- et viktig grunnlag for bedre eiendomsforvaltning

1. - et viktig grunnlag for bedre eiendomsforvaltning Workshop Lillestrøm 30. oktober 2008

3. Organisasjon Daglig leder/sekretariat Kompetanse-gruppe FMDrift FM-Service Renhold Styret FM = Facilities Management EuroFM, NordicFM …har 153 eiendomsforvaltere og byggherrer som medlemmer.

4. Kan lastes ned gratis her: http://www.be.no/beweb/kobe/kompetansekilder/kildetop.html eller http://www.nbef.no

6. Opprinnelig et referansepunkt for landmålere • Benchmarking er en læreprosess • Det er en prosess for å finne, tilpasse og implementere beste praksis. • Starter med å identifisere hva som skal bli bedre. Benchmarking Prosess der ytelsen (inkludert pris) til fasilitetstjenester måles, og resultatene sammenlignes internt eller eksternt. (NS-EN 15221-1)

7. Historikk og framdrift Starten var et FoU prosjekt • Trinn 1 (avsluttet sommer 1999) • Rapport ”Utarbeiding og bruk av nøkkeltall • Forslag til ny kontoplan (NS 3454) • Trinn 2: 1999- 4.kv.2000 • System og verktøy for innsamling, bearbeiding og presentasjon av nøkkeltall • System og underlag for benchmarking-prosesser • Pilot-prosjekt: 4.kv. 2000 • Utvikling 2001 - 2007 • Årlige oppdaterte nøkkeltall og benchmarkingsunderlag • Foreningen Nøkkeltall for benchmarking stiftet 13. mars 2001 • Nettverk i NBEF pr 1 januar 2003 • Samarbeid med andre miljøer (spesielt i Norden (og Europa)) • Benchmarkingsprosjekter 2004 – 07 • KoBE1 midler i 2007 Status ferdig. Overgang til drift 1KoBE = Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning

8. Hvem stod bak FoU-prosjektet Finansiert av: • Statsbygg • Forsvarets bygningstjeneste (Forsvarsbygg) • Norsk Forening for Eiendomsforvaltning (Norges Bygg- og Eiendomsforening) • Multiconsult AS • Økobygg (GRIP-senter) • SND • KoBE • Flere andre var bidragsytere i arbeids- og høringsgrupper, bl.a. NVE’s byggoperatør • NBEF eier databaseverktøyet

9. Benchmarking forteller deg: ’Hvor god er du’

10. Databasen gir deg bare 15% resten er læreprosessen!

11. En benchmarkingprosess består vanligvis av 5 faser: • Planlegge/velge dokumenter og prosesser som skal benchmarkes. • Søke etter den riktige (”beste”) benchmarkingpartneren. • Observere og analysere hvordan benchmarkingpartneren utfører prosessen. • Analysere årsakene til gap i prestasjoner. • Tilpasse og implementere forbedringstiltak. Resultatet kan oppsummeres i et ”spider-diagram” som illustrerer eget prestasjonsnivå mot beste praksis.

12. Prosessen kan gjennomføres som: intern benchmarking mellom bygg, avdelinger eller regioner i en bedrift, konkurrent-benchmarking mot de beste reelle konkurrentene, funksjonell benchmarking der en lærer av de nærmeste rundt seg eller generisk benchmarking der en sammenligner uavhengig av bransje.

13. Et eksempel fra: Renhold (NS-INSTA 800) Good judgement comes from experience. Experience comes from bad judgement. Kvalitet Golv SLA (Service level agreement) Støv tid

14. Hvilken vaskemaskin velger du i dag?

15. Lavt forbruk Lavt forbruk Lavt forbruk A A A B B B C C C C D D D E E E F F F G G G Høyt forbruk Høyt forbruk Høyt forbruk Motivasjon til å gå lengre enn TEK TEK - krav Hvilken bygning velger du i morgen? A G

16. Nøkkeltall er ikke bare kr/m2

17. Nøkkeltall i praktisk anvendelse • Økonomioppfølging og -styring • Beslutningsstøtte • Benchmarking • Livsykluskostnader • Investeringsanalyser, alternativsvurderinger • Husleie

18. ”Vær varsom - plakaten” • Ulikt referansegrunnlag – kontoplan og standarder • Avhengig av å kjenne hvilke påvirkningsfaktorer som gjelder for sammenligningsgrunnlaget • Basert på reelle, ikke nødvendigvis optimale FDVUS-kostnader • Nøkkeltall kan svinge betydelig fra år til år • Fare for misbruk • Etiske retningslinjer (nfb) • Bevisst bruk av nøkkeltall!!!

19. Statistisk grunnlag/vurderingVerdien av dataene • nfb operer med følgende: • Nøkkeltall basert på mer enn 25 svar anses for relativt gode • 5-25 svar anses for mindre gode • Mindre enn 5 svar oppfattes som eksempeltall

20. Hva kan nfb tilby i dag • Faglig nettverk m/ workshops • WEB-sidene, registrering, rapporter, rapportgenerator m.m • Database med 2,5 mill m2 bygningsmasse • Årlig Standard rapport, anonymisert • Pr. forvalter: individuell rapport med egne data pr. objekt • Referansegruppe for tvilsspørsmål og justeringer Dato: Side: 20

21. Hva har vi lært siden starten? • Ulik tolkning av definisjoner og referansegrunnlag; felles grunnlag oppnådd gjennom referansegruppe • Fremskaffelse av data kan være arbeidskrevende • WEB-registrering –mangler/justeringer/tilpasninger • Behov for videreutvikling av databaseverktøyet • Behov for output, hvilke opplysninger er nødvendig? Er avhengig av hva ”medlemmene” vil/ønsker. • Utfordrende å få dratt i gang benchmarkingsprosjekter • Gjøre innlegging av tall mer fleksibel • Danne egne benchmarkingsgrupper på nett

22. Veien videre- slik vi ser det • Begrepene ”kvalitet og ”kundeverdi/-tilfredshet” vil bli sentrale måleparametere • Få skilt ”de beste” fra gjennomsnittet • De som ikke vil drive med benchmarking vil bli tapere og ikke minst bli et ”lett bytte” for ”Outsourcingskåte” beslutningstakere • BM vil bli en naturlig del av en eiendomsforvalters virksomhet - ingen kan lenger bare drive med sitt eget • Forbedringsprosessene vil gå fra å være definerte prosjekter til kontinuerlige prosesser • Nøkkeltallene vil bli flere og bedre, dvs. vi får gode ”snitt-tall” for ulike typer bygg og eiendomsforvaltere. • De som har outsourcet trenger nøkkeltall for å vite om de betaler alt for mye.

23. Årshjulet 2009 forslag • Forberedende work-shop om våren. Opplæring av nye brukere. Starthjelp kickoff. Presentere vesentlige endringer. • Legge inn data. Frist 1. juni. • Årlig rapport lages av nettverket den 15. aug. • Presentasjon, workshop ultimo oktober. Dato: Side: 23

24. NBEF/nfb har de beste nøkkeltallene • Nøkkeltallene er basert på faktisk registrert forbruk • Samarbeider med Sverige, Danmark og Finland (arbeidsgruppe) • NB ! Nøkkeltall er ikke bare kr/m2