Fundusze strukturalne i INTERREG - kwalifikowalność wydatków

1. Fundusze strukturalne i INTERREG - kwalifikowalność wydatków Listopad-Grudzień 2004r.

2. Współfinansowanie EFRRw tym INTERREG • BK projektu obowiązkowo wnosi wkład własny w wysokości 25 % wartości projektu, • wnoszone współfinansowanie może być wydatkowane na kwalifikujące się działania, • wnoszone współfinansowanie może być wydatkowane na kwalifikujące się wydatki.

3. Zasada N + 2 • Zobowiązania budżetowe Wspólnoty dokonywane są na podstawie decyzji przyznającej wkład z funduszy • Pierwsze zobowiązanie - wydanie przez Komisję decyzji zatwierdzającej pomoc, • Kolejne zobowiązania - do 30 kwietnia każdego roku,

4. Zasada N + 2 • Anulacja przez Komisję zobowiązań, gdy wniosek o płatność nie wpłynie do końca drugiego roku po dokonaniu zobowiązania.

5. Zasada N + 2

6. KWALIFIKACJE • wydatki kwalifikujące się do współfinansowania to wydatki niezbędne do przeprowadzenia projektu, • data dostarczenia wniosku o przyznanie funduszy do Komisji jest punktem wyjścia do kwalifikowania wydatków - jeżeli projekt nie będzie przyjęty - wydatki są własnym ryzykiem,

7. KWALIFIKACJE c.d. • ostateczny termin kwalifikowania wydatków jest ustanawiany w decyzji przyznającej wkład z funduszy.

8. PŁATNOŚCI • refundacja do 75 % poniesionych kwalifikowanych kosztów (po odjęciu wkładów rzeczowych i podatku VAT)

9. Ramy prawne kwalifikowalności projektów i wydatków • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 - przepisy ogólne dotyczące FS, • Rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z dnia 10 marca 2004 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków.

10. RR nr 1260/1999 • art.30 - wydatki odnoszące się do operacji powinny kwalifikować się do współfinansowania z funduszy, tylko jeśli te operacje tworzą część danej pomocy,

11. RR nr 1260/1999 c.d. • art.30 - odpowiednie zasady krajowe powinny odnosić się do kwalifikowania się wydatków: • np. stawki amortyzacji, • VAT, a możliwość jego odzyskania,

12. RR nr 1260/1999 c.d. • art.12 - projekty współfinansowane przez EFRR będą zgodne z następującymi zasadami: • ograniczanie lub zakłócanie konkurencji ( de minimis), • zamówienia udzielane będą zgodnie z Prawem o zamówieniach publicznych - 02.03.2004 r.

13. RR nr 1260/1999 c.d. • art.12 -zachowanie ochrony i poprawy jakości środowiska naturalnego, • ochrona zdrowia ludzkiego, • ostrożne i racjonalne wykorzystanie zasobów naturalnych,

14. RR nr 1260/1999 c.d. • promowanie na płaszczyźnie międzynarodowej środków zmierzających do rozwiązania regionalnych lub światowych problemów środowiska naturalnego, • Równe traktowanie kobiet i mężczyzn.

15. Horyzont czasowy kwalifikowalności • 01 stycznia 2004 r. - dla wydatków, których realizacja nie wymagała stosowania PZP., • ostateczny termin składania przez beneficjenta wniosku o płatność 31 październik 2008 r,

16. RK nr 448/2004 - ogólne warunki kwalifikacji • Wydatki te są niezbędne do realizacji projektu, • wydatki są rzetelne, wierne i można je zweryfikować, • zostały zaplanowane w budżecie zgodnie z obowiązującymi przepisami, • nie są wyraźnie zakazane na mocy obowiązujących przepisów.

17. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • Zasada 1 - wydatki rzeczywiście poniesione, • Zasada 2 - księgowanie wpływów, • Zasada 3 - opłaty finansowe i inne oraz inne wydatki prawne, • Zasada 4 - zakup sprzętu używanego, • Zasada 5 - zakup nieruchomości gruntowej, • Zasada 6 - zakup nieruchomości budynkowej, • Zasada 7 - podatek VAT i inne podatki oraz opłaty, • Zasada 8 - kapitał podwyższonego ryzyka i fundusze pożyczkowe, • Zasada 9 - fundusze gwarancyjne, • Zasada 10 - leasing, • Zasada 11 - koszty wynikające z zarządzania i uruchamiania funduszy strukturalnych, • Zasada 12 - kwalifikowanie się projektów w zależności od miejsca.

18. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • Zasada 1 - wydatki rzeczywiście poniesione w gotówce, z wyjątkiem: • amortyzacji, • wkładów rzeczowych, • kosztów ogólnych.

19. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty ogólne: • oparte są na kosztach rzeczywistych w proporcji pro rata.

20. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty administracyjne: • koszty pośrednie administracyjne -(inaczej koszty stałe, ogólne, overheads, indirect costs) • koszty bezpośrednie administracyjne

21. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty ogólne alokowane pro rata do projektu zawierają: • wynajem pomieszczeń, • koszty ogrzewania,wody i energii, • koszty telefonów, faksu itp., • zakup materiałów biurowych, • amortyzacja sprzętu używanego w czasie projektu, • wynagrodzenia pracowników pośrednio zaangażowanych w projekt (np. dyrektora, księgowego)

22. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty ogólne na poziomie budowania budżetu należy obliczać wg. następującej zasady: • koszty 2003 (dla projektu realizowanego w 2004 r.) • dzielone przez liczbę pracowników ogółem • dzielone przez sumę godzin roboczych w 2003 r. • wynik należy pomnożyć przez godziny poświęcone realizacji projektu.

23. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • Koszty bezpośrednie administracyjne są to koszty administracyjne ponoszone dodatkowo przez BK w trakcie realizacji projektu: • czynsz za pomieszczenia wynajmowane dodatkowo w związku z realizacją projektu, • oddzielna linia telefoniczna - wydzielona wyłącznie dla realizacji projektu, • zakup materiałów biurowych specjalnie na realizację projektu

24. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty ogólne - stałe (overheads) -pośrednie • koszty stałe BK zawierają koszty departamentów i czynności użytych w projekcie, ale kiedy faktyczne koszty są trudne do skalkulowania, • kalkulowane pro rata, • koszty ponoszone przez BK bez względu na realizowany projekt, • nie wymagane dowody zapłaty;

25. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty bezpośrednie administracyjne • koszty administracyjne dodatkowo ponoszone przez BK na realizację projektu, • wymagane dowody zapłaty;

26. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty amortyzacji są kosztem kwalifikującym się pod warunkiem, że: • są związane z celem projektu, • nieruchomość lub sprzęt nie zostały zakupione z dotacji krajowych lub Wspólnoty,

27. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty amortyzacji są kosztem kwalifikującym się pod warunkiem, że: • koszty amortyzacji są naliczane zgodnie z odpowiednimi przepisami krajowymi, • koszty dotyczą wyłącznie okresu współfinansowania działalności.

28. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • wkłady rzeczowe są kosztem kwalifikującym się pod warunkiem, że: • stanowią wkład w postaci ziemi lub nieruchomości, sprzętu lub materiałów, badań, nieodpłatnej pracy ochotniczej, • ich wartość może zostać niezależnie wyceniona lub zbadana.

29. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • podwykonawstwo - koszt kwalifikowalny pod warunkiem, że: • wzrasta poziom wartości dodanej w projekcie

30. Potwierdzenie poniesionych kosztów i wydatków • faktury, • dokument księgowy o podobnej mocy dowodowej (np. koszty osobowe-lista płac, podróże-polecenie wyjazdu służbowego, rachunki za hotele, bilety).

31. Zasada 2 - Księgowanie przychodów • wydzielone konta analityczne dokumentujące wszystkie wpływy i wydatki dotyczące projektu, • wpływy obniżają sumę współfinansowania dla projektów usługowych (INTERREG),

32. Zasada 2 - Księgowanie przychodów c.d. • w projektach infrastrukturalnych przychody w zasadzie nie będą występowały, • w projektach infrastrukturalnych wkład sektora prywatnego występujący obok wkładu publicznego nie jest odejmowany od kwoty współfinansowania z FS

33. Kwalifikujące się wydatki • koszty personelu realizującego projekt (time sheets, zakresy obowiązków, stawki lokalne), • składki na ubezpieczenia społeczne - odpłatność pracodawcy, • koszty podróży i diet (według stawek kraju członkowskiego), • ekspertyzy zewnętrzne, • koszty spotkań i wydarzeń, • koszty promocji (broszury, TV, ogłoszenia w prasie), • koszty audytu,

34. Kwalifikujące się wydatki • Koszty gwarancji, jeżeli gwarancja jest wymagana prawem krajowym, wspólnotowym lub też przez Program Operacyjny, Uzupełnienie Programu lub umowę dofinansowania, • zakup gruntu jeżeli: • jest niezbędny do przeprowadzenia projektu, • koszt zakupu gruntu nie może przekroczyć 10 % całkowitych kosztów kwalifikowalnych. • Koszt zakupu gruntu nie może przekraczać wartości rynkowej - wycena rzeczoznawcy. • inne kwalifikujące się wydatki.

