1 / 34

Fond sociálneho rozvoja

Monitorovanie

zenda
Download Presentation

Fond sociálneho rozvoja

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Monitorovanie Základným cieľom systematického monitorovania využívania pomoci z fondov Európskej únie je stanoviť účinnosť implementácie poskytnutej pomoci a účinnosť použitých zdrojov. Aby sa dosiahli tieto ciele prijaté na úrovni EÚ vyžaduje si to zavedenie postupov pre monitorovanie na úrovni projektov. Fond sociálneho rozvoja

  2. evidenciu a aktualizáciu údajov vedených v ITMS monitorovanie údajov na úrovni opatrenia monitorovania projektov minimálne 5 rokov od nadobudnutia účinnosti zmluvy o poskytnutí NFP za účelom zachovania povahy projektov v súlade s čl. 30 všeobecného nariadenia Rady 99/1260/ES vykonávanie monitorovacej návštevy na mieste vypracovanie pravidelných monitorovacích správ a ich predloženie riadiacemu orgánu na schválenie účasť na rokovaní monitorovacieho výboru pre SOP ĽZ FSR zabezpečuje v oblasti monitorovania:

  3. Monitorovanie na úrovni projektu sa vykonáva prostredníctvom: • pravidelných monitorovacích správ vypracovávaných konečným prijímateľom • monitorovacích návštev u konečného prijímateľa • doplnkového monitorovania konečného prijímateľa (FSR môže požadovať dodatočné informácie o realizácii projektu a uskutočniť neohlásenú monitorovaciu návštevu)

  4. Typy monitorovacích správ (KP) • Monitorovacia správa „priebežná“ (Príručka pre KP) • Záverečná monitorovacia správa • Dopadová správa

  5. Monitorovacia správa „priebežná“ KP je povinný predložiť: • najneskôr 15 dní po skončení každého kalendárneho štvrťroku – do 15.4., 15.7., 15.10. a 15.1. • v prípade, že obdobie od začatia realizácie projektu po najbližší kalendárny štvrťrok je kratšie ako dva mesiace, uvedené obdobie KP zachytí v monitorovacej správe za najbližší kalendárny štvrťrok) • monitorovacia správa obsahuje napr. stav plnenia jednotlivých aktivít, vývoj monitorovacích ukazovateľov, problémové oblasti

  6. Záverečná monitorovacia správa KP je povinný predložiť: • najneskôr do 1 mesiaca od ukončenia realizácie projektu spolu so • žiadosťou o úhradu poslednej splátky v súlade so záverečným vyúčtovaním • prílohou k záverečnej správe, ktorá poskytuje záverečné vyúčtovanie doložené účtovnými dokumentmi • informácie o priebehu realizácie celého projektu (sumarizácia dosiahnutých ukazovateľov, KP zhodnotí naplnenie stanovených cieľov a ukazovateľov, realizáciu plánovaných aktivít, dodržanie harmonogramu a analyzuje skutočnosti, ktoré mali podstatný vplyv na dosiahnutie/nedosiahnutie plánovaných hodnôt )

  7. Záverečná monitorovacia správa • Ak sa aktivity projektu ukončia v súlade so zmluvou, resp. s jej úpravami (dodatky, autorizované poznámky) a predĺži sa len financovanie projektu o dobu kratšiu ako 6 mesiacov, záverečnú správu KP predloží v riadnom termíne. Informácia o financovaní projektu v predĺženom období bude súčasťou dopadovej správy • Pri predĺžení doby financovania o dobu nad 6 mesiacov (neodporúčam), KP predkladá na FSR štvrťročne písomnú informáciu o priebehu financovania projektu ( uviesť do dodatku o predĺžení projektu)

  8. Dopadová správa KP je povinný predložiť: • najneskôr do 6, respektíve 12 mesiacov od ukončenia realizácie projektu – v závislosti od dopadu • informácie o pokračovaní projektu a o ukazovateľoch dopadu, využívaní a umiestnení zakúpeného majetku a dokumentácie: • určí osobu zodpovednú za sledovanie presunov majetku (majetok zakúpený z  projektu musí 5 rokov od podpisu zmluvy zostať v majetku KP a nesmie byť odpredaný) • určí osobu zodpovednú za sledovanie dodržania dopadových ukazovateľov úspešnosti projektu po uplynutí 6, resp. 12 mesiacov od ukončenia realizácie projektu • určí osobu zodpovednú za archiváciu projektovej dokumentácie • určí miesto a osobu zodpovednú za uchovávanie dokumentácie počas 10-tich rokov po skončení projektu.

