PROJEKTOVÝ MANAGEMENT

1. PROJEKTOVÝ MANAGEMENT Jaromír Štůsek

2. Doporučena literatura • DOLEŽAL,J., MÁCHAL,P., LACKO,B., A KOL. Projektový management podle IPMA. Praha, Grada Publishing a.s. 2009 • NĚMEC. Projektový management. Praha, Grada, 2002. • MILTON, ROSENAU:Řízení projektů. Praha, Computer Press 2003 • SVOZILOVA: Projektový management. Praha, Grada 2006

3. MEGATRENDY • PŘEVAHA TRŽNÍHO HOSPODÁŘSTVÍ A ZÁPADNÍHO ZPŮSOBU INDIVIDUALIZACE • PŘECHOD OD TRHU PRODÁVAJÍCÍHO K TRHU KUPUJÍCÍHO • ZVĚTŠOVÁNÍ SORTIMENTU VÝROBKŮ • ZKRACOVÁNÍ ŽIVOTNÍHO CYKLU VÝROBKŮ • RŮST KOMPLEXNOSTI VÝROBKŮ • ZKRACOVÁNÍ TERMÍNU DODÁNÍ

4. 2. GLOBALIZACE • INTERNACIONALIZACE • Koncentraci výrobních a distribučních kapacit • Diferenciace trhů – tzn. stejný výrobek – různé balení, různé distribuční cesty na různé trhy • Mění se charakter konkurence – přesun na konkurenci logistických řetězců • EKOLOGIZACE • DEREGULACE • STANDARDIZACE

5. 3.TECHNICKÁ REVOLUCE • ROZVOJ DOPRAVY • ROZVOJ TELEKOMUNIKACÍ • INFORMATIZACE 4. STÁRNUTÍ PRŮMYSLOVÝCH PODNIKŮ 5. MEZINÁRODNÍ MIGRACE 6. KRIZOVÝ VÝVOJ

6. Nové tendence ve vývoji řízení v procesu globalizace • Principy řízení organizací, společnosti, osobního života jsou spojeny s hledáním smyslu života v nejistém prostředí. • Nové pojetí konkurence a posuzování konkurenční výhody. • Zdůraznění procesního řízení, systémového přístupu, úlohy jednotlivce a kolektivu, principů učící se organizace.

7. Nové tendence ve vývoji řízení v procesu globalizace • Vytváření vnějšího prostředí, které umožní jejich rozvoj. • Vytváření efektivních procesů podnikatelských, rozhodovacích, správních a servisních subjektů. • Pokles významu zeměpisné polohy. • Charakter celosvětové ekonomické konkurence, měnící se úlohy státu, úlohy vědy.

8. Pojem Řízení • subjektivní, cílevědomá a uvědomělá činnost lidí, • objektivně nutná, neboť vyplývá • z podstaty společenského charakteru výrobních, obchodních a dalších procesů a ze společenského charakteru dělby práce

9. Fáze procesu řízení • fáze procesu řízení: • plánování, • organizování • Operativní řízení • kontrola • stadia cyklu řízení: • informační procesy, • rozhodovací procesy, • ovlivňovací procesy, • kontrolní procesy,

10. Rozhodování • Dynamický vědomý proces výběru jedné z možných alternativ, kterou lze dosáhnout požadovaného cíle. Je to jádro „řízení“. • Základem pro rozhodování je informační proces, analýza a následný výběr (volba) nejvhodnější varianty (postupu, řešení).

11. Prvky rozhodovacího procesu • Subjekty rozhodování – vedoucí pracovníci • Objekty rozhodování – problémy,chování, prvky a jejich vazby • Rozhodovací situace – propojené podmínky, které určují rozhodnutí. Dělí se na situace za - jistoty - nejistoty - rizika - konfliktu • Problém rozhodování • Cíle rozhodování • Okolí subjektu rozhodování • Kritéria rozhodování

12. Členění rozhodovacích procesů 1.Časový horizont - operativní - taktické - strategické 2.Míra důležitosti 3. Míra složitosti – jednodimenzionální - finance - vícedimenzionální – finance, ekol. 4.Přístup k analýze - deskriptivní - prognostické - normativní 5. Časový faktor - statické - dynamické 6. Věcný obsah

