30 de noviembre de 2010/AGC

1. Informe sobre Servicios de Idiomas y Medidas de Eficiencia Económica en la Prestación de Servicios de Conferencias para Reuniones de la OEADepartamento de Gestión de Conferencias y Reuniones 30 de noviembre de 2010/AGC

2. Mandato AG/RES. 1 (XL-E/10) III.A.12.a 12. Servicios de conferencias y reuniones a) Reiterar a la Secretaría General la necesidad de ampliar su estudio de los servicios de interpretación y traducción de la Organización para que incluya toda el área de servicios de conferencias y reuniones y presentar a la consideración de la CAAP, informes de avance sobre los servicios y necesidades actuales del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, en los que se incluyan datos sobre los medios más eficientes y rentables de proveer estos servicios, en la sede y fuera de la sede, tomando en consideración los requerimientos de los Estados Miembros, las necesidades generales y las limitaciones de la Organización para cumplir con sus mandatos.

3. Sección de Idiomas • Traduce internamente 45% de los documentos solicitados por todas las áreas de la SG/OEA, dando prioridad al CP y la AG • Coordina la traducción externa del 55% restante • Identifica los traductores idóneos para las traducciones según experiencia y especialidad • Revisa traducciones y/o documentos originales a solicitud de las áreas • Realiza un control de calidad del 100% de las traducciones • Examina traductores antes de incorporarlos a la nómina de traductores independientes • Asesora a las delegaciones de los Estados Miembros durante las Comisiones de Estilo • Compila y actualiza glosarios y manuales de estilo para unificar y mantener el vocabulario y el estilo de la OEA

4. Sección de Idiomas • Coordina servicios de interpretación para todas las reuniones de la SG/OEA dentro y fuera de la sede • Asesora a las áreas sobre las modalidades más apropiadas y eficientes de contratar intérpretes • Identifica intérpretes calificados por asociaciones profesionales en los países miembros • Ofrece servicios de interpretación interna para: • reuniones del presidente del CP y coordinadores regionales • reuniones de carácter altamente confidencial • misiones de ministros y/o embajadores • reuniones privadas y de negociaciones de embajadores • reuniones privadas del SG y SGA

5. TRADUCCIÓN

6. Flujo de traducción

7. Estadísticas traduccionesEnero-Octubre 2010

8. Solicitudes de traducción

9. Traducciones internas vs. externas

10. Traductores de planta por idioma Inglés: 1 traductor/revisor Español: 1 traductor/revisor 1 traductor Portugués: 1 traductor/revisor de planta Francés: 3 traductores/revisores 1 traductor/revisor por contrato

11. Solicitudes de traducción por idioma

12. Solicitudes por área de la SG/OEA

13. Traducciones internas = Ahorro para el área Total de ahorros $879,293.72

14. INTERPRETACIÓN

15. Flujo de interpretación

16. Reuniones con interpretación (mes)

17. Reuniones con interpretación (área)

18. Modalidades utilizadas en CP/CEPCIDI

19. Modalidades de interpretación

20. Programa de expansión regional de intérpretes y traductores Objetivo: Identificar traductores e intérpretes calificados en los Estados Miembros para reducir el costo de brindar servicios de traducción e interpretación en reuniones fuera de sede y atender las solicitudes de los gobiernos de contratar profesionales locales.

21. Programa de expansión regional de intérpretes y traductores Resultados: • Perú Intérpretes, junio 2009: 10 • Brasil Intérpretes, diciembre 2009: 12 • Colombia Intérpretes, julio 2010: 7 • Colombia Traductores CITEL, nov. 2010: 5 • México Traductores e intérpretes, noviembre 2010: en proceso de evaluación • Ecuador Traductores e intérpretes, febrero 2011: en proceso de organización

22. Servicios de conferencias

26. Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias Reuniones amigables con el medio ambiente • Promoción de la política de reducción del uso de papel, “Paper Light Policy”, distribuyendo los documentos de manera electrónica. • Promoción de la implementación de la política de “Printing on Demand" y las impresiones a doble cara. • Minimización de la cantidad de materiales para los participantes (libretas de apuntes, documentos impresos, lapiceros, carpetas, etc.) • Uso de materiales de fácil biodegradación o que cuenten con el sello del Forest Stewardship Council (FSC).

27. Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias Reuniones amigables con el medio ambiente • Implementación en la sede de la reunión del sistema de recolección por separado y reciclaje o reutilización. • Control del aire acondicionado de los salones en el nivel de menor consumo de energía posible. • Promoción del seguimiento de las reuniones a través de herramientas como los medios sociales (social media): Twitter, Facebook, Youtube o RSS. • Mayor uso de la tecnología como herramienta de apoyo (Links documentos, página web por reunión, laptops por participante). • Involucrar a los participantes de manera directa y promover su papel como multiplicadores de este esfuerzo para generar mayor conciencia ambiental.

28. Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias VIDEOCONFERENCIAS 2009 -2010 Salón Multimedia “Sir Arthur Lewis” * Desde abril de 2009, fecha en la que el Salón Sir Arthur Lewis fue inaugurado. ** Hasta el 15 de octubre de 2010. Observaciones importantes: El cálculo del ahorro se ha hecho con base en un estimado conservador de 4 personas viajando por videoconferencia. Un estimado máximo de 3 días de estadía por videoconferencia. En los casos en los que más de un país está involucrado, el cálculo se ha hecho con base en el país que ofrece los menores costos.

29. Asignaciones presupuestarias DGCR 2008 - 2011

30. Personal DGCR 2008 - 2011

31. Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias Nuevas capacidades para videoconferencias en el Salón Simón Bolívar Esfuerzo conjunto entre DOITS y DGCR Algunas de las nuevas capacidades del salón incluyen: • Video / Teleconferencia (VTC) con capacidad de hasta 5 conexiones simultáneas: • Seis cámaras en la sala • Cada delegado puede hablar desde su propio micrófono • Visualización de las otras partes en todas las pantallas y monitores del salón. • Conexiones a través de IP (por Internet) e ISDN (vía línea telefónica) • Audio Teleconferencia (ATC) • Paneles de control para las video - teleconferencias y presentaciones locales • Capacidad de grabación • Capacidades de realizar presentaciones locales

32. Propuestas • Actualizar la resolución 872: “Actualización de Costos de Conferencias y Reuniones” • Limitar número de páginas de informes: 15 -20 páginas: Práctica común en organismos internacionales Costos traducción: 10 Págs. = 2,500 palabras = US$ 425 15 Págs. = 3,750 palabras = US$ 637.50