Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sans jamais oser le demander !

1. Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sans jamais oser le demander ! 17 mai 2011

2. Sommaire

3. Introduction > Objectifs de l’atelier • Donner un aperçu du travail réalisé en « back end » par les informaticiens de l’ABES • Ne pas entrer dans des détails techniques • Illustrer nos métiers, nos tâches au travers d’exemples concrets

4. Introduction> Déroulement de l’atelier Présenter : • Le Département des Systèmes d’Information de l’ABES • Ses missions / sa philosophie développées dans le cadre du projet d’établissement 2008-2011 • Les métiers des agents • Comment sont gérés les demandes d’assistance ou d’évolution complexes (DSI de l’ABES + Services informatiques des bibliothèques + prestataires extérieurs) • L’articulation avec l’administration du Sudoc au quotidien.

5. Introduction > Définitions Système d’information : (SI) ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnels, données et procédures) qui permet de regrouper, de classifier, de traiter et de diffuser de l'information sur un environnement donné (Source : Wikipedia) Concrètement : • Structure constituée d’un ensemble de ressources humaines, matérielles, logicielles pour : • Collecter, traiter, communiquer de l’information • Coordonner les activités de l’organisation • Permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs

6. Le DSI de l’ABES > Quelques chiffres (1/3) • 25 agents répartis dans 3 pôles (dont 3 agents sur 2 pôles et 1 agent sur 2 départements), pour une équivalence de 23 ETP : • Pôle Exploitation et Maintenance : 10 agents pour 9,5 ETP • Pôle Spécifications et Développements : 14 agents pour 11 ETP • Pôle des Systèmes d’Information et Référentiels (PSIR) : 3 agents soit 1,5 ETP • Responsable de département : 1 agent pour 1 ETP • 16 agents titulaires et 9 agents contractuels • 23 agents de catégorie A, 1 de catégorie B et 1 de catégorie C • Augmentation du nombre d’agents de 18 en 2008 à 25 en 2011 (récupération des missions du Cines et du FCT)

7. Le DSI de l’ABES > Quelques chiffres (2/3) Nombre de machines : • Au CINES : • 33 machines socles + 5 machines virtuelles • 6 équipements réseau • 4 équipements de stockage • A l’ABES : • 26 machines socles + 33 machines virtuelles • 2 équipements réseau • 1 équipement de stockage + système de sauvegarde sur bandes

8. Le DSI de l’ABES > Quelques chiffres (3/3) • Applications professionnelles en production • Sudoc, Calames, Star, Numes, Webstats, Base de signets, SudocAD, API Sudoc (exemplarisations automatiques, IdRef, exports à la demande), archives Elsevier, FCT • Applications professionnelles en cours de développement : • Sudoc mobile, Portail des thèses, API Sudoc (mini Webservices, SolR total) • Environnement de travail des agents : • Intranet, messagerie Zimbra, Gestion Electronique de Documents, Base d’incidents, etc… • Systèmes d’exploitation Windows, Linux (CentOS + RedHat), Solaris version 8 et 10 • Systèmes de gestion de bases de données : Oracle, Sybase, Postgres, MS SQL Server • Langages de développements utilisés : Java, PHP, .Net, Javascript, HTML, XML, XSLT, C, langages propriétaires divers (OCLC), scripts Shell, Visual Basic

9. Le DSI de l’ABES > Missions > Généralités Généralités Pôle PSD Pôle PSIR Pôle PEM Missions principales : • Elaborer des politiques informatiques • Faire des choix d’environnements, de standards et de normes nécessaires au maintien de la cohérence du SI • Contrôler la sécurité, la fiabilité et l’intégrité du SI • Gérer la documentation des applicatifs et des systèmes • Assurer la veille technologique et fonctionnelle, acquérir et maintenir l’expertise nécessaire à l’exploitation des applications & systèmes (formation et information continue)

10. Le DSI de l’ABES > Missions > Pôle PEM Généralités Pôle PSD Pôle PSIR Pôle PEM Pôle Exploitation et Maintenance (PEM) • Administrer les systèmes, réseaux et applications. Gérer le passage en production des applications métiers. • Sauvegarder les données • Superviser les machines / applications (Détection des incidents, anticipation des problèmes potentiels, évolutions à prévoir). • Administrer les outils de communication (messagerie, serveur Web, Listes de diffusion, etc.) • Gérer les achats et contrats de maintenance

11. Le DSI de l’ABES > Missions > Pôle PSD Généralités Pôle PSD Pôle PSIR Pôle PEM Pôle Spécifications et Développements (PSD) • Rédiger les spécifications techniques pour les nouveaux projets • Organiser et réaliser le développement de ces projets • Rédiger la documentation technique, d’administration et la documentation utilisateur sur les applications • Assurer les développements courants sur les applications en production (Sudoc, Star, Calames, Webstats, etc…)

