SharePointCommunity Camp 28.2.+1.3.2007

1. SharePointCommunity Camp28.2.+1.3.2007 Michael Greth / Daniel Wessels

2. Aufbau einer Wissensdatenbank

3. Anforderung • Jesse Mariam • SharePoint Projekt Team • Zuständig für die Informationsbeschaffung „Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert. Diese sollen zunächst allen Mitgliedern des Teams, später auch in Auszügen den Anwendern bereitgestellt werden. Die Informationen sollen strukturiert werden und verlässlich sein. Für die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgeführt werden, die wir organisieren müssen“

4. Personen Brian Cox Autorsammelt Informationen Claus Hansen Anwendernutzt Wissensdatenbank Jesse Mariam Wissensmanagerordnet Informationen

5. Schritte der Reorganisation • Analyse des IST-Zustandes • Vereinheitlichung der Arbeitsmittel • Zusammenführung der Dateiablagen • Klassifikation der Informationen über Metadaten • Aufbau eines Redaktionsworkflows • Zielgerichtete Präsentation von Informationen • Offlineunterstützung

6. Ziel • Website, die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietet • Teammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen können • Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden, sondern auch über verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werden • Einfache Prozesse zur Qualitätssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werden • Trainings für die Mitarbeiter des Unternehmens sollen über die Site organisiert werden können

7. Analyse des IST-Zustandes

8. IST-Situation Jesse Mariam (KM) • Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-Notizbuch • Hat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniert • Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab • Wünscht sich eine strukturierte, zentrale, einfach zugängliche Wissendatenbank, an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren können

9. IST-Situation Brian Cox (Autor) • Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem Browser • Hat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniert • Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab • E-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

10. IST-Situation Claus Hansen (User) • Sucht über Google oder Live Search • Nutzt die Live Search Community Suche • Sammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem Browser • Gut für spezielle Themen, schlecht für Zusammenhänge • Wünscht sich strukturierte, zielgerichtete und qualifizierte Zusammenstellung • Würde eigene Informationen gerne mit anderen teilen, aber keine Plattform

11. Umsetzung in SharePoint

12. Planungshilfsmittel Projekt Brainstorming Mindmap Sammlung der Informationen über die Projektanforderungen Strukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen Inhalte Personen Abläufe

13. Projektmanagement • Organisation der Projektaufgaben • Einrichtung eine Projektaufgabenliste • Visualisierung der Timeline mit GANT-Chart • Offlinesynchronisation mit in Outlook

14. Mindmap

15. Umsetzung mit SharePoint • Projekt Teamsite einrichten • Berechtigungen • Vorhandene Informationsablagen konsolidieren • Outlook 2007 als RSS-Reader • OneNote Notizbücher, Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und –Bibliotheken konsolidieren • Präsentationen in Folienbibliotheken • Metadaten-System aufbauen • Schlagworte und Kategorien zur Klassifikation der Inhalte • Websitespalten und Website-Inhaltstypen • Abläufe einrichten • Genehmigungsworkflow für neuen Beiträge • Diskussionsrunden für Feedback und Fragen • Informationsrecherche einrichten • Nach Metadaten gefilterte Ansichten

16. OneNote Notizbücher vereinheitlichen • OneNote • Einfache Clipping von Informationen • Strukturierte persönliche Ablage • Freigegebenes Notizbuch erstellen • in der SharePoint Bibliothek OneNote • Lokale Notizbücher hochladen • Emaileinladungen versenden • Berechtigungen • Export • Seite als Worddokument speichern • Seite als PDF speichern • Seite per Email versenden

17. OneNote • Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen für die eigene Nutzung • Einfaches Cut/Paste bzw. Importieren aus diversen Anwendungen (Browser, Outlook, Printer usw) • Ordnung der Information in Notizbüchern, Abschnitten und Seiten • Gemeinsamer Zugriff auf Notizbücher über zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

18. OneNote 2007

19. OneNote • Vorteile • Vollständige Texte werden mit Quelle gespeichert • Buch zum Thema der Informationssammlung • Volltextsuche und Markierung/Kategorisierung • Offline verfügbar • Export nach Word oder PDF/XPS • Nachteile • Proprietäres Format und Anwendung • Nichts für externe Bereitstellung von Informationen

20. Migration DateiablagenDateisystem • Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und Unterebnen • Vorteile: • Es funktioniert meist besser als erwartet • Nutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlich • Nutzer sind es gewohnt, darin zu navigieren • Nachteile • Eindimensionale Gliederung • Navigation über Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Öffnen aller Ordner und Unterordner

21. Filesystem • Struktur • Version • 1.0, 2.0, 3.0 • Produkt • STS, WSSv2, WSSv3 • SPS2001, SPS2003, MOSS • Thema • Portal • Plattform • Suche • …

22. Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken • SharePoint-Bibliotheken als Container für Dateien • Metadaten zur Beschreibung der Dokumentinhalte • Berechtigungen auf Bibliothek-, Ordner und Dateiebene • Metadaten müssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werden • Ohne das Dokument zu öffnen lässt sich erfassen, um welches Thema es sich handelt • Nach Metadaten können die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet, gefiltert, gruppiert und sortiert werden

