Informatiemanagement en informatiebeleid

1. Informatiemanagement en informatiebeleid

2. Hoe kan ik IT inzetten in mijn bedrijfsproces? Oude IM Vervangingsvraag Vraag-aanbod scheiding Hoe richt ik nu mijn vraagproces/org in? Hoe kan de IV verbeterd worden? Nieuwe IM Hoe verloopt het samenspel? Onderbouwing opzet Blok 2 Blok 3 Blok 2 en 3

3. Agenda blok 2 • Vragen • Korte samenvatting • Thema blok 2: inrichting en werking vraagorganisatie • Wat is de vraagorganisatie en wat doen die • Welke indelingsfactoren zijn er • De twee hoofdtaken: • Leverancierssturing • Vraagsturing

4. Vragen vooraf (1) • Wat is de betekenis van ERP in kennisintensieve ‘mensenorganisaties’ Weinig • Hoe (on)mogelijk is de beïnvloeding door decentrale organisatie onderdelen van een centraal georganiseerde informatieorganisatie? Op welke niveau kunnen ALPen zich afspelen als je niet in de positie bent om strategisch informatiemanagement te plannen? Heel veel; praktijk is dat meeste I-beleid beneden gemaakt wordt…… • Stelling: ICT architectuur is een drama; ICTontwerpers zijn doorgeslagen hobbyisten • Nee ! (niet altijd, maar wel afgrijselijk vreselijk vaak) • Stelling ((van guess who…): SOA maakt alles complexer en duurder Ja: je krijgt wat waarvan het de vraag is of je het wilde hebben (locatieflexibiliteit) en daar betaal je voor)

5. Termen • ITIL Procesframework voor infrastructuurmanagement • Prince2 Projectmanagement-aanpak • BiSL Procesframework en ondersteunende practises voor BIM (Vraagorganisatie) • SOA Service oriented architecture • ERP Enterprise Resource Planning • Informatiearchitectuur Beschrijving van de (gewenste) structuur van de informatievoorziening • Informatieplan/beleid Beleid • Workflow Technologie/benadering, waarin stappen onderkend worden en mensen (of niet) die stappen moeten doen

6. Vragen (2) • 1.Is ERP een alles omvattend systeem en/of is het (ook) een aaneenschakeling van allerlei systemen? Ja, ja • 2. Wat is precies (in gewoon Nederlands voor niet-ict'ers) het verschil tussen SOA en ERP? • ERP is een applicatie/systeem. SOA is een manier om dingen te bouwen, zoals bv een ERP.

7. Vragen (3) • Informatievoorziening en hardware, wat is de koppeling en waar is de scheiding? M.a.w. wie houdt zich bezig met de voorziening en wie met de “harde” kant? •  ICT en informatie als onderdeel van de strategie, wat is mis is de koppeling naar de klant? Wat is de toegevoegde waarde van een bepaalde inrichting aan het product of dienst aan jouw klant? •  Naar mijn mening is informatie essentieel, ICT alleen een voorwaarde of zijn beide onlosmakelijk met elkaar verbonden? •  Wanneer kies je voor outsouring van de ICT, en welke onderdelen komen hiervoor in aanmerking? •  ERP systemen omvatten alle bedrijfsprocessen, echter in artikel “Soa-kloof slecht” spreekt men over “…Er zijn ERP pakketten binnengehaald voor de boekhouding en hrm-systeem.” Hoe verhoudt dit laatste zich tot alle bedrjifsprocessen in één ERP systeem? • Stelling: ICT governance is niet meer of minder dan ICT ondersteunend te laten zijn doelstellingen van de strategie.

8. Blokken • Lijnen en trends in IV • Uitgangspunten • Vraagsturing • Moeilijkheden in vraagsturing: inrichting • Leveranciersmanagement • Vraagmanagement • Informatieplanning nieuwe stijl • Corporate informatiemanagement nieuwe stijl

9. 1.1 Groei belang IV Bedrijfsproces Banken, verzekeringen, Energiebedrijven, overheid …. Vraaggestuurd Bedrijfs kritisch Industrie, spinnerijen, retail Support Consultancy, bouw, …. Ondersteunend hulpmiddel Aanbodgestuurd Stichtingen ….

