DOSSIER GED

1. DOSSIER GED Gestion Electronique des Documents

2. Qu'est-ce que la GED ? La gestion électronique de documents ou GED (aussi appelée GEID – gestion électronique de l'information et des documents) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

3. SCHEMA D’UNE GED PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

4. Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral). Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

5. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents. Amélioration de l'indexation et de la recherche L'indexation et la recherche de documents sont plus rapides, complètes et précises dans un système de GED que dans des archives papier. Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED. Ce côté systématique s'inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

6. GED : inconvénients et limites Coûts financiers La mise en place d'une GED implique des coûts financiers directs qui regroupent la mise en place de l'infrastructure technique et l'intégration des documents existants dans la GED. Accompagnement et formation Les utilisateurs doivent être formés et accompagnés lors de la mise en place de la GED. Cette formation couvre à la fois les outils logiciels et l'application des nouvelles procédures. Limites à l'indexation Le développement des contenus multimédia (sons, vidéos) et à évolution rapide (wikis) présente un challenge grandissant à l'indexation des données. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

7. GED : les enjeux La GED permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l'archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut induire des économies financières et des gains de productivité intéressants. Tendances de la GED La production et la consultation de documents dans une organisation font de plus en plus appel au travail collaboratif, y compris à distance, et à la mobilité. Les éditeurs de GED cherchent à accompagner ces tendances. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

8. Le cycle de vie d'un document numérique Mettre en place une GED (gestion électronique des documents) n'affranchit pas des problèmes de cycle de vie des documents. Ceux-ci sont, comme les documents papier, créés, stockés, archivés et éventuellement détruits. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

9. Définition Le cycle de vie d'un document numérique décrit le cheminement chronologique d'un document. Chaque étape de ce cycle est associée à ses propres enjeux : • création, • gestion, • diffusion, • conservation. Création Un document numérique peut être créé automatiquement (par un système d'éditique) ou manuellement (par l'écriture d'un rapport). Il peut être créé nativement sous forme électronique ou être une copie d'un document papier par numérisation.  Dès la création d'un document, il faut définir : • où le classer : le ou les emplacements dans lesquels il sera disponible au sein de la GED, • son indexation : mots-clés et métadonnées. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

10. Gestion Droits d'accès Dans le cas de documents papier, seules certaines personnes peuvent accéder à l'endroit de stockage des documents sensibles. C'est la même chose pour les documents numériques. Un système de droits d'accès doit impérativement être mis en place. Authenticité Il est plus difficile de falsifier un document papier que de modifier un fichier informatique. Par ailleurs, des erreurs de transmission peuvent subvenir, menaçant l'intégrité des données électroniques.  Il est donc recommandé d'utiliser des moyens d'authentification des documents numériques destinés à ne pas être modifiés, comme une signature électronique associée à un horodatage. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

11. Evolutions Certains documents sont amenés à être mis à jour. Il faut donc définir des processus de modification : • droits d'accès pour les modifications, • conservation des versions antérieures, • révocation des versions antérieures. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

12. Diffusion Mode de diffusion Un document peut être diffusé : • en mode pull : l'utilisateur qui en a besoin le demande à la GED, • en mode push : un utilisateur reçoit automatiquement certains documents dès leur création ou lorsqu'ils sont modifiés. Forme de la diffusion Les fichiers peuvent être diffusés dans un format différent du format dans lequel ils sont stockés. Un ensemble de données peut, par exemple, être utilisé pour remplir un formulaire mis en page affiché à l'utilisateur. Les données stockées peuvent également être chiffrées ou compressées tandis que l'utilisateur ne voit qu'une version qu'il peut lire directement. Des droits d'accès peuvent également être associés à la diffusion : lecture, modification, impression. Canaux de diffusion Lorsque les documents sont transférés par réseau, il faut envisager le chiffrage de la connexion, en particulier pour les documents qui ne sont pas accessibles publiquement. Les fichiers peuvent également être envoyés chiffrés sur un canal en clair, mais il faut alors que le destinataire puisse les déchiffrer.  Il faut également que les canaux de diffusion soient correctement dimensionnés afin que les utilisateurs puissent accéder aux documents rapidement. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

