Bagian surat Dinas

1. BagiansuratDinas Oleh : Jumadi SMP N 1 BOJONG PEKALONGAN

2. Pengertian • Surat resmi: bentuk dan bahasanya standar/sesuai kaidah • Surat pribadi: bentuk dan bahasanya manasuka • Surat resmi yang berisi masalah kedinasan

3. Bagian surat resmi • Kepala surat • Nomor • Tanggal • Lampiran • Perihal • Alamat • Salam pembuka • Isi surat • Salam penutup • pengirim • tembusan • inisial

4. Kepala surat • Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri lembaga/instansi. Dalam kepala surat dicantumkan (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon. Dalam penulisan kepala surat hendaknya dihindarkan singkatan dan disusun secara efisien. Penulisan huruf kapital semua kecuali pada alamat

5. Nomor surat • Nomor surat berguna untuk memudahkan pengarsipan, memudahkan pencarian, mengetahui jumlah surat keluar, dan dapat digunakan sebagai bahan rujukan surat berikutnya. Nomor surat biasanya terdiri atas nomor urut, kode surat, angka bulan, dan angka tahun.

6. Tanggal surat • Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat tidak diperlukan jika sudah ada dalam kepala surat • Contoh : Bojong, 1 April 2010

7. lampiran • Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampran berguna bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan. Penulisan lampiran diawali dengan huruf kapital, diakhiri tanda titik dua. Pencantuman jumlah lampiran tidak digabung antara angka dan huruf. Jika tidak ada lampiran tidak perlu ditulis lampiran

8. hal • Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Cara penulisannya haruslah dengan singkat, jelas, dan menarik, berwujud kata atau frase, bukan kalimat, dan diawali dengan huruf kapital

9. alamat • Alamat surat ada dua macam, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar berada di amplop, sedangkan alamat didalam berada di surat yang dimaksud. • a. Alamat luar penulisan menggunakan kata ”Kepada”, • b. Alamat dalam penulisan tanpa menggunakan kata “Kepada”

10. Salam pembuka • Salam pembuka berfungsi untuk menghormati penerima surat. Ada beberapa bentuk salam pembuka, antara lain Dengan hormat, Assalamualaikum Wr. Wb. Salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma

11. Isi surat • Isi surat terdiri atas bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Paragraf bagian pembuka berisi pengantar surat, bagian inti berisi informasi yang ingin disampaikan, dan bagian penutup berisi simpulan, saran, atau ucapan terima kasih.

12. Salam penutup • Salam penutup yang sering digunakan adalah Hormat kami, Hormat saya, Salam takzim, dan Wassalam. Yang perlu diperhatikan di sini adalah penulisan salam penutup diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

13. Pengirim surat • Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyampaian surat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah: • disertai identitas diri yang jelas, • nama pengirim tidak digarisbawahi, • pada akhir nama pengirim tidak perlu ditandai dengan titik • penulisan NIP tidak perlu diakhiri tanda titik, dan deretan angkanya tidak perlu dipisah tiga-tiga

14. tembusan • Tembusan berisi daftar nama atau jabatan yang dianggap perlu mengetahui isi surat selain alamat tujuan. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tembusan adalah: • huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital, • kata tembusan tidak perlu digarisbawahi tetapi diakhiri dengan tanda titik dua (:), • Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan, cukup nama atau jabatan dan kantornya, dan • kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan

15. inisial • Inisial biasanya berupa singkatan atau kode dari pengnsep atau penulis surat. berfunsi secara intern, yaitu untuk mengetahui siapa penulis srat yang dimaksud.