Outils pour l’optimisation des acquisitions

1. 23 Juin 2009 Outils pour l’optimisation des acquisitions Chantal Chrétien Responsable du service Suivi des fonds Documentaires Magali Colin Chef de Projet « Statistiques d’utilisation » Sophie Petitjean Responsable du service Négociations Portails RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

2. Aide à la décision pour les acquisitions papier FONDS INIST Méthodologie d’aide à la décision pour la sélection des titres à chaque campagne RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

3. Aide à la décision pour les acquisitions papier FONDS INIST - CNRS RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

4. Aide à la décision pour les acquisitions papier OBJECTIFS • Proposer une méthode d’aide à la décision pour la détermination du fonds de l’INIST : - Tenir compte des spécificités et des contraintes propres à ces départements - Obtenir une méthode utilisable à chaque campagne - Pouvoir évoluer vers une automatisation • Proposer des scénarii d’abonnements en fonction des évolutions du taux de change, des tarifs éditeur RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

5. Aide à la décision pour les acquisitions papier • Elaboration de la méthode • Détermination des domaines à traiter : • Macro-domaines INIST • Le premier macro-domaine détermine le domaine scientifique • Paramètres à prendre : • - 3 paramètres quantitatifs (Prix Editeur, Coût, Facteur d’impact) • - 3 paramètres qualitatifs (Localisation (dans les bibliothèques de recours), Répartition géographique (Pays d’édition), Analysé/Non analysé) • Choix d’une méthode statistique : • La méthode du Box Plot ou boîte à moustaches RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

6. Aide à la décision pour les acquisitions papier La boite à moustaches : exemple RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

7. Aide à la décision pour les acquisitions papier • Paramètres de la méthode • Prix Editeur « individuel » • Coût = 9xFDP – Prix Editeur « individuel » • coût ≥ Q75 = « 1 » ; Q25 ≤ coût < Q75 = « 0 » ; coût < Q25 = « -1 » • Localisation (dans les bibliothèques de recours) : Sans localisation = « 1 » ; Etranger = « 0 » ; SUDOC ayant une FDP supérieure à Q75 = « 1 » ; SUDOC ayant une FDP comprise entre Q25 et Q75 = « 0 » ; SUDOC ayant une FDP inférieure à Q25 = « -1 » • Facteur d’impact : titres sans facteur d’impact = « -1 » • Répartition géographique : Europe = « 0,65 » ; Amérique = « 0,3 » ; Asie = « 0,04 » ; Afrique/Océanie = « 0,01 » • Analysé/Non analysé : ANA = « 0,5 » ; NAN/Sans = « -0,5 » RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

8. Aide à la décision pour les acquisitions papier • Détermination du point de référence : le périodique idéal • Gratuit • Coût le plus élevé • Sans localisation • Plus fort FI du domaine • Européen • Analysé • => Titre idéal : Vidéal = (0;1;1;1;1;1/2) • Détermination de la distance entre chaque titre et le titre idéal • d = √(p2+(fi-1/2)2+(fdp-1/2)2+(geo-1/2)2+(ana-1/2)2) • Statistique sur les distances • Box Plot des distances • Distance « limite » : Q75 (début de la moustache supérieure) RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

9. Aide à la décision pour les acquisitions papier RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

10. Production de statistiques locales RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

11. Les portails Biblio Des indicateurs pour les consultations des portails RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

12. Statistiques d’Usage Objectifs • Connaître l'utilisation des ressources • Optimiser les acquisitions Existant Les statistiques éditeurs • Récupération mensuelle des chiffres éditeurs (sur leur site via une identification) Projet Les statistiques locales • Données riches et homogènes • Pour tous les éditeurs • Rapidité de mise à disposition • Liens avec les laboratoires utilisateurs RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

13. Plateforme éditeur Plateforme éditeur Plateforme éditeur Portail BiblioXXXX Plateforme éditeur Utilisateurs Identification communauté CNRS Identification INIST Fichiers de journalisation = LOG Accès au portail BiblioXXX RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

14. Fichiers journaux Une ligne pour chaque transaction entre un navigateur (utilisateur) et le serveur (plateforme éditeur)‏ http://www.sciencemag.org:80/cgi/reprint/317/5844/1534.pdf Informations exploitables Date AMontsouris-156-1-97-191.w83-202.abo.wanadoo.fr - SDVIFR89 [02/Oct/2007:00:11:13 +0100] " GET http://www.sciencemag.org:80/cgi/reprint/317/5844/1534.pdf HTTP/1.1" 200289654 Transaction demandée RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

