Managementul proiectelor lector dr. Alina Tec ău

1. Managementul proiectelorlector dr. Alina Tecău

2. Proiectul Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii unicat. Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile, care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente. Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea unor elemente precum timpul, costurile si calitatea.

3. Managementul proiectelor Managementul proiectelor este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect.

4. Managerul de proiect trebuie sa asigure derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoie proiectului. trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, trebuie sa aiba abilitati de comunicare interpersonala puternice, sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare sectie sau departament, trebuie sa posede cunostinte generale despre tehnologia utilizata

5. Programul Programul- o serie de proiecte, ale caror obiective coroborate contribuie la un obiectiv general comun.

6. Proiectele se realizează într-o succesiune de etape

7. Managementul pe proiecte permite: un control foarte bun asupra utilizarii resurselor, fiind extrem de util in situatiile cand resursele disponibile in activitatea unei organizatii sunt restranse; relatii mai bune cu clientii; timpi redusi de dezvoltare a organizatiei, costuri mai mici, calitate mai inalta si marje de profit mai mari; cresterea eficientei activitatii in ansamblul, prin orientarea spre rezultate, imbunatatirea coordonarii interdepartamentale si imbunatatirea moralului angajatilor.

8. Trăsăturile esenţiale ale unui proiect Un proiect, trebuie sã aibã urmãtoarele trãsãturi esentiale: - Sã fie non-repetitiv si / sau sã aibã noutate si relevantã pentru managementul sãu; - Sã presupunã risc si incertitudine si sã poatã influenta evenimente din exterior; - Sã fie raportat la rezultate date, calificate, cu o calitate determinatã si cu parametri de sigurantã ; - autorizarea lui sã nu lase nici o îndoialã cã rezultatele trebuie sã fie transmise de la un început ferm la un sfârsit stabilit, cu costuri clar mentionate si cu resurse disponibile; - realizarea proiectului este la îndemâna unei echipe reunite în mod special pentru aceasta, care poate suferi schimbãri pe parcursul proiectului;

9. Domenii functionale care sunt componente esentiale ale competentei si performantei managementului de proiect : - specificarea (stabilirea) cerintelor; - estimarea resurselor; - realizarea programelor; - asigurarea resurselor; - managementul contractelor; - identificarea si controlul riscurilor; - managementul echipei de proiect; - managementul implemetãrii.

10. MATRICEA CADRU LOGIC Matricea cadru logic este o metodă de prezentare a conţinutului unui proiect într-un mod în care este posibilă stabilirea logică şi sistematică a obiectivelor proiectului. Matricea logică este un instrument simplu pentru : organizarea gândirii; realizarea corelaţiei dintre activităţi, investiţieşi rezultatele aşteptate; fixarea indicatorilor de performanţă; alocarea responsabilităţilor; comunicarea informaţiilor despre proiect concis şiclar.

11. De ce este utilizată Matricea Cadru Logic? • Ajută la organizarea a tot ceea ce este legat de proiect • Ajută participanţii la proiect să gândească logic • Serveşte la identificarea punctelor slabe ale proiectului • Stabileşte indicatori cheie care servesc la monitorizarea şi evaluarea mai facilă a proiectului • Asigură utilizarea aceleiaşi terminologii de către toţi cei implicaţi în proiect • Ajută pe cei care realizează planul proiectului să fie capabili să sintetizeze principalele aspecte necesare planificării

12. Avantajele Matricei Cadru Logic: Aduce împreună într-un singur loc o formulare a tuturor componentelor cheie ale proiectului sauprogramului . Având toate componentele proiectului sau programului într-un mod sistematic, concis şi coerent poţi lămuri şi demonstra logica după care sunt aşteptate să lucreze proiectele şi programele. Schema logică permite de asemenea separarea obiectivelor pe diferite nivele ierarhice, şi în acelaşi timp asigură că intrările şi ieşirile nu sunt confundate unele cu altele sau cu obiectivele. Acest lucru poate fi de ajutor în mod deosebit când are loc o schimbare de personal.

