Kostnadsfordeling Hoff: Grunnleggende bedriftsøkonomisk analyse kap. 10

1. KostnadsfordelingHoff: Grunnleggende bedriftsøkonomisk analysekap. 10 Forelesninger: Harald Romstad ØSIR 16.oktober. 2006

2. KOSTNADSFORDELING Regnskapet skjuler en masse informasjon, mye av denne informasjonen er verdiløs i bedriftsøko-nomisk analyse hvis den ikke er systematisert og gruppert på en hensiktsmessig måte. Slik sett er det utrolig mye meningsløs regnskaps-føring i mange mindre bedrifter Truth can never be told so as to be understood and not to be believed William Blake

3. Kostnadsfordeling - læringsmål Forklare hvordan direkte materialer og direkte lønn registreres og kostnadsfordeles Forklare hvordan de indirekte kostnader registreres og kan fordeles og diskutere problematikken med denne fordelingen Forklare formålet med kostnadssteder og definere og gi eksempler på felles-, hjelpe- og hovedavdelinger Diskutere fire prinsipper for fordeling av indirekte kostnader Forklare primærfordeling og viderefordeling av indirekte kostnader og bruken av fordelingsnøkler Forklare hvordan kryssfordeling utføres Kunne beregne tilleggssatser og diskutere bruk av forskjellige fordelingsgrunnlag i bedriftens hovedavdelinger

4. kostnadssted kostnadsbærer KOSTNADSFORDELINGEN Fokus for internregnskapet er: • Resultatberegning (internt bruk) • Lønnsomhetsanalyser • vurdering av volum, priser, kostnader • effektiviseringstiltak • produktmiks, produkter • Lønnsomhetsanalysene må kunne splittes opp på: • avdelinger • aktiviteter • produkter • ordrer

5. KOSTNADSFORDELINGEN • Inntekter og kostnader fordeles i internregnskapet på de produkter/kostnadsbærere man ønsker å resultatberegne • Inntektene lar seg lett fordele på de enkelte produkter/ kostnadsbærere • De direkte kostnader kan også relativt enkelt henføres til produktene/kostnadsbærerne • De indirekte kostnadene fordeles først på kostnadssteder, dernest fordelt på produktene/kostnadsbærerne gjennom avdelingsvise tilleggssatser

6. TILLEGGSKALKULASJONselvkostmetoden Direkte Direkte kostnader kostnadstilknytning Kostnads- bærer Indirekte kostnader Kostnads- fordeling i.h.t. fordelingsgrunnlag

7. TILLEGGSKALKULASJONbidragsmetoden Direkte kostnads- Direkte kostnader tilknytting Kostnads- bærer Kostnadsfordeling Indirekte variable kostnader iht fordelings- faste Indirekte kostnader grunnlag Periodekostnader (bedriftens driftsuavhengige (faste) kostnader)

8. Vareflyt og kostnadsregistrering avdirekte materialer - HedTre ASA FAKTURA Råvarebeholdning FAKTURA FAKTURA FAKTURA Plank (4x2)" 12.000 lm kr 120.000 Bord (0,8x4)" 2.000 lm kr 10.000 Transport kr 2.000 Sum kr 132.000 + MVA kr 30.360 SUM faktura kr 162.360 kr kr kr Fra: Forestia AS fakturanr. 1998-1510 bankgiro: 1820 05 50101 fakturadato: 23.sept. 2003 betalingsfrist: 13.okt. 2003 10% p.a. ved for sen betaling Til: HEDTRE ASA Industrigt. 1 4000 Skogen

9. Vareflyt og kostnadsregistrering avdirekte materialer - HedTre ASA Produkt Y periodens tilvirkningskonto Produkt X periodens tilvirkningskonto FAKTURA FAKTURA Material-rekvisisjoner FAKTURA Material-rekvisisjoner kr kr Material-rekvisisjoner kr Material-rekvisisjoner Produksjonsplan produksjonskalkyler Råvarebeholdning Dir.material- kostnader produkt X Dir.material- kostnader produkt Y

10. KALKULASJONSSAMMENDRAG et eksempel Identifikasjon Materialkost Direkte lønn Indir. tilvirkningskost

11. Kostnadsflyt og registrering av direkte lønn Produkt X periodens tilvirkningskonto Konto for lønn Timeseddel 102,50*80 t 17.425 Dir. lønn 102,50*170 t Timeseddel Trond Saga 102,50*62 t 16.605 produkt X 102,50*162 t Timeseddel Reodor Stokken august 03 112,50*98 t 20.005 112,50*178 t Stein Skjær august 03 august 03 Produkt Y periodens tilvirkningskonto Multiplisert med lønnssats 102,50*90 t Dir. lønn 102,50*100 t produkt X 112,50*80 t Multiplisert med lønnssats Spesifisering av tid brukt på de enkelte produkter 170 t 54.055

