Relaciones Públicas

1. Relaciones Públicas Octavio Isaac Rojas Orduña

2. GABINETE DE PRENSA: HERRAMIENTAS

3. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Fotografías • Apoyar la información de los materiales de prensa. • Demasiados materiales pueden apabullar o distraer al periodista de lo más importante: la información de la nota de prensa. • “Una imagen vale más que mil palabras” – ”¿Esas mil palabras son las que se tenían que decir sobre la organización?”

4. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Fotografías - Anécdotas • Edward Bernays – Introducción del Ballet Ruso en 1915 • Steve Case – ExCEO AOL (Boom internet)

5. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Fotografías - Recomendaciones • La cabeza recta. • Cabello, barba y bigote, bien recortados. (Afeitado al ras). • Ojos rojos, no. • Ojeras y manchas, no. • Sonreír o mantenerse serio. (Conveniente tener imágenes de ambos tipos para usar en diferentes circunstancias). • Ser creativo, pero sin excesos. (Escenarios abiertos o en algún espacio que no sea una oficina de la sede de la organización). • Ser espontáneo, sin caer en lo ridículo.

6. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Fotografías - Recomendaciones • Actualizar las fotografías. (Se debe renovar el acervo fotográfico, porque las personas cambian con el tiempo). • Tomar muchas fotografías para tener varias de donde escoger. • Para las mujeres: evitar pendientes ostentosos o brillantes. • Para los hombres: vestir corbatas y chaquetas sobrias.

7. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Fotografías • Realización de photopportunity • Fondo de fotografía, trasera o photocall • Relacionar la marca con el portavoz

8. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Videocomunicados • Elaboración de un discurso visual para ilustrar un tema específico. Los videocomunicados también son conocidos como B-rolls, Video News Release o su acrónimo VNR. • Imágenes con cortes directos, minutados minuciosamente y sin música montada, pensados para facilitar la labor del editor de televisión e ilustrar de manera controlada un mensaje determinado. Normalmente, su duración puede ir de los 2 a los 5 minutos • Participación de portavoces que hacen breves exposiciones sobre el tema o responden a preguntas que pudieran ser de interés para los medios (Sin voz del entrevistador) • “Making off” – películas

9. Podcasts Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Fotografías, vídeos y radiocomunicados • Radiocomunicados • Declaraciones grabadas de uno o más portavoces sobre un tema determinado que se distribuye entre las cadenas de radio para que éstas puedan montar sus propias noticias con sonido original. • Declaraciones del discurso que un portavoz haya pronunciado en algún acto o también es posible confeccionarlo a partir de una entrevista. (Sin voz del entrevistador) • El radiocomunicado, instrumento de comunicación masiva gracias a la tecnología

10. GABINETE DE PRENSA: TACTICAS

11. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Periodistas, público natural de los profesionales de las relaciones públicas • Pueden hacer que una organización sea una perfecta desconocida o lograr que aumente su notoriedad pública de una forma rápida y sin mediar pago alguno • Seres impacientes, desconfiados y prepotentes con la gente de relaciones públicas • Imprecisiones, errores o manipulaciones en el momento de tratar la información que se les facilita.

12. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • RRPP y periodistas están condenados a entenderse, porque se necesitan y complementan mutuamente. • Labor RRPP: • Ayudarles a hacer el mejor trabajo posible, • Con información interesante • Apoyándoles con todos los recursos éticos • Con el objetivo común de ofrecer a la sociedad datos relevantes para que pueda informarse.

13. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • A los periodistas no se les puede manipular o comprar, porque uno de los pilares de una sociedad democrática es la confianza en unos medios de comunicación libres de tendencias y completamente independientes, que informen de manera responsable y veraz sobre lo que acontece en el mundo.

14. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Contactar a los periodistas sólo cuando se tenga una noticia que ofrecer. (La mejor forma de crearse una reputación como fuente de información digna de atención es ofrecer datos sobre auténticas y relevantes novedades). • Personalizar la información según el medio que se trate. (Una revista especializada necesitará más información técnica que una dirigida al público general, por ejemplo). • Ser franco y servicial. (Si un periodista necesita ayuda y no podemos brindársela, lo mejor es indicarle a otra persona que quizás sí pueda atenderlo).

15. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Responder con agilidad. (Si las solicitudes de los periodistas son respondidas rápidamente, existen más posibilidades de que los mensajes de la organización sean difundidos). • No reñir con los periodistas. (Pelearse con un informador porque no sacó una nota o porque dejo de asistir a un evento es un error muy grave). • No prometer lo que no se pueda cumplir. (Perderán su confianza en el profesional de RRPP).

16. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Ofrecer fuentes independientes. (los mensaje de una organización serán más creíbles si son avalados por terceros. Se facilita la labor del periodista de contrastar la información). • Graduar la distribución de información. (Inundar de notas de prensa una redacción no es la manera más adecuada para obtener la atención de los periodistas). • Conocer y respetar los tiempos de los periodistas. (Hay que evitar realizar llamadas, aparecer sin cita previa en una redacción u organizar eventos en horas conflictivas para los periodistas).

17. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Preguntar a los periodistas sus necesidades. (Conocer si quieren recibir la información por correo electrónico, a través de un sistema de sindicación de contenidos de una bitácora; si necesitarán imágenes o audio; si quieren hablar con un portavoz que domine aspectos determinados del sector de la organización, etc.).

18. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Dominar los temas de la comunicación. (Para poder comunicar con eficacia se tiene que conocer al detalle todos los aspectos de la cuestión a difundir). • Dar el mismo trato a todos los periodistas. (Aunque se trate de un informador novato, no hay que olvidar que el tiempo pasa y éste podrá alcanzar posiciones estratégicas dentro de los medios). • Evitar llamar de forma gratuita y continuada. (Sólo levantar el teléfono para contactar a los periodistas cuando se tenga algo realmente importante que contar).

19. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Darle seguimiento a los medios (leer el periódico, ver la televisión, escuchar la radio o navegar por internet servirá para conocer las personas responsables de algunas secciones, los temas que están ocupando la agenda mediática y la tendencia ideológicas de los medios). • No solicitar ver los contenidos elaborados por los periodistas antes de que se publiquen. (Puede considerarse una intromisión a la labor informativa y un intento de censura).

20. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Ninguna respuesta de los medios es una respuesta en sí misma. (Si los periodistas no han considerado interesante la información que se les ha brindado no la difundirán a través de los medios. El “silencio informativo” clama por que se realice un mejor trabajo de relaciones públicas).

21. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Exclusivas y silencios • Filtraciones y rumores • Rectificaciones y fe de erratas • Cartas al director

22. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Oportunidades informativas • La celebración de un evento deportivo (Mundial fútbol). • La conmemoración de una jornada dedicada a un tema determinado (Día de la mujer trabajadora). • Un aniversario. • El lanzamiento escenificado de una iniciativa (Colocación primera piedra). • Épocas de vacaciones.

23. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Relaciones con los medios • Calendario editorial • Confección de agenda de temas que diversos medios tratarán en sus próximas ediciones. • Saber con anticipación qué oportunidades informativas se pueden ofrecer a los periodistas con motivo de los especiales que estén preparando. Revista Cine: Festivales, etc. • Tema. • Fecha de publicación. • Medio. • Periodista designado. • Cierre de la edición.

24. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Rueda de prensa • La rueda de prensa, también conocida como conferencia de prensa o press brief, en inglés, es un acto en el que se convoca a un gran número de periodistas para hacerles partícipes de una información noticiosa y compleja. • Un anuncio importante que hacer ante los medios de comunicación y no puede ni debe apoyarse exclusivamente en el lanzamiento de una nota de prensa o de contactos directos con un puñado de periodistas. • La complejidad de alguna noticia aconseja abrir una vía de diálogo en la que puedan aclararse todos los detalles que entraña el tema en cuestión.

25. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Rueda de prensa • No sustituye a otras herramientas de comunicación o a las relaciones con los medios habituales, sino que se organiza con carácter extraordinario para difundir un hecho realmente novedoso. • Hay que evitar la convocatoria de una rueda de prensa para presentar algo que se podría explicar fácilmente a través de un escrito o con una simple llamada a los periodistas.

26. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Rueda de prensa • Preferiblemente por la mañana (11 am), de martes a jueves • Abierto a preguntas de los periodistas (salvo Declaración sin Preguntas – advertir de antemano). • Presentación ordenada y breve (no más de una hora). • Realización en un sitio céntrico o en un lugar especial, pero en línea con el tema de la convocatoria (Videojuego deportivo en estadio) • Contar con elementos técnicos necesarios para ejercicio periodístico (mesa de mezclas, iluminación suficiente, etc.) • Visita antes de la realización del evento - coordinación aspectos logísticos (catering, azafatas, audiovisuales, trasera, etc.)

27. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Otros documentos de prensa • Convocatoria o invitación de prensa – Documento que se dirige a los periodistas con el fin de invitarlos a un evento de prensa (rueda de prensa, declaración oficial, etc.) • Título que indique que se trata de una convocatoria o invitación de prensa. • Nombre, cargo y medio del periodista al que va dirigida la convocatoria. • Nombre de la organización que convoca. • Motivo de la convocatoria. • Nombre y cargo de los portavoces que participan. • Hora, sitio y lugar de la realización del evento. • Datos de contacto a los que se puede dirigir el periodista.

28. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Otros documentos de prensa • Convocatoria o invitación de prensa - Recomendaciones • Enviarla 3 ó 4 días antes del evento. • Mucho antes puede hacer que se pierda en la redacción; poco antes puede no dar tiempo de reacción a periodistas. • Actualización de base de datos de periodistas previa a su envío. • Envío por fax y correo electrónico. • Confirmación telefónica a los periodistas.