Download
1 / 34
E N D
Monitorovanie Základným cieľom systematického monitorovania využívania pomoci z fondov Európskej únie je stanoviť účinnosť implementácie poskytnutej pomoci a účinnosť použitých zdrojov. Aby sa dosiahli tieto ciele prijaté na úrovni EÚ vyžaduje si to zavedenie postupov pre monitorovanie na úrovni projektov. Fond sociálneho rozvoja
evidenciu a aktualizáciu údajov vedených v ITMS monitorovanie údajov na úrovni opatrenia monitorovania projektov minimálne 5 rokov od nadobudnutia účinnosti zmluvy o poskytnutí NFP za účelom zachovania povahy projektov v súlade s čl. 30 všeobecného nariadenia Rady 99/1260/ES vykonávanie monitorovacej návštevy na mieste vypracovanie pravidelných monitorovacích správ a ich predloženie riadiacemu orgánu na schválenie účasť na rokovaní monitorovacieho výboru pre SOP ĽZ FSR zabezpečuje v oblasti monitorovania:
Monitorovanie na úrovni projektu sa vykonáva prostredníctvom: • pravidelných monitorovacích správ vypracovávaných konečným prijímateľom • monitorovacích návštev u konečného prijímateľa • doplnkového monitorovania konečného prijímateľa (FSR môže požadovať dodatočné informácie o realizácii projektu a uskutočniť neohlásenú monitorovaciu návštevu)
Typy monitorovacích správ (KP) • Monitorovacia správa „priebežná“ (Príručka pre KP) • Záverečná monitorovacia správa • Dopadová správa
Monitorovacia správa „priebežná“ KP je povinný predložiť: • najneskôr 15 dní po skončení každého kalendárneho štvrťroku – do 15.4., 15.7., 15.10. a 15.1. • v prípade, že obdobie od začatia realizácie projektu po najbližší kalendárny štvrťrok je kratšie ako dva mesiace, uvedené obdobie KP zachytí v monitorovacej správe za najbližší kalendárny štvrťrok) • monitorovacia správa obsahuje napr. stav plnenia jednotlivých aktivít, vývoj monitorovacích ukazovateľov, problémové oblasti
Záverečná monitorovacia správa KP je povinný predložiť: • najneskôr do 1 mesiaca od ukončenia realizácie projektu spolu so • žiadosťou o úhradu poslednej splátky v súlade so záverečným vyúčtovaním • prílohou k záverečnej správe, ktorá poskytuje záverečné vyúčtovanie doložené účtovnými dokumentmi • informácie o priebehu realizácie celého projektu (sumarizácia dosiahnutých ukazovateľov, KP zhodnotí naplnenie stanovených cieľov a ukazovateľov, realizáciu plánovaných aktivít, dodržanie harmonogramu a analyzuje skutočnosti, ktoré mali podstatný vplyv na dosiahnutie/nedosiahnutie plánovaných hodnôt )
Záverečná monitorovacia správa • Ak sa aktivity projektu ukončia v súlade so zmluvou, resp. s jej úpravami (dodatky, autorizované poznámky) a predĺži sa len financovanie projektu o dobu kratšiu ako 6 mesiacov, záverečnú správu KP predloží v riadnom termíne. Informácia o financovaní projektu v predĺženom období bude súčasťou dopadovej správy • Pri predĺžení doby financovania o dobu nad 6 mesiacov (neodporúčam), KP predkladá na FSR štvrťročne písomnú informáciu o priebehu financovania projektu ( uviesť do dodatku o predĺžení projektu)
Dopadová správa KP je povinný predložiť: • najneskôr do 6, respektíve 12 mesiacov od ukončenia realizácie projektu – v závislosti od dopadu • informácie o pokračovaní projektu a o ukazovateľoch dopadu, využívaní a umiestnení zakúpeného majetku a dokumentácie: • určí osobu zodpovednú za sledovanie presunov majetku (majetok zakúpený z projektu musí 5 rokov od podpisu zmluvy zostať v majetku KP a nesmie byť odpredaný) • určí osobu zodpovednú za sledovanie dodržania dopadových ukazovateľov úspešnosti projektu po uplynutí 6, resp. 12 mesiacov od ukončenia realizácie projektu • určí osobu zodpovednú za archiváciu projektovej dokumentácie • určí miesto a osobu zodpovednú za uchovávanie dokumentácie počas 10-tich rokov po skončení projektu.