  9. Cielemonitorovania • sledovať dodržanie časového plánu aktivít dohodnutých v zmluve o poskytnutí NFP, • overovanie priebehu pomoci a analýza nazbieraných monitorovacích údajov, • identifikovanie možných problémov v procese implementácie, vyvodenie korekčných opatrení, • využiť výsledky monitorovania pre vyhodnotenie pomoci, • podávanie monitorovacích správ pre všetkých zainteresovaných.

  10. Základným zdrojom informácií o realizácii projektu sú monitorovacie správy, ktoré: predkladá konečný prijímateľ v písomnej podobe (2 originály) a elektronickou formou (emailom alebo na nosiči) najskôr po doručení vyhlásenia KP o začatí realizácie projektu

  11. Cieľom MS je, aby KP poskytol najmä: • informáciu o pokroku monitorovaného projektu pomocou indikátora/indikátorov • stav plnenia časového harmonogramu realizácie projektu a stav financovania projektu • identifikácia vzniknutých problémov a zmien počas realizácie projektu a hodnotenie pokroku

  12. Predkladanie monitorovacích správ • KP predkladá MS v súlade so Zmluvou o poskytnutí NFP. FSR môže požadovať dodatočné informácie o realizácii projektu alebo uskutočniť neohlásenú monitorovaciu návštevu aj mimo plánu monitorovacích návštev • Ak KP nepredloží MS v stanovenom termíne, PM je povinný do 30 dní vyzvať KP na predloženie tejto správy do 15 dní od doručenia výzvy. Nepredloženie správy v termíne, určenom vo výzve na jej predloženie sa považuje za porušenie zmluvných podmienok a PM navrhne doplnkové monitorovanie formou monitorovacej návštevy alebo kontroly na mieste. Zároveň sú KP pozastavené všetky platby.

  13. Formálna kontrola MS • PM skontroluje vyplnenie všetkých častí monitorovacej správy a existenciu všetkých príloh. • Pri zistení nedostatkov PM do 15 dní vyzve KP na predloženie opravenej správy. • V prípade, že do 15 dní od zaslaniavýzvy nebude prijatá opravená monitorovacia správa, PM navrhne vykonanie  doplnkového monitorovania formou monitorovacej návštevy a riaditeľ odboru riadenia pomoci z ESF rozhodne o jej vykonaní/nevykonaní.

  14. Pokrok v realizácii projektu i • Primeranosť vykazovaného indikátora posúdi PM na základe informácií o pokroku projektu, vrátane posúdenia zmeny hodnoty indikátora od poslednej MS a porovnania vecného plnenia s finančným plnením projektu. • Ak je v záverečnej MS rozdiel medzi skutočnou a plánovanou hodnotou ukazovateľa väčší ako 20 %, riaditeľka odboru riadenia pomoci z ESF posúdi, či je tento rozdiel akceptovateľný alebo je potrebné prijať voči KP opatrenia v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP. • Plnenie finančného plánu posúdi PM podľa údajov v ITMS o prijatých žiadostiach o platbu. • PM zadáva do ITMS skutočný časový priebeh realizovaných aktivít s ohľadom na schválené žiadosti o zmenu v projekte. • Podozrenie na nezrovnalosť PM nahlasuje vedúcemu, ktorý spustí procedúru na riešenie nezrovnalosti toto poznačí v kontrolnom liste. • Ak PM zistil z MS nedostatočný pokrok, projekt zaradí do zoznamu projektov na doplnkové monitorovanie formou monitorovacej návštevy alebo kontroly na mieste.

