NEKK: Nytt Ekonomikoncept

1. NEKK: Nytt Ekonomikoncept Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus) Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Modeller, strukturer och systemadm Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Beställning till betalning (Winst 2.0) Ekonomihantering Huvudbok Faktura-motor Avtal Beställning Faktura-hantering Leverantör Anläggning Kund Modeller, strukturer och systemadm Modeller, strukturer och systemadm NEKK | Beställning till betalning | 20130207

2. Övergripande mål – Beställning till betalning Projektets mål • Ersätta Gasell med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar, vilket innebär att beställning och fakturahantering hanteras i samma system • Införa nya kommun-gemensamma processer, regelverk och arbetssätt för beställning och fakturahantering för Stadens förvaltningar. OPERATIVT INKÖP 4.BETALNING 1. AVTALS- REGISTRERING 2. BESTÄLLNING 3. FAKTURA-HANTERING NEKK | Beställning till betalning | 20130207

3. Beställning till betalning (BTB) i praktiken/fördelar • Ramavtalen ställer redan idag krav på elektroniska beställningar • BTB kommer att förenkla flödet och minska fakturaadministrationen för chefer och administratörer.Istället ökat fokus på att beställningen är korrekt. • Alla enheter har redan fått utbildningar i Winst • Vi tjänar på att göra rätt • Utökat tekniskt stöd (Vi får en ny app!) • Bättre möjligheter till konteringsstöd • Minskar behovet av efterkontroller • Kan förhoppningsvis leda till utökat ekonomistöd. • Socialresursförvaltnings beställningar i Winst • ANTAL: 2011=651 order, 2012=2720 order. • KRONOR: 2011=1,6 milj. 2012=5,4 milj NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | oktober 2012

4. BTB i praktiken/utmaningar • Några som är beställare idag har inte gasellbehörighet. • Omställning till det nya tar energi • Snävare tidplan, attestering av beställning och kostnader blir enklare men behöver eventuellt ske snabbare • Vi behöver än mer mot en inköpsorganisation • Kräver ett fortsatt förändrat arbetssätt • Många i organisationen berörs • - Alla som hanterar beställningar på förvaltningen • - Alla som hanterar fakturor på förvaltningen • Att vi alla ser möjligheterna! • Social resursförvaltnings beställningar i Winst • ANTAL: 2011=651 order, 2012=2720 order. • KRONOR: 2011=1,6 milj. 2012=5,4 milj NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | oktober 2012

5. Nyttoeffekter för Beställning till betalning – vad projektet ska leda till ÖKAD TRYGGHET TIDSBESPARING FÖRBÄTTRAD STYRNING OCH UPPFÖLJNING KOSTNADS- BESPARING Synliggöra kostnaderna för fakturahantering Lägre kostnader för inköp och fakturahantering. Omfördela tid tack vare effektivare processer med smartare systemlösningar och tydlighet i roller och ansvar. Bättre överblick och möjlighet till effektiv analys genom en sammanhållen process- och systemlösning samt tillgång till data på ett ställe. Göra det enklare att följa lagar och policys genom att beställa rätt produkt av rätt leverantör med rätt attest. NEKK | Beställning till betalning | 20130207

6. Förändringar mot idag för användaren Beställning Fakturahantering Betalningsunderlag (Procapita, Bida, PC-lev) Betalning • Beställningar av gemensamma ramavtalsleverantörer görs i WINST* • Elektronisk rekvisition införs i Winst • Automatisk kontering av beställning utifrån förslag som ges • Beställning attesteras innan order skickas till leverantör • Obligatorisk leveranskvittens i systemet när produkt levererats • Nytt system - Gasell ersätts av Winst • De fakturor som överensstämmer med beställning och leverans hanteras automatiskt, de ”matchas” och blir klara • Abonnemangshantering av återkommande fakturor från samma leverantör • Ny hantering av förvaltningsinterna fakturor • Underlag som ej är konterade/attesterade i försystem hanteras i WINST • Organisationsnummer blir obligatorisk uppgift i försystemen • Betalningsinformation skickas från Horisonten för visning i WINST *) Beställning av IT-utrustning görs i Beställningsportalen NEKK | Beställning till betalning | 20130207

7. Utrullningsgrupper Piloter Grupp 1 – November 2013 Grupp 2 – Februari 2014 Fastighetskontoret (N200) Intraservice SDN Angered Arkivnämnden Färdtjänsten Konsument och medborgarservice Miljöförvaltningen Stadsrevisionen Valnämnden Överförmyndarnämnden SDN Askim-Frölunda-Högsbo SDN Norra Hisingen SDN Västra Göteborg SDN Örgryte-Härlanda Social resursförvaltning • 83 000fakturor per år • 500beställare • 1 000fakturagr. • 11 500fakturor per år • 260 beställare • 260 fakturagr. • 268 000fakturor per år • 1900beställare • 2 100fakturagr. Grupp 3 – Mars 2014 Grupp 4 – April 2014 Grupp 5 – Maj 2014 SDN Centrum SDN Lundby SDN Majorna-Linné SDN Västra Hisingen SDN Östra Göteborg Kulturnämnden Park- och Naturförvaltn. Stadsbyggnadskontoret Utbildningsförvaltningen Fastighetskontoret (N205) Finansförvaltningen Idrotts- och Föreningsförv. Lokalnämnden Stadsledningskontoret Trafikkontoret Vuxenutbildnings-förvaltningen • 245 000fakturor per år • 2 300 beställare • 1 900fakturagr. • 110 000fakturor per år • 700 beställare • 900 fakturagr. • 124 000fakturor per år • 625 beställare • 1100 fakturagr. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

8. Tidplan utrullning 2012 2013 2014 sept okt nov dec jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec feb mars april maj juni jan Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation Central projektledning Konfigurering Justeringar Konfigurering Integrationer Integrationer Acceptanstest Test Ordermatchning, abonnemang, organisation för inköp Effektiva processer Pilot Förberedelser Pilotdrift Central utbildning Projektet utbildar CSF, LSF och utbildare under hela projektet Utrullningsgrupp 1 Utrullningsgrupp 2 Förberedelser Förberedelser Förberedelser Förberedelser Förberedelser Utrullning Utrullning Utrullning Utrullning Utrullning Utrullningsgrupp 3 Utrullningsgrupp 4 Över- lämning fas 1 Utrullningsgrupp 5 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314