1 / 97

EO 006.02 Maintaining Required Medication Stock Levels (Dari)

EO 006.02 Maintaining Required Medication Stock Levels (Dari). 11/09/2013. Importance of Lesson (Dari). Insert Dari. The previous lesson taught the common forms used within the ANA supply system.

viola
Download Presentation

EO 006.02 Maintaining Required Medication Stock Levels (Dari)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. EO 006.02 Maintaining Required Medication Stock Levels(Dari) 11/09/2013

  2. Importance of Lesson(Dari) • Insert Dari • The previous lesson taught the common forms used within the ANA supply system. • Knowing how to order is important but, it is just as important to know when to order. This will prevent misuse and waste of medications but, also save money. • The next lesson will outline how to determine when to order medications. AFAMS

  3. Overview EO 006.02(Dari) • Determining medication order requirements • Ward Emergency Cabinets • How to order medications based on ANA Formulary • Completing a MoD 14 • Review • Game • Insert Dari AFAMS

  4. Confirming Stock Order RequirementsDari

  5. Storage Shelf Labeling Dari • To ensure patients receive the correct medication in a timely and safe manner. It is essential medications are stored in a manner to allow Pharmacy Staff the ability readily identify medications. • Another important requirement is that the medications are stored in a manner to minimize wastage and to ensure unserviceable or expired medications are easily identified and removed. • Therefore, each medication (name, strength, route, and qty are stored separately. • Shelf labels and Stock cards are essential

  6. Quartermaster and Warehouse

  7. Stock Cards Unit of Issue Drug Name Issues Remarks In Expiry Date Date Balance Out

  8. Stock Cards tablets Metoprolol 100mg Issues Remarks In Expiry Date Date Balance Out Previous quantity 05 Sep 13 0 24 Sep 14 200 0 05 Sep 13 200 31 Oct 14 400 0 W93A21 5199 0001 08 Sep 13 0 24 Sep 14 200 200 To Pharmacy Dispensary Order Document Number Ie. MoD 9

  9. Stock Cards tablets Metoprolol 100mg Issues Remarks In Expiry Date Date Balance Out Previous quantity 05 Sep 13 0 24 Sep 14 200 0 05 Sep 13 200 31 Oct 14 400 0 W93A21 5199 0001 Recorded in MoD Form 1 08 Sep 13 0 24 Sep 14 200 200 To Pharmacy Dispensary Must match MoD Form 1 qty on hand

  10. Learning Check • The Quartermaster keeps the order Document Number on two other MoD Forms. What are they?

  11. Learning Check • The Quartermaster keeps the order Document Number on two other MoD Forms. What are they? • MoD 1 Warehouse Receipt and Issue • MoD 4 Document Register

  12. Learning Check • The order Document Number on the stock card is from what MoD Form received by the Quartermaster from the Warehouse?

  13. Learning Check • The order Document Number on the stock card is from what MoD Form received by the Quartermaster from the Warehouse? MoD Form 9 Issue and Turn-in Document

  14. Shelf Drug LabelDari • Each drug requires its own location. • Reduces errors in selection • Each dosage form for a medication has its own location • All locations storing medications must use them. • Quartermasters • Pharmacy Dispensary • Ward

  15. Shelf Drug LabelDari

  16. Ward Emergency Cabinets

  17. Ward Emergency Cabinet ListDari Location Remarks Drug Name Route/ unit Entitlement

  18. Ward Emergency Cabinet ListDari • Located in each ward • Contents are specific to each ward • Contents are reviewed and approved by Pharmacy and Therapeutics Committee

  19. NMH Pharmacy SOP: Ward StockDari

  20. NMH Pharmacy SOP: Ward StockDari

  21. NMH Pharmacy SOP: Ward StockDari Twice Daily Verification:

  22. NMH Pharmacy SOP: Ward StockDari Re-stocking: • The Pharmacy must verify that the Ward can stock this medication

  23. NMH Pharmacy SOP: Ward StockDari Pharmacy Inspections:

  24. NMH Pharmacy Inspections

  25. Selecting Medications for OrderingDari • We have learned how medications are accounted for within the Pharmacy and on the Wards. • Requirements for inspection. • Now we need to learn how to determine when medications are required to be ordered.

  26. Selecting Medications for Ordering Dari • Definition of minimal re-order quantities • Methods used to determine minimal order quantities • Medical Material catalogue • Process for requesting Non-Active Stock List items

  27. Important Concepts in Minimal Re-order QuantitiesDari

  28. اصطلاحات ذخیره انتخابی Selective Stockage Terms • محاسبه دارایی خالص • دوره کنترول • مقدار تقاضا شده در دوره کنترول (QDCP) • هدف درخواست رسمی یا (RO) • سطح فعالیت • زمان انتقال سفارش • سطح محافظت 12. نکته سفارش مجدد 13. روزهای اکمال 14. سفارش مقدار اقتصادی • Net Assets Computation • Control Period • Quantity Demanded in Control Period (QDCP) • Requisitioning Objective (RO) • Operating Level (OL) • Order Ship Time (OST) • Safety Level (SL) • Reorder Point (ROP) • Days of Supply (DOS) • Economic Order Quantity (EOQ)

  29. محاسبه دارایی های خالص Net Assets (NA) Computation دارایی های خالص: مقدار خالص از دارایی موجود جمع تقاضای های وردی منفی مقدارهای خروجی. فقد ملاحظه سودمند به دارایی موجوده صورت گیرد. NA = OH + DI – DO Net Assets: The net quantity of on hand assets plus dues in requisition minus dues out quantities. Only consider serviceable on hand assets.

