Schulbuchausleihe für Schulbuchkoordinatorinnen

1. SchulbuchausleihefürSchulbuchkoordinatorinnen Hilfe zum Schulbuchverwaltungsprogramm "Leihen und Lernen“ erstellt von: Angelika EickhoffKontakt: a.eickhoff@gs-maxophuels.de

2. Anmeldung • zum Üben : www.buchverleih.saarland.de • später: www.leihenundlernen-saar.de Beachten! Der Browser muss ein Internet Explorer ab Version 7 sein, erkennbar am gelben Kreis (der hier ist alt ) oder ein Mozilla Firefox Benutzername Kennwort

3. Schülerlisten und Bücherlisten Daten doppelt eingeben? Nein danke! • der Export /Import ist aus jedem datenverarbeitenden Programm möglich und wird (mit Hilfe) durchgeführt (sollte der Zeichensatz beim Export nicht stimmen, werden später die Umlaute nicht richtig angezeigt, das lässt sich verschmerzen). • die Daten im verwendeten Verwaltungsprogramm (Schmitt, Steffen, Access…)müssen aktuell sein. • die Eingabe per Hand kann bei einzelnen Datensätzen trotzdem - wenn nötig - erfolgen. Die Datensätze haben dann eine negative Schüler_ID, die sich beim Arbeiten zunächst nicht auswirkt, erst beim nächsten Import. • die Bücherliste wird ebenfalls (mit Hilfe) importiert. 20er Nummern (keine ISBN vorhanden, ISBN-Barcode wird generiert), müssen per Hand eingegeben werden. Der Titel wird dann eingetragen, Stufenreichweite und Fach ebenfalls. • Löschen kann man Schüler sowie Bücher aus den Listen nur einzeln!

4. Versetzen ins nächste Schuljahr • die Importdatei aus dem Verwaltungsprogramm wird vermutlich die Daten des Schuljahres 2008/2009 enthalten. Daher müssen zunächst alle Schüler in das Schuljahr 2009/2010 versetzt werden. • Die Liste danach kontrollieren, dadas Schuljahr aufjeden Fall mit derKlassenstufeübereinstimmenmuss!

5. Ausleihoptionen • Nach dem Import der Schülerdaten und der Versetzung ins Schuljahr 2009/2010 müssen die Ausleihoptionen gesetzt werden, da diese in den Verwaltungsprogrammen wahrscheinlich noch nicht erfasst wurden. • nur bei einem Haken bei T (Teilnahme)können dem Schüler Bücher zugewiesen und ausgeliehen werden. B (Beitrag bezahlt) oderF (Förderberechtigt) muss ebenfalls markiert sein. Fehlt der Eintrag steht ein „nein“ in der Spalte Ausleihberechtigung . A (Abgegangen) führt ebenfalls zu einem „nein“.Auch der Verbleib im Schuljahr 2008/2009 (Schüler aus Klassenstufe 4 der Importdatei) führt zu „nein“. • Die Daten können sortiert werden indem man die Spaltenüberschriften anklickt. • Das + Zeichen rechts oben in der Tabelle öffnet ein Auswahlfeld für zusätzlich anzuzeigende Felder (z.B. „Bücher“).

6. Tabelle um zusätzliche Anzeigefelder erweitern die Bezeichnung der aktiven Seite wird links immer rot hervorgehoben

7. Bücher zuordnen • Die Bücher der jeweiligen Klassenstufen müssen nun den Schülern zugeordnet werden. • Die Schülerliste zeigt an, wie viele Bücher dem einzelnen Schüler zugeordnet sind. • Sieht man dieses Feld nicht, kann man es durch das + Zeichen (rechts oben) anzeigen lassen. • Stufenlisten können ausgedruckt werden (PDF-Datei generieren). Diese können Schülern, die nicht an der Ausleihe teilnehmen, zum Einkauf mitgegeben werden. • Ein Ausleihbeleg kann ebenfalls erstellt werden. Dieser enthält aber nur die ISBN-Liste der zugewiesenen Bücher und nicht die Exemplarnummern der später tatsächlich ausgeliehenen Bücher (die Bezeichnung Ausleihbeleg ist hier verwirrend).

8. Klassenstufe wählen

9. die Schüler der Klassenstufe anklicken • durch Anklicken des Auswahlfeldes oben in der Tabelle werden alle Datensätze markiert Klassenstufe wählen

10. alle Bücher auswählen und …

11. eventuelle Fehlermeldung ignorieren

12. Anzahl der zugeordneten Bücher,ein passendes Religionsbuch (oder keines) wird automatisch zugewiesen.

13. Stufenliste Ausleihbeleg mit ISBN-Liste, Schülername und Schüler_ID Die angegebenen Preise für die Bücher stimmen manchmal nicht oder sie fehlen ganz!!!

