Kontrola operací v rámci finanční kontroly EU Informační akce pro projektové partnery

1. Kontrola operací v rámci finanční kontroly EU Informační akce pro projektové partnery dne 15. ledna 2013 Heiko Fiedler (referent na Saském státním ministerstvu financí)

2. Úkoly Auditního orgánu v rámci finanční kontroly EU

3. Úkoly Auditního orgánu případně národních kontrolních orgánů ( = „skupina auditorů“) Kontrola operací Systémové kontroly Lead partneři a projektoví partneři Národní orgány Roční kontrolní zpráva a stanovisko k 31. prosinci Evropské komisi

4. Kontrola operací Kdo? Jak dlouho? Koho? Co? Kdy? Kde?

5. Kdo? Saské státní ministerstvo financí Ministerstvo financí ČR

6. Koho? Lead partnery a partnery projektů, vybraných v rámci vzorku operací (vzorek z projektů, jejichž výdaje byly v předchozím roce hlášeny Evropské komisi

7. Kdy? Zásadně během 1. kalendářního pololetí (společné každoroční určení vzorku českým a saským ministerstvem financí na počátku roku )

8. Kde? Na místě u lead partnera a projektových partnerů

9. Co? Kompletní kontrola všech originálů dokladů, které mají s výdaji souvislost

10. Jak dlouho? Podle rozsahu projektu cca 1 až 3 dny

11. Časté chyby

12. „POROVNÁNÍ PLÁN - SKUTEČNOST“ Byla pravidla / dohody (= „PLÁN“), vyplývající z následujících dokumentů, skutečně dodržena (=„SKUTEČNOST“)?: Realizační dokument Smlouva o poskytnutí dotace Kooperační smlouva

13. Podklady ke Smlouvě Smlouva o poskytnutí dotace Realizační dokument (RD)Povinnost dodržovat RD je zakotvena v § 22 Smlouvy o poskytnutí dotace • Způsobilé výdaje: Bod 5.4 obecné části RDSasko: národní část RDII body 1.1 bis 1.3 ČR: Národní část RD III bod 2 • Nezpůsobilé výdaje: : Bod. 5.5 5.4 obecné části RD Sasko: národní část RD II bod 1.4 ČR: Národní část RD III bod 2.1

14. Podklady ke Smlouvě Smlouva o poskytnutí dotace Realizační dokument (RD) Zadávání veřejných zakázek § 11 Smlouvy o poskytnutí dotacePříloha pro české kooperační partneryBod 5.3.7 obecné části RD, národní části vždy bod 1.2 RD a Příloha k RD • Lhůta účelového vázání prostředků § 6 Smlouvy o poskytnutí dotace • Informační a publikační povinnosti: § 13 Smlouvy o poskytnutí dotace a Příloha ke Smlouvě o poskytnutí dotace • Archivační povinnosti: § 15 Smlouvy o poskytnutí dotace

15. Zkušenosti z programového obodbí 2000 - 2006 a2007 - 2013:Většina chyb spočívá v porušení národních předpisů ! Porušení předpisů EU porušení národních předpisů

16. Časté chyby • Nepředložení, případně chybějící dokumentace klíče výpočtu podílu na režijních nákladech (například telefonní poplatky, kancelářský materiál) Režijní náklady, stanované na základě paušálních částek nejsou způsobilé (bod 5.4.8 obecnáčást RD) ! • Nedoložené náklady, případně chybějící výlučný vztah nákladů na telefonní poplatky, kancelářský materiál, cestovních náhrad k projektu • Vyúčtování personálních nákladů, které nesouvisejí s projektem (například v případě podílové činnosti), chybějící doklady činnosti,

17. Časté chyby • Porušení předpisů o zadávání veřejných zakázek (např. chybějící dokumentace zadávacího řízení, chybějící doklad o předložení minimálně tří nabídek) Velmi závažnými chybami jsou například chybějící výběrové řízení nebo špatný druh zadávacího řízení • Nezohlednění odpočtu DPH • Nezohlednění příjmů (poručení informačních povinností dle §9 Smlouvy o poskytnutí dotace) • Porušení informačních a publikačních předpisů

18. Časté chyby • Výdaje před datem oficiální registrace žádosti, tzn. mimo schváleného období – v tomto případě se nejedná o náklady na přípravu projektu (srv. § 4 Smlouvy o poskytnutí dotace) • Materiální chyby ve vyúčtování (například dvojí zaúčtování, překlepy) • Chybějící doklad skutečného vydání finančních prostředků (výpisy z účtů, pokladní kniha) • Nedodržení lhůty účelového vázání prostředků v délce 5 let v případě investic • Neuskutečněné výdaje, vyúčtování bezpečnostních jistin • Nezohlednění poskytnutých skont (srv. Příloha Smlouvy o poskytnutí dotace)

19. Časté chyby (obecná poznámka) Pečlivá dokumentace všech kroků, která umožní bezproblémovou a průběžnou přehlednost realizace dotace a přijatých rozhodnutí včetně hlavních důvodů „Co není dokumentováno, to nebylo“

20. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Děkuji zapozornost !