Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä

1. Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä Hankintalaki-info Joensuu 6.11.2008 Vesa Haapamäki Materiaalitoimen johtaja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri

2. Esityksen teemat • Tarjouskilpailun valmistelu • Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne • Hankinnan kohteen määritteleminen elintarvikehankinnoissa • Valinta- ja vertailuperusteiden asettaminen • Tarjouspyyntöön vastaaminen • Tarjousten vertailu • Case esimerkkejä elintarvikkeiden tarjouskilpailuista

3. Tarjouskilpailun valmistelu

4. Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (1) • Suunnitteluvaiheessa ratkaistaan hankinnassa onnistuminen  • Hankintalaki ei säätele hankintojen suunnittelua • Tarvitaanko yksi vai useampia sopimuskumppaneita? • Osatarjousten salliminen • Sopimuskauden pituus? • Onko hankinta kertaluonteinen vai toistuva? • Millainen on todellinen tarpeemme? • Tarpeellisia ominaisuuksia ja ”hienoja lisäarvo-ominaisuuksia”

5. Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (2) • Onko kauppa myyjälle sellainen, että siihen kannattaa panostaa? • Hankinnan suunnitteluvaiheessa kannattaa perehtyä toimialaan • Toimialan yritysten koko, sijainti, tuotesortimentti • Hankintayhteistyömahdollisuudet? • Kiire tehdä ratkaisua vuosiksi! • Kun kerran valmistelee perusteellisesti, sillä pärjää pitkään • Ostajan tärkeä tehtävä: myyjän saaminen epävarmaksi!

6. Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (3) • Tyypillinen tilanne määrittelyssä • Ostajan varaa tarjouspyynnössä itselleen oikeuden pilkkoa tarjous osiin, jakaa sopimus usealle toimittajalle, valita useista eri pituisista sopimuskausista, rahoitusvaihtoehdoista jne.  Tarjoajan kannalta paljon muuttujia  Mitä ostaja haluaa ostaa? • Jos kilpailutuksen muuttujia on liikaa, myyjä mitoittaa tarjouksensa niin, että voi tehdä kannattavaa bisnestä kaikissa tapauksissa => ostaja maksaa ylihintaa huonosta määrittelystä • Ostajan tehtävä on määritellä (tuotteistaa) hankinnan kohde!

7. Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne

8. Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne (1) • Tarjouspyyntöjen sisällön puutteellisuudesta johtuva tarjousten vertailukelvottomuus on oikeuskäytännössä katsottu yhdeksi merkittävimmistä hankintamenettelyjä koskevaksi yksittäiseksi ongelmaksi • Yhteismitattomat tarjoukset ovat käytännössä johtaneet tarpeeseen täsmentää tarjouspyyntöä tai tarjouksia hankintamenettelyn aikana tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaarantavalla tavalla • Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia

9. Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne (2) • Tarjouspyyntöä laatiessa tulisi tunnistaa, mihin seuraavista osa-alueista mikäkin tarjouspyyntöön kirjattu määritelmä liittyy • Tarjouksen tekijälle asetettavat vaatimukset ja vaadittavat selvitykset • Hankinnan kohteen määrittely • Tarjouksen esittämistä koskevat ehdottomat muotovaatimukset • Keskeiset noudatettavat sopimusehdot • Tarjousten valinta/vertailuperusteet

10. Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (1) • Hallinnolliset tiedot • Viittaus hankintailmoitukseen • Tarjousten jättöaika • Hankintayksikön nimi ja osoite, johon tarjoukset on jätettävä (ml. tarkka kellonaika) • Kieli tai kielet, jolla tarjoukset laadittava • tarjousten voimassaoloaika • Hankinnan kohteen määrittely • Tekniset määritelmät • Standardit, toiminnalliset ominaisuudet, suorituskykyominaisuudet, piirustukset jne • Hankittavan tavaran tai palvelun laatuvaatimukset • Määrät ja muut ehdot

11. Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (2) • Ehdokkaiden tai tarjoajien • Taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevat vähimmäisvaatimukset, esim. Luottokelpoisuus • Teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat vähimmäisvaatimukset • Muut vastaavat vaatimukset • Luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on näiden seikkojen osoittamiseksi toimitettava • Tarjouksen valintaperuste

12. Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (3) • Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä • Esimerkiksi • Vaihtoehtojen sallittavuus sekä vaihtoehtojen vähimmäisvaatimukset • Osatarjousten sallittavuus sekä määrittely, millaisia osatarjouksia voi tehdä • Tärkeimmät sopimusehdot • JYSE 1994 • Oma sopimusluonnos, jossa muut ehdot • Takuu- ja ylläpitoehdot • Hintojen ilmoittamistapa • Sopimuskausi • Toimitusehdot ja maksuehdot • Tietoja hankintaprosessin kulusta

13. Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (4) • Osa- ja kokonaistarjoukset tarjouspyynnössä, esimerkki

14. Hankinnan kohteen määritteleminen elintarvikehankinnoissa

15. Hankinnan kohteen määritteleminen(1) • Tarjouspyynnössä hankintayksikön tehtävänä on kuvata hankinnan kohde niin tarkasti, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia • Ostaja saa melko vapaasti määritellä hankkimansa tuotteen • Hankinnan kohteen määrittely Määrittelyssä ei saa • Mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita • Viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia.  Jos ei mahdollista, liitettävä ilmaisu ”tai vastaava”

16. Hankinnan kohteen määritteleminen (2) • Hankinnan kohteen määrittely käytännössä • Esim. elintarvikehankinnoissa voidaan asettaa vaatimuksia liittyen • tuotteen kokoon • painoon • suola- ja rasvapitoisuuteen • muotoon • rakenteeseen • ravintoainepitoisuuteen • bakteerien määrään …

17. Hankinnan kohteen määritteleminen (3) • Case leipätuotteet • Tyypillinen määrittely • Jos tarjouksia pyydetään näin, miten vertailu tehdään?

