Cursus Ordonnateur

AMUE – SIFACFormation « Référentiels » Cursus Ordonnateur

Sommaire • Introduction • Les structures et axes d’imputation • Structure des données • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC • Focus sur la structure budgétaire • Focus sur la structure analytique • Les axes d’imputation • Les référentiels • Données fournisseur • Groupes de marchandises • Données client • Données articles • Conclusion

IntroductionObjectifs pédagogiques Ce module est une première approche de SIFAC (Système d’Information Financier Analytique et Comptable) Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur. Au terme de ce module, nous allons vous : • Rappeler quelques points projet SIFAC • Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC • Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation • Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir d’exercices simples

IntroductionLe projet SIFAC SIFAC, c’est : • Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo; • Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC; • Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites

IntroductionPlanning projet Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC 1 4 3 2

IntroductionUne solution basée sur SAP MM FM Gestion des achats Comptabilité budgétaire SD CO Administration des ventes Contrôle de gestion FI PP Comptabilité générale Gestion de la production SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée TV LE Gestion des frais de mission Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines AM PS HR Gestion des immobilisations Gestion de projet Gestion des ressources humaines • SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

IntroductionNotion de Mandant • Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique • Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches

Structure des donnéesGénéralités • Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne. • Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : • Les données structurantes de paramétrage • Les données de base (référentiels) • Les données de transaction (pièces)

Structure des donnéesDonnées structurantes de paramétrage • SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement. • Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : • elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) • elles ne peuvent être définies que par paramétrage • elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion • certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI) Exemples de données structurantes de paramétrage • Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise • Budget : périmètre financier • Dépense: organisation d’achat, division

Structure des donnéesDonnées de base • Ce sont les informations de base indispensables à la gestion • Il s’agit des référentiels de la base de données : • ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules • certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … • certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …) Exemples de données de référence • Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … • Dépense: fournisseur, groupe de marchandise … • Mission : agent missionnaire … • Recette : Articles génériques, client … • Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur • Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable

Structure des donnéesDonnées de transaction • Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence • Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur Exemples de données de transaction • Budget : pièce budgétaire • Dépense : marché, commande d’achats, bordereau, mandat • Mission : ordre de mission • Recette : convention, commande client, titre de recette • Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur

Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle. La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.

Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle Niveau 1 Personne morale Etablissement hors SACD Niveau 2 SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Niveaux 3 et 4 CR nœud CR feuille CR feuille CR feuille Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire Etablissement hors SACD Niveau 1 Personne morale SACD Périmètre financier Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Centre financier Centre financier Niveau 2 CR nœud CR feuille Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier Niveaux 3 et 4 Centre financier Centre financier CR feuille CR feuille Centre financier Centre financier • La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets : • - le périmètre financier • les centres financiers

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable Etablissement hors SACD Niveau 1 Personne morale SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Société FI Société FI Niveau 2 CR nœud CR feuille Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet : - la société La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI • La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat). • Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : • Société établissement hors SACD • Société SACD • Société SAIC • L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reportingpour constituer la personne morale Etablissement

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats Etablissement hors SACD Niveau 1 Personne morale SACD Organisation d’achat Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Divisions Divisions Niveau 2 CR nœud CR feuille Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille • La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets : • - l’organisation d’achat • la division (objet division étant rattaché à la société FI) La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM • Une organisation d’achat : • unique est définie pour l’établissement et ses SACD • correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes • représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat • Les divisions : • autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI • Les dépenses constituent également un « secteur mixte » • représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs • permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes Etablissement hors SACD Niveau 1 SACD Personne morale Organisation commerciale Services communs UFR Institut Organisation commerciale BIU ou SAIC Divisions Divisions Niveau 2 CR nœud CR feuille Agence commerciale Agence commerciale Agence commerciale Agence commerciale Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille • La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets : • - l’organisation commerciale • la division • l’agence commerciale • (la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI)

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD • L’administration des ventes impose : • Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC • Autant de divisions que de secteurs d’activités • Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.

Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique Personne morale Périmètre analytique Niveau 1 Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Etablissement hors SACD SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Niveau 2 Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit CR nœud CR feuille Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit • La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets : • - le périmètre analytique • les centres de coûts (CC) • les centres de profit (CP) • (les CC et CP étant rattachés à l’objet FI) Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.

Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation des établissements dits « Article 43 » Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L719-10 du code de l’Education : • Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre • Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent • Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées, soit : • Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ; • Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers).

Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier Centres financiers Etablissement hors SACD Niveau 1 Personne morale SACD Périmètre financier FM Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Centre financier Centre financier Niveau 2 CR nœud CR feuille Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier Niveaux 3 et 4 Centre financier Centre financier CR feuille CR feuille Centre financier Centre financier Un périmètre financier par établissement

Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base Structure budgétaireNotion de centre financier CF niveau 1 Etablissement hors SACD CF niveau 1 SACD CF niveau 2 Composante CF niveau 2 Services communs CF niveau 3 CR 1er Niveau CF niveau 3 CR 1er Niveau CF niveau 4 CR 2ème Niveau CF niveau 4 CR 2ème Niveau Groupe de centres financiers Personne morale

Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM • Le périmètre financier : • Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante • La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale. • Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3 • Les centres financiers : • Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté • Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. • SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.

Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier FMSC • Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. • Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base • Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité. • Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes : • Codification • Désignation et Description • Période de Début et Fin de validité : • Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoire • Centre financier supérieur : Zone obligatoire

Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier FMSC • Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie Règles de gestion: • Hiérarchie des centres financiers • La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre. • Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.

Structure budgétaireVisualisation de la hiérarchie des centres financiers FMSE Le centre financier est organisé en hiérarchie. • Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils • Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers • En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment. • Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.

Exercice Exercice 1 Visualiser la hiérarchie des centres financiers 5 min

Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit Personne morale Périmètre analytique Niveau 1 Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Etablissement hors SACD SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Niveau 2 Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit CR nœud CR feuille CO Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Un Périmètre analytique par établissement Centres de coûts / Profits

Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO • Un périmètre analytique unique est défini par établissement • Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : • La méthode en section homogène • La méthode par activités • Les données structurantes associées au périmètre analytique sont : • Le centre de coût : Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses • Le centre de profit : Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique

Structure analytiqueCentre de coût • Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque centre de coûts est lié à un centre de profit. • Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. • Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des fins d’analyse. Groupe de centres de coûts Mathématiques Centre de coûts Labo Centre de coûts Licence de Math.

Structure analytiqueVisualisation d’un centre de coûts KS03 • Exemple Fiche centre de coûts - Vue Donnée de base Centre de Coûts Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Société Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire.

Structure analytiqueCentre de profit • Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées. • Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. • Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à des fins d’analyse.

Structure analytiqueVisualisation d’un centre de profit KE53 • Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes : • Codification propre à chaque établissement • Période de Début et Fin de validité : • Centre financier • Domaine fonctionnel • Domaine de hiérarchie

Démonstration Démonstration 1 Création d’un centre de coût. 20 min

Exercice Exercice 2 Rattachement à un autre centre financier . 20 min

Exercice Exercice 3 Rattachement du centre de couts à la hiérarchie standard . 15 min

Axes d’imputationDifférents axes selon les comptabilités • Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, etc.) seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques. • Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres : • 5 axes budgétaires • 1 axe de comptabilité générale • 4 axes analytiques • Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation)

Axes d’imputationAxes budgétaires • Trois axes obligatoires : • Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. • Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI). • Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF) • Deux axes optionnels : • Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds. • Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes.

Axes d’imputationAxe comptable • L’axe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction du type d’établissement. • Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Il peut être affiné par chaque établissement.

Axes d’imputationAxes analytiques • La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2. • Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts • Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit) Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé. • L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération. Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation Centre de coûts Centre financier Domaine fonctionnel * • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) Programme de financement => « NA » Fonds Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable * La dérivation Centre de coûts  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation Programme de financement Centre de coûts Domaine fonctionnel Centre financier • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) eOTP Fonds * Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable * La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation Article générique Centre de profit Compte comptable Centre financier Domaine fonctionnel Compte budgétaire * Nature comptable • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Programme de financement => « NA » Fonds * La dérivation Centre de profit  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

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