12. Registrering av indirekte kostnader • Grunnlaget er både eksterne bilag og interne kostnadsbilag • Årsaken til at det utstedes interne bilag: • utgifter kan gjelde flere perioder og må periodiseres • kalkulatoriske kostnader skal belastes perioden • enkelte kostnader må splittes i variabel og fast del • inngående fakturaer skal kostnadsfordeles på flere avdelinger

13. Kostnadfordeling – interne kostnadbilag Avdeling 1 Januar Produkt X tilvirkningskonto 800000 400000 februar Kont for el.kraft FAKTURA FAKTURA FAKTURA FAKTURA FAKTURA FAKTURA FAKTURA FAKTURA El.kraft El.kraft El.kraft El.kraft FAKTURA FAKTURA FAKTURA FAKTURA El.kraft El.kraft El.kraft El.kraft 1.kvart. 1996 1.kvart. 1996 1.kvart. 1996 1.kvart. 1996 El.kraft El.kraft El.kraft El.kraft 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 1.kvart. 2003 2003 2003 Februar Avdeling 2 kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- kr 1003.786,- 150000 Produkt Y tilvirkningskonto februar Mars Avdeling 3 700000 100000 Fakturaene periodiseres med 1/3 på hver måned, evt iht antall operative dager/timer per måned Internt bilag Månedskostnader fordelt ut på de enkelte kostnadssteder iht fordelingsnøkler Internt bilag Overveltes på kostnadsbærerne via tilleggssatser Internt bilag 2150000 2003 2003

14. Kostnadsfordelingen på kostnadssteder Kostnadssteder er avdelinger eller arbeidssteder hvor kostnader oppstår og deles inn i: • Direkte kostnadssteder er bedriftens hovedavdelinger: • innkjøps-og materialavdeling • tilvirkningsavdelinger • salgsavdeling • administrasjonsavdeling • En hovedavdeling e en avdeling som leverer tjenester direkte til virksomhetens kalkyleobjekter

15. Kostnadsfordelingen på kostnadssteder Indirekte kostnadssteder er bedriftens fellesavdelinger og hjelpeavdelinger: • Fellesavdelinger yter tjenester til samtlige eller de fleste av bedriftens andre avdelinger: • bygningsforvaltning • brannstasjon • kraftanlegg • personalavdeling • Hjelpeavdelinger yter tjenester til enkelte andre avdelinger: • konstruksjon og planleggingsavd. • maskinforvaltning • verktøyavdeling • rep. og vedlikeholdsavdeling • dekorasjonsavd. (handelsbedrift)

16. Kostnadsfordelingens formål Hvorledes de indirekte kostnadene skal fordeles på de enkelte kostnadssteder styres av hovedformålet med kostnadsfordelingen • Eksempler på formål: • Lønnsomhetsanalyser og intern resultatmåling • produkter, steder, ordre • KRV-analyser (kap.13) • Ekstern resultatmåling - offisielle regnskaper • Motivasjon - “riktig bruk av ressursene” • Avregningsformål • internprising • salgsprising

17. Prinsipper for kostnadsfordelingen • Årsak-virkningsprinsippet: • hvert enkelt objekt belastes for den andel av kostnadene som det har forårsaket • variable kostnader fordeles etter bruken av kapasitet • faste kostnader reflekterer disponibel kapasitet i avdelingen og må fordeles etter denne • Rimelighetsprinsippet (rettferdighetsprinsippet) • selvkost pluss et omforent “påslag” • Ytelsesprinsippet • en slags selvkostfakturering • Bæreevneprinsippet • fordeling av indirekte kostnader etter de enkelte steders/produkters dekningsgrad

18. Kostandsoverveltning ved tilleggskalkulasjon Dir. materialer Dir. lønn KOSTNADS- + P BÆRER Produksjon xxxx r Til- Indirekte lønn + i Salgsavdeling xxxx m leggs- Indir. driftskostnader + æ Innkjøpsavdeling xxxx r satser Husleie f + Administrasjon xxxx o Elektrisk kraft r d Avskrivninger e + Fellesadministrasjon l xxxx Rentekostnader i Videre- + n Vedlikeholdsavdeling fordeling xxxx g + xxxx => de avdelinsvise spesifikke kostnader + Utviklingsavdeling xxxx Direkte kostnader: Indirekte kostnader:

19. PRIMÆRFORDELINGEN • Fordeling av indirekte kostnader på alle bedriftens kostnadssteder kalles primærfordeling • fellesavdelinger, hjelpeavdelinger og hovedavdelinger • Fordeling skjer iht. • løpende registrering og belastning for direkte avdelingskostnader • fordelingsnøkler for felles avdelingskostnader: • variabel fordelingsnøkkel for variable kostnader • fast fordelingsnøkkel for faste kostnader

