Oportunidades de la Factura Electrónica en las Operaciones de Comercio Exterior

1. Oportunidades de la Factura Electrónica en las Operaciones de Comercio Exterior Manuel González Ruiz Agente de Aduanas 13 de Julio de 2004

2. Rol de una Agencia de Aduanas Intermediador de importadores y exportadores ante Servicio de Aduanas. Reconocidos como ministros de fe, auxiliares de la función pública aduanera y subordinados al Director Nacional de Aduanas. Archiveros Públicos por cinco años de documentos oficiales. Sistema Aduanero basado en el Principio de la Buena Fe; verificaciones físicas y documentales fluctúan entre un 2 y un 5 por ciento dependiendo de los perfiles de riesgo. Declaraciones Aduaneras conforman estadística oficial de comercio exterior del país.

3. Funciones de una Agencia de Aduanas • Confección de Declaraciones Aduaneras comprende: • Clasificación de mercaderías a través del Sistema Armonizado. • Aplicación de preferencias arancelarias según Tratados Comerciales. • Determinación de Base Imponible y cálculo de gravámenes aduaneros. • Gestión de vistos buenos ante Sag, Servicio Salud y otros. • Tramitación Aduanera por medios electrónicos (Internet/ EDI); proceso integral demora sólo horas. • Pagos de derechos e impuestos aduaneros habilitados para efectuarse por vía electrónica.

4. Uso de tecnología en procesos aduaneros • Registro en base de datos utilizando códigos de productos, validados por Aduanas. • Sistemas conectados entre oficina principal y sucursales operativas en puertos y aeropuerto. • Intranet de Agencia administra flujo de operaciones con herramientas de work-flow. • Digitalización de documentos comerciales con acceso vía Web • Seguimiento de operaciones en línea a través de Internet

5. Proceso de Facturación • Se encuentran reguladas a través de la Ordenanza de Aduanas. • Formato debe cumplir con requisitos establecidos en reglas uniformes que rigen para los agentes de aduana. • Factura debe ser emitida al Consignatario o Consignante (importador o exportador). • Tienen la particularidad de aglutinar y reflejar distintos tipos de desembolsos y gastos: • Derechos e impuestos. • Pagos almacenajes, porteos, desconsolidaciones, etc. • Vistos buenos de Sag, Serv. de Salud, etc.)

6. Proceso de Facturación (II) • La factura de una agencia puede contener hasta 15 cuentas contables y de orígenes diversos. • Cantidad de ítemes de facturas hacen que el proceso de registro contable en las empresas sea mas extenso que el promedio. • A pesar de que los comprobantes de desembolsos constituyen el documento oficial para Impuestos Internos, es común que las Facturas de las Agencias sean el documento considerado por las empresas para el registro contable.

7. Servicio Nacional de Aduanas Compañías Navieras Servicio de Impuestos Internos Servicios Portuarios Bancos Comerciales Compañías de transporte Local Clientes Otros Proveedores De Servicios Otros Servicios Públicos Servicio De Salud Interacción Agencia – Organismos y Proveedores

8. Generación de Desembolsos y Gastos en el proceso Aduanero Cliente Agencia Gestión Aduanera Tesorería Despacho Mercancías Facturación SII Cliente Recibe Documentos Pago de Derechos e I.V.A. Envía Cto.Emb. Fact. Com. Seguro Facturación Electrónica Recepción Electrónica Apertura Operación Inspección Física Autorización Gestión SNA Gestión Cia Naviera Almacén V°.B° SAG SNS-Otros Grua Transporte Local

9. Indica un detalle comercial de la factura Indica el valor aduanero y los gravámenes pagados expresados en dolares y pesos. Numero Electrónico Folio indicado por SII, diferente al de la factura manual. Indica cantidad de Los embalajes de la operación Encabezado Indica los datos generales de la operación y del cliente Indica los valores de la operación consignados en la destinación aduanera. Factura de Gastos Indica el resumen de los gastos de la operación Indica los valores desglosados de los servicios asociados al desaduanaje de la mercancía (valores Neto, Iva, Total). Timbre Electrónico Timbre requerido por SII. (Código de barra bidimensional bajo el estándar del SII) Indica todos los valores de la factura resumidos

10. Beneficios del Emisor • Reducción en tiempos del proceso de facturación • Disminución de costos en formularios, gestión de timbrajes, mensajería, compaginación y archivo. • Mayor seguridad en manejo y respaldo de documentos físicos. • Disminución de riesgos en manipulación, extravíos y eventuales sanciones por el Servicio de Impuestos Internos

11. Beneficios del Receptor • Recepción electrónica permite ahorros en registro contable que en este caso es particularmente relevante. • Mejoras en los tiempos de recepción de facturas posibilita optimizar procesos de costeo, crédito fiscal y en la administración de inventarios. • Mayor transparencia y disminución de errores en registro contable. • Incrementos en medidas de control interno en las empresas a través de filtros y cruces de información.

12. Conclusiones Finales • Factura electrónica se implementó adaptando formatos acorde con requerimientos aduaneros e Impuestos Internos. • Agencia Browne comenzó a utilizar factura electrónica a contar del 02 de mayo pasado, habiéndose procesado a la fecha un total de 6.450 documentos incluyendo Notas de Débito y Crédito. • El movimiento anual de Agencia Browne es de aproximadamente 30.000 operaciones entre Importaciones y Exportaciones, alcanzando un valor de MUS$ 700 en el 2003. • Hasta ahora los resultados del proceso de facturación electrónica han sido satisfactorios sin tropiezos de importancia.

13. Conclusiones Finales (II) • Debido al breve tiempo transcurrido desde que iniciamos la facturación electrónica, aún no disponemos de empresas receptoras de estos documentos • Confiamos en que en los próximos meses podamos incorporar a un par de clientes en la recepción de facturas electrónicas, debido a que se encuentran en la etapa de autorización por parte de Impuestos Internos.

14. Oportunidades de la Factura Electrónica en las Operaciones de Comercio Exterior Manuel González Ruiz Agente de Aduanas 13 de Julio de 2004

15. SII Timbre Electrónico Agencia emite Factura, Solicita autorización y envía documento al cliente Envío y recepción de documentos AGENCIA Certificado Digital Recepción Encriptado Envio y recepción DTE Encriptado Respuesta Encriptado SII Cliente Recibe factura Volver