LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

1. LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS Community Solutions- NESB Community Safety Proyecto de Desarrollo y Coordinación Auspiciado por Illawarra Forum Inc.

2. ÍNDICE • Diseño de la estructura de su organización. • Funciones y responsabilidades generales de su comité de administración. • Funciones y responsabilidades de los titulares. • Sub-comités.

3. LA ESTRUCTURA DE SU ORGANIZACIÓN • Dibuje un mapa que incluya: • Miembros del comité de administración. • Metas y valores de la organización. • Órganos de financiación y otras fuentes de fondos. • Miembros de la organización. • Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios. • Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales importantes. • Servicios prestados. • Proyectos principales. • Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la organización.

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ • Responsabilidad general • Legales • Financieras (incluye planificación) • Gestión de los empleados y voluntarios • Políticas y procedimientos • Locales y equipo • Representación y cabildeo • Consulta a la comunidad

5. RESPONSABILIDAD GENERAL Los comités de administración: • Son el órgano encargado de la gestión de la organización. • Suelen ser elegidos durante una Asamblea General Anual. • Tienen la responsabilidad jurídica del funcionamiento general de la organización.

6. RESPONSABILIDADES LEGALES (1) Velar por que la organización: • Funcione según la Constitución. • Cumpla con la NSW Association Incorporation Act 1984. • Funcione según las leyes y reglamentación del Gobierno Federal de Australia y de los Gobiernos Estatales y Municipales p.ej. • Protección del menor • Derechos de autor • Salud e higiene ocupacionales (OH&S) • Impuestos • Ley de Privacidad

7. RESPONSABILIDADES LEGALES (2) Velar por que la organización: • Cumpla con sus responsabilidades legales como empleador. • Se desempeñe de conformidad con los contratos de financiación firmados por la organización. • Demuestre gestión responsable mediante sistemas contables apropiados y buenas prácticas. • Cumpla con su Deber legal de prudencia y diligencia hacia sus clientes y empleados.

8. RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (1) Velar por que la organización: • Cuente con fondos suficientes para funcionar. • Obtenga financiación periódica: • subsidios gubernamentales/privados, colectas de fondos, etc. • Cumpla con los acuerdos de financiación: • Gestión responsable, fondos utilizados para clientes/ servicios/ zonas geográficas beneficiarias, etc.

9. RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (2) Velar por: • La preparación y aprobación de planes financieros y presupuestos. • La utilización de un buen sistema de contabilidad y el registro actualizado y correcto de los ingresos y gastos. • La supervisión y ajuste periódicos de los gastos, según sea necesario. • La preparación de una Declaración anual de ingresos y gastos. • La auditoría de la Declaración anual de ingresos y gastos, según las exigencias de la ley y las buenas prácticas.

10. GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (1) • Descripciones actualizadas del empleo para todo el personal. • Buenos procedimientos de contratación (Igualdad de oportunidad de empleo) y gestión de empleados y voluntarios. • Apoyo, formación y supervisión de empleados y voluntarios.

11. GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (2) Responsables de la prestación de: • Condiciones de trabajo adecuadas y seguras para empleados y voluntarios. • Procedimientos adecuados para el examen del rendimiento y para atender las quejas. • Comunicación con trabajadores y voluntarios. • Cumplimiento de los laudos y leyes laborales pertinentes.

12. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Velar por: • La formulación y actualización de políticas y procedimientos estándar, según sea necesario. • La aplicación apropiada de políticas y procedimientos.

13. LOCALES Y EQUIPO • Proporcionar los locales, instalaciones y recursos físicos necesarios. • Mantener y administrar las propiedades y recursos de conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes: • Legislación de salud e higiene ocupacionales

14. REPRESENTACIÓN Y CABILDEO • Representar a la organización ante la comunidad. • Promover las metas, servicios y logros de la organización. • Realizar actividades de cabildeo, presentando ante los políticos las cuestiones fundamentales a que se enfrentan la organización y los clientes/grupos beneficiarios/comunidad.