10. 1.3 De automatisering is voltooid Discussie: hoe zit het bij jou?

11. Conclusie 1: focus op de verandering

12. Haalbaarheid verandering (portfolio) Samenhang en standaarden (architectuur) Samenspel en rolverdeling 2.C NIP: Portfoliomanagement

13. A supplier org. Business org. Corporate Demand Prod. mngt Demand Org 1 Demand Org 2 Demand Org 3 Other suppliers Demand Org 4 2.6 Het huidige vraag en leveranciersveld

14. Conclusie 2: je moet de vraag organiseren • Weet wat je wil, maar dan functioneel • Doe alsof het huizen, auto’s, .. Zijn • Organiseer het

15. Agenda Blok 2 • Wat is dan de vraagorganisatie (lees functioneel beheer inclusief management) en wat zijn de factoren voor inrichting ervan • Hoe voer je de vraag uit (ofwel, wat gaat er allemaal fout om tot de ideale vraagorganisatie te komen)….

16. Kies uw benadering………… • Welke benadering voor informatiebeleid kiest u? • Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering • ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven • Top-down OF Bottom-up • Idealistisch/religieus OF pragmatisch

17. a. Spinnerij Jansen • U bent baas van spinnerij Jansen. Uw productieproces wordt gestuurd door uw ERP-pakketje. Het ERP-pakketje moet vervangen worden op kortere termijn. • Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering • ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven • Top-down OF Bottom-up • Idealistisch/religieus OF pragmatisch

18. b. UVW • Nee, geen UWV. • Uitvoeringsorganisatie. Redelijk op orde. Stevige coherente sturing over de kantoren. RvB beslist. Overheidscultuur, gericht op consensus. Geen harde woorden. • IV is redelijk op orde, wel licht verouderd, moet op termijn wel, maar geen knelpunten. • Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering • ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven • Top-down OF Bottom-up • Idealistisch/religieus OF pragmatisch

19. c. Bemeia • Grote verzekeraar. Aparte sterke divisies. Sterk wisselende ICT. Resultaat van vele fusies. • Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering • ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven • Top-down OF Bottom-up • Idealistisch/religieus OF pragmatisch

20. 3. Business Informatiemanagement (De vraagorganisatie) • Waarom BIM (vraagorganisatie)? • Wat doet de vraagorganisatie? • Welke activiteiten heeft de vraagorganisatie? • Bisl, een model voor functioneel beheer en informatiemanagement

21. 3.1 Wat is business informatiemanagement? • Portefeuillehouder I voor de business.. • Bepalen hoe IV gebruikt moet worden • Bepalen hoe IV eruit moet zien • Aansturen van de ICT-organisatie • Aansturen van de IV-dienstverlening • Sturen van de IV • Maken van beleid….

22. 3.1 Waar gaat het om? Geautomatiseerd Bedrijfsproces Informatievoorziening Niet geautomatiseerd Het gaat om IV!!! IT is voor bouwers en onderhoudsjongens

23. 3.1 Het perspectief van BIM Beleid van de organisatie ICT- ondersteuning IV van het bedrijfsproces FB Kennis en sturing van het bedrijfsproces is KSF Vertrouwensrelatie Uitvoering functioneel beheer

24. 3.1 De twee taakgebieden Inventariseren en prioriteren Specificeren en aanpassen Behoeften en vraag Vertaling Oplossingen en aanbod Ondersteunen en opvoeden Bewaken resultaat • Niet: • Vragen en laten beslissen • Geen klant • Niet: • Aanbodproces managen • Niet de baas van de ICT

25. CIM Middelen SD Balie RO ‘Infra’ 3.2 Informatiedomeinen ‘Corporate’ Binnen de lijn Binnen ICT

26. 3.3 3 niveau’s van sturing Informatievoorziening hele organisatie Samenhang/uniformiteit gedreven Informatieproces (informatiedomein) Proces/mandaat gedreven Applicatie/informatiesysteem Technisch/leveranciers- gedreven