Cielemonitorovania • sledovať dodržanie časového plánu aktivít dohodnutých v zmluve o poskytnutí NFP, • overovanie priebehu pomoci a analýza nazbieraných monitorovacích údajov, • identifikovanie možných problémov v procese implementácie, vyvodenie korekčných opatrení, • využiť výsledky monitorovania pre vyhodnotenie pomoci, • podávanie monitorovacích správ pre všetkých zainteresovaných.
Základným zdrojom informácií o realizácii projektu sú monitorovacie správy, ktoré: predkladá konečný prijímateľ v písomnej podobe (2 originály) a elektronickou formou (emailom alebo na nosiči) najskôr po doručení vyhlásenia KP o začatí realizácie projektu
Cieľom MS je, aby KP poskytol najmä: • informáciu o pokroku monitorovaného projektu pomocou indikátora/indikátorov • stav plnenia časového harmonogramu realizácie projektu a stav financovania projektu • identifikácia vzniknutých problémov a zmien počas realizácie projektu a hodnotenie pokroku
Predkladanie monitorovacích správ • KP predkladá MS v súlade so Zmluvou o poskytnutí NFP. FSR môže požadovať dodatočné informácie o realizácii projektu alebo uskutočniť neohlásenú monitorovaciu návštevu aj mimo plánu monitorovacích návštev • Ak KP nepredloží MS v stanovenom termíne, PM je povinný do 30 dní vyzvať KP na predloženie tejto správy do 15 dní od doručenia výzvy. Nepredloženie správy v termíne, určenom vo výzve na jej predloženie sa považuje za porušenie zmluvných podmienok a PM navrhne doplnkové monitorovanie formou monitorovacej návštevy alebo kontroly na mieste. Zároveň sú KP pozastavené všetky platby.
Formálna kontrola MS • PM skontroluje vyplnenie všetkých častí monitorovacej správy a existenciu všetkých príloh. • Pri zistení nedostatkov PM do 15 dní vyzve KP na predloženie opravenej správy. • V prípade, že do 15 dní od zaslaniavýzvy nebude prijatá opravená monitorovacia správa, PM navrhne vykonanie doplnkového monitorovania formou monitorovacej návštevy a riaditeľ odboru riadenia pomoci z ESF rozhodne o jej vykonaní/nevykonaní.
Pokrok v realizácii projektu i • Primeranosť vykazovaného indikátora posúdi PM na základe informácií o pokroku projektu, vrátane posúdenia zmeny hodnoty indikátora od poslednej MS a porovnania vecného plnenia s finančným plnením projektu. • Ak je v záverečnej MS rozdiel medzi skutočnou a plánovanou hodnotou ukazovateľa väčší ako 20 %, riaditeľka odboru riadenia pomoci z ESF posúdi, či je tento rozdiel akceptovateľný alebo je potrebné prijať voči KP opatrenia v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP. • Plnenie finančného plánu posúdi PM podľa údajov v ITMS o prijatých žiadostiach o platbu. • PM zadáva do ITMS skutočný časový priebeh realizovaných aktivít s ohľadom na schválené žiadosti o zmenu v projekte. • Podozrenie na nezrovnalosť PM nahlasuje vedúcemu, ktorý spustí procedúru na riešenie nezrovnalosti toto poznačí v kontrolnom liste. • Ak PM zistil z MS nedostatočný pokrok, projekt zaradí do zoznamu projektov na doplnkové monitorovanie formou monitorovacej návštevy alebo kontroly na mieste.