15. CONSULTA A LA COMUNIDAD • Comunicarse con las personas y grupos atendidos por la organización. • Establecer redes en el sector de servicios comunitarios. • Comunicarse con personalidades de importancia clave en la comunidad local.

16. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS TITULARES

17. ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN • Miembros ordinarios. • Ejecutivo: • Presidente • Tesorero • Secretario • Miembro ejecutivo de enlace con la Administración Pública. • Subcomités. • Comités o grupos de estudio ad hoc. • Comités asesores.

18. MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (1) • Apoyar las metas de la organización. • Concurrir periódicamente a las reuniones del comité y contribuir al debate. • Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra información. • Hacerse cargo de responsabilidades determinadas según sea necesario. • Mantener la confidencialidad. • Compartir la responsabilidad general en el funcionamiento de la organización. • Participar en los procesos de planificación y evaluación de la organización.

19. MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (2) • Mantenerse informados sobre cuestiones relativas a la organización. • Apoyar a otros miembros del comité de administración en sus responsabilidades. • Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las metas de la organización. • Concurrir a programas de formación/desarrollo. • Representar a la organización y promoverla. • Participar en delegaciones ante órganos de financiación y participar en las actividades de cabildeo.

20. PRESIDENTE • Manejar las actividades del Comité de administración: • incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas del comité, velar por el cumplimiento de las reglas de la constitución, hablar en nombre del comité, etc. • Desempeñarse como representante oficial y portavoz de la organización. • Desempeñarse en nombre del comité de administración y/o la asociación en casos de emergencia.

21. SECRETARIO/A • Trata con la correspondencia recibida y enviada por la organización. • Se encarga de mantener los archivos y registros oficiales de la organización al día, en orden y disponibles cuando sean necesarios. • Vela por que el comité formule por escrito políticas y procedimientos apropiados para la organización y por que éstos se mantengan al día y se pongan en práctica.

22. TESORERO/A • Prepara un presupuesto • Supervisa los presupuestos y el flujo de fondos • Mantiene las cuentas de ingresos y gastos • Presenta informes financieros periódicos al comité • Se encarga de la preparación, auditoría y presentación de las cuentas anuales (Declaración de ingresos y gastos) ante la Asamblea General Anual • Vela por que los fondos y activos se administren correctamente

23. MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA • Notifica a la NSW Office of Fair Trading (Secretaría de defensa de la competencia) de cualquier cambio en los asuntos oficiales de la organización, su constitución y su situación financiera. • Lleva un registro de los miembros del comité. • Presenta una Declaración anual de ingresos y gastos.

24. SUB-COMITÉS • Son pequeños grupos de trabajo: • Establecidos para realizar tareas que requieren experiencia/conocimientos o tiempo • Responden ante el Comité de administración • El Comité de administración puede invitar a los empleados, miembros del comité y otras personas a formar parte de los sub-comités. • Están subordinados a las decisiones del Comité de administración.

25. SUB-COMITÉS AD HOC Y ASESORES • Sub-comité ad hoc: • Creado para un solo propósito • Trata con cuestiones específicas • Se disuelve una vez terminada su tarea • Sub-comité asesor: • Se desempeña como observador o experto • Produce recomendaciones para el Comité de administración

26. RECURSOS (1) Para obtener mayor información sobre: (todos consultados el 6 de junio de 2005) • Reglas modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html • Constitución de la asociación en sociedadwww.fairtrading.nsw.gov.au • Deber legal de prudencia y diligencia www.workcover.nsw.gov.auwww.ftmaustralia.org.au • Cuestiones laborales www.industrialrelations.nsw.gov.auwww.ja.com.auwww.employersfirst.org.au • Confidencialidad y Privacidad www.privacy.gov.au/act/privacyact

27. RECURSOS (2) Para obtener mayor información sobre: • Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. www.ato.gov.au • Organizaciones comunitarias y sus políticas, procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au • Asociación de Servicios Comunitarios Locales. www.lcsa.org.au • Volunteering Illawarra tel. 4225 7812. • Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de seguros y gestión del riesgo. • Our Community. www.ourcommunity.com.au