15. Un archivages des fichiers journaux Une base de données pour stocker et centraliser les informations (consultations, utilisateurs, catalogue)‏ Des procédures d'alimentation de la base de données Un accès direct à la base de données pour les statisticiens Accès ODBC Interface d'accès web Choix RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

16. Schéma d’alimentation Logs Identifiant : IDrevrec ou IDlabo Ayants Droit Tarifs Fichiers Excel Editeur Unité ISSN Titre Adresse Revues Labintel Nb Chercheurs Type Biblio ERM DR Plateforme D.Sci. Date publication Section Date collection Langues Macro domaines RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

17. Identification des utilisateurs Transactions datées Traitements particuliers Résultats vérifiés Détection des anomalies Spécificité des statistiques locales RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

18. Revues payantes des portails PDF et HTML Hors consultations du personnel de l’INIST Montant des abonnements Coût des consultations Champs d’application RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

19. Pas de millésime Certains éditeurs non reconnus Pas de statistiques sur l’utilisateur final Contraintes et limites RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

20. Quelques chiffres – BiblioVie et BiblioSHS En 2007, 80% des consultations proviennent de : 295490 Titres 8% 10% des titres disponibles 1216 Domaines scientifiques 10% 13% des domaines disponibles 14492 Laboratoires 28% 24% des laboratoires ayant droits RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

21. Perspectives En cours • Tableaux de bord : BiblioVie 2008, BiblioSHS 2008 • Evolution de Bibliovie et BiblioSHS 2007/2008 • Création d’une interface d’automatisation du chargement des tables externes • Intégration des statistiques éditeurs dans la base de données Perspectives • Etude des autres portails (ST2I, INSERM, Planets…) • Etudes des consultations des bases de données • Amélioration de la base de données portail_stat • Réalisation de tableaux de bord interactifs avec de nouveaux outils de modélisation des données. • Automatisation du chargement des statistiques éditeurs RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

22. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs Portails du CNRS Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

23. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs • Quelques repères • - INIST est négociateur pour le CNRS depuis 2004 • Moyenne annuelle de 9 500 000 € d’acquisition de ressources électroniques pour les 6 portails thématiques(7 000 000 € Négociations nationales et 2 500 000 € Négociations thématiques) • 50 % du montant des acquisitions pour les portails BiblioVie et BiblioSHS RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

24. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs • Une conduite à tenir… • Nécessité de justifier auprès de notre tutelle d’une utilisation optimale du budget alloué • Anticiper les baisses de budget (-30% pour 2009) dans le contexte actuel de crise économique • …face à certaines limites imposées par les éditeurs • Augmentation tarifaire annuelle des éditeurs • Modèles tarifaires très différents d’un éditeur à l’autre RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

25. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs • 6 axes d’optimisation identifiés : • - Planifier le processus d’acquisition de ressources et agir sur le calendrier • Réguler les flux des ressources sur les portails • Identifier des sous-communautés d’ayants droit pour mieux négocier • Capitaliser la relation avec l’éditeur • En fonction des objectifs définis, • - Modéliser nos critères d’acquisition • - Mettre en place d’un tableau de bord RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

26. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs • Cadre pratique : les portails BiblioVie et BiblioSHS • 1 800 000 € de budget annuel pour acquisitions thématiques • 17 000 Ayants droit • - Consultations : 1,2 M Bibliovie et 245 000 BiblioSHS RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

27. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs Premiers résultats : Calendrier : Courrier aux éditeurs -> Annonce d’un gel de tarifs pour 2010 annoncés par 10 éditeurs -> Amorce de la discussion dès le mois de mai pour les renouvellements Réflexion sur les critères d’acquisition pour, peut-être, aller vers une modélisation Préparation d’une communication dès septembre sur les titres repérés comme faiblement utilisés RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

28. Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs Ayants droit : Communauté Economie / Portail BiblioSHS -> 49 Unités, soit 1901 chercheurs CNRS et non CNRS -> 585 titres -> 6 éditeurs -> 124 000 € (dont 92 800 € pour 257 Titres Elsevier et Springer) 31 200 € sur 245 000 € d’acquisitions thématiques BiblioSHS Accès donnés à près de 10 000 ayants droit Difficulté d’isoler ces titres au sein des packages vendus par les éditeurs RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy

29. Nous contacter… Chantal Chrétien chantal.chretien@inist.fr Magali Colin magali.colin@inist.fr Sophie Petitjean sophie.petitjean@inist.fr RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy