Réalisation d’un portail web dynamique

1. Réalisation d’un portail web dynamique Hervé Szymczak IBMH C.L.C. Oscar LAMBRET LILLE. Didier GEORGIN IBMH C.H. Jean MONNET EPINAL UTC/MMQ 02 Novembre 2009

2. Programme de la journée • Matin: - Création d’un site communautaire (du concept à la réalisation) - Notions de portail, PHP, MySQL • Après-midi: - Réalisation d’un site web dynamique

3. Création d’un site communautaire Hervé Szymczak IBMH C.L.C. Oscar LAMBRET LILLE. Didier GEORGIN IBMH C.H. Jean MONNET EPINAL UTC/MMQ 2 Novembre 2009

4. Mise à jour Promotion Finalisation Mise en ligne Maquette prototype Conception Validation Planification Etude préalable Introduction Objectif : créer un site web Etapes Création Exploitation

5. Etude préalable (Définition du besoin) • Constat des ressources actuelles sur Internet : • Forums inactifs. • Associations trop séparées (Ingénieurs / Techniciens). • Peu d’échange. • Manque d’une réelle communauté. • Demandes des utilisateurs potentiels : • Site ouvert aux ingénieurs, techniciens, étudiants et sociétés. • Echange de fichiers, informations, documents. • Base de données biomédicales. • Forums actifs. • Annuaires professionnels.

6. Etude préalable (Ressources) • Ressources nécessaires (Création et exploitation) : • Temps disponible pour l’animation du site. • Nombre de personnes motivées. • Coûts éventuels liés au développement du site. • Nécessité de connaissance en programmation. • Evolutivité possible : • Ajout de fonctionnalités (modules supplémentaires etc…) • Long terme ? • Evaluation difficile de l’intérêt et de la charge de travail future.

7. Etude préalable (Propositions) • Développement prévu d’un espace d’échange : • Gestion de contenus collaboratifs • - Forum. • - Echange de fichiers. • - Base de données de liens. • - Articles. • - Calendrier. • - Annuaires. • Gestion des informations • - News. • - Newsletter. • - Contact. • - Moteur de Recherche. • Gestion des connexions • - Profil et identification des membres. • - Administration.

8. Etude préalable (Outils disponibles) • Description des différents types d’outil et intérêt du portail : • HTML : création d’une page statique. • Blog : Permet de poster des nouvelles, des informations. Gérable par une seule personne. Interactivité faible (une seule personne peut publier). • WIKI : Permet d’organiser une base de connaissances. Gérable par une ou plusieurs personnes. Interactivité plus forte (tout le monde peut publier). • CMS / Portail : Permet de gérer des documents, photos, forums, etc… Administrable par une ou plusieurs personnes. Interactivité forte (tout le monde peut publier ou déposer des documents). Gestion plus fine des droits utilisateurs.

9. Etude préalable (Outils disponibles) Il faut donc choisir son outil en fonction du but recherché, sachant que pour chaque catégorie, il existe des logiciels plus ou moins complexes. Concernant le portail, il faut le choisir judicieusement en prenant celui : • Qui aura juste les fonctionnalités dont on a besoin • (évitez de prendre le CMS le plus complexe). • Qui pourra, si besoin est, être facilement modifié et complété par • nos propres développements. • (évitez les CMS dont le code source est mal documenté ou • qui sont difficiles à customiser).

10. Réalisation • Choix du portail KWSPHP : • Simplicité d’utilisation et de configuration. • Possibilité de pouvoir créer des groupes privés. • Gestion des membres par validation de l’administrateur. • Toutes les fonctionnalités nécessaires sont présentes. • Possibilité de créer un forum. • Utilisation du principe de validation pour tout dépôt de documents. • (news, articles, documents etc…)

11. Planification • Elle est décomposée en 4 grandes phases: • Phase 1 : durée 1 mois pour la création et la prise en main en local du site. • Phase 2 : durée 2 mois pour des tests en ligne (site confidentiel). • Phase 3 : mise en ligne officielle, lancement, référencement et animation du site. • Phase 4 : bilan à 6 mois d’existence du site avec analyse de l’intérêt et de la viabilité de celui-ci.

12. Validation • Validation finale par l ’équipe créatrice du site des fonctionnalités disponibles sur le portail retenu : • Par des tests approfondis des différentes fonctionnalités (forum, messagerie, téléchargement). • L’ajout de rubriques, news, articles afin de vérifier les cycles de validation et de maîtriser l’outil. • Entraînement afin de prendre en main la manipulation du portail. • Utilisation du sondage pour la validation des dates planifiées de progression et de lancement du site.