13. Conservation Conservation ou destruction La première question à se poser est : « Faut-il garder ce document ? ». Le principe de précaution peut amener à conserver des documents bien au-delà des périodes d'archivage légal. Mais, de la même manière qu'un document papier encombre la salle d'archives, la conservation d'un document électronique n'est pas sans conséquence : • elle consomme de l'espace de stockage, • il faut également prévoir de l'espace pour ses sauvegardes, • la présence de documents périmés dans l'indexation diminue la pertinence des résultats de recherche. Conditions de conservation Il faut définir les conditions de conservation d'un document : • supports de stockage, • format de conservation, • gestion des sauvegardes, • gestion des droits d'accès, • date de suppression. Sauvegardes Si un document doit être conservé, des procédures de sauvegarde et de restauration doivent être mises en place et régulièrement testées. La sauvegarde est idéalement multiple et les différentes copies sont distribuées à plusieurs emplacements et sur plusieurs supports. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

14. L'archivage électronique L'archivage électronique consiste à classer et conserver des documents sous forme électronique. Les documents ainsi archivés peuvent être originellement sous forme papier ou sous forme électronique. Dans certaines conditions, cet archivage électronique peut avoir une valeur probante en cas de litige. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

15. Obligations d'archivage Réglementations internationales Certaines réglementations internationales s'appliquent également à certaines organisations établies en France. La loi Sarbanes-Oxley impose ainsi aux entreprises cotées aux Etats-Unis de conserver certains documents et correspondances, y compris électroniques, de l'organisation pendant au moins 5 ans. Les organisations opérant sur des marchés fortement réglementés peuvent avoir à répondre à des exigences similaires. Valeur probante de l'archivage électronique « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

16. Identification de l'auteur La signature numérique permet de garantir qu'une personne donnée a émis ou validé un document, et que ce document n'a pas été modifié depuis la signature.  Garantie d'intégrité La signature numérique d'un document permet de vérifier son intégrité. Mais elle n'est pas en soi une garantie de préservation de cette intégrité. Il faut appliquer des politiques de sauvegarde et de restauration permettant de limiter au maximum la perte ou l'altération de données. Il est de plus conseillé d'utiliser des formats de fichiers universels, ou du moins ouverts, pour garantir la pérennité de l'accès aux fichiers archivés. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

17. Normes d'archivage électronique Les normes sont des éléments utiles lorsque l'on réfléchit à ce que doit être le système d'archivage de l'entreprise. ISO 15489 La norme internationale ISO 15489 définit des règles de qualité applicables à la gestion et à l'archivage des documents. Elle vise à être indépendante du support des documents (électronique ou papier). MoReq Au niveau européen, le MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) vise une approche opérationnelle de la norme ISO 15489. NF Z 42-013 Au niveau français, la norme NF Z 42-013 est un ensemble de recommandations de mesures visant à assurer l'intégrité des documents, du point de vue technique comme organisationnel. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

18. GED : les erreurs à ne pas commettre Lors de la mise en place d'une GED, il y a des écueils à éviter. Sans prétendre à l'exhaustivité au vu de la situation particulière de chaque organisation, voici quelques points qui méritent votre vigilance. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

19. Non-implication des utilisateurs Les utilisateurs doivent être impliqués dès le démarrage du projet. Un bon cahier des charges est établi en réponse aux besoins qu'ils expriment. En impliquant les utilisateurs en amont, l'intégration de la GED sera mieux vécue. C'est un moyen d'obtenir leur adhésion au projet. Ils y verront davantage une manière d'améliorer leur travail quotidien que des contraintes supplémentaires.  Les utilisateurs doivent également être formés aux outils et aux procédures du système de GED pour se l'approprier. Numérisation longue ou difficile La numérisation doit être simple et rapide. L'objectif premier est d'éviter les piles de documents « à numériser » à côté du scanner. Un document qui n'est pas numérisé n'est pas disponible dans le GED et n'est pas indexé. La numérisation est la pierre angulaire de la gestion des documents qui arrivent sous forme papier. Elle doit par conséquent être facilitée à tout prix. Hétérogénéité du système Le système de GED doit être le même pour tous les services. La base de documents doit être identique. Les accès des utilisateurs sont restreints par un système de permissions et non par des bases de documents différentes. Plusieurs bases de documents entraînent nécessairement des problèmes d'accès et des problèmes de duplication. Le système mis en place est donc déployé de manière identique dans toute l'organisation. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

