DT-ULYSSE Déplacement Temporaire Guide de saisie Personnels Itinérants

1. DT-ULYSSEDéplacement TemporaireGuide de saisiePersonnels Itinérants Gestion des déplacements

2. Présentation de DT-Ulysse • Objectif de DT-Ulysse: Application Ministérielle Métier (AMM) dédiée à la gestion des déplacements temporaires (personnels itinérants, service partagés, déplacements ponctuels). • Fonctionnement de DT-Ulysse: DT va estimer le montant des états et les transmettre à la plateforme financière CHORUS qui les validera et les transmettra au comptable. Une fois validé, le remboursement du déplacement se matérialise sur le compte bancaire ou postal (compte de la paye) de l’agent sous un intitulé qui commence par « RECCHOR021……….. ». DIBAPP - mai 2010

3. Présentation de DT-Ulysse Dans DT-Ulysse, on distingue : Ordre de mission: • il s’agit de la demande d’engager la dépense et de l’autorisation de se déplacer. Etat de Frais: • il s’agit de l’état qui permet le remboursement en fin de mission/ d’une période définie par le missionné. DIBAPP - mai 2010

4. Les principaux acteurs Agent missionné (Agent qui se déplace) ou Délégué de Saisie • Création de l’ordre de mission / état de frais VH1 (Valideur Hiérarchique de niveau 1), voire de niveau 2 • Validation ou refus de l’ordre de mission / état de frais du missionné SG (Service Gestionnaire) (DIBAPP1) • Validation ou refus de l’ordre de mission / état de frais du missionné DIBAPP - mai 2010

5. Les missions itinérantes DIBAPP - mai 2010

6. La procédure à suivre pour les personnels itinérants Les 4 étapes: • La fiche profil (coordonnées et véhicule) : • à vérifier et à compléter (SIRH) • L’ordre de mission permanent: • la demande autorisation d’utilisation d’un véhicule personnel (les pièces justificatives) • l’autorisation d’utilisation • L’ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent • remboursement sur le taux de véhicule • choix du véhicule • pour « n » missions ou une mission • L’état de frais DIBAPP - mai 2010

7. La fiche profil DIBAPP - mai 2010

8. La fiche profil La fiche profil reprend les données de la base SIRH. DIBAPP - mai 2010

9. La fiche profil Ces coordonnées déterminent la résidence administrative et familiale DIBAPP - mai 2010

10. La fiche profil Enregistrer à la fin de la saisie Ne pas remplir de date (uniquement si la personne ne possède plus le véhicule) Autorisation d’utilisation du véhicule personnel: -Saisie dans la fiche profil du véhicule possédé -Vérification des informations et les compléter si nécessaire. DIBAPP - mai 2010

11. L’ordre de mission permanent DIBAPP - mai 2010

12. Définition Ordre de mission permanent: • Un ordre de mission permanent est l’ouverture juridique d’un droit , qui garantit la couverture du « missionné » dans un cadre défini. • Les missions s’effectuant hors de l’ordre de mission permanent sont liées à une convocation (autre académie, autre département pour les IEN, administration centrale, examens et concours, formation…) . DIBAPP - mai 2010

13. Ordre de mission permanent Choisir OM permanent DIBAPP - mai 2010

14. Ordre de mission permanent Numéro de l’OM Identification du statut de l’OM permanent OM permanent ( à compléter), il autorise le déplacement en véhicule personnel, et permet un remboursement sur la base du tarif VP DIBAPP - mai 2010

15. Ordre de mission permanent OM Permanent à faire valider (Missionné -> VH1 -> SG) Dates à sélectionner (année scolaire puis à partir de 2011 année civile) Précision du cadre de la demande Sélectionner le véhicule DIBAPP - mai 2010

16. L’ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent DIBAPP - mai 2010

17. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Choisir OM ponctuel à partir d’un OM permanent Choisir l’OM permanent qui correspond au véhicule utilisé DIBAPP - mai 2010

18. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Possibilité d’enregistrer et de reprendre la saisie plus tard Numéro de l’OM Calcul des frais prévisionnels engagés DIBAPP - mai 2010 Choisir le lieu de départ et le lieu de retour.

19. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent saisie possible: -par semaine -par mois Lorsque la destination n’existe pas (semaine du --- au --- ,ou semaine 26, ou mois de janvier 2010), utiliser la touche de tabulation pour inscrire le pays « France » et ensuite « faire entrée » DIBAPP - mai 2010

20. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent DT-Ulysse sélectionne les pavés nécessaires à la saisie d’un OM pour les personnels itinérants. Cochez OK pour les 3 écrans qui s’affichent successivement Choisir personnels itinérants DIBAPP - mai 2010

21. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Saisie possible à l’aide du calendrier ou saisie manuelle Les dates de l’OM permanent sont rappelées par défaut: il faut les modifier. Saisie des horaires de départ et de retour de la mission:saisie par période soit par exemple: horaires 08H00- 18H00 DIBAPP - mai 2010

22. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Numéro de l’OM permanent de rattachement Possibilité de modifier ou non l’objet de la mission (ex: mission itinérante RASED Janvier 2010) OBJET DE LA MISSION: L’objet de la mission est automatiquement repris à partir de l’OM permanent. COMMENTAIRE: Possibilité d’apporter des précisions sur la (les) mission(s). DIBAPP - mai 2010

23. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Le libellé de l’enveloppe budgétaire et celui du centre de coût seront remplis par défaut pour les missions itinérantes par la DIBAPP1. Frais prévisionnels et indemnités kilométriques à remplir par le missionné DIBAPP - mai 2010

24. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Frais prévisionnels (exemple REPAS): Enregistrer à la fin de votre saisie Données reprises de la saisie de l’OM Indiquez le nombre de repas payant Précisez les dates et lieu des repas pris Repas comptabilisés DIBAPP - mai 2010

25. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Indemnités kilométriques: Cliquez sur CREER Cliquez sur Mappy DIBAPP - mai 2010

26. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Se Positionner sur ITINERAIRE Puis inscrire les lieux du déplacements, Dans options, sélectionner l’itinéraire LE PLUS COURT Validez pour le calcul de l’itinéraire Km calculé à partir de l’itinéraire demandé DIBAPP - mai 2010 Km à reporter sur la saisie des indemnités kilométriques

27. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent VOITURE: BAREME KILOMETRIQUE: Sélectionner le véhicule utilisé Choisir Barème IK Standard Valider la saisie en cliquant sur ENREGISTRER Reporter les km calculés sur Mappy Inscrire le nombre de trajets, mais attention: 1 aller + 1 retour = 2 trajets) Inscrire les dates et lieux des déplacements DIBAPP - mai 2010

28. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Une fois la saisie terminée, le montant des frais prévisionnels engagés pour la mission s’affichent. • Pour faire valider l’OM ponctuel par le Valideur hiérarchique (VH1) désigné, deux possibilités sont offertes: • le faire avancer en cliquant sur avancer • ou en cliquant sur la flèche verte. DIBAPP - mai 2010

29. Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent Transmettre l’ OM au VH1: Pour faire valider l’ OM, le faire passer au statut 2 Une fenêtre s’ouvre avec les noms des VH1 Choisir le VH1 DIBAPP - mai 2010

30. Ordre de mission permanent rattaché à un OM permanent Une fois l’OM transmis au VH1, il se trouve au statut 2. DIBAPP - mai 2010

31. Les différents statuts d’un OM • En cours de création, • Attente de validation hiérarchique, • Attente de validation hiérarchique n+1 (missions à l’étranger, montant supérieur à 3000 €) • Attente de traitement service gestionnaire, • Validé, • Refusé • Annulé • Traité Remarques: • Régulariser un OM: le passer du statut V au statut RM (régularisation de mission) • Un OM sans remboursement: pas de création d’EF, passer l’OM du statut V (validé) au statut SF (mission sans EF) DIBAPP - mai 2010

32. Régularisation d’une mission Un état de frais doit correspondre exactement à l’ordre de mission saisi. Si tel n’est pas le cas, l’ordre de mission doit être régularisé. Pour cela, il suffit de reprendre l’OM ponctuel concerné (qui est déjà validé) et de le faire passer au statut « Régularisation Mission » (RM). 1 2 Afin de passer au statut RM Régularisation Mission, il faut cliquer sur « REVENIR » ou la flèche rouge. L’ordre de mission peut ainsi correspondre à la réalité du déplacement. La régularisation reprendra le même circuit de validation que l’OM. DIBAPP - mai 2010