  30. مثال دارایی های خالص Net Assets (NA)Example اقلام موجوده فعلی = 50 مقدار دخولی = 30 مقدار خروجی= 15 برای اقلام فوق چقدر دارایی خالص وجود دارد؟ محاسبه گردد Current on hand balance of an item = 50 Dues in = 30 Dues out = 15 What is the NA for this item?

  31. حل مثال دارایی های خالص Net Assets (NA) Example Answer دارایی خالص= مقدار خالص ازدارایی موجود+تقاضای ورودی – مقدار خروجی دارایی خالص= 50 +30 – 15 دارایی خالص= 65 NA = OH + DI – DO NA = 50 + 30 – 15 NA = 65

  32. دوره کنترول Control Period • دوره کنترول: یک دوره زمانی برای جمع آوری تقاضاها جهت استفاده تعیین کیفیت اقلام برای ذخیره بر اساس تکرر تقاضا. • معمولاً 360 روز • Control Period: A time period during which demands are accumulated for use in determining items qualifying for stockage based on a demand frequency. • Usually 360 days.

  33. محاسبه مقدار تقاضا شده در دوره کنترول Computing the QDCP- Quantity Demanded During the Control Period اگر سابقه 12 ماه قابل دسترس نباشد، مقدار تقاضا 12 ماه ( 360 روز ) را محاسبه نمایید. {12را به شمار ماه های سابقه تقاضای فعلی تقسیم کنید. مجموعه اینرا با مقدارثبت شده در بلاک های خلاصه تقاضا ضرب کنید. مقدار تقاضا شده در دوره کنترول = (12تقسیم بر ماهای سابقه تقاضا) ضرب مقدار تقاضاشده. If 12 months of history is not available, calculate a 12 month (360 days) demand quantity. [Divide 12 by the number of months of actual demand history. Multiply this total by qty demanded recorded in the Demand Summary blocks] QDCP= (12 / # months demand history) x qty demanded

  34. مثال Example شش ماه از سابقه تقاضا ثبت شده است. در جریان این شش ماه مقدار مجموعی تقاضا 10 بوده است. پس مقدار تقاضا شده در دوره کنترول (QDCP) برای 12 ماه چی قدر است؟ QDCP= (12 / تعداد ماه های تقاضا شده سابقه) x مقدار تقاضا شده QDCP= (12 / 6) x 10 QDCP= (2) x 10 QDCP= 20 Six (6) months of demand history are recorded. In those 6 months, the total qty demanded was 10. What is the QDCP for 12 months? QDCP= (12 / # months demand history) x qty demanded QDCP= (12 / 6) x 10 QDCP= (2) x 10 QDCP= 20

  35. هدف درخواست رسمی Requisitioning Objective (RO) هدف درخواست رسمی: مقدار اعظمی یک قلم مواد ممکن در زمان مودر نظر قابل دسترس و یا قابل سفارش باشد. Requisitioning Objective: The maximum quantity of an item that may be on hand and/or on order at any given time.

  36. هدف درخواست رسمی (روزها) Requisitioning Objective RO (Days) شامل مجموعه از دیپوهای که توسط سطح فعالیت، زمان انتقال سفارش و درجه محافظت بیان میگردد، میباشد. RO (days) = OL + OSTL + SL هدف درخواست رسمی (روزها)= زمان انتقال سفارش+درجه محافظت+سطح فعالیت It consists of the sum of stocks represented by the operating level (OL), order ship time (OST), and safety level (SL). RO (days) = OL + OSTL + SL

  37. هدف درخواست رسمی (مقدار) Requisitioning Objective RO (quantity) هدف درخواست رسمی (مقدار)= مقدار تقاضا شده در دوره کنترول تقسیم بر 360 ضرب در هدف درخواست رسمی (روزها) RO (quantity)= QDCP/360 x RO (days)

  38. سطح فعالیت (OL) Operating Level (OL) سطح فعالیت: یک مقدار از مواد مورد نیاز جهت نگهداشت فعالیتها در فاصله زمانی بین رسید انتقال تجدید تدارکات و درخواست تسلیمی تجدید تدارکات باید ثابت نگهداشته شده که شامل سطح محافظت یا زمان انتقال سفارش نمی باشد. Operating Level: A quantity of materiel required to sustain operations in the interval between receipt of a replenishment shipment and submission of another replenishment requisition. Does not include the safety level or the order ship time.