20. Non-prise en compte de l'organisation de l'entreprise • L'organisation de l'entreprise offre un cadre tout indiqué pour gérer les droits d'accès aux documents. On peut la refléter dans un système de groupes pour gérer les permissions. Chaque personne de l'entreprise appartient à plusieurs groupes selon ses affectations (par exemple Service comptabilité, Projet A). Chaque groupe se voit ensuite attribuer des droits sur les documents auxquels il peut avoir accès. Les groupes sont une fonctionnalité importante de tout système de GED sérieux. Tests insuffisants du système Le système doit être testé intensivement avant sa mise en production officielle. Les dysfonctionnements sont souvent mal perçus par les utilisateurs. C'est d'autant plus le cas s'ils sont déjà sceptiques lors des phases d'étude. Sous-dimensionnement du réseau Le réseau entre les postes des utilisateurs et le dépôt de données doit être correctement dimensionné pour éviter les congestions et les lenteurs. Un réseau suffisamment performant contribue à l'impression de réactivité du système. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

21. Les enjeux de la GED La GED ou gestion électronique de documents (aussi appelée GEID – gestion électronique de l'information et des documents) répond à des enjeux aussi bien organisationnels (productivité, traçabilité) que réglementaires (archivage légal, exigences Sarbanes-Oxley, normes de qualité…). Résumons ici les enjeux principaux auxquels la GED permet de faire face. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

22. Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : • coût des consommables, • entretien du matériel d'impression et de reproduction, • traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction), • archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Il faut y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise. Gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement et qu'ils sont adressés aux bonnes personnes peut s'avérer une tâche titanesque. La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. La situation où l'unique copie d'un document important est « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé. Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED et son état de traitement courant est connu à tout moment. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent pratiquement instantanés. Cela est particulièrement intéressant si l'organisation se compose de plusieurs sites distants les uns des autres. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

23. Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage La législation nationale et les réglementations internationales imposent certaines contraintes en matière d'archivage : • assurer l'authenticité d'un document, • identifier l'auteur d'un document, • stocker des documents pendant plusieurs années, • prévenir la destruction accidentelle de documents.  • La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes. Répondre aux exigences des normes de qualité Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process d'une organisation. Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit disponible à tous. Ici encore, la GED peut s'avérer précieuse face à cet enjeu. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

24. Les principales fonctionnalités d'une GED Un dépôt centralisé de documents ne constitue pas une GED (gestion électronique de documents) au sens strict du terme. La présence de la majorité des fonctionnalités présentées ici est nécessaire pour parler réellement de GED. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

25. Numérisation des documents La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable. Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères. Import des documents Il est recommandé d'importer les documents existants dans le système. Cela permet d'éviter un double système d'indexation ou de rechercher en vain un document dans l'un des systèmes lorsqu'il se trouve dans l'autre. Métadonnées Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper : • le titre, • l'auteur, • les données de validation, • une ou des signatures électroniques, • un horodatage, • la source, • le type de fichier, • Ces métadonnées constituent un premier niveau d'indexation. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

26. Indexation La GED tire parti de l'outil informatique pour indexer les documents. Cette indexation regroupe les métadonnées du document (dérivées automatiquement ou saisies manuellement) et le contenu du document par extraction de mots-clés.  Cette extraction peut être : • automatique : généralement exhaustive mais moins précise, • manuelle : plus précise mais sujette à omissions et erreurs.  • Les outils de recherche utilisent ensuite l'indexation pour retrouver les documents. Recherche en texte intégral ou full-text Lorsque l'indexation est automatique et couvre tout le contenu d'un document, on peut effectuer des recherches en texte intégral ou « full-text ». Ce type de recherche est similaire à ce que peut proposer un moteur de recherche sur le Web. La recherche est donc facilitée pour l'utilisateur qui n'a pas à remplir un formulaire de critères hétéroclites. En revanche, il faut souvent employer les termes exacts utilisés dans le document. De plus, les faux positifs sont nombreux. La précision de la recherche full-text peut être améliorée lorsqu'elle est utilisée en conjonction avec d'autres critères, par exemple sur les métadonnées. Sauvegardes La mise en place d'une GED impose la sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents. Perdre une année entière de factures à cause du dysfonctionnement d'un disque dur est une perspective inacceptable. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

