Il nuovo processo amministrativo contabile della scuola marzo 2012

1. Il nuovo processo amministrativo contabile della scuola marzo 2012

2. Struttura del documento • Il processo • Introduzione • Il workflow dei processi • Il dettaglio dei processi • Architettura generale • I processi di pianificazione/consuntivazione • Il processo di previsione dei flussi di cassa • Un esempio del nuovo piano dei conti

3. Introduzione Il lavoro revisione delle attuali strutture contabili si è basato su una prima fase di analisi delle modalità e delle principali problematiche esistenti per poi passare ad una fase di riprogettazione e ridefinizione di tutti i principali meccanismi operativi e delle strutture logiche di registrazione contabile. Il prodotto finale di questo percorso è rappresentato dal nuovo manuale contabile che, ripercorre tutte le fasi principali del ciclo amministrativo ridefinendone le regole. Il lavoro si è concentrato sulle macro fasi principali: PREVISIONE PROGRAMMAZIONE MONITORAGGIO CONTROLLO Processo di previsione e programmazione Processo di registrazione e consuntivazione Processo di analisi degli scostamenti Processo di monitoraggio e controllo ANALISI REGISTRAZIONE CONSUNTIVAZIONE Sono state anche aggiunte delle sezioni specifiche per alcune gestioni economiche, segnatamente le aziende agrarie, e sono stati introdotti alcuni concetti evolutivi dei meccanismi di previsione, in particolar modo per quanto concerne i flussi di cassa. Nel corso della slide che seguono si darà un breve e sintetico cenno del lavoro svolto.

4. L’attività di analisi - Il workflow dei processi L’attuale processo amministrativo contabile della scuola è stato così ricostruito in fase di analisi Dall’analisi di ciascuno step costituente il macro processo fondamentale, si sono individuate le aree di miglioramento sia di tipo procedurale, che di tipo tecnico, che di tipo tecnologico. Su tale base si è proceduto da un lato alla riscrittura delle modalità operative e dall’altro alla riconfigurazione degli strumenti tecnologici a supporto. NOTA: i processi di competenza del MIUR non vengono considerati

5. Il workflow dei processi Come detto, il macro-processo amministrativo contabile scolastico riguarda tutte le attività inerenti la rilevazione degli eventi legati alla gestione finanziaria dell’Istituto, ed è finalizzato alla loro corretta e veritiera rappresentazione. Comprende le attività che vanno dalla pianificazione delle entrate e delle uscite, alla loro registrazione e consuntivazione negli appositi prospetti di sintesi, al controllo a consuntivo dei dati ed al monitoraggio costante dell’andamento della gestione Tutte le fasi di tale processo, opportunamente ridefinite e riprogettate sono state adeguatamente formalizzate e descritte. Di seguito si espone quindi un esempio di flow chart, con le principali modalità descrittive adottate:

6. Il workflow dei processi – un esempio sul processo di pianificazione

7. Il dettaglio dei processi: un esempio Ciascun passaggio relativo al processo contabile, è stato descritto nelle sue componenti di base Si è anche proceduto alla identificazione dei principali strumenti/documenti necessari per ciascuna fase oltre alla formalizzazione delle regoli fondamentali da seguire per ciascuno step

8. Struttura del documento • Il processo • Introduzione • Il workflow dei processi • Il dettaglio dei processi • Architettura generale • I processi di pianificazione/consuntivazione • Il processo di previsione dei flussi di cassa • Un esempio del nuovo piano dei conti

9. Architettura generale - introduzione Al fine di comprendere con maggiore efficacia le modalità e le logiche di progettazione dei nuovi modelli amministrativo contabili, si ritiene necessario definire la differenza tra bilancio e controllo di gestione: BILANCIO CONTROLLO DI GESTIONE • Aggrega e monitora spese di diversa natura ma con una stessa destinazione (per progetto, per attività). • Considera l’istituto scolastico come un insieme di gestioni diverse (progetti, attività, gestioni economiche) • Rileva i fatti interni di gestione • Identifica la natura delle spese e monitora il pareggio fra entrate e uscite. • Considera l’istituto scolastico come un complesso unitario • Rileva il risultato complessivo della gestione Il progetto intrapreso, relativo al manuale contabile, ha inteso dare una risposta operativa al tema della corretta elaborazione del bilancio, predisponendo le strutture logiche e allo sviluppo di un nuovo sistema di controllo di gestione. Ciò è vero soprattutto in considerazione della introduzione delle logiche di localizzazione estese non solo alla attività progettuale ma anche all’attività scolastica ordinaria ed alle gestioni economiche.