18. Hankinnan kohteen määritteleminen (4) • Vain määrittelemällä tuotteet riittävän yksityiskohtaisesti saadaan tarpeet täyttäviä tuotteita • Käytännössä vertailuperusteet ja tuotteen vaatimukset eivät useinkaan kovin selviä ostajalle • Määrittelyesimerkki

19. Valinta- ja vertailuperusteiden asettaminen

20. Tarjouksen valinta (1) • Yleisiä vaatimuksia tarjouksen valintaperusteiden ilmoittamiselle ja soveltamiselle • Valintaperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä • Hankintayksikön on valittava tarjous, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin • Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet hankintayksikön päätettävissä • Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen eivätkä saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta • Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä • Vertailuperusteilla tulisi pääsääntöisesti olla taloudellista merkitystä hankintayksikölle • Oltava objektiivisia • Kustannuksille annettava riittävä painoarvo

21. Tarjouksen valinta (2) • Tarjouksen valintaperusteet a) halvin hinta tai b) kokonaistaloudellinen edullisuus • EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ilmoitettava vertailuperusteiden suhteellinen painoarvo tai kohtuullinen vaihteluväli • kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tärkeysjärjestys • Vertailuperusteina esimerkiksi hinta, laatu, toimitusaika, elinkaarikustannukset, esteettiset ominaisuudet, tekniset ansiot, ympäristönäkökohdat • kansallisesti palveluhankinnoissa ja rakennusurakoissa soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittävä laadunhallinta, pätevyys, kokemus ja ammattitaito

22. Tarjouksen valinta (3) • Case valinta- ja vertailuperusteet tarjouspyynnössä

23. Tarjouspyyntöön vastaaminen

24. Tarjouspyyntöön vastaaminen(1) • Ostajan päätöksentekomenettelyn selvittäminen • Toimiiko hankinnasta vastaava hankintayksikkö hankintalain pelisääntöjen mukaisesti vai muiden sovellettujen pelisääntöjen mukaisesti? • Keitä ovat avainhenkilöt, joiden mielipide ratkaisee hankinnan valmistelussa? • Mikä taho tekee hankintapäätöksen? • Yksittäinen virkamies • Toimielin (hallitus, lautakunta) • Hankintaprosessin aikataulutus • Julkisissa hankinnoissa ostajaan tulee vaikuttaa jo ennen hankintaprosessin alkua, hankintalaki ei juurikaan mahdollista vaikuttamista prosessin aikana

25. Tarjouspyyntöön vastaaminen(2) • Vaatimukset ja toiveet • Tarjoajan tulee selvittää itselleen vähintään seuraavat asiat • Millaisia vaatimuksia hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä on asetettu tarjouksen tekevälle yritykselle? • Millaisia ovat hankinnan kohdetta koskevat ehdottomat vaatimukset? • Millä kriteereillä tarjouksia verrataan? • Keskeiset sopimusehdot • Voiko hankinnasta pyytää lisätietoja? • Voiko muista lähteistä saada tietoja hankinnan kohteeseen liittyen? • Millainen on tarjousten jättöaika? • Voiko tarjouskilpailussa jättää vaihtoehtoisia tarjouksia? • Millaisia liitteitä tarjouksen mukana tulee jättää? • Miten vertailuhinta lasketaan?

26. Tarjouspyyntöön vastaaminen(3) • Tarjouspyynnön tulkitseminen • Onko kaikkien hankittavien tuotteiden edellytetty olevan valmiita jo tarjousvaiheessa? • Tarjouksen tekeminen • Tarjouspyynnössä kuvatun rakenteen mukaisesti • Mukana olevalla tarjouslomake • Ei vaatimuksia? • Hintojen ilmoittaminen • Hinnat tulee ilmoittaa niille tuotteille ja palveluille, jotka on kuvattu tarjouspyynnössä, pyydetyssä muodossa • Mitä asioita kuuluu hankinnan laajuuteen? • Tarjouksen toimittaminen • Kirjallisesti/sähköisesti vai molemmat

27. Tarjousten vertailu

28. Tarjousvertailun toteuttaminen(1) • Oikeuskäytännössä on korostettu hankintamenettelyn vaiheittaisuutta, joka näkyy erityisesti tarjousten käsittelyssä • 1 vaihe • Tarjoajien kelpoisuuden toteaminen • Varmistetaan tarjouspyyntöön kuvattujen vaatimusten mukaisesti, onko kaikilla tarjouksen jättäneillä yrityksillä riittävät oikeudelliset, taloudelliset ja tekniset valmiudet hankinnan suorittamiseen • 2 vaihe • Tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen • Tarkistetaan, että tarjous on laadittu tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla ja määriteltyjä ehtoja noudattaen • 3 vaihe • Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä ilmoitetuin kriteerein 

29. Tarjousvertailun toteuttaminen(2) • Tarjousten vertailu tulee suorittaa tarjouspyynnössä kuvatulla perusteella ja kaikkia tarjouspyynnössä kuvattuja kriteereitä käyttäen • Muiden kriteerien mukaan ottaminen on kiellettyä vertailuvaiheessa • Vertailusta tulee käydä selkeästi ilmi, miten kutakin annettua perustetta ja kriteeriä on sovellettu • Pelkkä numeerinen kuvaus eri tarjoajien saamista pisteistä ei ole riittävää, vaan on kuvattava miten kunkin tarjoajan pistemäärä on muodostunut

30. Kiitos ! Vesa Haapamäki vesa.haapamaki@ksshp.fi gsm 050 516 7814