Monitorovacie návštevy u KP vykonávasa za účelom fyzickej kontroly projektu u KP • vykonáva alebo zabezpečuje oddelenie implementácie pomoci z ESF. FSR môže písomne dohodnúť výkon inou osobou • môže byť uskutočnená ako súčasť kontroly na mieste • môže byť uskutočnená ako neohlásená monitorovacia návšteva • monitorovacia návšteva sa uskutočňuje minimálne raz počas trvania realizácie projektu
Plánovanie monitorovacej návštevy prihliada najmä na: • plán kontrol na mieste (monitorovacia návšteva je zvyčajne spojená s kontrolou na mieste) • projekty zaradené do doplnkového monitorovania • projekty, ktoré budú ukončené do pol roka • projekty, pri ktorých ešte nebola vykonaná monitorovacia návšteva • typ KP
Monitorovacia návšteva Poverenie na výkon monitorovacej návštevy pre PM KP je povinný účinne spolupracovať s PM KP je povinný predložiť PM dokumentáciu, ale najmä: zmluvu o poskytnutí NFP, autorizované poznámky, dodatky k zmluve aktuálny stav projektu, t. j. odpočet o realizovaných aktivitách, ich výstupoch, výsledkoch, sklzoch, poznámky o pozitívach, negatívach aktuálny stav projektu, t.j. stav vyplatených financií z ESF, zo spolufinancovania, podané žiadosti o platbu, sklz vo vyplácaní, súhrn položiek, ktoré neboli odsúhlasené na preplatenie a odôvodnenia indikátory (merateľné ukazovatele úspešnosti ) podľa zmluvy o NFP všetky doteraz predložené správy príslušného projektu (resp. projektov príslušného KP)
stretnutie s manažmentom projektu o: doterajšom priebehu projektu, nevyjasnených otázkach, ktoré vyplynuli z predkladaných správ, problematických alebo oneskorených aktivitách s cieľom vypracovať návrh na riešenie, úpravách v projekte, pozitívach projektu a možnostiach vhodnej propagácie a o spôsobe ich uplatnenia pri iných projektoch, o potrebách školení pre personál projektu stretnutie s účastníkmi jednotlivých aktivít účasť na práve prebiehajúcej aktivite s cieľom diskutovať s účastníkmi o priebehu projektu, alebo vopred dohodnuté stretnutie s niekoľkými účastníkmi aktivít projektu a to tak, aby bol projekt rovnomerne pokrytý Monitorovacia návšteva
Záver z monitorovacej návštevy • PM vyplní kontrolný list otázok k monitorovacej návšteve a vypracuje komplexnú správu (príloha manuálu), a uloží ju do projektového spisu • Správu predloží na vyjadrenie aj manažmentu projektu • Správa obsahuje najmä: • návrh na úpravy v projekte • nevyhnutné okamžité úpravy s uloženým termínom plnenia • návrh na propagáciu pozitív projektu, ktoré by sa prípadne mohli uplatniť pri iných projektoch
Kontrola v súlade s čl. 4 Nariadenia Komisie č. 438/2001 Postupy na overovanie dodávok spolufinancovaných výrobkov a služieb a reálnosti nárokovaných výdavkov Fyzická realizácia projektu začína dňom kedy KP začne projekt realizovať na základe uzatvorenej zmluvy o poskytnutí NFP • Výkonom kontroly fyzickej realizácie projektov je poverené oddelenie implementácie pomoci z ESF.
Kontrolu fyzickej realizácie projektu tvorí: • administratívna kontrola žiadosti o platbu • kontrola formálnej správnosti žiadosti o platbu a jej príloh • kontrola vecnej správnosti žiadosti o platbu a jej príloh • kontrola fyzickej realizácie projektu na mieste – kontrola na mieste
Kontrola fyzickej realizácie projektu na mieste kontrola na mieste Cieľom je overiť skutočné dodanie tovarov, vykonanie prác alebo poskytnutie služieb deklarovaných v dokumentácii, ktorú KP predložil na preplatenie FSR spolu so žiadosťou o platbu, resp. so žiadosťou o zúčtovanie zálohovej platby.