12. Le DSI de l’ABES > Missions > Pôle PSIR Généralités Pôle PSD Pôle PSIR Pôle PEM Pôle Systèmes d’Information et Référentiels (PSIR) • Rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques des applications internes, suivre la réalisation (que celle-ci soit externe ou interne) • Maintenir le système d’information interne de l’ABES : ensemble des outils et services utilisés à l’Abes et dontl'Abesest le producteur de données : • Intranet • Outils de gestion • Outilsd’automatisation du travail • Rédigerpuistenir à jour les référentiels (qui fait quoi et sur quoi)

13. Philosophie > L’Idée force (1/2) Acquérir la maîtrise de nos systèmes et applications. Pourquoi ? • Améliorer la qualité de service rendue aux utilisateurs • Maîtriser les temps de développement • Etre plus réactif sur les évolutions des applications • Acquérir et pérenniser les compétences bibliothéconomiques et informatiques

14. Philosophie > L’Idée force (2/2) Comment ? • Reprise des missions précédemment dévolues au CINES (administration systèmes et réseaux hébergés au CINES) • Récupérer la mission du Fichier Central des Thèses (FCT) • Décliner une qualité de service à rendre aux utilisateurs • Mise en place d’une politique informatique • Créer des binômes bibliothécaire / informaticien sur tous les projets et applications professionnelles

15. Philosophie > Récupération des missions > CINES Récupération de la mission d’administration systèmes et réseaux des serveurs hébergés au CINES • Historique : • Initialement, le CINES était chargé de l’administration de ces machines en raison d’un effectif insuffisant à l’ABES. • Réorientation des missions du CINES par le ministère vers le calcul scientifique et l’archivage pérenne • Souhait de l’ABES de maîtriser l’administration systèmes et réseaux des serveurs des applications nationales • Récupération de 4 ETP pour assurer cette mission

16. Philosophie > Récupération des missions > FCT Récupération de la mission d’administration et de refonte de l’application Fichier Central des Thèses • Mission préalablement assurée par l’Université Paris Nanterre • Récupération de 3 ETP dont 2 informaticiens

17. Philosophie > Politique informatique (1/2) • Les objectifs : • La maîtrise des applications métiers passe par la maîtrise des langages, des systèmes sur lesquels s’appuient ces applications. • Pour y parvenir, il est nécessaire de réduire le nombre de technologies différentes utilisées (langages, plateformes de développement, systèmes d’exploitation, etc…) • Les choix : • Achat de progiciels « clé en main » pour les applications de gestion standards • Développement des applications métiers en interne (Star, Calames, PTH, etc.) • Un langage unique de développement : JAVA, • Un système de gestion de bases de données unique : Oracle, • Un serveur d’application commun : Tomcat / Apache, • Un système d’exploitation : Linux RedHat

18. Philosophie > Politique informatique (2/2) • Mise en œuvre : • Par exemple Star V2 • Conception : 1er janvier 2009 à septembre 2009 (3 ETP) • développement : septembre 2009 à septembre 2010 (3 ETP) • mise en production : octobre 2010 (1 ETP sur 1 mois) • API Sudoc : IdRef, Sudoc AD, exemplarisations automatiques • Sudoc Mobile • Voir extrait schéma réseau global de l’architecture technique de la plate-forme JAVA (hébergeant Star V2)

19. Philosophie > Services rendus (1/2) L’ABES s’engage à : • Garantir un taux de disponibilité des applications > 95% • Assurer qu’aucune perte de données ne dépassera 4h de travail. • Respecter les normes de sécurité en vigueur au niveau des réseaux. Pour cela : • Sauvegarde régulière des fichiers et des bases de données, utilisation du robot du CINES, disponibilité d’une copie des bandes à l’extérieur. • Contrats de maintenance « gold » : intervention sur site dans les 4 heures.

20. Philosophie > Services rendus (2/2) • Supervision des machines et applications (outil Nagios) • Simulation de connexions sur les applications (outil Jmeter) permettant de disposer du taux de disponibilité des applications

21. Qui fait quoi ? > A l’ABES… L’ABES assure • La disponibilité des applications • La maintenance corrective et évolutive • L’assistance sur le fonctionnement des applications • La maintenance des bases de données sous-jacentes • La maintenance des données de l’application Comment : • Alerte sur un dysfonctionnement – détecté en interne ou par l’assistance • Détermination du niveau d’intervention par concertation des responsables de l’application • Intervention du DSI • Intervention du DSR • Alerte du prestataire si l’incident est hors du domaine de compétence de l’ABES

22. Demande d’assistance : répartition des messages à l’ABES

23. L’ABES assure • La disponibilité des applications Comment : • Surveillance du réseau et des machines • Communication avec le réseau sur les arrêts prévus et les pannes imprévues Qui : • Le PEM du DSI toujours sur le pont