  15. Monitorovacie návštevy u KP vykonávasa za účelom fyzickej kontroly projektu u KP • vykonáva alebo zabezpečuje oddelenie implementácie pomoci z ESF. FSR môže písomne dohodnúť výkon inou osobou • môže byť uskutočnená ako súčasť kontroly na mieste • môže byť uskutočnená ako neohlásená monitorovacia návšteva • monitorovacia návšteva sa uskutočňuje minimálne raz počas trvania realizácie projektu

  16. Plánovanie monitorovacej návštevy prihliada najmä na: • plán kontrol na mieste (monitorovacia návšteva je zvyčajne spojená s kontrolou na mieste) • projekty zaradené do doplnkového monitorovania • projekty, ktoré budú ukončené do pol roka • projekty, pri ktorých ešte nebola vykonaná monitorovacia návšteva • typ KP

  17. Monitorovacia návšteva Poverenie na výkon monitorovacej návštevy pre PM KP je povinný účinne spolupracovať s PM KP je povinný predložiť PM dokumentáciu, ale najmä: zmluvu o poskytnutí NFP, autorizované poznámky, dodatky k zmluve aktuálny stav projektu, t. j. odpočet o realizovaných aktivitách, ich výstupoch, výsledkoch, sklzoch, poznámky o pozitívach, negatívach aktuálny stav projektu, t.j. stav vyplatených financií z ESF, zo spolufinancovania, podané žiadosti o platbu, sklz vo vyplácaní, súhrn položiek, ktoré neboli odsúhlasené na preplatenie a odôvodnenia indikátory (merateľné ukazovatele úspešnosti ) podľa zmluvy o NFP všetky doteraz predložené správy príslušného projektu (resp. projektov príslušného KP)

  18. stretnutie s manažmentom projektu o: doterajšom priebehu projektu, nevyjasnených otázkach, ktoré vyplynuli z predkladaných správ, problematických alebo oneskorených aktivitách s cieľom vypracovať návrh na riešenie, úpravách v projekte, pozitívach projektu a možnostiach vhodnej propagácie a o spôsobe ich uplatnenia pri iných projektoch, o potrebách školení pre personál projektu stretnutie s účastníkmi jednotlivých aktivít účasť na práve prebiehajúcej aktivite s cieľom  diskutovať s účastníkmi o priebehu projektu, alebo vopred dohodnuté stretnutie s niekoľkými účastníkmi aktivít projektu a to tak, aby bol projekt rovnomerne pokrytý Monitorovacia návšteva

  19. Záver z monitorovacej návštevy • PM vyplní kontrolný list otázok k monitorovacej návšteve a vypracuje komplexnú správu (príloha manuálu), a uloží ju do projektového spisu • Správu predloží na vyjadrenie aj manažmentu projektu • Správa obsahuje najmä: • návrh na úpravy v projekte • nevyhnutné okamžité úpravy s uloženým termínom plnenia • návrh na propagáciu pozitív projektu, ktoré by sa prípadne mohli uplatniť pri iných projektoch

  20. Kontrola v súlade s čl. 4 Nariadenia Komisie č. 438/2001 Postupy na overovanie dodávok spolufinancovaných výrobkov a služieb a reálnosti nárokovaných výdavkov Fyzická realizácia projektu začína dňom kedy KP začne projekt realizovať na základe uzatvorenej zmluvy o poskytnutí NFP • Výkonom kontroly fyzickej realizácie projektov je poverené oddelenie implementácie pomoci z ESF.

  21. Kontrolu fyzickej realizácie projektu tvorí: • administratívna kontrola žiadosti o platbu • kontrola formálnej správnosti žiadosti o platbu a jej príloh • kontrola vecnej správnosti žiadosti o platbu a jej príloh • kontrola fyzickej realizácie projektu na mieste – kontrola na mieste

  22. Kontrola fyzickej realizácie projektu na mieste kontrola na mieste Cieľom je overiť skutočné dodanie tovarov, vykonanie prác alebo poskytnutie služieb deklarovaných v dokumentácii, ktorú KP predložil na preplatenie FSR spolu so žiadosťou o platbu, resp. so žiadosťou o zúčtovanie zálohovej platby.