23. Dokumentbibliotheken • Inhaltsgenehmigung • Versionierung • Keine Versionskontrolle     • Hauptversionen erstellen   • Beispiel: 1, 2, 3, 4 • Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) • Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 • Grenzwert für die Anzahl von Versionen • Erzwungenes Auschecken • Papierkorb

24. Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken • Nachteile • Pflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in Ordner • Nutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen • Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der Attribute • Ordner sind nur eindimensional auswertbar • Vorteile • Metadaten können auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werden • Alle Dokumente können nach Metadaten gefiltert werden • Mehrere Bibliotheken können auf einer Seite anzeigt und über WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werden • Die Attribute vereinfachen die Suche und Archivierung • Für eine mögliche Workflow-Unterstützung sind Attribute – vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung.

25. Migration DateiablagenDrag und Drop Migration • Kopieren der Dateien vom File-System • Dokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird über die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiert • Vorteile • Bekannte Strukturen bleiben erhalten • Nachteile • Mehrwert von Sharepoint wird nicht genutzt • Gleiches Ablagen-Chaos auf technische höherem Niveau

26. Migration DateiablageSharePoint Migration • Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und Bibliotheken • Umsetzung der Anforderungen an Berechtigungen • Differenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden Bibliotheken. • Definition von Ordnern und ggf. Metadaten für Bibliotheken mit weniger wichtigen Dokumenten. • Definition von Ansichten oder alternativer Filter-Möglichkeiten für die Bibliotheken mit Metadaten

27. Vergleich Filesystem - SharePoint

28. Filesystem Migration

29. Metadaten Management • Websitespalten • Spaltendefinitionen von Eigenschaften • Unabhängig von individueller Liste oder Bibliothek • Websiteinhaltstypen • Container für Typen von Informationen • Unabhängig von individueller Liste oder Bibliothek • Metadaten werden zentral erstellt und gepflegt • Inhalte • Metadaten (Websitespalten) • Dokumentvorlagen • Workflows • Formulare zum Anlegen, Ändern und Anzeigen

30. Metadaten / Contenttypes • Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope) • Site-Collection oder Site • Verwaltung • Erstellen/Ändern im Webbrowser über die Websiteeinstellungen->Galerien • Websitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportieren • Erstellen/Ändern/Verteilen als Features

31. Metadaten Website-Spalten Website-Inhaltstypen Artikel Titel Themenfeld Aufgabenbereich Sprache Beschreibung URL • Themenfeld • Plattform • Zusammenarbeit • Portal • … • Aufgabenbereich • Planung • Anpassung • Administration • … • …

32. Artikel Contenttype • Artikel Metadatenpalten • Titel, Themenfeld, Aufgabenbereich, • Beschreibung • Sprache • URL • Workflow • Genehmigung neue Artikel -> Jesse Mariam • Wiedervorlage 3 Monate nach Änderung -> Brian Cox • Vorlage • Artikel Worddokument

33. Websitespalten und Inhaltstypen

34. Informationsarten Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek Liste Medien Folien Downloads Artikel Ressourcen

35. Wiki mit SharePoint • SharePoint Wiki als Liste und Websitevorlage • Wiki • Webseiten, die mit einen RichText/HTML-Editor im Browser bearbeitet werden können • Verknüpfung der einzelnen Seiten über Wiki-Links [[link]] • Automatische Versionierung und Änderungsprotokoll • SharePoint Wiki • Basis: Dokumentbibliothek mit HTML Seiten • Jede Wikiseite ein Dokument in der Bibliothek • SharePoint-Funktionen wie Workflow, Berechtigungen, Metadaten usw. können genutzt werden • WikiSeite kann Webparts enthalten

36. Wiki

37. Wiki mit SharePoint • Vorteile • Einfach einzurichten und zu bedienen • Teammitglieder können aktiv mitarbeiten • Geeignet für • Relative feste Strukturen • Glossar • Nachteile • Einzelne Objekte gehen in der Wikiseite auf • Metadaten nur auf Seitenebene

38. Diskussionsforum • Diskussionsrunde einrichten • Mit Inhaltstypen • Berechtigungen für alle Teammitglieder • Email-Eingang • Verbindung mit Outlook herstellen • Gruppierte Ansicht in Outlook

39. Incoming E-Mail • SharePoint Listen die E-Mail empfangen können • Diskussionsrunde (Threading, HTML E-Mails) • Kalender • Ankündigungen • Dokumentbibliotheken • Speichern Anhänge als Dokumente

40. Darstellung von Inhalten • Daten-Ansichts-Webpart mit SharePoint Designer • Zeigt Informationen aus anderen Sites • Content Query Webpart (MOOS) • Zeigt Informationen aus anderen Bereichen im Webpart an • Umfangreiche Filter- und Sortiermöglichkeiten • Konfiguration und Anpassung der Darstellung über Browser • Filterwebpart (MOOS) • Stellt Filterwerte für Webpartverbindungen aus verschiedenen Quellen bereit