Le PROJET TRAP

1. Le PROJET TRAP une expérience de coopération etde traitement partagé entreles bibliothèques universitaires québécoises

2. Présenté par Claire Boisvert (Université du Québec à Montréal) Rita Buono (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) Laura May (Université Concordia) Marcel Plourde (Université Laval)

3. Le Projet TRAP (TRAitement Partagé) est un projet de traitement documentaire en coopération qui s’adresse aux bibliothè-ques universitaires membres de la CREPUQ et qui vise les collections électroniques acquises en consortium en fonction de normes communes et partagées par l’ensemble des établissements. Définition

4. Projet TRAP Vise deux objectifs: • Accès rapide aux collections de documents électroniques achetées en consortium • Partage de la responsabilité du traitement entre les bibliothèques universitaires participantes

5. Plan de la présentation • Projet TRAP : historique • Politiques documentaires communes • Mécanismes de fonctionnement du Projet TRAP • Bilan et perspectives

6. Partie IHistorique du projet TRAP

7. Contexte documentairedes universités du Québec • Bibliothèques de 18 universités et écoles affiliées • Réseau francophone et anglophone • 200 000 usagers • Budget d’acquisition global de 55 M $ (2004-2005) • 31 000 000 de documents • 160 000 abonnements • Achats en consortium

8. Historique du projet • Achats en consortium • Contexte budgétaire des années 1990 • Contexte documentaire nord-américain • Mondialisation des activités et concurrence • Groupe de travail sur le traitement de la documentation (GTTD) (1995-1996)

9. Mandat du GTTD • Étudier l’intérêt et l’opportunité d’une coopération plus étroite entre les bibliothèques universitaires québécoises pour le traitement de la documentation ainsi que les modalités d’un éventuel partage des responsabilités N.B.: Relève du Sous-comité des bibliothèques de la Conférence des recteurs et principaux des universités du Québec (CREPUQ)

10. Historique du projet (suite) • Revue de la littérature sur l’utilisation des catalogues de bibliothèques et l’impact sur le traitement • Modes de recherche privilégiés • Sujet : 48 % • Titre : 28  % • Auteur : 22  % (dont 3,5 % d’organismes) • Collections : 3  %

11. Historique du projet (suite) • Une Politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec (1997) • Politiques de traitement particulières • Premières ententes de traitement (novembre 2000)

12. Partie IIPolitiques documentaires communes

13. Politiques documentaires communes • Politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec (1997) • http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/pol_traitdoc/politique_cadre.htm • Politiques de traitement particulières

14. Objectifs de la politique cadre • Offrir un cadre commun pour l’élaboration de politiques locales • Favoriser: • Évolution des pratiques • Adoption de normes communes • Initiatives de coopération • Partage des expertises • Échange d’informations • Approche réaliste dans l’attribution des ressources locales de traitement

15. Portée de la politique cadre • Niveau minimal de traitement pour l’ensemble du réseau • Rehaussement possible du niveau à l’intérieur des catalogues locaux • Adhésion de chacun des établissements • Respect des particularités des collections locales

16. Normes communes de traitement • Format de communication MARC21 • Normes bibliographiques RCAA2 et LCRI • Traitement des notices dérivées • Normalisation des accès • Les éléments de données requis

17. Normalisation des accès • Auteurs personnels • Collectivités • Collections • Classification • Indexation matière • Notes

18. Politiques de traitement particulières • Politique commune pour le traitement des périodiques électroniques accessibles à distance dans les bibliothèques universitaires du Québec (1999 révisée 2003) • http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/trap/politiquepel.htm • Politique commune pour le traitement des ressources Internet dans les bibliothèques universitaires du Québec (2000)

19. Création de notices distinctes pour chaque format documentaire Politiques de traitement particulières(suite) • Politique commune pour le traitement des monographies électroniques dans les bibliothèques universitaires du Québec (2004) • Politique commune pour le traitement des ressources intégratrices dans les bibliothèques universitaires du Québec (en cours de préparation)

20. Partie IIIMécanismes de fonctionnement du Projet TRAP

21. Mécanismes de fonctionnement du Projet TRAP • Lignes directrices: • Conditions gagnantes • Partage de la tâche • Responsabilités des établissements

22. Conditions gagnantes • Application d’une politique commune de traitement • Négociations d’achat • Moyens techniques fonctionnels • Z39.50 • Création de fichiers

23. Partage de la tâche • Titres acquis en consortium • Implication des bibliothèques anglophones • Capacité de traitement • Nombre de titres à traiter • Rôle du GTTD • Liste de produits faisant l’objet d’ententes de traitement partagé • http://www.usherbrooke.ca/biblio/crepuq/listeentente/entraipar.htm

24. Liste de produits faisant l’objet d’ententes de traitement partagé

25. Responsabilités des établissements • Traitement prioritaire • Liens privilégiés avec les éditeurs ou fournisseurs • Communication rapide et efficace • Liste électronique de discussion Traitement • Messages normalisés • Archivage des mises à jour

26. Partie IVBilan et perspectivesdu Projet TRAP

27. Bilan du Projet TRAP • 15 000 titres de périodiques électroniques • 3 000 monographies électroniques

28. Bénéfices du Projet TRAP • Accès rapide aux collections pour les usagers • Notices bibliographiques en français • Réduction des coûts de traitement • Coopération entre les 18 bibliothèques universitaires québécoises

29. Bénéfices du Projet TRAP (suite) • Structure qui permet le maintien de normes de qualité de haut niveau • Réseau dynamique de coopération, d’échange et de discussion des personnels oeuvrant dans le traitement • Partage et mise en commun d’expertise reliée au traitement entre les universités québécoises

30. Prix d’excellence • Prix d’OCLC Canada et de la Canadian Library Association (CLA) pour le partage des ressources (2004) • Prix de la Canadian Association of College and University Libraries (CACUL) pour l’innovation (2004)

32. Perspectives • Traitement des publications des organisations gouvernementales et internationales • Collections électroniques locales • Amorce de réflexion sur un partage de fichiers d’autorité • Partage d’applications technologiques

33. Conclusion Le Projet TRAP : un modèle innovateur de partage dans un réseau décentralisé

34. Merci de votre attention !