Zajednice prakse (ZP) – Communities of Practice (CoP)

1. CROinfo2008 Discovery Shop“Znanje, učenje i inovativnost – ljudski potencijali i poslovna uspješnost”Zagreb, 16. i 17. listopada 2008. Tibor Tóth tibor.toth@hotmail.com Hrvatsko informacijsko i dokumentacijsko društvo – HID Zagreb Zajednice prakse (ZP) –Communities of Practice (CoP)

2. Pitanja: • Kako ljudi mogu najbrže naučiti nove vještine? • Kako se može iskoristiti tacitno znanje zaposlenih unutar neke organizacije? • Dio odgovora je u “zajednicama prakse” – “Communities of Practice” • Zajednice prakse su važan dio KM projekata i KM života CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

3. Zajednice prakse Koncepcija "zajednice prakse" podržavapromišljanje po kojem je učenje društveno iskustvo. Mi, ljudska bića, najbolje učimo u odnosu skolegama s kojima dijelimo zajedničku praksu. Sami se organiziramo u zajednice s ljudima kojiimaju znanje i vještine potrebne nama samima.” http://www.quantum21.net/slike/src/2006/08/31/01_06_Clanak_Margaret_Wheatley.pdf CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 3

4. Zajednice prakse Sposobne su rušiti strukturne, kulturne, stručne i geografske barijere CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 4

5. Pojam: “Zajednice prakse” Antropolozi Jean Lave i Etienne Wenger su najzaslužniji za razvoj teorije o Zajednicama prakse http://en.wikipedia.org/wiki/Communities_of_Practice http://www.ewenger.com/ http://en.wikipedia.org/wiki/Jean_Lave Njihove knjige na www.amazon.com CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

6. Naziv: “Zajednice prakse” Communities of Practice – CoP U Hrvatskoj već ustaljeno “zajednice prakse” U Mađarskoj koriste termin “Stručne zajednice” János Tomka: “A szakmai közösségek (Communities of Practice) hozzájárulása a szervezeti együttműködés fejlesztéséhez”. Disertacija, Tehnički i ekonomski fakultet, Budapest 2005. http://kgt.bme.hu/doktori/phds/tomka_j.pdf Prevedeni naslov: “Doprinos stručnih zajednica razvoju organizacijske suradnje”. Tabelarni prikazi na sledećim slikama su uzeti i prevedeni iz te disertacije s dozvolom autora. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 6

7. Elementi zajednice prakse • Zajednica ljudi koji rade na sličnimprocesima ili u sličnim disciplinama (strukama), • Sastaju se osobno ili virtualno, kako bi razvijali i dijelili svoje znanje iz nekog područja u vlastitu korist, ali i korist organizacije u kojoj rade, da bi svi skupa lakše „preživjeli“. • Članovi međusobno uče, jedni od drugih. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 7

8. Uloga elemenata ZP CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

9. Zajednice prakse Male ili velike Kratkog života ili dugotrajne Čanovi žive i rade prostorno blizu ili udaljeno Sastav je homogen ili heterogen Članovi unutar organizacijske jedinice ili “prekogranično” Nastaju spontano ili namjerno Nepropoznate, gusarske, legitimne, potpomognute i institucionalizirane CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 9

10. Zajednice prakse: tipovi CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

11. Usporedba s drugim “zajednicama” CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

12. Usporedba s drugim “zajednicama” CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 12

13. Dileme faze razvoja ZP CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

14. Dileme faze razvoja ZP CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 14

15. Vrijednosti ZP za organizaciju CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

16. Vrijednosti ZP za pojedinca CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

17. Opći motivatori za rad u ZP • osjećaj sigurnosti • smanjeni nadzor • dobar odnos sa “šefom” • mogućnost učenja • mogućnost iznošenja stavova • iskrena komunikacija • izazovni posao • dobri radni uvjeti • primjerena plaća dostatna za život • moralno priznanje • itd. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 17

18. Specijalni motivatori • RECIPROCITET: pomoći ću (uz svu zauzetost poslom) kolegi, ako se nadam da i on raspolaže spoznajama koje ću možda i ja trebati • STRUČNO IME/SLAVA: idealna vrijednost koja može donositi realne rezultate (siguran posao, napredovanje, kompanijski “guru”) • ALTRUIZAM: baziran na ljubavi prema struci, na urođenoj, prirodnoj želji da se pomogne ili bazirano na vjeri da se maksimalno služi kompaniji CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

19. Specijalni demotivatori • Dominacija sujetnih “zvijezda” • Traženje pomoći kada i ne treba (zloraba vremena onih koji iskreno žele pomoći) • (protiv takvih potreban etički kodeks) CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 19

20. Zajednice prakse • Nisu nove oganizacijske forme, mogu se prepoznati npr. u: • prazajednicama • srednjovjekovnim cehovima • znanstvenim i stručnim društvima (učena društva) CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