  23. Kontrola na mieste • na základe plánu • na návrh PM po vykonaní administratívnej kontroly • v prípade zistenia závažných skutočností ohrozujúcich realizáciu alebo financovanie projektu • v prípade nedostatočného fyzického a finančného pokroku v implementácii projektu, resp. iných nedostatkov, na ktoré poukazuje monitorovanie projektu zo strany FSR • na základe podnetu na kontrolu na mieste od tretích subjektov (napr. závery z certifikačných overení), • na základe predloženia žiadosti o zmenu projektu zásadného charakteru zo strany KP.

  24. Zásady kontroly na mieste • vykonáva sa na vzorke výdavkov minimálne 10% z celkových nakontrahovaných výdavkov pre projekt • u každého KP musí byť vykonaná aspoň jedna kontrola pred tým, než sa ukončí realizácia projektu a než je vyplatená záverečná platba • kontrola na mieste, ak je to možné, je spojená s monitorovacou návštevou • projekty môžu byť kontrolované aj po ukončení realizácie aktivít a úhrade záverečnej platby najmä z dôvodu identifikácie nedostatkov, zistených z monitorovacej správy.

  25. Predmet kontroly na mieste • skutočné dodanie tovarov, vykonanie prác alebo poskytnutie služieb vykázaných na účtovných dokladoch a podpornej dokumentácie a sumarizačných hárkoch, ktoré predložil KP ako súčasť ŽOP, resp. žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby • spočítaním (PC, tlačiarne, nábytok, zariadenie) • vizuálne (nespočítateľné výrobky, služby a práce) • overením napr. prostredníctvom prezenčných listín, vydaním publikácií vo vzťahu k spotrebovanému materiálu (publikácie, propagačný materiál) k počtu frekventantov vzdelávania, k dĺžke trvania aktivít

  26. Predmet kontroly na mieste • neprekrývanie sa výdavkov najmä pri personálnych a prevádzkových nákladoch u KP s viacerými projektmi v rámci FSR • overiť vykonanie prác aj účasťou na minimálne jednej takejto aktivite projektu • či sú fakturované tovary, služby a práce zaúčtované v účtovníctve KP - či boli uhradené a či sú súčasťou realizovaného projektu, t. j. či ich KP eviduje • či sa údaje na sumarizačných hárkoch zhodujú s účtovnými dokladmi, resp. s inými podpornými dokladmi , ktoré archivuje KP u seba a či tieto účtovné doklady, resp. iné podporné doklady sú správne vyplnené - kontrola u KP sa realizuje na originálnej dokumentácii – účtovných dokladoch

  27. Predmet kontroly na mieste • personálne výdavky (najmä projektový tím), náklady projektu, telekom. a bankové poplatky atď.) a výdavky na zariadenie a vybavenie (počítačová technika, nábytok, atď) • overovanie, či zakúpený tovar bol využívaný v súlade s projektom • kontrola správnosti výpočtu nárokovaných výdavkov (správny výpočet pomernej časti, v prípade, že KP realizuje okrem projektu ESF iné aktivity financované z iných zdrojov) • výdavky na stravné, cestovné a ubytovanie • výdavky na prenájom, leasing, energie, poštové, telekom. a iné poplatky, na tlačoviny, reklamu, upratovanie a ostatné materiálové výdavky

  28. Predmet kontroly na mieste • nefinančné výdavky na odpisy • súlad realizácie s aplikovateľnou legislatívou ES a SR, s Koncepciou systému finančného riadenia ŠF a inými súvisiacimi usmerneniami a predpismi • súlad medzi vecným plnením projektu a deklarovaným finančným pokrokom projektu • oprávnenosť aktivít, cieľových skupín, miesta realizácie projektu, personálna maticu projektu, dodržiavanie časového a vecného harmonogramu projektu • kontrola uchovávania účtovných záznamov a dokladov