13. Îndeplineşte cerinţele unei bune concepţii de proiect şi asigură răspuns la punctele slabe din trecut în multe alte proiecte Poate ajuta ca să se pună întrebări fundamentale şi să se analizeze punctele slabe pentru a furniza informaţii mai multe şi mai relevante factorilor de decizie. Poate să te ghideze în analiza logică şi sistematică a elementelor cheie ale unui proiect bine gândit. Această abordare poate să te ajute la planificare prin punerea în evidenţă a legăturii dintre elementele proiectului şi importanţi factori externi. Este uşor de învăţat şi folosit Instruirea efectivă despre conceptele de bază ale abordării matricei logice poate fi făcută în câteva zile. Dacă aceasta este urmată de un proces de consultanţă şi instruire care să ajute la eliminarea dificultăţilor, se poate instrui o echipă de proiect într-o perioadă scurtă de timp.

14. Nu presupune mai mult timp sau efort pentru managementul proiectului, ci din contră îl reduce. Poate economisi mult timp. Anticipează implementarea Matricea Logică ajută la definirea clară a activităţilor cu un scop precis. Această abordare facilitează aceeaşi înţelegere şi o mai bună comunicare a factorilor de decizie, a managerilor şi a altor părţi implicate în proiect. De asemenea, folosirea Matricei Logice, cu urmărire sistematică, asigură continuitatea în cazul în care cineva din personalul iniţial al proiectului a plecat sau a fost înlocuit.

15. Fixează un cadru pentru activităţile de monitorizare şi evaluare planificate, iar rezultatele actuale pot fi comparate Având obiective şi indicatori de succes bine definiţi înainte de începerea proiectului, această abordare ajută la fixarea unui cadru bine definit pentru evaluare. Matricea Logică poate ajuta la clarificarea relaţiilor care susţin raţionamentele legate de eficienţa proiectelor, în plus poate ajuta la identificarea principalilor factori de succes ai proiectului.

16. Limitările Matricei Logice: Nu constituie un înlocuitor pentru alte analize tehnice, economice, sociale şi de mediu. Nu poate înlocui folosirea personalului calificat cu experienţă. Matricea Logică poate ajuta la concepţia, implementarea şi evaluarea proiectului, dar nu poate elimina nevoia de utilizare a altor instrumente ale proiectului , în special cele legate de analiza tehnică, economică, socială şi de mediu. În plus, această metodă nu poate înlocui nevoia de expertiză şi experienţă profesională.

17. Poate apărea o anume rigiditate în managementul proiectului atunci când obiectivele şi factorii externi specificaţi în faza de concepţie sunt prea accentuaţi. Rigiditatea în managementul proiectului poate apărea atunci când obiectivele şi factorii externi specificaţi în Matricea Logică sunt prea accentuate. Se recomandă revizuirea regulată a proiectului şi păstrarea documentelor actualizate ale proiectului.

18. Cere lucru în echipă cu capabilităţi de conducere şi facilitare pentru a fi cea mai eficientă. Pentru a pregăti o bună Matrice Logică, în cadrul căreia se iau în considerare mai multe perspective profesionale, este necesar lucrul în echipă. Pentru ca echipa să lucreze este nevoie atât de talent de conducător cât şi de facilitator. Multe organizaţii care au adoptat Matricea Logică au apelat la consultanţi externi care să le instruiască personalul despre această abordare, să faciliteze lucrul în echipe şi să asiste la pregătirea şi finalizarea Matricelor Logice. La elaborarea acestora, obiectivele, indicatorii de verificare a obiectivelor, mijloacele de verificare şi supoziţiile, riscurile au fost agreate de către toţi participanţii.

19. Realizarea Matricei Cadru Logic

21. Se recomandă ca de-a lungulprocesuluiprincipiul de lucru să fie „ de la general la particular”. Înprocesul deelaborare a MatriceiLogicetrebuieparcurse următoarele etape: 1. definirea Obiectivului general la care contribuie proiectul; 2. definirea Obiectivelor specifice care trebuie îndeplinite în cadrul proiectului; 3. definirea Rezultatelor anticipate pentru atingerea obiectivelor; 4. stabilirea Activităţilor pentru obţinerea fiecărui rezultat. 5. verificarea logicii pe verticală cu testul „Dacă/Atunci” (Logica intervenţiei) 6. stabilirea Ipotezelor pentru fiecare nivel 7. stabilirea Indicatorilor de realizare verificabili în mod obiectiv 8.definirea Surselor şi mijloacelor de verificare 9.alocarea costurilor pentru Activităţi: pregătirea Bugetului proiectului 10.verificarea Matricei Cadru Logic folosind Lista de verificare a Proiectului (Concepţiei) 11. Revizuirea concepţiei Matricei Logice în lumina experienţei precedente

