PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades

1. Rotary Internacional – DistritalAssembléia e Pets Governador 2006/2007José Jorge Indrusiak da Rosa

2. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 1. Quais os maiores desafios enfrentados e quais as lições aprendidas como secretário? R. a) Desorganização da secretaria do clube por falta absoluta de infra-estrutura. Ex.: Arquivos, biblioteca/títulos bibliográficos sobre Rotary, enfim o descaso, a negligência com a história, a memória do clube; b) Aprofundamento de conhecimentos de Rotary sua estrutura organizacional, suas ações enquanto clube de serviço.

3. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 2.Quais as atribuições do secretário do clube? R.    a) Organizar e manter a secretaria atualizada no que diz respeito aos deveres e obrigações do clube, informando ao presidente dos comunicados de RI e do Distrito, lembrando ao tesoureiro dos pagamentos compromissados e inadiáveis, chamando a atenção para os prazos determinados por RI, contribuição à Fundação Rotária, Revistas, IGE etc...   b) Relatórios, frequência, atas, divulgação e outros.

4. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 3.Quais as tarefas administrativas que o secretário pode conduzir eletronicamente, após cadastrar-se no site www.rotary.org? a) Atualizar dados do quadro social. b) Pagar quotas semestrais. c) Pesquisar o Official Directory. d) Alterar dados do clube. e) Acessar histórico de doações.

5. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 4. De que forma o secretário pode apoiar as comissões? R. Comissão de Serviços Internos. Subcomissão de Frequência: a)Lista de sócios b)Registro do número de sócios presentes nas reuniões c)Taxa de frequência ao Clube e ao Distrito d)Apoiar o trabalho da subcomissão no sentido de promover incentivos para uma boa frequência, observando, inclusive as razões de uma frequência irregular e não satisfatória, se for o caso.

6. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades Subcomissão de Companheirismo: Voluntário e expontâneamente o secretário poderá ajudar essa Subcomissão a organizar e desenvolver o companheirismo apresentando e estimulando os novos sócios a participarem dos eventos sociais promovidos pelo clube.  Subcomissão de Desenvolvimento do Quadro Social Encaminhar as propostas de novos sócios às Subcomissões de Desenvolvimento do Quadro Social, Admissão e Classificação. Após aprovação dessas comissões o secretário prepara as fichas/propostas para serem votados pelo plenário do clube. Subcomissão de Programação: Registrar a data de visita do palestrante e se o clube dispuser uma flâmula, revista ou boletim, disponibilizar para o conferencista.

7. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades Subcomissão de Classificação : Oferecer elementos disponíveis na secretaria do clube que possa ajudar na elaboração do levantamento atualizado das classificações na comunidade.  Subcomissão de Boletim do Clube- Entregando à subcomissão cópias das atas do clube, reuniões plenárias, conselho diretor, enfoques de fóruns rotários e outras notícias relevantes para divulgação em boletim do clube.  Subcomissão de Informação Rotária: Sempre que solicitado o secretário colocará ao alcance dessa comissão elementos de informações que estejam disponíveis nos arquivos da secretaria.  Subcomissão de Revista : Todos as notícias e registros disponíveis na secretaria. A história, a memória do clube, ficarão à disposição dessa comissão podendo, inclusive, o secretário colaborar na preparação e publicação da revista.

8. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 5. O secretário é responsável por quais tarefas administrativas relacionadas ao quadro social, aos projetos de prestação de serviços, à Fundação Rotária e a capacitação de líderes R. 1. Quadro Social a)Manter atualizada a lista de sócios. b)Registrar o número de sócios presentes nas reuniões. c)Prover a taxa de frequência ao clube e ao distrito logo após a última reunião do mês. d)Relatório Semestral de Sócios em 1º de julho e 1º de janeiro. e)Relatório Semestral de Quotas per capita em 1º de julho e 1º de janeiro.

9. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 2. Projetos de Prestação de Serviços à Fundação Rotária e a capacitação de líderes? R. a)Apoiar à Fundação Rotária através de participação em programas de contribuições financeiras.   b)Atrair, convidar líderes capazes de servir ao Rotary, além do âmbito do clube. Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário (NRDC) – Grupos patrocinados por Rotary clubs, envolvendo adultos não rotarianos dedicados a servir e melhorar sua comunidade. c)Implementar projetos para sanar necessidades das comunidades locais e no mundo.

10. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 6.Como o secretário deve preparar-se para ocupar o cargo? R. a)Participar impreterivelmente da Assembléia Distrital para receber o treinamento e, consequentemente se inteirar dos deveres e obrigações de secretário do clube. b)Ler atentamente e seguir às orientações contidas no “Manual do Secretário”.   c)Dispor do Manual de Procedimento.   d)Tomar conhecimento dos Estatutos prescritos para o Rotary Club e do Regimento Interno recomendado pelo RI, adaptando as nossas necessidades.

11. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades e)Saber da disponibilidade de informações contidas no site do rotary; www.rotary.org f)Ter às mãos se possível, literatura do Rotary, como: ABC do Rotary Noções Básicas do Rotary O que é Rotary? Fundação Rotária – dados informativos Bem vindo ao Rotary, etc.

12. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 7. O que deve ser feito imediatamente após à posse? R. a)Receber do antecessor os registros do clube tais como: atas, materiais (sino, panóplia, serviço de som, diploma de admissão, boletins, slides, vídeos, etc.). Enfim, todo o acervo patrimonial, incluindo, lógico, o histórico/memória do clube. Regimento Interno, lista de Sócios, etc. Se possível criar um sistema de controle de toda estrutura organizacional do clube. Obs.; É muito importante dispor de uma biblioteca no clube com publicações básicas do clube.

13. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades b)Certificar-se do recebimento do Official Directory. c)Auditoria Contábil – examinar cuidadosamente o relatório de auditoria do clube preparado pelo conselho diretor anterior, a fim de verificar, se for o caso, as pendências contábeis e apresentar parecer na 1ª reunião do conselho diretor entrante.   e)observar, atenciosamente os compromissos financeiros do clube e, na medida do possível, honra-los dentro do prazo pré-estabelecido.

14. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 8. Como o secretário trabalha em conjunção com o presidente do clube? a)Semanalmente – ajudar o presidente do clube com os preparativos para a reunião (pauta dos trabalhos), responder as correspondências, colaborar em reuniões especiais, tais como: assembléia do clube, reunião do conselho diretor, reuniões informais, fóruns, etc.   b)Mensalmente – enviar os dados sobre a frequência dos sócios do clube ao governador do distrito no máximo 15 dias após a última reunião do mês.   c)Anualmente – ajudar com os preparativos para a visita do governador do distrito.

15. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 9. Quais relatórios são da responsabilidade do secretário do clube?

16. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 10. O que é relatório anual do secretário? R. É o relatório geral que deve ser apresentado na última reunião do ano rotário. Nesse relatório deve constar, sucintamente as deliberações do conselho diretor do clube, aumento e perda de sócios durante o ano, percentagem de frequência e projetos em andamento que não tenham sido mencionados pelo presidente.

17. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 11. Que publicações ou materiais impressos são essenciais durante o mandato de secretário? R. - Manual do secretário do clube - Manual de procedimento - Official Directory - Manual das Comissões do Clube - Fundação Rotária – dados informativos - Outros informativos que podem ser adquiridos através da secretaria do Rotary

18. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITALAtribuições e responsabilidades 12. Quais providências devem ser tomadas para garantir a transferência adequada das responsabilidades ao sucessor? R. Durante as últimas semanas do mandato, o secretário deve organizar e atualizar materiais e registros a fim de facilitar o início das funções do sucessor. Após a última reunião do clube em junho, o secretário deverá passar adiante o arquivo, os registros e os materiais de escritório.

19. INSTRUTORES WALLACE MENDES DE CARVALHO Tels. (83) 3244-0404 / (83) 9983-7978 Wallace@hs24.com.br JACKSON DANTAS MAIA Tels. (83) 3246-6072 / (83) 9967-0552 Jacksonmaia@uol.com.br