  29. Predmet kontroly na mieste • prípadné príjmy KP z užívania realizovaného projektu, z úrokov a nakladanie s nimi • dodržanie pravidiel publicity (v zmysle nariadenia Komisie (ES) č. 1159/2000) • dodržanie pravidiel verejného obstarávania /prieskum trhu, rovnosti príležitostí a pravidiel týkajúcich sa ochrany životného prostredia • dodržiavanie ďalších povinností vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP, ktoré sú obsiahnuté v zmluve a neboli uvedené vyššie (napr. vedenie účtu, správnosť údajov v zmluve, DPH, dodržiavanie finančného plánu projektu...).

  30. Kontrola na mieste • kontrolovanému subjektu sa zašle oznámenie o termíne vykonania kontroly • po potvrdení termínu návratkou sa kontrola na mieste uskutoční v navrhnutom termíne, resp. v inom navrhnutom termíne po vzájomnej dohode • ak nebude na oznámenie odpovedané do 5 pracovných dní od prevzatia oznámenia, bude zaslané KP upozornenie, že uvedená nečinnosť sa považuje za porušenie zmluvy. Vtedy sa vykoná kontrolu na mieste aj bez predchádzajúceho súhlasu KP

  31. Výstupy z kontroly na mieste • Správa - vypracuje PM do 5 pracovných dní od vykonania kontroly, svojim podpisom ju potvrdzujú členovia kontrolnej skupiny • Ak sú zistené závažné vecné nedostatky vyžadujúce si stanoviská iných orgánov a pod. vypracuje vedúci kontrolnej skupiny správu max. do 30 dní od ukončenia kontroly. • Ak je zistená nezrovnalosť, PM je povinný okamžite ohlásiť zistenú nezrovnalosť - v zmysle platného usmernenia, resp. smernice k nezrovnalostiam - vydaných sekciou európskych záležitostí MF SR. • Prerokovanie správy s KP – správa je KP oficiálne zaslaná a KP má možnosť v stanovenom termíne prezentovať svoje výhrady – písomné stanovisko ku zisteniam kontroly. • Iniciovanie následných aktivít podľa preukázaných kontrolných zistení a odporúčaní pre výkon ďalších kontrol

  32. Príprava na auditnú misiu EK • o konaní auditu FSR informuje KP vopred • KP je povinný strpieť výkon auditu (podľa zmluvy o poskytnutí NFP) • cieľom auditu je overenie realizácie projektu a oprávnenosti výdavkov vrátane fyzického overenia tovarov, prác a služieb. Audítor tiež overuje najmä analytické vedenie účtovníctva na projekt • KP je povinný zabezpečiť: • vhodnú miestnosť počas celého výkonu auditu • pripraviť k dispozícii všetku dokumentáciu, ktorá sa týka vecnej a finančnej implementácie projektu, napr. : žiadosť o poskytnutie NFP, zmluva o poskytnutí NFP, dodatky, autorizované poznámky, ŽOP, podporná dokumentácia k žiadosti o platbu, proces a výsledky verejného obstarávania, prezenčné listiny, monitorovacie a iné správy, projekt a hmatateľné výstupy projektu – publikácie, štúdie, fotodokumentáciu, dokumentáciu k zabezpečovaniu publicity....

  33. Zdroj informácií • Pokyn pre konečného prijímateľa č. 01/2007: Príručka k realizácii projektov pre konečného prijímateľa z ESF • Pokyn pre konečného prijímateľa č. 04/2007: Zoznam základných informácií pre konečného prijímateľa – pomôcka pri príprave na auditnú misu EK • www. fsr.gov.sk • Aktualizácia č.1 Usmernenia k procesom monitorovania, ktorou sa zároveň zrušuje a nahrádza znenie usmernenia RO CSF č.8/2004 k procesom monitorovania (úplné znenie)

  34. Ďakujem za pozornosť

More Related