Kontrola na mieste • na základe plánu • na návrh PM po vykonaní administratívnej kontroly • v prípade zistenia závažných skutočností ohrozujúcich realizáciu alebo financovanie projektu • v prípade nedostatočného fyzického a finančného pokroku v implementácii projektu, resp. iných nedostatkov, na ktoré poukazuje monitorovanie projektu zo strany FSR • na základe podnetu na kontrolu na mieste od tretích subjektov (napr. závery z certifikačných overení), • na základe predloženia žiadosti o zmenu projektu zásadného charakteru zo strany KP.
Zásady kontroly na mieste • vykonáva sa na vzorke výdavkov minimálne 10% z celkových nakontrahovaných výdavkov pre projekt • u každého KP musí byť vykonaná aspoň jedna kontrola pred tým, než sa ukončí realizácia projektu a než je vyplatená záverečná platba • kontrola na mieste, ak je to možné, je spojená s monitorovacou návštevou • projekty môžu byť kontrolované aj po ukončení realizácie aktivít a úhrade záverečnej platby najmä z dôvodu identifikácie nedostatkov, zistených z monitorovacej správy.
Predmet kontroly na mieste • skutočné dodanie tovarov, vykonanie prác alebo poskytnutie služieb vykázaných na účtovných dokladoch a podpornej dokumentácie a sumarizačných hárkoch, ktoré predložil KP ako súčasť ŽOP, resp. žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby • spočítaním (PC, tlačiarne, nábytok, zariadenie) • vizuálne (nespočítateľné výrobky, služby a práce) • overením napr. prostredníctvom prezenčných listín, vydaním publikácií vo vzťahu k spotrebovanému materiálu (publikácie, propagačný materiál) k počtu frekventantov vzdelávania, k dĺžke trvania aktivít
Predmet kontroly na mieste • neprekrývanie sa výdavkov najmä pri personálnych a prevádzkových nákladoch u KP s viacerými projektmi v rámci FSR • overiť vykonanie prác aj účasťou na minimálne jednej takejto aktivite projektu • či sú fakturované tovary, služby a práce zaúčtované v účtovníctve KP - či boli uhradené a či sú súčasťou realizovaného projektu, t. j. či ich KP eviduje • či sa údaje na sumarizačných hárkoch zhodujú s účtovnými dokladmi, resp. s inými podpornými dokladmi , ktoré archivuje KP u seba a či tieto účtovné doklady, resp. iné podporné doklady sú správne vyplnené - kontrola u KP sa realizuje na originálnej dokumentácii – účtovných dokladoch
Predmet kontroly na mieste • personálne výdavky (najmä projektový tím), náklady projektu, telekom. a bankové poplatky atď.) a výdavky na zariadenie a vybavenie (počítačová technika, nábytok, atď) • overovanie, či zakúpený tovar bol využívaný v súlade s projektom • kontrola správnosti výpočtu nárokovaných výdavkov (správny výpočet pomernej časti, v prípade, že KP realizuje okrem projektu ESF iné aktivity financované z iných zdrojov) • výdavky na stravné, cestovné a ubytovanie • výdavky na prenájom, leasing, energie, poštové, telekom. a iné poplatky, na tlačoviny, reklamu, upratovanie a ostatné materiálové výdavky
Predmet kontroly na mieste • nefinančné výdavky na odpisy • súlad realizácie s aplikovateľnou legislatívou ES a SR, s Koncepciou systému finančného riadenia ŠF a inými súvisiacimi usmerneniami a predpismi • súlad medzi vecným plnením projektu a deklarovaným finančným pokrokom projektu • oprávnenosť aktivít, cieľových skupín, miesta realizácie projektu, personálna maticu projektu, dodržiavanie časového a vecného harmonogramu projektu • kontrola uchovávania účtovných záznamov a dokladov
Predmet kontroly na mieste • prípadné príjmy KP z užívania realizovaného projektu, z úrokov a nakladanie s nimi • dodržanie pravidiel publicity (v zmysle nariadenia Komisie (ES) č. 1159/2000) • dodržanie pravidiel verejného obstarávania /prieskum trhu, rovnosti príležitostí a pravidiel týkajúcich sa ochrany životného prostredia • dodržiavanie ďalších povinností vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP, ktoré sú obsiahnuté v zmluve a neboli uvedené vyššie (napr. vedenie účtu, správnosť údajov v zmluve, DPH, dodržiavanie finančného plánu projektu...).