21. Zajednice prakse • Članstvo dobrovoljno – samoorganizirajuća zajednica • Ljude povezuje određeni interes kada se pridružuju nekoj zajednici • Ista osoba može biti član i više zajednica • Obaveze članova obično u nepisanim pravilima • Broj članova vrlo različit • Malen broj vrlo aktivnih, prema periferiji su manje aktivni • Regrutiraju se iz različitih organizacijskih jedinica neke veće organizacije, preko zidova odjela • Mogu imati članove i izvan organizacije • Životni vijek neodređen (od vrlo kratkog do niza godina) CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

22. Funkcije unutar ZP • Koordinator vodi, koordinira rad zajednice • nikako nije manager • bira se među članovima ili se nameće prirodno • obično duljina mandata nije utvrđena • značajno pospješuje aktivnosti, ali može i umrtviti (smijeniti!) • značajno vrijeme potrebno za vođenje, moderiranje, koordiniranje, • Facilitator(i) potpomažu interakcije među članovima • Specijalni knjižničar ili manager znanjaupravlja resursima explicitnog znanja zajednice CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

23. Zajednice prakse Obično imaju: • Vlastite procedure • Vlastita (često nepisana) pravila • Vlastiti rituali • Vlastiti, specifični jezik, žargon Razvijaju: • Praksu, zbog čega postoji ZP • Samu zajednicu prakse CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

24. Motivacija Članovi moraju imati motivaciju za učlanjenje, moraju naći motiv za dijeljenje svog znanja s ostalim članovima CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

25. Motivacija članova • Smatraju da je njihovo znanje opće dobro i pripada cijeloj organizaciji. • Smatraju svojom moralnom obvezom svoje znanje podijeliti s kolegama unutar organizacije i/ili sa svojim kolegama iz iste profesionalne grupacije npr. inženjerska grupacija. • Računaju i na reciprocitet, nekad dajem, nekad dobivam. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

26. Motivacija članova Smatraju da dijeljenjem svog znanja lakše izbore službeni ili neformali status eksperta unutar organizacije (želja za priznanjem). To jest sebičan, ali legitiman stav. Smatraju (starije osobe, eksperti) da su u životu već nešto postigli i vrijeme je da nešto počnu vraćati zajednici dijeljenjem svog ekspertnog znanja na taj način mentorirajući i novozaposlene (altruisti). Smatraju da je dobro pripadati nekoj zajednici, osjećaj sigurnosti. Stariji, iskusnije osobe obično su motiviranije nego mlađe. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 26

27. Demotivacija, neki smatraju: • Da je znanje privatna imovina njih samih i njihova kompetitivna prednost. • Da će dijeljenjem znanja izgubiti postojeću moć ( znanje = moć). • Da će (expert) izgubiti svoju (privatnu) borbu sa svojim konkurentom unutar kompanije. • Da njihovo znanje (odgovor na postavljen upit) možda nije dovoljno relevantno, precizno, ispravno i kvalitetno, pa rađe šute, da se ne bi slučajno blamirali pred kolegama. • Da su tek nedavno stigli u organizaciju, pa se plaše javljati svojim odgovorima. Nisu sigurni imaju li pravo „već“ dijeliti svoje savjete, naročito javno. • Strah od managera CoP, hoće li propustiti odgovor. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

28. Demotivacija, neki smatraju: • Da moraju primijeniti autocenzuru zbog postojećih sigurnosnig propisa, da ne bi odali neke tajne nepozvanima. • Da će postavljanjem upita otkriti svoje neznanje. • Prevelika opterećenost svojim poslom, nema vremena “pomoći” drugima. • Nije plaćen za pomoć drugima. • Ne dobiva nikakvo priznanje za djelenje svog znanja. • Opekao se par puta, nisu cjenili njezino/njegovo znanje. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

29. Kako inicirati ZP? • Obično nastaju prirodno. • Organizirati odozgo nije pametno. • Organizacija radionice ili sastanka, gdje se ljudi prepoznaju i međusobno upoznaju, može rezultirati formiranjem ZP. • Predstavljanje neke postojeće ZP daje ideju drugima, da se i oni samoorganiziraju. • Publiciranje (na Intranetu) postojećih ZP u organizaciji, s opisom polja interesa pojedinih i imenima koordinatora. • Postojanje dobrih “blue pages” zaposlenih, sa profesionalnim detaljima. Inicijatori tu mogu naći potencijalne članove CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

30. Matična organizacija • Treba podržavati, ali nikako ne nametati formiranje takvih zajednica • Motivirati, stimulirati zaposlenike za uključivanje s materijalnim i nematerijalnim nagradama • Potrebno je osigurati i sredstva za rad ali i vrijeme • Najviše vremena i i sredstava osigurati koordinatoru • Osigurati da se članovi barem jednom godišnje sastanu uživo (vrijeme i prostor), ako se to ne dogodi zajednica može odumrijeti CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