27. 3.3 Wat heb je nodig voor vraag? Inrichting & organisatie Beleid LT De kaartlezer Sturing De chauffeur Gebruik Vormgeving KT De ogen, oren en handen

28. Inrichting van de informatievoorziening Inhoudelijke toekomst van de informatie- voorziening Sturing van de informatievoorziening Gebruiksbeheer Functionaliteiten beheer 3.3 BiSL op hoofdlijnen Richtinggevend CIO, informatiemanager Sturend Productmanager Systeemeigenaar Uitvoerend Kerngebruiker Superuser

29. 3.4 Wat doet BIM? Leveranciers management Bepalen Keten- ontwikkelingen Bepalen Technologie- ontwikkelingen Informatie- coördinatie Richting gevend Relatie- management Gebruikersorg. Strategie Inrichting IV-functie Informatie Lifecycle Management Informatie Portfolio Management Ketenpartners Management Opstellen IV-organisatie strategie Opstellen Informatie Strategie Bepalen Bedrijfsproces- ontwikkelingen Planning & Control Financieel management Behoefte management Contract Management Sturend Wijzigingen beheer Specificeren Vormgeven niet-geaut. IV Gebruikers- ondersteuning Beheer Bedrijfs- Informatie Uitvoerend Voorbereiden Transitie Toetsen enTesten Operationele ICT aansturing Gebruiksbeheer Transitie Functionaliteitenbeheer

30. 3.5 Kernvragen bij BIM • Hoe richt ik het in en hoe richt ik zeggenschap in? • Hoe manage in aanbod vraaggestuurd? • Hoe maak ik goede contracten en leveranciersvormen? • Hoe weet ik nu echt, wat ik vraag? • Hoe organiseer ik de hele keten van vraag.

31. 3.6 Samenvatting: Waarom is BIM belangrijk? • Om een goede IV te hebben: • Moet je weten wat je nodig hebt • Moet je weten wat je vraagt • Moet je weten, wat je er over over hebt • Moet je het vragen • Moet je weten, wat je gekregen hebt • Moet je weten hoe het te gebruiken • Moet je weten hoe je er op lange termijn ermee om wilt gaan • Moet je weten hoe je dat allemaal gaat organiseren

32. 3.7 Conclusie • Iedere organisatie krijgt de informatievoorziening, die hij verdient • Niet het aanbod is bepalend, maar de vraag….. • En daarna hoe je die vertaalt naar aanbod en hoe je dat stuurt

33. 4. Inrichting en uitvoering van de vraagorganisatie • Inrichting van de vraagorganisatie • Leverancierssturing • Vraagsturing • Integrale vraagketen: volgende maand

34. Integrale vraagsturing vraagorganisatie Vraagsturing vanuit vraagorganisatie Leverancierssturing vanuit vraagorganisatie Inrichting van de vraagorganisatie Integrale aanbodsturing 4. Het leertraject naar de ideale vraagorganisatie Valkuil Geen aansluiting richtinggevend nveau Koppeling van werkvloer naar beleid en vice versa. Streven naar goede IV, niet de beste Geen match echte behoefte naar DV Aanbodsturing vanuit vraagorg • Zinvolle sturing van eigen organisatie • en leveranciers: • Juiste flexibiliteit • Optimum vraag, kosten • Kern van eigen BP vertalen naar ICT Aanbod- inrichting • Zinvolle inrichting van de • sturing op leveranciers: • Slimme contracten • Slimme dv-vormen • Aanpassen op juiste moment • Onderkennen van de • vraag: • Juiste inhanging • Juiste mensen • Juiste processen • Juiste interfaces op operatie Leertraject

35. 4.1 De valkuil • ICT wil altijd • Integrale afgestemde vergelijkbare gestuurde uniforme perfecte processen op een van tevoren bepaald volwassenheidsniveau • Business is: • Niet integraal • Niet afgestemd • Niet uniform • Niet vergelijkbaar • Niet geïnteresseerd in perfectie (maar iets werkend) • Nooit perfect en altijd suboptimaal • Roeien met de riemen die je hebt • Vooruitgang is al goed, want je hebt geen perfect personeel