Kontrola na mieste • kontrolovanému subjektu sa zašle oznámenie o termíne vykonania kontroly • po potvrdení termínu návratkou sa kontrola na mieste uskutoční v navrhnutom termíne, resp. v inom navrhnutom termíne po vzájomnej dohode • ak nebude na oznámenie odpovedané do 5 pracovných dní od prevzatia oznámenia, bude zaslané KP upozornenie, že uvedená nečinnosť sa považuje za porušenie zmluvy. Vtedy sa vykoná kontrolu na mieste aj bez predchádzajúceho súhlasu KP
Výstupy z kontroly na mieste • Správa - vypracuje PM do 5 pracovných dní od vykonania kontroly, svojim podpisom ju potvrdzujú členovia kontrolnej skupiny • Ak sú zistené závažné vecné nedostatky vyžadujúce si stanoviská iných orgánov a pod. vypracuje vedúci kontrolnej skupiny správu max. do 30 dní od ukončenia kontroly. • Ak je zistená nezrovnalosť, PM je povinný okamžite ohlásiť zistenú nezrovnalosť - v zmysle platného usmernenia, resp. smernice k nezrovnalostiam - vydaných sekciou európskych záležitostí MF SR. • Prerokovanie správy s KP – správa je KP oficiálne zaslaná a KP má možnosť v stanovenom termíne prezentovať svoje výhrady – písomné stanovisko ku zisteniam kontroly. • Iniciovanie následných aktivít podľa preukázaných kontrolných zistení a odporúčaní pre výkon ďalších kontrol
Príprava na auditnú misiu EK • o konaní auditu FSR informuje KP vopred • KP je povinný strpieť výkon auditu (podľa zmluvy o poskytnutí NFP) • cieľom auditu je overenie realizácie projektu a oprávnenosti výdavkov vrátane fyzického overenia tovarov, prác a služieb. Audítor tiež overuje najmä analytické vedenie účtovníctva na projekt • KP je povinný zabezpečiť: • vhodnú miestnosť počas celého výkonu auditu • pripraviť k dispozícii všetku dokumentáciu, ktorá sa týka vecnej a finančnej implementácie projektu, napr. : žiadosť o poskytnutie NFP, zmluva o poskytnutí NFP, dodatky, autorizované poznámky, ŽOP, podporná dokumentácia k žiadosti o platbu, proces a výsledky verejného obstarávania, prezenčné listiny, monitorovacie a iné správy, projekt a hmatateľné výstupy projektu – publikácie, štúdie, fotodokumentáciu, dokumentáciu k zabezpečovaniu publicity....
Zdroj informácií • Pokyn pre konečného prijímateľa č. 01/2007: Príručka k realizácii projektov pre konečného prijímateľa z ESF • Pokyn pre konečného prijímateľa č. 04/2007: Zoznam základných informácií pre konečného prijímateľa – pomôcka pri príprave na auditnú misu EK • www. fsr.gov.sk • Aktualizácia č.1 Usmernenia k procesom monitorovania, ktorou sa zároveň zrušuje a nahrádza znenie usmernenia RO CSF č.8/2004 k procesom monitorovania (úplné znenie)