14. Inventarisieren • Unter BÜCHER befindet sich der Eintrag Barcodes. Bei dem angezeigten Feld kann die Anzahl der zu druckenden Seiten oben eingestellt werden. • Es müssen so viele Barcodes gedruckt werden, wie Bücher ausgegeben werden (also sehr viele, die Barcodelisten sollen teilweise extern vorbereitet und gedruckt werden).Bei einem Auftrag könnenjedoch höchstens 125 Seitengedruckt werden. • Es wird eine PDF-Datei mit entsprechend vielen Seiten generiert. • Der Ausdruck erfolgt auf selbstklebendenZweckformetiketten.Die Seitenanpassung muss dabei auf „Keine“ stehen. Das ist nur eine Information, kein Eingabefeld.

15. Seitenanzahl

16. Inventarisieren • Jetzt werden die generierten Barcodes auf die Bücher geklebt (oberhalb der ISBN-Nummer, die jedem Buch auf der Rückseite aufgedruckt ist). • Mit dem Scanner werden zuerst die Exemplarnummern eingelesen und danach ein Buch der Bücherliste durch Scannen der ISBN dieser Exemplarnummer zugeordnet. • Bei selbst generierten ISBN-Nummern (20iger) muss die Nummer von der Stufenliste abgescannt werden. • Die Exemplarliste zeigt bei Aufruf welche Exemplarnummer welcher ISBN-Nummer zugeordnet wurde. • Alle generierten Exemplarnummern erscheinen (durch jeden Aufruf der Barcode-PDF-Datei erzeugt man eine Liste, die ständig fortgeschrieben wird, deshalb nicht zu oft machen), aber nur die mit zugeordneter ISBN können verwendet werden. • zunächst befinden sich nun alle zugeordneten Bücher „im Depot“.

17. Eine Bemerkung muss nicht eingegeben werden. Die Exemplarnummer darf es nur einmal geben, die ISBN-Nummer so oft, wie das jeweilige Buch vorhanden ist.

18. Hier wurde bisher nur eine ISBN den erzeugten Exemplarnummern zugeordnet. Die gleiche ISBN-Nummer könnte noch beliebig oft zugeordnet werden.

19. Ausleihe • Die Koordinatorinnen können entweder über ihren Zugang die Ausleihe softwaremäßig vornehmen oder über BENUTZER die Rolle „Ausleiher“ anlegen. • Die angelegten Ausleiher haben nach Anmeldung - mit den ihnen zugewiesenen Zugangsdaten - eine eingeschränkte Version des Programmes vor sich.

20. Ausleihe • Über die Schülerliste werden einzelne Schüler angeklickt • in der rechten Spalte befindet sich eine Liste der Bücher, die dem Schüler zugeordnet sind • Diese Bücher werden nun genommen und die Exemplarnummer wird eingescannt. • Die Informationen zu dem Buch sind durch die Inventarisierung schon bekannt • Hiermit wurde das Buch dem Schüler zugeordnet und - nach zwei weiteren Klicks – softwareseitig ausgeliehen. • Der Status des Buches ändert sich in der Exemplarliste von „im Depot“ zu „ausgeliehen“ , nach Rückgabe ist es später wieder „im Depot“. • Über die Exemplarcode lässt sich der Schüler, dem das Buch ausgeliehen wurde, identifizieren (EXEMPLARE – identifizieren).

21. Beim Anklicken von „Speichern“ kommt es hin und wieder zu einem „Proxy Error“, der durch Aktualisieren der Seite behoben werden kann. „Aktualisieren“ – zwei grüne Pfeile Internet Explorer, blauer Kreispfeil Firefox. Diese Exemplarliste kann ausgedruckt werden.Der Ausdruck enthält jedoch (vorläufig?) nicht den Schülernamen, auch nicht bei Erweiterung der Anzeigefelder.

22. geschafft! Das Buchpaket kann nun gepackt und bei Schulbeginndem jeweiligen Schüler übergeben werden. Armin Armin Die Schülernamen müssten auf dem Paket erkennbar sein (Ausleihbeleg und Exemplarliste hinzufügen?).

23. Export Damit keine Daten verloren gehen… • Über EXPORT können sowohl Schülerliste als auch Bücherliste exportiert werden. • Die Dateien auf einem externen Datenträger (USB-Stick) speichern. • Da im Internet gearbeitet wird, wird dieser Export wie ein Download behandelt, deshalb bei Verwendung des Firefox zuerst feststellen, wohin standardmäßig gespeichert wird. • Die Datei heißt SchülerExport-SchuleID-Datum.csv und ist ziemlich klein. • Diese Datei enthält alle Daten und könnte im Ernstfall nach kleiner Anpassung wieder importiert werden.