33. Mission sans frais Dans le cas où une mission n’engage pas de frais prévisionnels, il convient de modifié le statut de la mission et de le faire passer de validé au statut « mission sans frais ». Afin de passer au statut SF Mission sans frais, il faut cliquer sur AVANCER ou sur la flèche verte. Puis confirmer le choix La mission n’engendrera alors pas d’état de frais. DIBAPP - mai 2010

34. L’état de frais DIBAPP - mai 2010

35. La régularisation de l’ordre de mission est soumise au même cheminement de validation que n’importe quel autre ordre de mission. Les états de frais La création de l’état de frais • Le principe Un état de frais est nécessairement rattaché à un ordre de mission • L’état de frais est construit par DT à partir de l’ordre de mission auquel il est rattaché • Les informations de l’ordre de mission reprises dans l’état de frais ne sont pas modifiables • Conséquence : la régularisation de l’ordre de mission • En cas de divergence majeure entre la réalité de la mission et l’ordre de mission initialement validé, l’ordre de mission doit être modifié avant la création de l’état de frais (cf diapositive 33). • Un ordre de mission n’est plus modifiable une fois qu’un état de frais y est rattaché. Il est donc indispensable qu’il soit mis en cohérence avec la réalité avant la création de l’état de frais. DIBAPP - mai 2010

36. Création d’un état de frais par le missionné Choisir l’OM à transformer en EF L’état de frais se crée obligatoirement à partir d’un ordre de mission. DIBAPP - mai 2010

37. Création d’un état de frais par le missionné Faire avancer l’état L’état contient les éléments saisis par le missionné dans l’OM. Après avoir vérifié les éléments saisis, le missionné fait avancer son état de frais dans le circuit de validation. (même caractéristiques que pour l’OM). DIBAPP - mai 2010

38. Édition de l’état de frais Se positionner sur l’état de frais après l’avoir crée, choisir l’onglet État de frais, Imprimer État de frais Synthèse. Dans le cas ou le missionné doit fournir des pièces justificatives (billets de train, nuits d’hôtel…), il doit les joindre à son état de frais et les transmettre à la DIBAPP1. DIBAPP - mai 2010

39. Les différents statuts d’un EF • Création, • Attente de validation du VH1 • Attente validation gestionnaire • Attente de traitement CHORUS, • En cours de traitement CHORUS, • Rejeté CHORUS, • Rejet budget CHORUS • Traitement hors CHORUS, • Payé par CHORUS, • Refusé DIBAPP - mai 2010

40. Le suivi et les restitutions DIBAPP - mai 2010

41. Le suivi d’un document dans le circuit de validation Après connexion à DT, la liste des OM et des EF apparaît ce qui permet de suivre leur avancement dans la chaîne de traitement. Visibilité sur le statut de votre OM En cours de création OM validé par le Service Gestionnaire (DIBAPP) En attente de validation Hiérarchique VH1 DIBAPP - mai 2010

42. Missions itinérantes : les restitutions ( pour le Missionné ou le Valideur hiérarchique) : Cliquez sur reporting Choix des données à restituer (pour un IEN, restituer les OM par collaborateur, objet de la mission, nombre de jours…) Une fois les critères sélectionnés, il est possible de lancer le reporting DIBAPP - mai 2010

43. Restitution des ordres de mission / Etats de frais Résultat d’une requête qui peut s’exporter sous excel DIBAPP - mai 2010

44. Suivi de l’enveloppe budgétaire Le suivi d’une enveloppe peut être réalisé en effectuant un « reporting des moyens ». Sélectionner SP BUDREP ou Reporting Budgétaire (au choix) DIBAPP - mai 2010

45. Suivi de l’enveloppe budgétaire Une fois l’enveloppe sélectionnée, lancer le reporting Sélectionner l’enveloppe avec la loupe. DIBAPP - mai 2010

46. Suivi de l’enveloppe budgétaire DIBAPP - mai 2010

47. Suivi de l’enveloppe budgétaire Résultat de la restitution DIBAPP - mai 2010

48. Accéder à DT-ULYSSE:https://si1d.ac-dijon.fr/arenbsaisir son identifiant puis son mot de passe de sa messagerie électronique académique DIBAPP - mai 2010

49. Les contacts • Pour tous renseignements complémentaires, s’adresser : DIBAPP - mai 2010