20. PRIMÆRFORDELINGEN Fordeling av indirekte kostnader på alle bedriftens kostnadssteder kalles primærfordeling: • Fellesavdelinger • Personal - Felles administrasjon -Juridisk - Brannvern • Opprettes for å lette kostnadsfordelingen samtidig som en kan utvikle operasjonelle mål som samsvarer med oppgavene • Hjelpeavdelinger • Vedlikehold - Renhold - Utvikling - Eiendom (Tomta) • Yter tjenester til de fleste av bedriftens avdelinger • Hovedavdelinger • Produksjon - Administrasjon - Salg - Material- og innkøp • En hovedavdeling er en avdeling som leverer tjenester direkte til bedriftens produksjonsbærere

21. Fordelingsnøkler i primærfordelingen Kostnadsarter Fordelingsnøkler • Materialrekvisisjoner • Indirekte materialer (hjelpematerialer, embal-lasje og driftsmaterialer • Lønningslister, registrert tid brukt på den enkelte avdeling • Indirekte lønn • Sosiale kostnader (arbeidsgiveravgift, ferielønn og andre sosiale kostnader) • Fordeles iht til fordeling av indirekte lønn • Etter areal, volum, etter bruk, etter måler • Kraftkostnader • Etter areal, volum • Husværkostnader

22. Fordelingsnøkler i primærfordelingen Kostnadsarter Fordelingsnøkler • Etter spesifikasjoner, etter time-lister * tilleggssats • Reparasjoner og vedlikehold • Div driftskostnader (Porto, telefon etc.) • Skjønnsmessig, etter antall personer, kombinasjoner • Spesifikasjon avdelingsvis etter “bruksverdier”.Fellesutstyr mel-lom avdelinger fordeles etter timer • Avskrivninger og renter • Spesifikasjon avdelingsvis, eventuelt etter forsikringsverdi • Forsikringer • Administrasjons- og salgskontor • Direkte avdelingskostnader på den enkelte hovedavdeling

23. VIDEREFORDELINGEN • Siktemålet med kostnadsfordelingen er at kostnadene til slutt ender opp på de riktige kalkyleobjekter/ kostnadsbærere • Kostnadene i felles- og hjelpeavdelingene må derfor viderefordeles på hovedavdelingene • 3 hovedmetoder: • trinnvis fordeling * • kryssfordeling (komplisert og “skjuler” talla) • fordeling basert på internpriser *

24. TRINNVIS FORDELING

25. TRINNVIS FORDELING

26. TRINNVIS FORDELING F1=K1 K1=K12+Kh11+Kh12+K1a+K1b+K1c

27. TRINNVIS FORDELING K12=K2 K2=Kh21+Kh22+K2a+K2b+K2c

28. TRINNVIS FORDELING K3=Kh32+K3a+K3b+K3c

29. TRINNVIS FORDELING K4=K4a+K4b+K4c

30. TRINNVIS FORDELING Prinsippet er at en kostnadsgruppe bare mottar kostnader fra en foranliggende kostnadsgruppe, og avgir kostnader til påfølgende kostnadsgruppe.

31. Kostnadsfordeling basert på internpriser Stadig flere bedrifter går over til internprising fordi: • Riktigere bruk av ressursene avdelingene mellom • Er en avdeling for kostbar, kan tjenesten kjøpes utenfor selskapet • bidrar til å skape effektive hjelpeavdelinger (de blir konkurranseutsatt) • En unngår at noen kan disponere “frie” ressurser • frie ressurser vil alltid tendere til å gi et overforbruk, (tragedy of the common) • Virker motiverende på ansatte i avdelingen Kryssfordeling er teoretisk riktig, men arbeidskrevende og det forutsetter god teoriforståelse, oppfattes av mange som for komplisert og dermed fremmedgjørende

32. Kostnadsfordeling på kostnadsbærere i hovedavdelingene • Fordelingsgrunnlaget kan være relatert til aktivitetsmålet for avdelingen • En kan også fordele i forhold til hva som “driver” kostnadene i avdelingen • Stort sett vil vi stå overfor • verdifordeling • mengdefordeling • mengde, volum • tid

33. Kostnadsfordeling på kostnadsbærere i hovedavdelingene • Materialavdelingen • direkte materialer (verdifordeling) • forbruk i kg, enheter, m, m3, etc • Tilvirkningsavdelingene • direkte arbeidstimer • direkte lønn (verdifordeling) • antall maskintimer • Salgsavdeling og administasjonsavdeling • Tilvirkningskost for solgte produkter (selvkostmetoden) • Tilvirkningsmerkost for solgte produkter (DB-metoden) • Antall solgte enheter

34. En økonomivits • For three years, the young assistant professor took his vacations at a country inn. He had an affair with the innkeeper's daughter. Looking forward to an exciting few days, he dragged his suitcase up the stairs of the inn, then stopped short. There sat his lover with an infant on her lap! • "Why didn't you write when you learned you were pregnant?" he cried. "I would have rushed up here, we could have gotten married, and the child would have my name!" • "Well," she said, "when my folks found out about my condition, we sat up all night talkin' and talkin' and we finally decided • it would be better to have a bastard in the family than an economist."