24. L’ABES assure • La maintenance corrective et évolutive • Des applications qu’elle a développées et dans une moindre mesure du Sudoc Comment : • Alerte sur un dysfonctionnement – détecté en interne ou par l’assistance • Avertissement des responsables de l’application • Expertise sur les actions à mener • Communication au réseau sur la résolution du dysfonctionnement • Saisie des spécifications dans l’outil interne à l’ABES de suivi des demandes d’intervention au DSI, planification et attribution de la résolution • Correction ou évolution du produit • Communication au réseau sur la résolution Qui : • Les responsables de l’application au DSI et DSR, les membres du PSD

25. L’ABES assure • L’assistance sur le fonctionnement des applications Comment : • Demande d’assistance par le réseau • Un mail automatique est envoyé aux responsables de l’application, l’alias destinataire est choisi en fonction de l’application utilisée par le demandeur et du domaine choisi. • Les responsables de l’application (DSI/DSR) analysent le problème posé • Soit une réponse à l’assistance suffit (question de manipulation de l’application), soit il faut intervenir dans l’application • Saisie des spécifications dans l’outil interne à l’ABES de suivi des demandes d’intervention au DSI, planification et attribution de la résolution • Réalisation de la demande Qui : • Les équipes de l’ABES, DSI et DSR …

26. L’ABES assure • La maintenance des bases de données sous-jacentes aux applications Comment : • Surveillance, monitoring, rapports d’activité, mise à jour des versions, restaurations … Qui : • C’est le domaine du PEM du DSI

27. L’ABES assure • La maintenance des données des applications Comment : • Demande en interne ou depuis l’assistance (répartition par application) Qui : • C’est le domaine du DSR • Pour le Sudoc c’est un alias spécialisé

28. Qui fait quoi ? > Dans les BU… Les établissements produisent des données et les récupèrent • Sudoc • STAR • Calames • IdRef Comment : • Par le réseau RENATER Qui se charge des transferts : • Ca dépend • C’est instantané (Calames, IdRdf, STAR) • C’est en différé (Sudoc) et le CRI de l’université intervient

29. Le CRI de l’université intervient • Pour configurer des serveurs tampons si besoin • Pour ouvrir des ports afin de laisser passer les protocoles utilisés • Pour analyser et résoudre les problèmes de réseau • Pour automatiser des actions

30. Un prestataire de l’établissement peut intervenir • Pour configurer les échanges de données avec l’ABES • Pour exporter des notices en format ISO 2709 • Pour analyser et résoudre les problèmes d’affichage dans le SIGB • Pour automatiser des actions d’import • …

31. Qui fait quoi ? > Chez un prestataire… Le prestataire à qui l’ABES a acheté une application • Est lié par un contrat de maintenance • Assure donc la maintenance corrective et adaptative • Installe les nouvelles versions en gardant les paramétrages • Communique un planning des développements à venir en prenant en compte les demandes de ses clients • Assure une assistance à l’ABES sur le logiciel en question • Assure la formation de départ et celle sur les nouveautés • Fournit une documentation et la tient à jour

32. Illustration > Des machines et des hommes Paramétrage Packaging Scripts BDD

33. Illustration > La météo des machines Cliquez ici pour voir la vidéo

34. Illustration > Ceinture et bretelles (1/2) Utilisation de l’outil Nagios permettant : • Un reporting en temps réel de critères spécifiques à chaque machine • De nous prévenir lorsqu’un seuil d’alerte est atteint • La mise à disposition de graphiques illustrant l’historique de chaque alerte Cela nous permet : • D’être prévenu de tout problème connu dès que celui-ci se produit • De réagir immédiatement en cas de problème • D’effectuer des études prospectives sur l’état des machines • D’être en mesure d’anticiper les problèmes Exemple : • Projet de renouvellement des machines du Sudoc

35. Illustration > Ceinture et bretelles (2/2) Cliquez ici pour voir la vidéo

36. Illustration > Please, help me ! (1/2) Tout commença par un problème dans WinIBW : stp.abes.fr cbs@abes.fr Fonctionnel Mais que se passe-t-il ? Technique

37. Illustration > Please, help me ! (2/2) Extrait de la FAQ de stp

38. Illustration > Cote cotecote Déroulement d’une exemplarisation automatique avant 2010 : • Demande effectuée par une BU • Réception de la demande par mail • Vérification du fichier en entrée (type de requête, données d’exemplaires) • Développement d’un script WinIBW adapté au fichier • Exécution du script sur un poste client dédié • En cas d’erreur, nécessité de revenir en arrière, et de reprendre tout le traitement depuis le début • Une fois terminé, analyse du fichier résultat et reprise des erreurs au cas par cas Nécessité d’automatiser un traitement manuel !

39. Mise en place du projet d’exemplarisation automatique : • Choix techniques : • Langage de programmation : Java • Base de données : Oracle • Architecture commune avec Star, portail des thèses et IdRef • Gain de temps pour les équipes fonctionnelles de l’ABES • Scripts WinIBW devenus obsolètes • Pas d’interruption du programme en cas d’erreur

40. Fin de la présentation