10. Architettura generale – linee guida Sulla scorta delle esigenze del MIUR, delle scuole e dei principi dettati dalla normativa di riferimento si sono individuate le linee guida progettuali: • Programmazione strategica pluriennale partendo dal dato oggettivo che le entrate Ministeriali sono date; di conseguenza è necessario orientare le scuole alla ottimizzazione delle risorse disponibili e alla ricerca di nuove fonti di finanziamento. • Esigenza di portare le scuole ad un bilancio annuale di cassa, quindi definizione di un processo graduale per supportare le Istituzioni Scolastiche al perseguimento di questo obiettivo. • Esigenza di un monitoraggio puntuale dei flussi di spesa e delle entrate corrispondenti per favorire l’eliminazione dei residui. • Obiettivo di uniformare le modalità di registrazione dei dati per rendere confrontabili i bilanci delle Istituzioni Scolastiche; • Dotare le Istituzioni Scolastiche di strumenti per l’applicazione dei principi sopra descritti. OBIETTIVI PROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTE ALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESE REPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILI

11. Architettura generale - metodologia La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue: Registrazione per natura della transazione Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione. Nuovo Piano dei Conti Nuovo modello di Budget Report per natura o per destinazione Nuovo modello di Consuntivazione Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura. Nuovo modello di allocazione delle entrate e delle uscite

12. Architettura generale - metodologia Il percorso metodologico seguito per la costruzione dei modelli parte dalla progettazione del Piano dei Conti in quanto espressione del massimo grado di dettaglio per quanto concerne la rappresentazione di entrate e spese; la costruzione del Budget tiene conto dell’impostazione del modello contabile; infine, il modello di Consuntivazione rispecchia, in un’ottica di confrontablità, l’impostazione del Budget. Registrazione contabile – Piano dei Conti Il nuovo Piano dei Conti prevede l’introduzione di livelli omogenei di registrazione contabile, definendo il principio che a guidare è la tipologia di fonte per le entrate e di natura per le spese. I modelli di previsione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese. Il Modello di Budget è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese. Il Bilancio di Previsione è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese. Previsione – Budget e Bilancio di Previsione I modelli di consuntivazione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese, e sono collegati automaticamente con il Piano dei Conti. Il Conto Consuntivo è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese (vedi Bilancio di Previsione). Il Rendiconto è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese (vedi Budget). Consuntivazione – Conto Consuntivo e Rendiconto

13. Architettura generale - metodologia Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura. FONTE / NATURA DESTINAZIONE IMPUTAZIONE La prima dimensione è rappresentata dalla fonte per quanto concerne le entrate e la natura per le spese. La struttura della dimensione fonte / natura è organizzata su quattro livelli La seconda dimensione è rappresentata dalla destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di tale dimensione è organizzata su tre livelli. La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari, come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di individuare il centro d’imputazione non coincidente con l’intera Istituzione Scolastica L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio,di monitorare la gestione per corso di studio.

14. Struttura del documento • Il processo • Introduzione • Il workflow dei processi • Il dettaglio dei processi • Architettura generale • I processi di pianificazione/consuntivazione • Il processo di previsione dei flussi di cassa • Un esempio del nuovo piano dei conti

15. Il Piano delle Destinazioni Il Piano delle destinazioni (o piano delle entità) rappresenta la tassonomia che esprime in modo gerarchico e strutturato tutte le attività che la scuola pone in essere al fine di comporre la propria offerta formativa. La struttura si basa su tre livelli Al primo livello si distingue tra la tipologia di attività che l’Istituzione attua (in prima analisi è possibile ad esempio distinguere tra attività didattiche e formative, progettuali, amministrative, e gestioni economiche) Tipo attività liv. 1 Al secondo livello le tipologie di attività sono a loro volta scomposte al fine di definire in modo più chiaro la tipologia di materia di riferimento. In questo modo, ad esempio, l’attività didattica potrà essere scomposta in insegnamenti umanistici, scientifici, espressivi, ecc. liv. vincolato Tipo Materia liv. 2 Al terzo livello le Istituzioni scolastiche inseriscono le specifiche attività o progetti che vogliono attivare al fine di perseguire gli obiettivi istituzionali, secondo il loro specifico indirizzo, storia, italiano, corso musicale di chitarra ecc. liv. semi libero Materia / attività specifica liv. 3