35. Kwalifikujące się wydatki • Zakup nieruchomości budynkowych jeżeli: • istnieje bezpośredni związek zakupu z celami projektu, • cena zakupu nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości, • budynek odpowiada normom krajowym, • w ciągu ostatnich 10 lat budynek nie był sfinansowany z dotacji krajowej lub wspólnotowej, • budynek będzie wykorzystywany tylko na cele projektu. • inne kwalifikujące się wydatki.

36. Kwalifikujące się wydatki • Koszty leasingu (z wyłączeniem podatku, marży finansującego, odsetek od refinansowania kosztów, kosztów ogólnych i opłat ubezpieczeniowych) jeżeli zawiera opcje: • nabycie, • okres leasingowy odpowiada okresowi używania aktywa, • inne kwalifikujące się wydatki.

37. Kwalifikujące się wydatki c.d. • Wybór wykonawców zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych, • kontrole merytoryczne i finansowe.

38. Nie kwalifikujące się wydatki • odsetki karne, • opłaty za transakcje finansowe, • prowizje oraz strata związana z wymianą walutową, • opłaty bankowe, • podatek VAT jeżeli może być odzyskany, • grzywny, opłaty karne oraz wydatki sądowe, • koszty wypełnienia wniosku o dofinansowanie,

39. Nie kwalifikujące się wydatki • Koszt zakupu pojazdów

40. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Umowa pomiędzy Sekretariatem a Partnerem Wiodącym-Subsidy Contract + Application Form, • Umowa pomiędzy Partnerem Wiodącym a Partnerami projektu-Partnership Agreement + budżet w podziale na Partnerów, • Faktury lub inne dokumenty o podobnej mocy dowodowej (np. Lista płac wraz z wyliczeniem kwoty stanowiącej wartość kwalifikowaną do rozliczenia w kosztach projektu), • Dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty (przelew lub dowód kasowy)

41. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Karty czasu pracy (timesheets) wraz z krótkim opisem wykonywanych działań w każdym przepracowanym dniu-podpisane przez osobę wykonującą działanie oraz zatwierdzone przez Kierownika projektu, • Umowy zlecenia, o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia i protokołem odbioru zadania, • Potwierdzenie otrzymania dostawy (w przypadku zakupów)

42. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Oświadczenie sprzedawcy używanego sprzętu podające pochodzenie sprzętu i potwierdzenie, że w ciągu ostatnich 7 lat nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej, • Oświadczenie Partnera, że koszty amortyzacji nieruchomości lub urządzeń uwzględnione w wydatkach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej,

43. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Dokumentacja z przeprowadzonego przetargu zrealizowanego zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych, • Zakładowy plan kont z wyodrębnionymi kontami na realizację projektu oraz wydruki z programu finansowo-księgowego wg kosztów i wydatków, • Progress Report zgodnie z obowiązującym wzorem,

44. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Zestawienie poniesionych wydatków i kosztów uwzględniające przeliczenie kwot w PLN na EUR zgodne z wzorem, • Zaświadczenie, że partner nie jest zarejestrowany jako podatnik podatku od towarów i usług lub pisemne oświadczenie głównego księgowego i kierownika jednostki, będącej Partnerem projektu o braku możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT z Urzędu Skarbowego z podaniem podstawy prawnej.

45. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Oświadczenia w celu uzyskania certyfikatu kwalifikowalności wydatków należy przesłać do WWPWP Phare w oryginale. Pozostałe dokumenty należy przesłać jako kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez Głównego Księgowego lub Kierownika projektu.

46. Case study Kalkulacja wydatków kwalifikowanych oraz przygotowanie dokumentów do kontroli 1 stopnia na przykładzie.

47. Osoby do kontaktu Sylwia Tyszko sylwia.tyszko@wwpwp.it.pl tel. + 48 22 661 88 04 Izabela Niedostatkiewicz izabela.niedostatkiewicz@wwpwp.it.pl tel. + 48 22 661 88 26 Małgorzata Piórkowska malgorzata.piorkowska@wwpwp.it.pl tel. + 48 22 661 88 25 Magdalena Zawadzka magdalena.zawadzka@wwpwp.it.pl tel. + 48 22 661 88 14

48. Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej Phare ul. Wspólna 2/4 00-926 Warszawa www.wwpwp.it.pl