PREZENTACJA JAKO PROJEKT

1. POZ: Przedsiębiorczość, Organizacja i ZarządzanieWykład 8: Prezentacje (2)Wojciech St. Mościbrodzkiwojmos@wojmos.com

2. PREZENTACJA JAKO PROJEKT

3. Cykl życia prezentacji LOGIKA PRZEKAZU PROJEKT ANALIZA POTRZEB IMPLEMENTACJA REENGINEERING OCENA POKAZ

4. Analiza potrzeb PREZENTACJA DLACZEGO powstaje prezentacja JAKI jest typ prezentacji CO chcemy przekazać JAK DŁUGO będzie trwało spotkanie OTOCZENIE KTO jest jej odbiorcą CZEGO oczekują odbiorcy JAKA będzie infrastruktura CO może się wydarzyć Z analizy potrzeb wynikalogika przekazu

5. Logika przekazu Zastanawiamy się, CO i JAK chcemy przekazać. Wynikiem opracowania logiki przekazu powinny być 4-5 bloki, racjonalnie wypływające jeden z drugiego. Sprawdź sens: czemu bloki następują w takiej kolejności? czy każdy kolejny blok wynika z poprzedniego? Przykład: Prezentacja propozycji nowego produktu na wewnętrznym spotkaniu firmowym dla kierownictwa. NOWY PRODUKT OCENA KONKURENCJI POTRZEBYKLIENTÓW MOŻLIWOSCI,KOSZTY I ZYSKI Z logiki przekazu wynikaprojekt (dekompozycja)

6. Od logiki do projektu prezentacji Bloki powstałe w analizie logiki, dekomponujemy na slajdy: Przykład dla prezentacji typu pokazowego, 20 minut: Wprowadzenie 2 slajdy 3 minuty Założenia 2 slajdy 4 minuty Teza 1 slajd 4 minuty Dowód 4 slajdy 7 minut Podsumowanie 2 slajdy 2 minuty Z projektu wynikawykonanie (implementacja)

7. Testowanie prezentacji • Testowanie prezentacji jest konieczne, aby sprawdzić, czy można ją dobrze i płynnie przeprowadzić. • Testowanie ma szczególne znaczenie gdy prezentujemy obce slajdy lub musimy prowadzić pokaz w obcym języku. • Testowanie jest najlepszą metodą oceny spójności logicznej wykładu i obciążenia czasowego. • IDEALNY TEST: dokonaj prezentacji w domu, bez udziału publiczności, korzystając z magnetofonu.

8. PREZENTER, ZARZĄDZANIE CZASEM I AUDYTORIUM

9. Pozycja prezentera Pozycja przy odpowiedzi: prezenter korzystający z „zewnętrznej” ręki wskazując na tablicę odwraca się do części słuchaczy Pozycja przy odpowiedzi: profesjonalista – spojrzenie w kierunku rozmówcy, „wewnętrzna” ręka wskazuje na slajd („pozycja otwarta”), wolna dłoń zajęta przez dodatkowe materiały (a nie – włożona do kieszeni !)

10. Równowaga między slajdem i mówcą Prezentacja profesjonalna: • slajd jest tylko pomocą dla prezentera • rysunki i pojęcia, a nie tekst do czytania • kolor i kontrast slajdu • prezenter w kontakcie wzrokowym z audytorium • wskaźnik w „wewnętrznej” ręce ... a na tej samej konferencji: • slajd jest zbyt jasny i dominuje nad prezenterem • złe kolory i za mocny kontrast • ciemna sala i ciemny ubiór to nienajlepszy pomysł ...

11. Typologia prezenterów Student, czyli lektor z „offu” – niepewny (czyta z kartki), bez rzutnika, przytłoczony przez prezentację (brak kontaktu ze słuchaczem i slajdami). Prezes, czyli dominator – bardzo pewny siebie (niedbale oparty, patrzy z góry), bez rzutnika, bez prezentacji (wykład zaproszony, więc ludzie i tak będą mnie słuchać), dobry kontakt wzrokowy (ale tendencja do budowy relacji szef-pracownik).

12. Typologia prezenterów Kumpel, czyli lektor po godzinach – niedbały, często żartujący, mający skłonność do używania nieformalnego słownictwa. Często mówi stojąc trzymając rękę w kieszeni, nonszalancki. Półformalny luzak – Sympatyczny, nieformalny, ale nie lekceważący. Dobrze sprawdza się w roli trenera, o ile potrafi wzbudzić szacunek swoją wiedzą.

13. Typologia prezenterów Czytelnik, czyli „co my tu mamy” – spięty, przywiązujący wagę do szczegółów, ale nie nawiązujący kontaktu z audytorium. Sprawia wrażenie, jakby nie znał swoich slajdów. Ideał, czyli Yeti – profesjonalny, uśmiechnięty, rozluźniony, żywy kontakt ze słuchaczem. Perfekcyjna znajomość tematu i swoich materiałów. Uprzejmy i komunikatywny.

