Procedimentos de Assessoria de Imprensa

1. Procedimentos de Assessoria de Imprensa Maio/ 2012

2. Trabalho em parceria • Objetivos • Nessa nova fase em que o Colégio Inácio terá uma atuação proativa junto a Imprensa, é necessário definir alguns procedimentos para aperfeiçoar e alinhar a comunicação entre os envolvidos nesse trabalho. • Trabalhar em parceria ( agência externa Press Services e Comunicação Interna do Colégio), unir expertises para ter sucesso nas ações e atingir mais facilmente os objetivos da divulgação na Imprensa: • - Reforçar a visibilidade do Colégio como referência e fonte de consulta da mídia para assuntos relativos à educação; • - Reforçar a visibilidade do Colégio como instituição de ensino de alta qualidade e em constante inovação (entre outro atributos definidos pela direção); • - Proteger a Colégio contra eventuais riscos a sua imagem.

3. Dinâmica da Assessoria • Procedimentos • Qualquer acontecimento envolvendo o Colégio que fuja à rotina – como eventos, visitas importantes ou mesmo um fato negativo – deve ser informado à equipe de comunicação interna e ao atendimento local da agência Bianca Nicolai. • Todos os funcionários do Colégio, inclusive coordenadores e professores, quando procurados diretamente pela Imprensa, devem ser orientados a anotar nome e contatos do jornalista, além do tipo de solicitação (entrevista ou pedido de informações) e repassá-los imediatamente para a equipe de comunicação (interna e/ou externa). • Caso o atendimento acabe sendo feito inadvertidamente sem intermediação dos assessores de Imprensa, o funcionário deve proceder da mesma forma: comunicar nome do jornalista, veículo, assunto tratado na entrevista e data de publicação da matéria. • Toda solicitação de Imprensa deve ser compartilhada com a comunicação interna do Colégio e o atendimento local da PressServices (Bianca Nicolai) que, se necessário, discutirá a pauta com a coordenação da agência. Isto vale para todas as situações, sobretudo em casos de crise. Esta comunicação deve ser ágil e eficiente, em função do curto prazo de trabalho dos jornalistas.

4. Dinâmica da Assessoria • Procedimentos • Na demanda de solicitações de Imprensa, a equipe de comunicação interna do Colégio e o atendimento local da agência têm, basicamente, três definições a tomar: • A solicitação deve ser recusada - apauta é negativa ou que não agrega valor algum ao Colégio. Neste caso, deve-se alinhar a melhor forma de justificar para o jornalista a recusa do Colégio. • A solicitação deve ser atendida - a pauta é positiva e agrega valor à instituição. Neste caso, o atendimento da agência (Bianca) deve tomar as seguintes providências: • . Contatar o jornalista para se informar sobre o teor da pauta, prazo etc.., • . Entrar em contato com o especialista do Colégio, para tratar da conveniência ou não da entrevista, dar orientação e agendar a entrevista (presencial ou por telefone). • . Acompanhar a entrevista (se for pessoalmente) e manter contato com o jornalista, colocando-se à disposição para mais informações ou esclarecimentos. • C) A solicitação precisa ser avaliada – a pauta, aparentemente, pode abordar aspectos desfavoráveis ao Colégio. Neste caso, a demanda será discutida entre profissionais da agência e equipe de comunicação interna do Colégio; depois, Bianca contata o especialista do Colégio para passar os prós e contras e informar sobre a decisão da comunicação. A palavra final, no caso de situações de riscos, sempre será da direção do Colégio.

5. Dinâmica da assessoria • Procedimentos • Considerações importantes: • . Em todo esse processo, é fundamental que o atendimento local (Bianca) e a equipe da agência, por não ficarem nas dependências do Colégio, tenham a ajuda e a parceria da comunicação interna do Colégio para qualquer necessidade (encontrar porta-voz, cases; e acompanhar reportagem, entre outros). • . Esta parceria deve existir sobretudo nesse momento em que a profissional da agência está fazendo uma imersão para conhecer melhor o Colégio, levantando junto à direção e coordenação (entre outras fontes indicadas pelo cliente) assuntos para serem trabalhados na Imprensa ao longo do ano ou em um horizonte de seis meses. • - Em seguida, a agência irá preparar planejamento de ações, anual ou semestral, a partir das informações levantadas, incluindo prioridades, estratégias, ferramentas de divulgação e cronograma. • - Ao mesmo tempo, sempre que for identificada uma oportunidade, a agência atuará proativamente, divulgando na Imprensa assuntos de interesse do Colégio. A assessoria redigirá textos para divulgação, submeterá a aprovação aos responsáveis da área (sempre com cópia para a comunicação interna do colégio) e os encaminhará à Imprensa, segundo estratégia aprovada. • - Trimestralmente, a agência apresentará à direção do Colégio balanço de divulgação, com análise de resultados.

6. Dinâmica da assessoria • Procedimentos • Colaboração da diretoria e de coordenadores do Colégio • Caso haja interesse em participar de uma reportagem solicitada pela Imprensa ou que tenha sido gerada por sugestão da agência, é preciso ter agilidade em todas as etapas. Rapidez na tomada de decisões, nas respostas às demandas da Imprensa, além de disponibilidade na agenda para conceder entrevista (e as vezes fotos) são fatores decisivos para o sucesso da comunicação. Os jornalistas trabalham com prazos muito curtos para apurar e divulgar as notícias e vão buscá-las junto às fontes disponíveis. • O que se espera do porta-voz • Domínio do tema • Clareza na exposição • Segurança • Paciência e cortesia • Disponibilidade