16. La seconda dimensione di analisi Il Piano è strutturato al fine di dare visibilità alle attività svolte dalla scuola, ma è di per se carente nel descrivere le caratteristiche di questa Ambito Associando alle attività specifiche il codice meccanografico in qualità di attributo, è possibile raddoppiare le dimensioni di analisi, contribuendo ad una migliore rappresentazione delle attività, che potranno essere ricondotte all’ordine ed al tipo di Istituzione scolastica Tipo attività Tipo materia Dimensione 1 Att. specifica Cod. meccanografico Tipo Istituto Ordine Dimensione 2

17. Dal POF al Piano delle destinazioni Il piano delle destinazioni di un Istituto scolastico è desumibile direttamente dal Piano di Offerta Formativa (POF) Ambito I docenti rappresentano nelle schede descrittive del POF tutte le attività che intendono svolgere nell’anno, indicando gli obiettivi delle attività, i tempi, le modalità di svolgimento e strumenti necessari. Ad ogni scheda del PON corrisponde un’attività o materia specifica del Piano delle entità. In fase di pianificazione, quindi il numero di schede del POF sarà uguale al numero delle unità del terzo livello del Piano Scheda 3 Scheda 2 Scheda 1 Tipo attività Tipo materia Piano offerta formativa Att. specifica Tipo attività Tipo materia Att. specifica Tipo attività Tipo materia Att. specifica

18. La valutazione del fabbisogno finanziario A livello procedurale, una volta che i docenti abbiano definito il POF, le informazioni qualitative contenute in ciascuna scheda sono tradotte dal DSGA in voci di spesa, che vengono pertanto associate ad ogni attività o materia specifica del Piano delle entità Definizione del POF Traduzione delle informazioni del POF in dati di spesa Destinazione dei dati di spesa sulle entità del Piano Piano offerta formativa Valutazione delle uscite attese Scheda 1 Valutazione delle uscite attese Scheda 2 Valutazione delle uscite attese Scheda 3 Attraverso questa attività, quindi, il DSGA quantifica il fabbisogno finanziario relativo ad ogni attività specifica ma anche, per aggregazione di queste, a livello macro della scuola

19. La copertura del fabbisogno finanziario Una volta che il DSGA abbia formalizzato il fabbisogno finanziario della scuola il DS deve fare una previsione delle entrate per verificare le modalità di copertura Previsione delle entrate Destinazione delle entrate previste sulle attività del piano Valutazione del disavanzo previsto Entrate Uscite Saldo Definizione entrate totali previste Dotazione anno precedente Entrate Uscite Saldo Informazioni su nuove dotazioni Entrate Uscite Saldo L’output prodotto sarà la valutazione del fabbisogno residuo per ogni singola attività e quindi, a livello aggregato, della scuola. Tale valore rappresenta la distanza tra gli obiettivi formativi della scuola e la dotazione di risorse

20. Il fundraising e la rimodulazione Definito il disavanzo atteso il DS deve verificare la possibilità di ottenere ulteriori finanziamenti per la copertura dell’intero fabbisogno finanziario residuo Verifica della copertura del fabbisogno residuo Destinazione nuove entrate Rimodulazione dei costi /cancellazione attività Entrate Uscite pareggio Ottenimento fondi Entrate Uscite pareggio Fundraising Entrate Mancanza fondi Uscite disavanzo Qualora non sia possibile reperire ulteriori fondi, oppure questi non siano sufficienti alla copertura dei costi di tutte le attività il DS dovrà provvedere alla rimodulazione dei costi delle stesseovvero alla loro totale eliminazione

21. La relazione con il piano dei conti Per l’associazione delle entrate e delle spese previste alle singole attività del piano delle destinazioni i DSGA utilizzano le voci del piano dei conti Piano delle destinazioni Piano dei conti La fine della rimodulazione coincide con la definizione della pianificazione operativa definitiva della scuola (da presentare al Consiglio di Istituto nel Programma Annuale), in cui le entrate destinate a ciascuna attività bilanciano esattamente le uscite previste voce s. conto voce Tipo attività ENTRATE voce voce s. conto Tipo materia voce Attività specifica s. conto conto s. conto USCITE s. conto s. conto conto s. conto = ENTRATE USC I TE