13. Conception (1/2) • Mise en route du portail : • Création et test des fonctionnalités du portail en local sur un PC. (Octobre 2004) • - Prise en main des diverses fonctions du portail (administrations, fonctionnalités etc…) • - Recherche et création d’une identité. • - Naissance de Biomed Café. • - Lancement des premières séries de tests pour vérifier la mise en forme du site, les aspects de sécurité et de validation des inscriptions.

14. Conception (2/2) • Créations des pages principales (accueil, forum, etc…). • Uniformisation et validation des pages par les membres fondateurs du sites et de l’emplacement des modules pour accroître la lisibilité des pages. • Finalisation et personnalisation des différents modules (FAQ, aide en ligne, règles de fonctionnement du site à l’attention des membres). • Personnalisation des messages par défaut envoyés par le portail (signalement d’une news, newsletter, message à l’attention des membres qui l’on demandé). • Mise en forme finale et positionnement des modules sur la page pour optimiser la lisibilité des informations. • Chaînage des pages afin de structurer le contenu.

15. Maquette Octobre 2004 Maquette prototype Voir pour présenter peut être si en archive une première image du site Description des premiers éléments mis sur le site MAQUETTE

16. Site transitoire

17. Site actuel

18. Mise en ligne (1/3) • Hébergement gratuit (Lycos) dans un premier temps : Pour tester la viabilité du site et l’intérêt suscité chez les membres. • Avantages : • - Gratuité • - Possibilité de gestion PHP/ MySQL • Inconvénients : • - Publicité • - Espace limité (50Mo)

19. Mise en ligne (2/3) • Hébergement payant ensuite (Celeonet) : • Avantages : • - Pas de publicité • - Possibilité de gestion PHP/MySQL • - Nom de domaine inclus • - Disponibilité du serveur • - Possibilité de sauvegarde automatique • - Utilisateurs FTP multiples, Bases de données illimitées • - Fournitures d’informations statistiques sur la fréquentation du site. • Inconvénients : • - Léger coût • 45 € / an pour 300 Mo (1 an) • 90 € / an pour 800 Mo (1 an)

20. Mise en ligne (3/3) Phase de test (Novembre 2004 à Janvier 2005) • Mise en ligne du portail, de façon confidentielle pour test. • Mise en place de sondages pour l’évaluation des fonctions par les participants. • Mise en ligne des modules nécessaires (Téléchargement, Newsletter, Forums, etc..) • Validation du fonctionnement général, débogage. • Vérification de la sécurisation et des possibilités de mise à jour en ligne du site. • Mise en place de toutes les aides utilisateurs (règles du forum, FAQ, messages d’accueils, mail pour newsletter).

21. Finalisation Création d’un groupe privé de gestion du site permettant d’avoir : • Un suivi des projets en cours, • De discuter des intérêts des différentes fonctions à ajouter et de la structure de celles-ci, • Nous permettre de nous concerter afin de décider d’une réponse unanime de la part des modérateurs aux multiples sollicitations des membres, • Signalement de bug éventuel pour suivi et correction, • Achever la réflexion sur les différents modules en cours de finalisation. Lancement officiel du site (Février 2005). • Début du référencement.

22. Promotion / référencement (1/2) Définitions : Le référencement est l'ensemble des techniques qui permettent d'inscrire un site dans les moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le référencement est souvent associé avec le positionnement qui, quant à lui, représente plus l'art d'optimiser la place du site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. • Les différentes étapes sont : • Analyse de la cible • Choix des mots-clé, non seulement pour les métadonnées, mais aussi pour les intégrer lors de la rédaction des contenus. • Mise en valeur du contenu, veiller à son accessibilité (moteur de recherche interne, faq, règle de fonctionnement, bibliothèque, aide multiple, dictionnaire avec liste des abréviations courantes).

23. Promotion / référencement (2/2) Puis le référencement proprement dit par l’inscription sur: • Différents moteurs de recherche. (google, yahoo, etc…) • Des sites spécialisés médicaux et biomédicaux (www.utc.fr/~farges ,etc…) • Des annuaires divers et spécialisés (webrank, weborama, ousurfer.com, etc…) Le référencement doit être actualisé régulièrement afin de maintenir le positionnement du site dans les moteurs de recherche. Ce travail nous a cependant permis d’internationaliser le site avec l’inscription de membres francophones d’autre pays (Canada, Maroc, Tunisie etc…). Mais on reste convaincu que le meilleur des référencements reste surtout le bouche à oreille et la pertinence des informations permettant de susciter l’intérêt des membres afin de leur donner envie de revenir.