36. 4.1 Toelichting • We hebben een historie van aanbodsturing. • Om te komen tot een optimale vraagsturing loop je tegen volgende leertrajecten aan: • Het vraaggericht inrichten van de vraagorganisatie (tot nu toe is inrichting altijd aanbodgericht geweest) • Het vraaggericht aansturen van de leveranciers (niet in termen van de invulling van de oplossing, maar de in te vullen behoefte) • Het onderkennen wat de onderliggende vraag en bewegingen zijn in je eigen bedrijf • Het koppelen van werkvloer naar beleid op terrein van sturing van IV

37. 4.2 Hoe richt je nu BIM in? • Wet 1. BIM moet de machtstructuur van de business volgen! • Wet 2. Kernwaarde (uitzonderingen daargelaten) is het hebben van kennis van het bedrijfsproces en de organisatie! • Wet 3. BIM moet passen bij de manager/stakeholder, waarvoor ze werken. Nieuwe manager, nieuwe organisatie -> nieuw BIM • Wet 4. Het merendeel van de zaken is al bepaald: ze zijn een gegeven

38. Extern gegeven Intern bepaald Aard informatievoorziening Gegeven Mandaat Structuur Scenario Strategie Beslissing Organisatie en invulling Macht 4.2 Hoe richt je nu BIM in?

39. hoog De inkoper De profi’s Omvang IV De hobbyist De all-rounder laag laag hoog Belang en complexiteit IV 4.3 Aard FB Grotere organisaties hebben meerdere vormen, soms wel alle 4!

40. Centrale macht Leveranciersmodel Concernmodel Extern Intern Individuele model Coordinatiemodel Federatieve macht 4.4 Mandaat Per systeem kan het anders zijn: de processen verschillen dan

41. Directie Directie Directie Staf A Staf B Staf A Staf B Staf A FB en IM Staf B FB en IM FB en IM FB en IM Unit A Dienst A Unit B Dienst B Unit C Dienst C Dienst A FB en IM Dienst B FB en IM Dienst C ICT FB en IM FB en IM 4.5 Structuur organisatie

42. 4.6 Structuur organisatie Proces/taak Materie kennis localiteit bedrijfsproces doelgroep Regio Organisatie (-onderdeel)

43. K-strategie Niet echt aanwezig Skills fors B-strategie In principe wel Bedreiging G-strategie Gaat niet vanzelf Niet fors Verbetering Vanzelf T-strategie 4.7 Scenario

44. Dynamisch Van boven naar onder Van onder naar boven en dan naar onder Van onder naar boven Statisch Onbelangrijk Belangrijk 4.8 Strategie (waar begin je)

45. Doelen en verwachtingen Beleids- ontwikkelingen Mensen en cultuur Processen en besturing Gebruikers organisatie Leveranciers Middelen en kennis Werklast en capaciteit Leveranciers van informatie Afnemers van informatie Informatiesystemen en informatie 4.9 Interne inrichtingsfactoren

46. 4.10 Een aanpak Belegging verantwoordelijkheden over informatiedomeinen bij de business Bemensing van het functioneel beheer Organisatorische ophanging van de onderdelen van het functioneel beheer Bepaling ambitieniveau’s, samenhang en processen Inregeling stuurinformatie vanuit aanbodzijde Het spel spelen Real life

47. Leveranciersmanagement Outsourcing/professionalisering dwingt tot leverancierssturing Contractmanagement Dat dwingt tot inrichting Specificeren Dat leidt uiteindelijk tot nadenken (en dat is niet eenvoudig). Operationele ICT-aansturing 5. Leverancierssturing

48. 5.2 Aspecten bij leveringssturing • Wat koop je als klant: standaardoplossing, maatwerk of ertussen • Op welke manier wil je sturen (wat wil je eigenlijk niet sturen) • Hoe richt ik de leveranciersconstellaties in (want meer en meer heb je er meer) • Waarover moet ik afspraken maken

49. kosten builder integrator user vrijheidsgraden 5.3 Leverancierssturing: rol produkt

50. Networking Business Professionaliseren Klant- eenheden Organizing Services Servicing Bedrijfs- eenheden Providing Fixed-price Technologie Nacalculatie 5.4 Rol bij de sturing