22. Una proposta di impostazione generale Al primo livello il Piano delle destinazioni si compone di tre entità Ambito Raccoglie i finanziamenti e le spese destinati a personale ATA, servizi di pulizia, spese di conduzione, ecc., non direttamente attribuibili a progetti o attività. La stima avviene su base storica Attività amministrativa e funzionamento Attività formativa e didattica Raccoglie i finanziamenti e le spese direttamente attribuibili alle attività didattiche e progettuali della scuola. Sono desunte dal POF Progetti In fase di copertura del fabbisogno finanziario il DSGA dovrà necessariamente destinare in via preferenziale le entrate previste alla copertura delle attività amministrative e di funzionamento, rappresentando queste i “costi fissi” della scuola

23. I livelli “rigidi” ed il livello “semi libero” Il piano è costruito su tre livelli di cui i primi due rigidi, completamente definiti dal Ministero, mentre il terzo livello è alimentabile in via incrementale per quanto riguarda la parte relativa ai progetti dalla Istituzione scolastica che, in tal modo, articola tutte le proprie attività Ambito livelli rigidi livello semi libero Attività form e didattica Materie umanistiche Italiano Storia Materie scientifiche Matematica Fisica Progetti Materie espressive Chitarra libero Materie scientifiche Lab. Fisica ESEMPIO libero

24. Le analisi delle spese dirette ed indirette Ambito Analisi incidenza spese di funzionamento ESEMPIO Il vantaggio di separare a il funzionamento dalle attività didattiche e progettuali è soprattutto nelle possibilità di ricomposizione delle entrate ed uscite in alcune viste di interesse, al fine di poter aumentare il grado di governo della struttura Attività Amm e Funz Attività Amm e Funz Attività Amm e Funz Materia a Attività form e didattica Analisi incidenza spese singole attività Tipo materia 1 Materia b Materia c Materia d Tipo materia 2 Materia e Progetti Attività 1 Tipo materia 1 Attiività 2 Analisi olistica Analisi incidenza “spese dirette”

25. Il ribaltamento dei costi indiretti La struttura è inoltre propedeutica al ribaltamento dei costi indiretti sulle singole attività a partire da semplici driver, quali il monte ore pianificato per ciascuna di queste, al fine di poter effettuare analisi ancora più complete ESEMPIO Materia a Ore pianificate % sul totale 70 14 % 14 % Materia b Materia a 12 % 60 12 % Costi amministrativi e di funzionamento Materia b Materia c 14 % 70 14 % Materia c 36 % 180 36 % Materia d Materia d 20 % 100 20 % Materia e 4 % 20 4 % Materia e Materia f 500 100 % Materia f

26. Gli step del flusso di pianificazione Stante quanto sviluppato nelle slide precedenti, il risultato finale della corretta pianificazione attraverso l’alimentazione delle destinazioni collegate al piano dei conti può essere così concettualizzata Rilevazione fabb. finanziario Destinazione delle spese Destinazione delle entrate Definizione coperture Realizzazione del POF Selezione tipo attività Previsione entrate Valutazione disavanzo Definizione piano entità Selezione tipo materia Selezione tipo materia Fundraising Definizione spese previste Selezione Materia/Attività Selezione Materia/Attività Rimodulazione spese e attività Indicazione cod. meccanografico Indicazione cod. meccanografico Selezione voce piano dei conti Selezione voce piano dei conti Le principali innovazioni rispetto allo stato dell’arte sono: la relazione definita tra le entrate e le uscite pianificate; la pianificazione a partire dal fabbisogno reale di finanziamento

27. La fase di registrazione A fronte delle entrate ed uscite pianificate, i DSGA accertano ed incassano somme a fronte delle quali formalizzano impegni di spesa e sostengono delle uscite. Le entrate ed uscite osservate però non sempre corrispondono alla pianificazione Oggi quando in fase di registrazione si rileva uno scostamento rispetto alla pianificazione si procede ad una variazione di rettifica della pianificazione. Il risultato è il costante pareggio tra le somme pianificate e quelle consuntivate Preventivo Consuntivo Entrate 100 Entrate 80 AS IS Entrate 100 Entrate 80 Una impostazione più corretta non prevede la possibilità di agire in modifica alla pianificazione effettuata. Al contrario è necessario porre in evidenza gli scostamenti rilevati ai fini di abilitare una corretta analisi della gestione Preventivo Consuntivo Monitoraggio Entrate 100 Entrate -20 Entrate 80 TO BE

