Probleme privind implementarea POR identificate la nivel de proiecte Viorel BOCA

1. Probleme privind implementarea POR identificate la nivel de proiecte Viorel BOCA

2. Probleme generale • Problemece provin din CF • Obiectivele proiectului nu sunt clar definite, nu pot fi cuantificate/măsurate, • Indicatorii propuşi sunt dificil de monitorizat şi evaluat, • Necorelări între CF, DT şi buget / cheltuieli, • Specificaţiile proiectului nu sunt clare / complete, • Bugetul proiectului nu este detaliat corespunzător - nu sunt alocate toate sumele necesare pentru realizarea tuturor activităţilor necesare pentru realizarea proiectului, • Planificarea defectuoasă conduce la întârzieri - pentru unele activităţi este subestimat timpul necesar realizării acestora, • Resursele necesare pentru implementarea proiectului sunt subestimate, Efecte: Dificultati in implementare. Necesita modificari la contractul de finantare.

3. Probleme privind echipa de implementare • Personalul din echipa de management nu este disponibil pentru proiect / este implicat in alte activităţi, • Competenţele membrilor echipei nu sunt cele cerute de proiect, • Echipa nu este motivată suficient, • Echipa nu are clarificate obiectivele, indicatorii şi alte informaţii din proiect, • Comunicarea în cadrul echipei de proiect se face defectuos, informaţia nu circulă fluent • Managementul de proiect nu are stabilit un plan detaliat privind implementarea proiectului, • Echipa de management nu are stabilite planuri de acţiuni pentru situaţii neprevăzute sau pentru recuperare întârzieri, • procedurile de lucru (evaluare şi de control) nu există sau nu se aplică, • Necunoaşterea prevederilor contractului de finanţare şi anexelor acestuia, • Necunoaşterea procedurilor / prevederilor legale (achiziţii publice, cod fiscal, construcţii, securitatea muncii, etc.), Efecte: Cheltuieli neeligibile. Pierderi financiare pentru beneficiar.

4. Probleme specifice POR • Probleme legate de informare / publicitate • Lipsă aviz OI pentru materiale de informare şi publicitate, • Informare şi publicitate realizată după termenul de finalizare proiect, • Materiale de informare/publicitate neconforme cu MIV – lipsă informaţii proiect / UE. Efecte: Cheltuieli neeligibile. Nerespectarea clauzelor contractului de finanţare. • Probleme legate de cererile de prefinanţare / rambursare • Se omite transmiterea notificării beneficiarului cu privire la depunerea cererii de prefinaţare-30 de zile de la semnare contract – cu posibilitate de revenire în primele 15 zile calendaristice ale lunii în care a fost prevăzută pre-finanţarea, • Obligativitatea transmiterii unei CR în 6 sau 12 luni de la primirea pre-finanţării, • Întarzieri la depunerea CP/CR, fata de notificări / grafice de rambursare, transmise la OI (Beneficiari Publici si Beneficiari Privati) - cauze diverse; Efecte: lipsa previzionării in cash-flow-ul centralizat – lipsa disponibilului pentru plata la AM POR,

5. Nerespectarea prevederilor contractului de finanţare şi a recomandărilor OI privind întocmirea cererilor de pre-finanţare / rambursare, • Dosarele prezentate la cererile de pre-finanţare / rambursare nu sunt complete şi conforme cu listele de verificare, • Documente justificative incomplete sau necorelate (continutul facturii nu este mentionat clar, necorelare intre factura si contractul de achizitie, OP nu precizeaza detaliile plăţii în concordanţă cu facturaetc.), • Păţi către furnizori în alt cont decât cel precizat pe factură sau în contract, • Plăţi către furnizorii de servicii înainte de realizarea serviciilor (lipsă rapoarte servicii), • Se omite frecvent copierea faţă-verso a documentelor originale, • Lipsesc Rapoartele dirigintelui de santier sau sunt prezentate neconform (nu sunt detaliate activitatile prestate detaliat; verificarile efectuate; • Nu sunt respectate notele de subsol privind modul de completare a CR (frecvent nu sunt preluate toate capitolele din bugetul proiectului la tabel 7A si 7B) Efecte:Decalarea la plată cu 1 – 3 luni a CP / CR,

6. Problemelegate de RAPORTUL DE PROGRES • Se omite frecvent completarea cap. 5 Descrierea pe scurt a stadiului de implementare; se confunda indicatiile de completare cu tabelul detaliat pe activitati, • Nu se preiau toti indicatorii din Cererea de finantare, • Se confunda indicatorul de rezultat imediat cu indicatorul de rezultat; nu se completeaza frecvent rubrica rezervata indicatorului de "rezultat" • Se completeza gresit perioada de referinta • Se confunda raportul de progres de verificare cu raportul de progres al monitorizarii; ca atare la primele cereri se numeroteaza in continuarea celui de monitorizare; Efecte:Notificare beneficiar – întârzieri în procesare şi la plată,

7. Probleme legate de modificarea contractelor de finanţare • Notificări privind modificarea unor condiţii din contractul de finanţare – înainte de modificare, • Lipsa documente suport la notificările de modificare contract (echipa de proiect, grafic de rambursare, etc.), • Anexele actului adiţional ( calendarul activităţilor, buget…) nu reflectă modificările solicitate prin memoriu justificativ depus de beneficiar, • Justificările privind necesitatea modificării contractului prin act adiţional nu sunt convingătoare, • Justificările nu sunt susţinute de documente justificative (de ex.se solicită modificarea valorii echipamentelor, dar nu anexează un studiu de piaţă efectuat în acest senssauoferte care reflectă o creştere a preţurilor la echipamente), • Nu sunt corelate datele din Calendarul activităţilor, planul de achiziţii şi graficul de rambursare a cheltuielor, • Aplicare modificări după avizare / aprobare. Efecte: Notificări sau acte adiţionale respinse – cheltuieli neeligibile

