Komplexní péče o dokumenty

1. Komplexní péče o dokumenty Michal Rada Iniciativa informatiky pro občany Prezentace pro konferenci Data & Dokumenty 2010

2. O co jde? • Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o archivnictví • Elektronická spisová služba • Agendové informační systémy jako samostatné evidence • Sledování celého životního cyklu dokumentu • Nutnost zajištění správy metadat • Zrovnoprávnění elektronických dokumentů

3. Co je důležité umět? • Dokument musíme umět přijmout • Ověřit jeho pravost a identifikovat ho • Sledovat a řídit proces jeho vyřízení • Důvěryhodně jej uložit • Vytvořit a odeslat vlastní dokument

4. Důležitá legislativa • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě • Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů • Zákon č. 190/2009 Sb. • Vyhláška č.191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

5. Národní standard • Dokument určující povinné náležitosti a funkce • Vztahuje se nejen na ESSL, ale i na AIS • Určuje povinné skupiny metadat vedených o dokumentu • Méně metadat vedených o dokumentech v AIS • V přílohách technická schémata

6. ...ale to není všechno • Povinnosti vést dokumenty jsou uloženy i v jiných právních předpisech • Každý dokument musí původce vést v souladu s legislativou o spisové službě • Právní řád obsahuje různá specifická ustanovení o „dokumentech“.

7. Paragraf 69a, odstavec 8 • Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

8. Základní principy spisové služby • Evidence dokumentů se provádí buď v ESSL, nebo v AIS • Vede se evidence o všech dokumentech (kromě výjimek uvedených ve Spisovém a skartačním řádu) • Dokument se eviduje po celou dobu životního cyklu

9. Životní cyklus dokumentu • Příjem nebo vznik dokumentů a doručování dokumentů • Označování dokumentů • Rozdělování dokumentů • Vyřizování dokumentů • Příprava a finalizace dokumentů • Odesílání a vypravování dokumentů • Ukládání dokumentů • Tvorba spisů • Skartace dokumentů

10. Druhy dokumentů • Doručený dokument je každý dokument, který je doručen, nebo přiřazen původci • Doručení poštovní zásilkou, elektronickou cestou, datovou schránkou, na podatelnu, kurýrem, osobním předáním • Vlastní dokument je každý dokument vzniklý z vlastní činnosti původce

11. Formy dokumentů • Analogový (listinný) dokument, jeho nosičem je papír a obsahuje podpis nebo razítko • Digitální (elektronický) dokument, jeho nosičem je datový soubor a obsahuje elektronický podpis, nebo časové razítko • Obecná povinnost elektronizace dokumentů

12. Povinné náležitosti dokumentu • Název původce, • adresa sídla a jiné identifikační údaje, • počet stran, nebo částí, • počet stran, nebo svazků příloh, • datum podepsání, • jméno, příjmení a funkce zodpovědné osoby • podpis a autentifikační prvky • povinný výstupní formát

13. ESSL • Elektronický systém spisové služby je základní evidenční pomůckou • Provádí se elektronická evidence elektronických i listinných dokumentů • V rámci ESSL se mohou uchovávat i samotné dokumenty • Důležitou součástí jsou transakční protokoly • Uchovávají se metadata podle Národního standardu

14. AIS • Agendy jsou takzvané „samostatné evidence“ • Každý informační systém nějaké agendy je AIS • AIS musí uchovávat také metadata podle Národního standardu

15. Metadata o dokumentech • O dokumentu se vedou metadata • Výčet skupin metadat uveden v Národním standardu • Z dokumentu a metadat se vytváří SIP balíček

16. Transakční protokol • O všech operacích s dokumentem se vede transakční protokol • Jeho struktura je popsána také v Národním standardu • Musí se vést po celou dobu životního cyklu • Měl by být vždy dostupný ESSL

17. Kde je problém • Pokud je dokument převeden do AIS, ztrácejí se jeho metadata a informace o životním cyklu • Přicházíme o část informací o operacích prováděných s dokumentem • Pro ESSL není kompletní transakční protokol

19. Co je nutné zajistit? • Aby o dokumentu byly informace dostupné po celou dobu životního cyklu • Aby se metadata shromažďovala na jednom místě • Aby ESSL byl dostupný vždy úplný přehled o operacích s dokumentem

20. Možné řešení • Ideálním řešením je centralizované úložiště • Splní se tím veškeré požadavky • Jednotné pořizování a shromažďování metadat • Jednotný transakční protokol • Návaznost na uložení a archivování dokumentů

21. Centrální úložiště • Úložiště dokumentů a metadat, nebo pouze úložiště metadat • Ostatní systémy a aplikace přistupují k tomuto úložišti • Automatizované přidělování identifikátorů • Centrální správa metadat a balíčků • Možnost provázání s důvěryhodnou spisovnou

24. Iniciativa informatiky pro občany www.iio.cz www.pristupnostdokumentu.cz