31. Matična organizacija • Imati i održavati javni popis ZP - svi moraju znati gdje se mogu priključiti (nisu tajna društva) • Uvijek će postojati i neformalne, nevidljive zajednice • Ne smije se upravljati s njima, jer tada zajednica pruža otpor i nestaje s vidika (zapravo ne nestaje, ali postaje sasvim nevidljiva za organizaciju i manje korisna) • Osigurati IT podršku, prvenstveno kolaboracijske alate • Izbalansirati odnos među timovima i ZP • Izbalansirati odnos među menagerima i ekspertima CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

32. Matična organizacija • Osigurati i razvijati kulturu dijeljenja znanja • Osigurati “kulturu” uključivanja pridošlica (starosjedioci naspram “dotepenaca”) • Osigurati visok stupanj povjerenja među suradnicima (reorganizacije i promjene u hijerarhiji to često miniraju) • Osigurati i podržati međuodjelnu prohodnost • Ubijediti ljude da se dijeljem znanja, njihovo znanje ne cijepa kao kruh, njima i dalje ostaje CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

33. Pozitivno utječe na rad ZP • Podrška top manadžera • Participativni demokratski stil rukovođenja • Vodeći tim koji je sposoban i voljan učiti • Jaka HR kultura • Kult znanja u organizaciji • Postoje prava, odgovornosti i poštovanje • Mobilizirajuća slika budućnosti • Transparentna i prohodna organizacijska struktura • Sustav za mjerenje učinka • ICT potpora CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

34. Negativno utječe na rad ZP • Nepostojanje pojedinačnih i grupnih kompetencija manadžera nužnih za učenje • Nepostojanje HR kulture • Autoritativni stil upravljanja • Nesigurna slika budućnosti • Kratkoročni imperativni učinak • Kruta hijerarhijska struktura • Nepostojanje odgovarajuća ICT potpore CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

35. Uloga informacijske komunikacijske tehnologije • nekada nije bila potrebna kad su članovi ZP bili fizički međusobno vrlo blizu, • Razmjena znanja na mjestima okupljanja (kafići, restorani, pušione, i sl) • Ad hoc sastanci samo nekolicine članova • Organizirani sastanak svih članova – barem godišnje • Pisma, telefoni, faks CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

36. Uloga informacijske komunikacijske tehnologije Danas bez ICT ne ide, ne samo što su članovi dislocirani • ICT alati poboljšavaju modalitete suradnje Zajednice prakse koriste iste suvremene alate, koje koristi organizacija i za druge namjene Prvenstveno koriste kolaboracijske alate, ali i ostale za pohranu svojih grupnih informacija, dokumenata CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

37. Uloga informacijske komunikacijske tehnologije Nabavljeni alati: • trebaju biti jednostavni za korištenje • olakšati suradnju, ne zagorčati život • marketirani unutar organizacije • postojanje IT pomoć pri započinjanju rada CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 37

38. Kolaboracijski alati Groupware je kategorija softvera namenjenogpodržavanju rada grupa i timova tako i zajednice prakse Groupware platforma obezbežuje opću podrškuza prikupljanje, organizovanje i deljenjeinformacija i znanja unutar (distribuiranih) kolektiva ljudi CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

39. Kolaboracijski alati Primeri groupware aplikacija: - e-pošta - elektronske diskusijske grupe, forumi - sistemi podrške grupi - softver za konferecije - grupni kalendari - workflou automacija - desktop videokonferencije i sl. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 39

40. Savjeti • pokušajte osnovati zajednicu prakse za svoje područje u vašoj sredini • kao manager podržiti formiranje i život raznih zajednica prakse • uključite se u za vas relevantne (ako ste manager, tamo ne morate biti na čelu) • ne očekivati odmah spektakularne rezultate • ICT alati su nužni i neophodni za KM, ali i za zajednice prakse, no nisu zamjena za njih. CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 40

41. ZP: korist • Vrijedna snaga za razvoj, razmjenu i upravljanje specifičnim znanjima • Sprečavanje ponovno otkrivanja već poznatog (točak), • Fleksibilniji od klasičnih organizacijskih jedinica • Stvaraju novo znanje kao odgovor na nove probleme i izazove • Rano upozoravaju na potencijalne opasnosti i mogućnosti • Pospešuju promjenu kulture sredine, kreirajući kulturu dijeljenja znanja CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.

42. ZP: korist • Učesnici dele informacije i savjete • Učesnici pomažu jedni drugima u rješavanju problema • Učesnici izazivaju na razmišljanje i podržavaju jedni druge • Inovacija, veća verovatnoća da će se probati novi pristupi i nova rešenja • Razvijanje jedinstvene perspektive o temi, kao i razvijanje kolektivne baze znanja, praksi i pristupa CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008. 42