8. Probleme legate de procedurile de achiziţii • Calendarul procedurii nu este întocmit conform documentelor anexate la dosarul achiziţiei publice, • Decizia de numire a comisiei de evaluare fără număr şi fără dată, • Declaraţii de confidenţialitate şi imparţialitate ale membrilor comisiei de evaluare nepersonalizate, datate greşit sau nesemnate, • Raportul procedurii de achiziţie publică nu precizează motivele respingerii ofertelor; nu indică motivul pe baza căruia s-a declarat castigator ofertantul. • Contractele de achiziţie încheiate nu se corelează cu documentele primite la ofertare (ex. subcontractarea – de cele mai multe ori oferta este prezentată fără subcontractanţi, dar se uită eliminarea articolul din contract cu privire la acest aspect) • Nu se ataşează la dosar toate anexele care sunt menţionate în contractul de achiziţie ca făcând parte din documentele contractului încheiat • Nerespectarea procedurilor in domeniul achiziţiilor publice,

9. Necorelări între părţile componente ale DA, • DA cu informaţii incomplete / neactualizate cu situaţia de pe teren, • Criterii de calificare a ofertanţilor impuse disproporţionat cu specificul contractului sau care pot restricţiona accesul anumitor categorii de ofertanţi, • Modelul de contract nu este corelat cu prevederile DA, • Contractele nu conţin clauze clare cu privire la acordarea avansurilor, eşalonarea la plată a lucrărilor, aplicarea penalităţilor. • Utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor – în DA. • Lipsa de informaţii în DA privind vizitarea locaţiei proiectului de către ofertanţi, • Lipsesc documentele justificative privind constituirea garanţiei de participare sau de bună execuţie. • Neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze privind obligaţia proiectantului de a asigura AT în perioada contractului de lucrări + bugetare acestei activităţi, • DA conţine criterii de calificare bazate pe experienţa ofertantului (Art. 176 din OUG 34/2006) sau alte criterii de calificare decât prevede art.198 din OUG 34/2006,

10. Efecte • Notificare beneficiar – întârzieri în procesare şi la plată, • Note de comenzi suplimentare(NCS) sau note de renunţare (NR) emise de contractor, • Solicitări de acte adiţionale la contractul de lucrări – cerute de contractor, • cîştigă oferte cu durate de execuţie nerealiste, • Oferte financiare nerealiste (subestimate), • Necesitatea încheierii de acte adiţionale pentru suplimentare a valorii contractului de lucrări (majorare cantităţi + sume), • Selecţia unui nou proiectant care impune alte soluţii, • Apar cheltuieli neeligibile, • Contracte de lucrări fără buget pentru lucrări diverse şi neprevăzute, • Cheltuielile aferente acestor lucrări NU sunt eligibile – deşi sunt justificate, Efecte –>Procedură neconformă==> Cheltuieli neeligibile !!!

11. Probleme legate de atribuirea şi execuţia contractelor de lucrări • Autorizaţiile şi/sau avizele necesare lipsesc sau auperioada de valabilitate expirată, • Nerespectarea graficului de execuţie a lucrărilor de construcţii, • Necorelarea cheltuielilor solicitate la rambursare cu cele prevăzute în ordinul de cheltuieli eligibile, • Suplimentarea valorii contractului de lucrări fără respectarea procedurilor de achiziţie publică (OUG 34/2006), • Decontarea cheltuielilor diverse şi neprevăzute – fără respectarea procedurilor de achiziţii, • Dificultăţi în implementarea şi monitorizarea proiectului cauzate de lipsa unui sistem eficient de raportare a activităţii dirigintelui de şantier.

12. Acceptarea unor oferte cu: • durata de execuţie nerealistă, incomplete sau neactualizate cu situaţia de pe teren şi cu PT, • buget subestimat, sau alocări financiare în dezacord cu activităţile proiectului, • lipsă lucrări diverse şi neprevăzute în buget (max. 10 %), • Contracte încheiate fără preţ ferm + penalităţi la depăşire de termene, • Situaţii neprevăzute - acceptate prin OUG 34/2006, • Necesitatea prelungirii unor termene de execuţie – justificate, RECOMANDĂRI • Încheierea de adiţionale să se facă strict în condiţiile şi prin procedurile prevăzute de OUG 34/2006 si Instructiunea AM POR nr. 50/21.07.2010 • Probleme legate de modificari la contractul de lucrări

13. Art. 122. - Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare numai în următoarele cazuri: ….. • i) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/ adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe imprevizibile au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: • atribuirea să fie făcută contractantului iniţial; • lucrările sau serviciile suplimentare/ adiţionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic şi economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deşi separabile de contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia; • valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite şi a actelor adiţionale care vor fi încheiate pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale nu depăşeşte 20%(10% conform I 50) din valoarea contractului iniţial; …

14. PRECIZARI: • Valoarea lucrarilor suplimentare se raporteaza la valoarea contractului initial – fara sa se ia in calcul valoarea NR. • Prevederile Ordinului MDRT nr. 1218/31.03.2010 – privind avizarea de catre CTE a documentatiei justificative pentru suplimentarea lucrarilor de constructii/ valorii contractelor de lucrari – NU sunt aplicabile pentru proiectele finantate prin POR,

15. VĂ DORIM MULT SUCCES !