Instrumentar de formare privind APE 4. Evaluarea nevoilor

1. Instrumentar de formare privind APE4. Evaluarea nevoilor

2. Modulul 4: Evaluarea nevoilor Instrumentar de formare privind APE Modulul 2: Aspecte strategice ale APE Modulul 1: Introducere Modulul 5: Achizițiile publice circulare Modulul 6: Implicarea activă a pieței Modulul 7: Operațional (sectoare-cheie pentru APE) Modulul 3: Aspecte juridice ale APE Modulul 4: Evaluarea nevoilor

3. Cuprinsul modulului 4 • Ce este evaluarea nevoilor? • Consultarea utilizatorilor • De ce cumpărăm – declarația privind nevoile • Ce cumpărăm • Pentru cine cumpărăm • Cât cumpărăm • Cum cumpărăm – contracte flexibile • Resurse suplimentare Modulul 4: Evaluarea nevoilor

4. Ce este evaluarea nevoilor? • APE nu se rezumă la cumpărarea de bunuri/servicii preferabile din punct de vedere ecologic – se referă la reducerea în ansamblu a impactului achizițiilor publice • Una dintre cele mai evidente căi de a realiza acest lucru este să reducem cererea de bunuri, servicii și lucrări • Evaluarea nevoilor se referă la: • Evitarea achiziționărilor inutile • Asigurarea că ceea ce se achiziționează corespunde cerințelor • Conceperea achiziției și a contractelor astfel încât să permită flexibilitate în timp Modulul 4: Evaluarea nevoilor

5. Consultarea utilizatorilor • Utilizatorii unei achiziții pot fi din interiorul unei organizații achizitoare sau din exterior (de exemplu, cetățenii) • Pentru a garanta că achizițiile sunt adecvate nevoilor utilizatorilor, aceștia trebuie consultați • Consultarea trebuie să aibă loc înaintea demarării achiziției și poate continua pe parcursul etapei de licitație/de executare a contractului Modulul 4: Evaluarea nevoilor

6. De ce cumpărăm – declarația privind nevoile • Înainte de lansarea unei licitații trebuie să fie clar motivul achiziției (nu doar „pentru că am cumpărat și anul trecut”) • Ar trebui să se poată sintetiza nevoia într-o declarație simplă, car să confirme dacă au fost luate în considerare alternative la achiziționare, precum partajarea resurselor, reparații/modernizări, leasing • Această declarație poate fi utilă și pentru argumentarea de afaceri a achiziției • Ea ar trebui să poată fi dezbătută din perspectivă ecologică Modulul 4: Evaluarea nevoilor

7. Ce cumpărăm – obiectul contractului • Evaluarea nevoilor și consultarea utilizatorilor ajută la definirea obiectului contractului • Acesta comunică pieței ce cumpărați și va include: • Precizarea dacă contractul se referă la achiziția de produse, servicii sau lucrări • Titlul și o scurtă descriere a contractului • Codurile CPVrelevante (pentru o achiziție la nivel de JOUE) • Obiectul contractului este important fiindcă determină sfera criteriilor de APE pe care le aplicați Modulul 4: Evaluarea nevoilor

8. Ce cumpărăm – specificațiile • Evaluarea nevoilor contribuie la alegerea celor mai adecvate specificații – indiferent dacă sunt bazate pe cerințe funcționale sau pe standarde • Evitați abordarea „copy-paste” • Ca și declarația privind nevoile, specificațiile trebuie să poată fi dezbătute din perspectivă ecologică, precum și să garanteze că nu sunt excesiv de restrictive, că le permit IMM-urilor să concureze etc. Modulul 4: Evaluarea nevoilor

9. Specificațiile bazate pe performanțe/rezultate • Specificațiile bazate pe performanțe sau pe rezultate descriu nevoia pe care doriți să o satisfacă achiziția dvs., nu prescriu exact cum doriți să se realizeze acest lucru • Astfel, furnizorii au libertatea de a determina modalitatea cea mai eficace și mai eficientă de a satisface nevoia respectivă – și de a propune soluții inovatoare cu beneficii pentru mediu • Exemplu: definirea cerințelor de iluminat pentru birouri specificând valoarea în lumeni necesară în diferite încăperi la momente diferite, nu numărul de corpuri de iluminat sau puterea necesară în wați Modulul 4: Evaluarea nevoilor

10. Pentru cine cumpărăm: achiziții comune • Achizițiile comune pot să economisească resurse și să creeze o cerere mai puternică pentru produse și servicii ecologice • Ca parte a evaluării nevoilor, luați în considerare dacă se aplică vreuna dintre opțiunile următoare: • Puteți cumpăra dintr-un cadru sau contract existent? • Puteți crea un cadru sau un contract care să fie utilizat și de alții? • Puteți desfășura o achiziție comunăcu una sau mai multe alte autorități? Modulul 4: Evaluarea nevoilor

11. Cât cumpărăm • Licitațiile la nivel de JOUE vă impun să estimați anticipat cantitatea sau sfera totală • Acesta nu reprezintă un angajament contractual de a cumpăra volumul respectiv • Evaluarea nevoilor poate contribui la estimarea realistă a unei cantități sau a unui interval fără depășirea acestora • Acest lucru este valabil pentru servicii și lucrări în aceeași măsură ca și pentru produse Modulul 4: Evaluarea nevoilor

12. Cum cumpărăm – contracte flexibile • În mod normal, contractele și cadrele se întind pe mai mulți ani, iar nevoile se pot modifica pe parcurs • Termenele contractuale ar trebui să fie suficient de flexibile pentru a permite modificări privind volumul, frecvența etc. • De asemenea, acestea pot include o clauză referitoare la „cea mai bună tehnologie disponibilă„ sau la „îmbunătățirea continuă” pentru a stimula inovarea ecologică • Acordurile-cadrusunt deosebit de bune pentru a permite flexibilitate în achiziție Modulul 4: Evaluarea nevoilor

13. Ghiduri suplimentare Ghidul achizițiilor publice în domeniul inovării (2018) Manualul Procura+ (a treia ediție, 2016) Să achiziționăm produse ecologice (a treia ediție, 2016) Ghidul achizițiilor publice circulare(2017) Exemple de bune practici Serviciul de asistență privind APE Pentru asistență suplimentară privind APE, UE oferă gratuit un serviciu de asistență Instrumentar elaborat pentru Comisia Europeană de către ICLEI – Autorități locale pentru durabilitate Autorul modulului: Public Procurement Analysis Proprietar, editor: Comisia Europeană, DG Mediu, 2019 Fotografii: prin bunăvoința Pixabay.com conform Creative Commons CC0 Declinare de răspundere: Acest instrumentar este un document orientativ al serviciilor Comisiei și nu poate genera niciun fel de obligații pentru această instituție.Nici Comisia Europeană, nici vreo persoană care acționează din partea Comisiei nu este responsabilă pentru posibila utilizare a informațiilor cuprinse în acest document. Modulul 4: Evaluarea nevoilor