίνακας απαιτούμενου προσωπικού για την υλοποίηση του εγκεκριμένου προγράμματος έργων. • Πίνακας προσωπικού το οποίο εμπλέκεται στην υλοποίηση έργων με τα εξής στοιχεία: όνομα, ειδικότητα, χρέωση και πρόβλεψη χρόνου απασχόλησης ανά έργο • Προσδιορισμός και υλοποίηση των απαιτούμενων ενεργειών για εξασφάλιση της ποσοτικής επάρκειας σε προσωπικό (π.χ. αποφάσεις για νέες προσλήψεις ή συμβάσεις και τεκμήρια υλοποίησης αυτών, ή/και όταν απαιτείται προσφυγή σε εξωτερικά μέρη ή συνεργάτες με αντίστοιχες συμβάσεις και νομικές δεσμεύσεις). • Βεβαιώσεις συμμετοχής του προσωπικού σε προγράμματα εκπαίδευσης / κατάρτισης. • Όπου εφαρμόζεται, διαδικασία για την προσφυγή σε εξωτερικά μέρη ή συνεργάτες για την κάλυψη των αναγκών και ελλείψεων σε προσωπικό

45. _ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει την ικανοποίηση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων σχετικά με το περιβάλλον εργασίας και ειδικότερα των απαιτήσεων για την υγεία και ασφάλεια στην εργασία. Τεχνικός ασφαλείας και ιατρός εργασίας για τήρηση μέτρων μελέτης επαγγελματικού κινδύνου και παρακολούθηση των επιπτώσεων στην υγεία των εργαζομένων

46. ΥΠΟΔΟΜΕΣ, ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΜΕΣΑ _ • Απαιτούμενη υλικοτεχνική υποδομή: • διαθέσιμη • επαρκής • διατηρείται κατάλληλα • διεργασίες υλοποίησης των έργων (Κεφ. 7) • λοιπές διεργασίες (Κεφ. 5, 6 & 8)

47. ΥΠΟΔΟΜΕΣ, ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΜΕΣΑ _ Ενδεικτική Τεκμηρίωση • Πίνακας υλικοτεχνικής υποδομής με τα εξής στοιχεία: • είδος, • αριθμός, • τρόπος διατήρησης • υπεύθυνος διατήρησης/ συντήρησης • Τεκμηρίωση επάρκειας υλικοτεχνικής υποδομής σε σχέση με το εγκεκριμένο πρόγραμμα έργων • Τεκμηρίωση καταλληλότητας των επιλεγμένων χώρων και τρόπων διατήρησης /συντήρησης • Προσδιορισμός και υλοποίηση ενεργειών για την ικανοποίηση των αναγκών σε ότι αφορά την: • ποσοτική επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδομής, εξοπλισμού και μέσων • εξασφάλιση της κατάλληλης διατήρησης της υλικοτεχνικής υποδομής, εξοπλισμού και μέσων

48. ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ (ΤΠΕ) _ • διαχείριση έργων, • οικονομική διαχείριση, • υποστηρικτικό λογισμικό • Χρήση κατάλληλου λογισμικού για: • παρακολούθηση των κύριων ημερομηνιών και σταδίων – φάσεων κάθε έργου • παρακολούθηση των βασικών οικονομικών στοιχείων και χρονικών στοιχείων ως προς το σύνολο των έργων του • Μέσω χρησιμοποίησης κατάλληλου λογισμικού παρακολουθεί την εξέλιξη του κάθε έργου και υποβάλει αναφορές παρακολούθησης έργων, σύμφωνα με τις απαιτήσεις επικοινωνίας της εκάστοτε εποπτεύουσας Αρχής (μηνιαίες, τριμηνιαίες αναφορές κλπ)

49. ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ (ΤΠΕ) _ • Για οικονομική διαχείριση, η ΤΠΕ μπορεί να υποστηρίζει: • την καταγραφή των λογιστικών γεγονότων, • τη δυνατότητα ελέγχου των λογιστικών εγγραφών, • την τήρηση του λογιστικού σχεδίου, όπως προβλέπεται από τη νομοθεσία και • την παρακολούθηση των οικονομικών υποχρεώσεων των έργων

50. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ, Κεφ. 7 _