14. Przygotowanie prezentera • Staraj się wypocząć przed prezentacją (sen!) • Teraz już nic nie zmienisz – więc po co się denerwować? • W przypadku konferencji – uwaga na drinki … • Ubieraj się wygodnie – lepiej lżej niż zbyt grubo. W salach bez klimatyzacji jest duszno i gorąco. • Staraj się nie pić na godzinę przed prezentacją – zwłaszcza napojów gazowanych

15. Przygotowanie prezentera • Przed prezentacją dobrze jest przemyć twarz zimną wodą • Słuchacze są najmniej otwarci wczesnym ranem, bezpośrednio po posiłku i przed końcem zajęć. • Na spotkaniach biznesowych – przygotuj odpowiednią liczbę wizytówek, materiałów promocyjnych itp. • Bądź obecny na miejscu odpowiednio wcześniej – przynajmniej 20 minut wcześniej • Bądź przygotowany, że poprzedni mówca przedłuży wystąpienie

16. Zachowanie prezentera • Tytułowy slajd – dobre miejsce na krótkie przedstawienie się. • Slajd zagadnień (Key Points) powinien być tłem do przedstawienia celu prezentacji • Wystąpienia konferencyjne – część widzów może teraz opuścić salę • Określ, kiedy chciałbyś odpowiadać na pytania. • Jeśli sytuacja tego wymaga możesz przypomnieć (nie autorytarnie) o wyłączeniu telefonów

17. Co robić, czego unikać • Patrz w kierunku widza, w oczy (nie ponad głowami!) • Nie bądź ani zbyt formalny, ani zbyt „luzacki” • Przed wszystkim – spokój. Pamiętaj, że to TY tu rządzisz! • Jeśli mówisz, staraj się mówić wolniej niż zwykle • Lepiej skończyć godzinę wcześniej, niż pięć minut po czasie – zwłaszcza na konferencji • Bądź „enthusiastic” w tym, o czym mówisz

18. Co robić, czego unikać • NIE czytaj slajdów (choć możesz komentować ich treść) • NIGDY nie ucz się wypowiedzi na pamięć! • NIE SZUKAJ ciągle we własnych notatkach • NIE trzymaj rąk w kieszeniach! • NIE UNIKAJ zwracania się do konkretnych osób • NIE DENERWUJ SIĘ !!!

19. Mały podręcznik gestów

20. Mały podręcznik gestów

21. Rola animacji w prezentacji POZYTYWNE STRONY ANIMACJI NA SLAJDZIE: • Zbyt dużo migających pozycji rozprasza • Pozwala na ukrywanie niepotrzebnych partii tekstu • Umożliwia budowę obrazka z „nakładek” • Wygodne narzędzie do ukazywania rozwoju (wykresu, grafu) NEGATYWNE STRONY ANIMACJI NA SLAJDZIE: • Najazdy i inne wodotryski przygłuszają treść przekazu • Przenoszenie pomiędzy Power Pointami prowadzi najczęściej do „rozjechania” się animacji • Konieczność „klikania” myszką = dekoncentracja • Animacje wyzwalane czasem = problemy z synchronizacją

22. Przechodzenie między slajdami • Idealne jest, gdy prezenter zapowiada następny slajd, jako logiczne następstwo pewnego zagadnienia. … Ale co by się stało, gdybyśmy przyjęli inne założenia … … Zobaczmy jak to będzie wyglądać … … Zapewne zastanawiacie się państwo … • Typowy, całkowicie rujnujący błąd to: „acha, a tu na tym slajdzie mamy chyba …” • Jeśli zdarza nam się pomylić slajdy – należy robić dobrą minę do złej gry – tłumaczenie się przed widownią źle wygląda!

23. Zarządzanie czasem prezentacji Prezentacja typowa, 20 slajdów, wykład, ok. 45 min. Oczekiwanie na koniec Początkowy entuzjazm Prezentacja z akcentami, 20 slajdów, wykład Idealna prezentacja powinna być jak dobrze opracowane przemówienie – rozkład istotnych treści powinien być zgrupowany co kilka slajdów, podkreślonych zmiennym tempem przekazu. Średni słuchacz po prezentacji potrafi odtworzyć 10-20% slajdów

24. Czas prezentacji Po pierwszych 10 minutach – 20% słuchaczy przestaje efektywnie przyjmować informację. Po pierwszych 30 minutach – 50% słuchaczy ma trudności ze skupieniem uwagi Po godzinie prezentacji – 80% słuchaczy nie przyjmuje nowych informacji. 10 minutowa przerwa „kasuje” licznik. Z długimi prezentacjami jest jak z maratonem – nie można przemęczać uczestników. Im bardziej monotonny jest przekaz tym bardziej jest to istotne.