Modern ärendehantering kräver mer än ett nytt diariesystem

1. Modern ärendehantering kräver mer än ett nytt diariesystem anders.palm@software-innovation.se

2. Från diarieföring till modern ärendehantering

4. Resan börjar…… • Låt oss konstatera att Portalen är en del av ärendehanteringen • Medborgaren/företagaren gör en del av jobbet och får samtidigt en utökad service • Att detta kan inte ske om vi bibehåller de interna manuella rutinerna • Exempel från Marks kommun

6. Inloggning med BankID

7. E-tjänst (Steg 1)

8. E-tjänst (Steg 2)

9. E-tjänst (Steg 3) Kvittens Ditt medborgarförslag är nu mottaget med ärendenummer KS 2009-436 100. Du kan följa dina pågående ärenden via fliken ”Mina ärenden”.

10. Mina ärenden

11. Arbetsflöden Ansökan Skickas in (E-post skickas och dokument skapas) (Dokument genereras) Privatperson @ Ansökan reg. och fördelas Ansökan godkänn Registrator Påbörja behandling Behandla ansökan Skriv svarsbrev Avsluta ärende Startar flödet Kontrollerar att ansökan är korrekt Ansökan avvisad Ansökan Inte komplett Handläggare HL avslutar ärendet HL behandlar ansökan HL kompletterar svarsbrev och skickar detta. HL anger om ansökan är godkänd eller inte Ansökan har kommit in och registreras i ärende Handläggare startar flödet En aktivitet tilldelas ansvarig handläggare. Han utför denna När hl anser sig vara klar får han två val. Han anger om ansökan är komplett eller inte.

12. E-blanketter Ansökan Skapas i webb Privatperson (Påbörjat meddelas till portal) (Svar meddelas portal) @ (Bekräftelse) Ansökan godkännd Registrator Påbörja behandling Behandla ansökan Skriv svarsbrev Avsluta ärende Kontrollerar att ansökan är korrekt Ansökan avvisad Ansökan Inte komplett Handläggare Mottagning, bekräftelse,fördelning Status Status

14. ..och integrerad i Outlook och Office

15. Resan fortsätter…… • Användbarhet • Gränssnitt (arbeta från Outlook eller Word) • Funktionalitet typ diarieför e-post, välj mall och uppdatera metadata

17. Stockholm stad, Stadsbyggnadskontoret

23. Vika handlingar som finns under respektive

24. Public 360° och OneNote-för en effektiv och papperslös nämndadministration

25. Traditionell nämndadministration

26. Mötesadministration Public 360°& OneNote

27. Integrerad med OneNote för papperslös ärendehantering

28. Tablet PC

29. Integrerad med OneNote för papperslös ärendehantering Spar tre miljoner A4-ark per år. För att producera tre miljoner A4-ark går det åt 400 träd och 210 ton koldioxid. 

30. Från diarieföring till stöd i hela kedjan

31. Överblickav Public 360° Workflow / Process Avtal Aktiviteter Möteshandl. Kontakt Ärende E-post Webbpubl. Papper Workflow / Process Public 360° Workflow / Process Dokument Ext. system Datafiler E-post E-tjänster Nämndadm Ext. system Remiss Projekt Workflow / Process

32. 360°-perspektiv Projekt Ärende Kontakt Process Dokument Aktivitet Fastighet

33. A citizen service concept with 360 Citizen Portal Inquiries Applications ”My Cases” Public Journal Political Agenda Import Service for eFormscapture Exportutilities & PublishingApplications Citizen Secure webservice for ”My cases” Existing Office Plug-in E-mail Employee Portal Manager Phone Service Centre Dynamics CRM 360 CaseManagement Standard SharePoint Webparts & 360 webservices Personal inq MS Dynamics CRM integration 360 Doc&Rec Case Manager Import Service & 360 webservices Legacy systems ,ERP, HR etc Citizen &Company info Case, documents repository Configurable adapter Board Secretary Progress plans for LEAN case management Configurable adapter (Property registers) Politician Citizens Register Property registers