27. Droits d'accès Tous les employés ne peuvent avoir accès à tous les documents d'une entreprise. C'est notamment le cas pour les documents commerciaux confidentiels ou les données des ressources humaines. Un système de GED doit donc fournir une gestion forte des droits d'accès (lecture, modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribués à des personnes et à des groupes de personnes prédéfinis. Workflow L'utilisation correcte d'un système de GED suppose qu'un workflow (ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à effectuer pour différentes opérations) est mis en place à tous les niveaux de l'entreprise. Pour que la GED soit utile, il faut que le document soit numérisé et bien indexé. Le workflow doit regrouper toutes les étapes du cycle de vie d'un document électronique, de son acquisition à son archivage en passant par son indexation et les procédures de sauvegardes. Ce workflow peut certes être considéré comme une contrainte, mais il permet de rationaliser la gestion documentaire de toute l'entreprise. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

28. Numérisation de documents La numérisation de documents consiste à transformer un document physique en fichier électronique. C'est la première étape de la dématérialisation d'un document. Voici ce qu'il faut considérer lors de la mise en place de procédures de numérisation. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

29. Principe de la numérisation Dans son sens le plus général, la numérisation est la transformation d'un élément réel en une suite de nombres permettant de le traiter informatiquement. Dans un cadre d'entreprise, la numérisation est souvent entendue comme la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique. Objectifs de la numérisation La numérisation ne peut pas être la copie exacte du document physique d'origine. Certaines des caractéristiques de ce document sont nécessairement perdues. Il faut plutôt considérer la numérisation comme l'extraction de la substantifique moelle d'un document. L'objectif final est de faciliter le traitement du contenu : • reconnaissance, • copie, • stockage, • indexation, • recherche. Types d'éléments et procédés Il est possible de numériser à peu près tous les éléments du monde réel, avec plus ou moins de précision et de possibilités de rematérialisation : • les textes et images peuvent être numérisés grâce à un scanner ou un appareil photo numérique, • les sons et vidéos peuvent être enregistrés à l'aide du matériel et des logiciels d'acquisition adéquats, • il existe même des scanners 3D qui permettent d'obtenir un modèle 3D d'un objet physique. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

30. Formats d'enregistrement Une fois numérisées, les données doivent être stockées pour pouvoir être utilisées. Les approches suivantes peuvent être considérées : • le stockage des données numérisées brutes : cela permet de différer leur traitement, mais peut demander énormément d'espace de stockage. On privilégie ici les formats d'enregistrement sans perte (TIFF, WAV…), • le stockage des données traitées : on stocke par exemple le document PDF obtenu après traitement par reconnaissance de caractères. Si on souhaite effectuer d'autres traitements, il peut être nécessaire de renumériser l'élément physique, • le stockage de données numérisées compressées : on considère qu'une faible perte de données est acceptable pour économiser l'espace de stockage (formats JPEG, MP3…). Quels que soient les fichiers considérés, il est recommandé d'opter pour des formats ouverts afin d'en assurer la pérennité. Récupération des informations Les données numérisées ne sont souvent pas exploitables telles quelles. Les documents texte sont souvent traités par un logiciel de reconnaissance de caractères. On peut également utiliser de la reconnaissance d'images. Certains logiciels de gestion de photographies permettent par exemple d'identifier les personnes présentes sur les photos avant leur stockage dans une banque d'images. Les sons peuvent passer par une étape de reconnaissance vocale. PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012

31. SYNTHESE DES ETAPES DE LA MISE EN PRODUCTION D’UNE GED PRESENTATION GED - P.MIREBEAU 2012