RELACJE Z MEDIAMI

1. RELACJE Z MEDIAMI Paweł Koch 2009

2. RELACJE Z MEDIAMI

3. Efekt pierwszego wrażenia • W pierwszych kilkudziesięciu sekundach kształtują się: • Relacje między nadawcą, a odbiorcą • Wizerunek stron • Pierwsze wrażenie: • Powstaje głównie w oparciu o komunikaty niewerbalne • Tworzy się zanim do odbiorcy dotrze jakakolwiek treść przekazu • Na postrzeganie i zrozumienie naszego komunikatu mają wpływ w 55% - nasz wygląd; 38% - ton głosu; 7% - treść

4. Strach przed dziennikarzamistereotypy • „Przyszli mnie dorwać” • „Zmienią moje wypowiedzi” • „Przyłapią mnie na czymś” • Brak rozmowy – przegapiona okazja • Konkurencja może podjąć temat i wykorzystać nasze milczenie

5. RELACJE Z MEDIAMI - Dziennikarze są profesjonalni i obiektywni…… - …………………z punktu widzenia swojej redakcji  - Dziennikarze się spieszą albo udają że są zajęci - Dziennikarze chcą „mięsa”…… i niekoniecznie usatysfakcjonuje ich dobry lunch - Dla dziennikarza dobra informacja, to zła informacja

6. RELACJE Z MEDIAMI -Dziennikarze to też ludzie – traktuj ich z szacunkiem - Nigdy nie powołuj się na swoje kontakty i wpływy, nie traktuj ich z góry, nie sugeruj pytań, nie próbuj ich przekupić  - Doceń ich wysiłek, zapamiętaj jak się nazywają (z jakich są redakcji), poznaj ich następnym razem, pochwal poprzedni tekst

7. RELACJE Z MEDIAMI • KAŻDY KOMUNIKAT MUSI BYĆ KRÓTKI • „JEŻELI NIE UMIESZ POWIEDZIEĆ TEGO W 40 SEKUND, PRAWDOPODOBNIE NIE UMIESZ POWIEDZIEĆ TEGO WCALE” J. Aubery, prezydent CBS 

8. RELACJE Z MEDIAMI • Co jest komunikatem • Komunikatem jest wszystko co nas otacza oraz każde działanie, nasze czy otaczających nas osób • Oto kilka przykładów

9. KOMUNIKATY

10. KOMUNIKATY

11. KOMUNIKATY

12. KOMUNIKATY

13. KOMUNIKATY

14. KOMUNIKATY

15. KOMUNIKATY

16. KOMUNIKATY

17. KOMUNIKATY

18. KOMUNIKATY

19. KOMUNIKATY

20. KOMUNIKATY NIGDY NIE MASZ DRUGIEJ SZANSY NA PIERWSZE WRAŻENIE

21. KOMUNIKATY

22. KONTAKTY Z MEDIAMI

23. KONTAKTY Z MEDIAMI

24. Perswazja

25. Konferencja prasowa • Konferencje prasowe organizowane są po to, aby zaprezentować informacje rzeczywiście ważne • Lub gdy problem jest bardzo złożony • Jestem przekonany, że rady zatrudnienia dwa-trzy razy w roku powinny z takiej formy współpracy z mediami skorzystać

26. Konferencja prasowa • RODZAJE KONFERENCJI 1. Konferencja reporterska – jest spotkaniem prasowym, zwołanym w celu przedstawienia aktualnych faktów. 2. Briefing – to konferencja, która wyjaśnia kontekst i spodziewane konsekwencje określonych wydarzeń, ma formę specjalistycznej dyskusji. 3. Przyjęcie prasowe – prezentowane na tym spotkaniu fakty nie muszą nosić znamion nowości. Głównym celem spotkania jest pozyskanie przychylności dziennikarzy wobec określonego przedsięwzięcia 2.

27. PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI Wstępne ustalenia- ustalenie celu i tematu konferencji - wskazanie liczby zaproszonych osób Czas -Najlepszym wyborem jest na ogół wtorek lub w środa w godzinach południowych, między 10.oo a 11.oo (sprawdzenie „nakładania” się eventów, branie pod uwagę godzin pracy dziennikarzy, złym terminem jest na ogół piątkowe popołudnie - ale najlepszy czas na podawanie niewygodnych informacji

28. PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI Miejsce • Winnowiązać się z tematem konferencji. • Należy ułatwić dojazd osobom zainteresowanym wraz z zapewnieniem miejsca parkingowego. • Złe wrażenie na gościach, robią drobiazgi - brak strzałek objaśniających, plakatów i źle poinformowany personel. Zaproszenia • Powinno byćzaadresowane do konkretnych osób (najlepiej kilku z tej samej redakcji). • Powinno dotrzeć na ok. 7 - 10 dni przed konferencją. • Należy poprosić o potwierdzenie obecności, • Najważniejszym gościom należy przypomnieć telefonicznie o wydarzeniu.

29. PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI Plan konferencji • Bardzo ważne jestsporządzenie dokładnego programu konferencji, z podziałem ról i wyodrębnieniem osoby prowadzącej. • Warto ustalić, kto gdzie siada, kto wita gości, kiedy i kto będzie zabierał głos, objaśniał i odpowiadał na pytania zainteresowanych. • Sprawą godną polecenia jest przeprowadzenie próby generalnej (wygłoszenie głównych tekstów dla sprawdzenia czasu trwania, sprawdzenie widoczność, słyszalność, oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu.

30. PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI Przygotowanie kompetentnych rzeczników • Praktycy próbują przewidzieć pytania dziennikarzy i przygotować na nie odpowiedzi oraz przeszkolić odpowiednie osoby, by jak najlepiej i najbardziej wyczerpująco ich udzieliły !!! • Warto ustalić sposoby sygnalizacji, np. poprawianie okularów oznacza „nie potrafię odpowiedzieć na to pytanie”, pstryknięcie długopisem – „ja odpowiem”. Pakiety prasowe - W pakiecie powinno się znaleźć: streszczenie tematu konferencji, skrót prezentacji, zdjęcia, foldery, gadżety reklamowe.

31. PRZEBIEG KONFERENCJI • Już na wstępie prowadzący powinien przedstawić temat, uczestników oraz określić wyraźnie, kiedy będzie mieć miejsce faza pytań i poczęstunek. • Złota zasada „Nie nudzić!”. • Ważne jest unikanie prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. • Łącznie wystąpienia nie powinny być dłuższe niż 30 minut. • Więcej informacji - materiały prasowe i odpowiedzi na pytania.

32. PRZEBIEG KONFERENCJI • Godne polecenia są plansze, filmy wideo i slajdy. • Należy pamiętać, że serwowanie posiłków i napojów w czasie trwania konferencji może odwracać uwagę od samej prezentacji. • Rozwiązaniem optymalnym wydaje się zaaranżowanie tzw. szwedzkiego stołu. • Nie można ignorować etapu pokonferencyjnego (dopilnować wykonania tego, co zostało obiecane, zebrać „efekty” konferencji, podsumować

33. TWORZENIE INFORMACJI PRASOWEJ • Informacja prasowa jest jednym z podstawowych narzędzi komunikacji z dziennikarzami • Służy przekazaniu informacji o wydarzeniach dotyczących funkcjonowania jednostki • Najlepiej, aby była napisana tak, by dziennikarz mógł ją w całości opublikować – bez konieczności dokonywania zmian. • A jako, że jest leniwy… • … najlepiej aby została mu przekazana w wersji elektronicznej

34. TWORZENIE INFORMACJI PRASOWEJ • Części informacja prasowej Tytuł – stanowi zapowiedź tego, o czym będzie informacja. Ma przyciągać uwagę i być atrakcyjny. Lead (lid) – stanowi streszczenie całego komunikatu i powinien odpowiadać na następujące pytania: kto? co? kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem? Rozwinięcie - zawiera rozbudowane informacje przekazane wcześniej w lidzie. Najważniejsze treści umieszcza się na początku. Data upowszechnienia informacji. Jest potwierdzeniem aktualności informacji. Osoba do kontaktu –koniecznie trzeba podać takie informacje jak imię i nazwisko, telefon, adres e-mail osoby, która w razie potrzeby udzieli szczegółowych informacji

35. TWORZENIE INFORMACJI PRASOWEJ • Informację prasową tworzy się zgodnie z zasadą „odwróconej piramidy”. • Na początku muszą znaleźć się informacje najbardziej istotne, czyli lead. • Możliwe, że tylko ta część informacji zostanie opublikowana, dlatego też powinna ona odpowiadać na zasadnicze pytania i być kwintesencją całości • Aby zwiększyć szanse na publikację notatki….

36. CECHY DOBREJ INFORMACJI • …powinna spełniać następujące cechy • Aktualność - dziennikarze oczekują newsów. • Neutralność. Informacja prasowa powinna przedstawiać czyste fakty, bez ich wartościowania. Informację należy redagować w trzeciej osobie. • Obrazowość. Informacja musi być skoncentrowana na faktach. • Zwięzłość. Sztuką jest zawrzeć wszystkie informacje w kilkunastu zdaniach.

37. CECHY DOBREJ INFORMACJI • Element bliskości. Informacja powinna traktować o tematach bliskich odbiorcy. • Element „wielkiego świata”. • Ma zawierać konkrety i liczby. Używajmy przykładów. • Forma. Dobrze sformatowana, przejrzysta informacja jest dowodem na wiarygodność i rzetelność. • Informacja musi być dokładnie sprawdzona.

38. WARTE WYKORZYSTANIA • Warto na stronie internetowej Urzędu Pracy stworzyć zakładkę - Powiatowa Rada Zatrudnienia • Warto aby i Rada i Urząd posiadali swój PRESS ROOM… • …czyli kącik prasowy, a w nim gotowe materiały dla mediów, dane, wykresy, zdjęcia itp. • Na konferencji prasowej lub na spotkaniu z dziennikarzem warto wręczyć mu płytę CD z „gotowcem” • A jeszcze lepiej na pendrive, jako prezencie.