28. Schema di funzionamento della pianificazione Di seguito è possibile apprezzare lo schema logico del flusso di pianificazione delle entrate previste, nel caso in cui siano stato già definiti i fabbisogni ESEMPIO Fase di “previsione” Altre spese di personale 100 Voce di entrata 1 500 Previsione entrate Scelta destinazione Associazione delle entrate alle spese Carta canc. e stampati 50 Voce di entrata 2 200 Finanziato da: TOTALE PREVISTO 700 entrata 1 Altre spese di personale 75 Italiano - cod. mecc. 1 entrata 1 Carta canc. e stampati 75 entrata 1 Altre spese di personale 80 Italiano - cod. mecc. 2 entrata 1 Carta canc. e stampati 70 entrata 1 Altre spese di personale 70 Progetto X - cod. mecc 1 entrata 1 Carta canc. e stampati 180 50 entrata 1 20 entrata 2 Progetto Y - cod. mecc 2 entrata 2 TOTALE PREVISTO 700

29. Il legame tra entrate ed uscite Di seguito è riportata l’esposizione dei legami tra entrate ed uscite derivanti dallo schema logico di funzionamento mostrato nella precedente slide ESEMPIO Quadro di dettaglio delle entità Quadro di dettaglio delle entrate pianificate Quadro di dettaglio delle uscite pianificate Entità di destinazione cod. meccanografico Entrata 1 Entrata 2 Altre spese di personale Carta canc. e stampati Italiano AA 25 150 0 100 50 Italiano AA 32 150 0 75 75 Progetto X AA 25 150 0 80 70 Progetto Y AA 32 50 200 70 180 Totale 500 200 325 375 Totale spesa complessiva pianificata 700 700

30. Schema di funzionamento della gestione Di seguito si espone lo schema logico del flusso di gestione della finanze delle Istituzioni scolastiche. Tale processo si chiude con la liquidazione dei fornitori, a fronte degli impegni presi ESEMPIO Fase di“registrazione” Accertamento delle entrate Incasso Ripartizione degli incassi e formulazione impegni Pagamento Altre spese di personale 50 75 Fornitore 1 Italiano - cod. mecc. 1 Carta canc. e stampati 50 Altre spese di personale 25 Italiano - cod. mecc. 2 Carta canc. e stampati 75 Voce di entrata 1 200 Fornitore 2 400 400 Altre spese di personale 80 Voce di entrata 2 80 Fornitore 3 200 100 Progetto X - cod. mecc 1 Carta canc. e stampati 70 Totale 600 500 Altre spese di personale 70 70 Fornitore 4 Progetto Y - cod. mecc 2 Carta canc. e stampati 80 Totale 500 425

31. Il dettaglio delle entrate Quadro di dettaglio delle entità ESEMPIO Entità di destinazione cod. meccan. Entrata 1 Entrata 2 Previsto Accertato Incassato Res. attivo Previsto Accertato Incassato Res. attivo Italiano AA 25 150 100 100 0 0 0 0 0 Italiano AA 32 150 100 100 0 0 0 0 0 Progetto X AA 25 150 150 150 0 0 0 120 0 Progetto Y AA 32 50 50 50 0 200 200 100 100 Totale previsto 700 Totale 500 400 400 0 200 200 100 100 Totale accertato 600 Totale Incassato 500

32. Il dettaglio delle uscite Quadro di dettaglio delle entità ESEMPIO Altre spese di personale Entità di destinazione cod. meccan. Carta cancelleria e stampati Previsto Impegnato Paga to Res. Pass. Previsto Impegnato Paga to Res. Pass. Italiano AA 25 100 50 50 0 50 50 50 0 Italiano AA 32 75 25 25 0 75 75 0 75 Progetto X AA 25 80 80 80 0 70 70 70 0 Progetto Y AA 32 70 70 70 0 180 80 80 0 Totale previsto 700 Totale 325 225 225 0 375 275 200 75 Totale impegnato 500 Totale pagato 425