24. Bilan à 6 mois (1/2) Le site est-il viable? • Intérêt certain, pour les membres, de l’utilité du site. (confirmé par plusieurs sondages) • Augmentation constante : • - du nombre d’inscrits par mois. • - du nombre de sujets et de posts. • - du nombre de connexions journalières. • - du nombre de visiteurs passant de 1 500 visiteurs / mois en février à plus de 4 300 visiteurs / mois en Juin. • - du nombre de pages vues passant de 13 000 pages vues / mois en février à plus de 35 000 pages vues / mois en Juin. • Participation active de plusieurs membres • par l’apport de fichiers.

25. Bilan à 6 mois (2/2) Nouvelles orientations prises suite à la pérennisation du site : • Passage sur un hébergement payant sans publicité. • Création d’une réelle identité avec nom de domaine. • Technologies-biomedicales.com • permettant de donner un caractère professionnel tout en conservant la convivialité et la simplicité de biomed café. • Déclaration à la CNIL du site afin d’être en accord avec la réglementation sur l’informatique et les libertés.

26. Evolutions - Mises à jour (1/3) • Ajout de fonctionnalités : • Plan du site. • Groupes de travail. • Bibliothèque. • Agenda. • Thèmes modifiant l’apparence du site. • Dictionnaire. • Espace annonces. • Annuaire des sociétés. • Galerie photos.

27. Evolutions - Mises à jour (2/3) Création d’un espace hospitalier privé : • Annuaire des membres hospitaliers. • Des forums privés pour le respect d’échanges plus confidentiels (prix, critiques etc…). • Liste des pannes par modèle d’équipement. • Liste des équipements / membre pour un contact ciblé sur un modèle. • Indicateurs comparatifs

28. Evolutions - Mises à jour (3/3) • Dynamique du site : • Envoi de newsletter, rédaction de news afin d’informer les membres des nouvelles fonctionnalités et modifications du portail. • Modération du forum (médiateur, animateur). • Propositions régulières de nouvelles fonctionnalités. • Tous ces éléments permettent de montrer le dynamisme du site. • Adaptation de l’hébergeur en fonction des besoins du site : • Adaptation de la capacité de stockage : 800 Mo, • Bande passante d’accès, etc… • Maintenance : • Sauvegarde automatique. • Mises à jour des versions. • Correction de bug.

29. Bilans et améliorations (1/2) • Objectifs prévus atteints ? • Plus de 4400 membres. • Plus de 600 à 1 000 visites par jour. • Plus de 310 fichiers en téléchargement proposés par les membres. • Forum actif : ~ 4400 sujets avec ~ 27000 réponses. • Points faibles : peu de participation des membres à la réalisation d’articles ou de fiches techniques. • Portail adéquat ? • Toutes les fonctions nécessaires ont été mises en ligne avec ce portail. • Migration réalisée vers une nouvelle version du portail plus stable, plus rapide, plus sécurisée (KWSPHP au lieu de PWSPHP).

30. Bilans et améliorations (2/2) Nom de domaine pertinent ? www.technologies-biomedicales.com Double identité intéressante permettant d’allier le côté professionnel avec technologies-biomedicales et le côté convivial avec Biomed café. • Améliorations • Finalisation de l’harmonisation des pages du site. • Etoffer l’équipe (16 pers au démarrage, 3 après quelques semaines de fonctionnement). • Développer la participation qui n’est pas au niveau attendu (22 articles, 310 fichiers pour 4400 membres, 35 donateurs de fichiers).

31. Pré requis d’une réussite. • Avoir une bonne ‘étude de faisabilité’ au démarrage (étude de marché, benchmarking, définir précisément les fonctions souhaitées). • Détermination de l’identité du site. • Déterminer les livrables de votre projet (objectifs à atteindre). • Jalonner votre parcours (test, validation, mise en ligne, etc…). • Créer une équipe d’administration, modération, rédaction, communication afin de s’affranchir de la délégation de tâches. • Avoir une disponibilité suffisante pour le suivi du projet (mises à jour régulières, gestion quotidienne).