  39. زمان انتقال سفارش (OST) Order Ship Time (OST) • زمان انتقال سفارش: عبارت از زمان دقیق سپری شده در روزهای بین تاریخ شروع تجدید تدارکات دیپو برای یک فعالیت خاص و زمان ثبت رسید توسط نمایندگی اکمالات در کتاب ثبت موجودی میباشد. • Order-Ship-Time: The actual time elapsing in days between the initiation date of stock replenishment action for a specific activity and the date of recording of the receipt by the Supply Agency onto the inventory record.

  40. سطح محافظت(SL) Safety Level (SL) سطح محافظت: عبارت از مقدار مواد قابل دسترس برای ثابت نگهداشتن فعالیتها معمولآ در زمان که مقدار تقاضا تغیرمینماید یا زمان انتقال سفارش نسبت به حد متوقع طولانی تر گردد، میباشد. این یک فکتور محافظتی قصدی قابل استفاده تجدید تدارکات دروخواستها در زمان ورود مواد میباشد. Safety Level: the quantity of stock on hand to sustain operations in the event the demand rate changes unusually or the OST becomes longer than expected. It is the safety factor intended to be used while replenishment requisitions are still due in. “Just in Case”

  41. نکات سفارش مجدد(ROP) Reorder Point (ROP) نکات سفارش مجدد: عبارت از نکته (مقدار) که یک درخواست تجدید تدارکات دیپو، برای حفظ تعین یا محاسبه قبلی درخواست مجدد، تسلیم میگردد، میباشد. Reorder Point: The point (quantity) at which a stock replenishment requisition is submitted to maintain the predetermined or calculated requisitioning objective.

  42. نکات سفارش مجددROP (روزها) Reorder Point ROP (Days) نکات سفارش مجدد(روزها)= زمان انتقال سفارش + سطح محافظت ROP (Days)= OST + SL

  43. نکات سفارش مجددROP (مقدار) Reorder Point ROP (Quantity) نکات سفارش مجدد(مقدار)= مقدار تقاضا شده در دوره کنترول تقسیم بر 360 ضرب هدف درخواست مجدد(روزها) ROP (Quantity)= QDCP/360 x RO (days)

  44. مثال Example شرایط : مقدار تقاضا شده در دوره کنترول 250، زمان انتقال سفارش 30 روز، سطح فعالیت 15 روز، و سطح محافظت 5 روز میباشد پس مقدار نکته سفارش مجدد را محاسبه نمایید. Situation: The quantity demanded in the control period is 250, the OST is 30 days, the operational level is 15 days, and the safety level is 5 days. Compute the ROP quantity.

  45. مثال نکته سفارش مجدد(روزها) Example ROP (days) ROP (days) = OST + SL = 30 + 5 ROP (days) = 35 days نکته سفارش مجدد(روزها)=زمان انتقال سفارش + سطح محافظت = 30 + 5 نکته سفارش مجدد(روزها)= 35 روز ROP = QDCP x ROP(days) 360

  46. مثال نکته سفارش مجدد (مقدار) Less than .5 round down; .5 or more round up! Example ROP (quantity) ROP = QDCP/360 x ROP (days) =250 x 35 360 = .69 x 35 = 24.15 ROP = 24 ROP = QDCP x ROP(days) 360

  47. جواباتاین به چی معنی است؟ Answers What Does This Mean? • زمان که دارایی خالص این اقلام به 24 یا پائینتر از آن تنزیل میبابد، شما باید این تفاوت را دوباره تنظیم نموده تا مقدار آن مجددآ الی 35 برسد.(درخواست رسمی) ROP= 24 When the Net Assets of this item falls to 24 or below you will have to reorder the difference to get the quantity back up to 35 (RO).

  48. مفهوم روزهای اکمالات (DOS) Days of Supply (DOS) Concept سطح ذخیره که جهت اکمال روزانه فعالیت های IMSA برای تعداد روزهای ارائه شده بدون درنظرداشت قیمت، سفارش ویا نگهداری ذخیره متذکره بنا نهاده شده باشد ضروری میباشد. سطوح ذخیره کردن به اساس سابقه تقاضای مشتری محاسبه میگردد. A stock level necessary to support daily IMSA operations for a given number of days is established without regard to cost to order or hold that stock. The stockage levels are computed based on historical customer demands

  49. روزهای اکمالات (DOS) Days of Supply (DOS) روزهای اکمالات: پالیسی که اقلام ذخیره شده به اساس تعداد دقیق روزهای اکمالات ذخیره شده وبرای ثابت نگهداشتن فعالیت های جاری ممکن قابل دسترس ویا قابل سفارش باشد. Days of Supplies: A policy by which items are stocked based on a fixed amount of days of supply which may be on hand or on order to sustain current operations.

  50. روزهای اکمالات (DOS) Days of Supply (DOS) روزهای اکمالات استفاده میگردد برای: • اقلامی که شدیداً کمبود است • اقلامی که استفاده موسمی دارد • اقلامی که اولویت دارد • اقلامی که عمر ذخیره آنها کمتر از یک سال باشد. • Use Days of Supply for: • Items critically short • Seasonally used items • Highly perishable items • Items with a shelf life less than 1 year

More Related