Diagnóstico – Fase 1

1. Diagnóstico – Fase 1

2. Diagnóstico – Fase 1 • Fase 1: Diagnóstico - Operacional • Fase 2: Diagnóstico - Indicadores de gestão • Fase 3: Diagnóstico - Planejamento

3. Problemas • Delegaçãoinadequada • Informaçãoatrasada • Registrosinadequados • Rotinanãoautomatizada • Ausência de rotina • Inacesso à base de dados

4. 1. Delegaçãoinadequada • Premissas: • O Financeiro NÃO inseredocumentosfiscais no sistema; • O Financeiroapenasexecuta o pagamento, recebimento de títulos; • Anomalias: • O Financeiro não pode ser responsável pelo registro das folha no StarSoft; • O financeiro não pode responsável pelo registro no StarSoft dos tributos apurados e pela emissão dos respectivos títulos a serem pagos (Darf etc); • O financeiro não deve inserir o relatório de despesas no Starsoft. • Objetivo: • O Financeiro não pode ser responsável pelo registro das folha no StarSoft; • O financeiro não pode responsável pelo registro no StarSoft dos tributos apurados e pela emissão dos respectivos títulos a serem pagos (Darf etc); • O financeiro não deve inserir o relatório de despesas no Starsoft. • Iniciativas: • Treinar o RH para o registro da folha no StarSoft; • Treinar a contabilidadepara o registro dos tributos no StarSoft; • Treinaroscolaboradoresparainserir o relatório de despesas no StarSoft; • Indicadores: • Prazo de transferência do registro da folhapara o RH; • Prazo de transferência do registro dos tributospara o Contabilidade; • Prazoparaqueosrelatórios de despesassejaefetuados no StarSoft;

5. 2. Informaçãoatrasada • Premissas: • A áreafinanceira tem quereceberinformações no sistema e osrespectivosdocumentos com antecedência; • A áreafinanceira tem queagendar as operaçõesfinanceiras com antecedência; • A áreafinanceiradevepagarem dia. • Anomalias: • Os títulos a pagar não pode ser registrado no sistema na data do pagamento; • Os boletosnãopodemchegarna data do pagamento; • Os títulos devem ser agendados no banco com pelo menos 3 dias de antecedência; • Um montante significativo de contas é pago em atraso. • Objetivos: • O registro de títulos a pagar ser efetuado no sistema com 7 dias de antecedência; • Os boletos devem estar disponíveis com 5 dias de antecedência; • Os títulos devem ser agendados no banco com pelo menos 3 dias de antecedência; • A contas devem ser pagas em dia; • Iniciativas: • Comunicar a política de prazo de 7 dias de antecedência para registro de títulos a pagar; • Comunicar a política de prazo de 5 dias de antecedência para o envio de boletos; • Comunicar a política de prazo de 5 dias de antecedência para o envio de boletos; • Indicadores: • Número de títulos registrados no sistema com antecedência inferior a 7 dias. Meta: 0 (zero); • Número de títulos com boletos que chegaram com antecência inferior a 5 dias. Meta: 0 (zero); • Número de títulos agendados no banco com menos de 3 dias de antecedência. Meta: 0 (zero);

6. 3. Registroinadequados • Premissas: • A áreafinanceira tem quereceberinformações de contas a pagarcompletas e corretas; • Anomalias: • Ausência ou atraso do registro de cancelamento de nota; • Ausência ou atraso do registro de devolução de nota; • Notas fiscais registradas com retenções erradas; • Notas fiscais registradas com classificação fiscal errada; • Contas pagas em atraso; • Objetivos: • Registro imediato do cancelamento de nota de saída; • Registro imediato da devolução de nota saída; • Registro correto das notas fiscais de saída; • Registro correto das notas fiscais de entrada; • Iniciativas: • Definir procedimento e comunicação para cancelamento da nota de saída; • Definir procedimento e comunicação para registro de devolução; • Definir procedimento e comunicação para registro de notas de saída; • Definir procedimento e comunicação para registro das notas de entrada; • Indicadores: • Número de notas canceladas registradas com atraso; • Número de devoluções registradas com atraso; • Número de notas de saída com registro incorreto; • Número de notas de entrada com registro incorreto;

7. 4. Rotinanãoautomatizada • Premissas: • Semprequepossível a áreafinanceiradeveoperar com automação de rotinas; • Anomalias: • Ausência de automação de envio e quitação de contas a pagar (rotina de CNAB); • Objetivo: • Automatizar a rotina de envio e quitação de contas a pagar (CNAB). • Projeto: • Implementar a rotina de CNAB de contas a pagar no StarSoft; • Indicadores: • Prazo de implementação do CNAB no StarSoft;

8. 6. Inacesso à base de dados • Premissas: • Deve-se teracesso à base transacional do banco de dados • Anomalias: • A base do starsoft tem o metadado (nomes de tabelas e campos) codificados, sendo praticamente impossível decifrá-los. • Objetivos: • Criar uma tabela de metadado (descritivos dos campos codificados) • Iniciativas: • Obter uma tabela de metadado (descritivos dos campos codificados). • Indicadores: • Prazo de obtenção da tabela de metadado.

9. 5. Ausência de rotina • Premissas: • A áreafinanceiradeveoperardiariamenta com a definiçãoclara de responsabilidades (diário de bordoourotina); • Anomalias: • Ausência de rotina sistemática para controle da ação de cobrança; • A ausênciade diário de bordo cria ambiguidade de responsabilidade e iniciativas; • Objetivos: • Ausência de sistemaparacontrole da ação de cobrança; • Operar a área financeira com um diário de bordo; • Iniciativas: • Implementarsistemaparacontrole de ação de cobrança; • Criar o diário de bordo para os colaboradores do financeiro; • Indicadores: • Prazo de implementação do sistema de cobrança; • Prazo para a implementação do diário de bordo;

10. Resumo dos projetos * Com pré-requisito de obtenção da base de dados do ERP

11. Painel de indicadores

12. Diretrizpara o diário de bordo • Lista de atividades: • Prioridade, hora de início e fim • Log de status: • Aberta/Fechada • Warning de atraso • Log de anomalias: • Tipo de anomalia: ex: Nota saídaerrada, semboleto • Árearesponsável: • Motivoanomalia: (1)nãoexiste de procedimento, (2) procedimentoatualinadequado, (3) nãoseguiuprocedimento.