33. Il dettaglio dei pagamenti cod. meccan. Altre spese di personale Entità di destinazione ESEMPIO Impegnato Paga to Somme ricevute Beneficiari Alcune spese (come nell’esempio la spesa per cancelleria) possono essere direttamente collegata a più destinazioni specifiche. Ciò non toglie che l’acquisto possa essere eseguito attraverso un unico mandato “cross” (ovvero trasversale alle diverse entità dell’analitica) verso un singolo fornitore. AA 25 Fornitore 1 Italiano 50 50 75 Italiano AA 32 25 25 Fornitore 3 Progetto X AA 25 80 80 80 Fornitore 4 AA 32 Progetto Y 70 70 70 Totale 225 225 cod. meccan. Entità di destinazione Carta canc. e stampati Impegnato Paga to AA 25 Italiano 50 50 Italiano AA 32 75 0 Fornitore 2 200 Progetto X AA 25 70 70 AA 32 Progetto Y 80 80 Totale 275 200

34. La fase di consuntivazione A questo punto in fase di consuntivazione sarà possibile effettuare un’analisi della gestione focalizzando l’attenzione sugli scostamenti rilevati per ogni dimensione di analitica definite e per tutti i codici meccanografici Valutazione residui analisi scostamenti Entrate Previsto Accertato Incassato analisi scostamenti analisi scostamenti analisi legami analisi legami analisi scostamenti analisi scostamenti Uscite Previsto Impegnato Pagato Valutazione residui analisi scostamenti

35. Struttura del documento • Il processo • Introduzione • Il workflow dei processi • Il dettaglio dei processi • Architettura generale • I processi di pianificazione/consuntivazione • Il processo di previsione dei flussi di cassa • Un esempio del nuovo piano dei conti

36. Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Nell’ultimo periodo, si sta sempre più affermando un orientamento volto ad realizzare un cambio radicale nella modalità di finanziamento delle scuole. Ciò che si intende introdurre riguarda una forte accelerazione della modalità definibile “a Budget” dei fabbisogni finanziari scolastici piuttosto che la tradizionale che finora ha caratterizzato i flussi di finanziamento da parte degli organismi centrali verso le scuole. Le nuove e recenti modifiche introdotte, spingono sempre più ciascuna scuola verso una programmazione e una previsione dei fabbisogni più attenta e circostanziata la gestione finanziaria per flussi mensilizzati deve tendere al più assoluto equilibrio sia complessivo sia mensile. Le modalità con cui è possibile ottemperare a tale regola sono diverse e molteplici. Il primo di tali principi comporta che in fase previsionale, vada determinato lo stock complessivo del fabbisogno finanziario in modo da definire l’entità e la copertura dei macro aggregati di spesa prioritari. La tabella che segue rappresenta un esempio di ordine di priorità di tali macro aggregati:

37. Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Una volta pervenuti alla determinazione dello stock complessivo (per macro aggregati) e di dettaglio (per singole voci di spesa), occorre procedere ad una previsione mensile delle uscite per macro aggregati. Questo è possibile solo attraverso una previsione delle singole e più significative voci di spesa. Ovviamente una tale operazione richiede un consistente ausilio dei mezzi informatici disponibili che dovranno consentire una valutazione del trend di spesa sulla base dei flussi realizzati negli anni precedenti. Un esempio consentirà di chiarire meglio il concetto

38. Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Una volta pervenuti alla definizione dei flussi in uscita vanno previste le diverse disponibilità in termini di fonti di finanziamento vincolate e non vincolate disponibili per ciascun mese anche in relazione alle modalità di ricezione di tali fonti (in un'unica soluzione, con cadenza trimestrale etc.). Definita anche la disponibilità mensile di ciascuna fonte di finanziamento occorre costruire il quadro riepilogativo di confronto tra entrate e uscite previste in forma mensilizzata con l’evidenziazione delle situazioni di sbilancio positivo o negativo

39. Struttura del documento • Il processo • Introduzione • Il workflow dei processi • Il dettaglio dei processi • Architettura generale • I processi di pianificazione/consuntivazione • Il processo di previsione dei flussi di cassa • Un esempio del nuovo piano dei conti

40. Il nuovo piano dei conti – un esempio Come già detto in precedenza, si è provveduto a sviluppare un nuovo piano dei conti più rispondente alle esigenze di registrazione contabile. Il nuovo piano dei conti è sviluppato su 3 livelli fissi più uno libero per le voci di maggiore dettaglio. Note esplicative delle modalità di utilizzo del conto Mastro Conto Sotto Conto Per ciascun livello del piano dei conti si è inserita una nota esplicativa allo scopo di facilitarne la comprensione e l’utilizzo. Attualmente si sta valutando l’ipotesi di elaborare un ulteriore allegato al manuale contabile con una indicazione dell’appostazione corretta delle principali voci di entrata e di uscita che caratterizzano il funzionamento scolastico.