22. Construirea pas cu pas a Matricei Cadru Logic Logica intervenţiei Surse şi mijl. de verif Indicatori Ipoteze Obiectiv general Obiective specifice Rezultate aşteptate Activităţi

23. Lista de Verificare a Design-ului Proiectului Specialiştii recomandă realizarea următoarelor verificări : Proiectul are un singur obiectiv general. Obiectivu general este clar exprimat. Obiectivul nu este o reformulare a rezultatelor. Rezultatele sunt clar exprimate şi toate rezultatele sunt necesare pentru îndeplinirea obiectivului. Rezultatele sunt exprimate sub forma unor indicatori măsurabili. Activitităţile definesc strategia acţiunilor pentru îndeplinirea fiecărui rezultat. Relaţia „dacă/atunci” dintre obiectivul general şi şi obiectivele specificeeste logică şi nu omite paşii importanţi.

24. Ipotezele la nivelul activităţilornu includ condiţii pre-existentă ce sunt menţionate separat. Rezultatele plus ipotezeleproduc condiţiile necesare şi suficiente pentru îndeplinirea scopului. Obiectivul plus ipotezeledescriu condiţiile critice pentru îndeplinirea ţintei. Relaţia dintre intrări/resurse şi activităţi este realistă. Relaţia dintre activităţi şi rezultate este realistă. Relaţia dintre rezultate şi obiectiv este realistă. Logica pe verticală între activităţi, rezultate, obiectiv şi obiectiv general este realistă pe ansamblu. Indicatorii la nivelul scop sunt independenţi de rezultate. Ei nu sunt un rezumat al rezultatelor ci o măsură a obiectivului. Indicatorii obiectivului măsoară ceea ce este important. Indicatorii obiectivului au unităţi de măsurare a cantităţii, calităţii şi a timpului.

25. Indicatorii rezultatelor sunt verificabili obiectiv în termeni de cantitate, calitate şi timp. Indicatorii nivelului ţintă sunt verificabili obiectiv în termeni de cantitate, calitate şi timp. Intrările descrise la nivelul activitate definesc resurse şi costuri cerute pentru îndeplinirea obiectivului. Rezultatele definesc responsabilitatea de management a proiectului. Când revedem Matricea Logică, putem defini planul de evaluare al proiectului. Indicatorii obiectivului măsoară impactul proiectului ce urmează a fi susţinut. Strategia rezultatelor include o descriere a sistemelor de management al proiectului.

26. Managementul proiectelor în contextul finanţărilor în perioada post aderare la Uniunea Europeana

27. Instrumentele structurale Fondurile Structurale şi de Coeziune (FSC), sau Instrumentele Structurale, sunt instrumentele financiare prin care Uniunea Europeană acţionează pentru eliminarea disparităţilor economice şi sociale între regiuni, în scopul realizării coeziunii economice şi sociale.

28. Instrumentele structurale Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR),care susţine dezvoltarea economică durabilă la nivel regional şi local prin mobilizarea capacităţilor locale şi diversificarea structurilor economice în domenii precum cercetare şi dezvoltare tehnologică, inovare şi antreprenoriat, societatea informaţională, IMM-uri, protecţia mediului, turism, energie; Fondul Social European (FSE), care contribuie la sporirea adaptabilităţii forţei de muncă şi a întreprinderilor, creşterea accesului pe piaţa forţei de muncă, prevenirea şomajului, prelungirea vieţii active şi creşterea gradului de participare pe piaţa muncii a femeilor şi imigranţilor, sprijinirea incluziunii sociale a persoanelor dezavantajate şi combaterea discriminării. Fondul de Coeziune, prin care se finanţează proiecte în domeniul protecţiei mediului şi reţelelor de transport transeuropene, proiecte în domeniul dezvoltării durabile precum şi proiecte care vizează îmbunătăţirea managementului traficului aerian şi rutier, modernizarea transportului urban, dezvoltarea şi modernizarea transportului multimodal.

29. Fonduri europene complementare Fondurilor Structurale şi de Coeziune Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), care finanţează investiţii pentru creşterea competitivităţii în agricultură şi silvicultură, protecţia mediului, ameliorarea calităţii vieţii şi diversificarea activităţilor economice în spaţiul rural; Fondul European pentru Pescuit (FEP), care susţine dezvoltarea durabilă a sectorului de pescuit şi a zonelor de coastă unde acest sector este preponderent.