13. Typy rozhodování • STRATEGICKÉ • Navazuje na obecné a strategické cíle podniku. • Ovlivňuje dlouhodobý směr organizace. • Má komplexní přístup. • Realizováno na vrcholové úrovni řízení (top management). • TAKTICKÉ • Uskutečňuje strategické cíle. • Specifikuje a konkretizuje cíle a prostředky (způsoby) pro jejich dosažení. • OPERATIVNÍ • Krátkodobá rozhodnutí. • Vychází z taktického rozhodnutí, ze známých podmínek a zdrojů. • Rozhoduje o procesech provozních a procesech s nimi úzce souvisejících.

14. Kroky rozhodovacího procesu • Vymezení problému a stanovení cíle • Rozbor informací a podkladů • Stanovení jednotlivých možností (variant, alternativ) • Stanovení kritérií pro zhodnocení těchto možností • Vyčíslení (měření) užitečnosti (vhodnosti) možností (variant) • Zajištění nepříznivých důsledků, stanovení možných rizik • Volba optimální varianty - rozhodnutí

15. Projektové řízení • Jde o určitou filozofii řízení projektů • S jasně definovaným cílem • Definovaným termínem plnění • Stanovenými náklady včetně kvality • Respektuje určené strategie • Využívá specifických projektových postupů, nástrojů a technik • Specifická metodika plánování, tvorby a realizace projektu

16. Definice PŘ • Podle prof. Kerznera • Souhrn aktivit (PL,ORG.,OŘ,KON) podnikových zdrojů • S relativně krátkodobým cílem • Který byl stanoven pro realizaci specifických záměrů resp. projektů

17. PŘ Dočasnost – není periodičnost Užití zdrojů – přiděleny zdroje (PS,KAP.VP) Kontrola čerpání nákladů Proměnný počet pracovníků Liniové řízení Delší časový horizont – periodická činnost Zajištění zdrojů Hospodaření s majetkem Stabilní počet pracovníků Rozdíl mezi PŘ a běžným Ř

18. Základna PŘ • Předmět projektu – reprezentuje výstup či výsledek projektu • Čas • Dostupnost zdrojů • Náklady • Okolí projektu – tzn. Určité • Kulturní a sociální prostředí • Politická situace • Tržní prostředí • Specifické fyzické prostředí – ekologie, geografické apod.

19. Definice projektu • Cílevědomý návrh na uskutečnění určité inovace • Realizovaný v daných termínech zahájení a ukončení • Má hmotný či nehmotný výstup • Projekt je přechodná činnost, vykonávaná za účelem vytvoření unikátního produktu nebo služby.

20. Charakteristické znaky • Sleduje konkrétní cíl • Trojrozměrný cíl (označuje se – „Trojimperativ) • Splnění požadavků na věcné provedení • Časové provedení • Nákladové provedení • Úspěšné řízení projektu vyžaduje • Měřitelnost uvedených třech cílů • Definuje strategii vedoucí k dosažení daného cíle

21. Určuje nezbytné zdroje (Lidské Z, Materiální Z, apod. • Určuje nezbytně nutné náklady • Očekávané přínosy z realizace záměrů • Vymezuje jeho začátek a konec

22. Vždy je jedinečný (provádí se jednou) • Neopakovatelný • Dočasný (má začátek a konec) • Týmová práce Projektem není periodicky se opakující činnosti

23. Atributy projektu • Konkrétní cíle vymezené v rozsahu projektu • Produkty (výkonného a řídícího rámce) • Akceptační kritéria • Plánované náklady a přínosy • Časový rámec ( začátek a konec) • Definovaná struktura činností • Zdroje • Omezení (zdroje, termíny i jiná) • Rizika • Projektová organizace • Kontext projektu • Kritéria úspěšnosti

24. Řízení projektu • Aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik při provádění projektových činností tak, aby byly splněny požadavky na projekt. • Uskutečňuje se prostřednictvím procesů: Zahájení, Plánování, Provádění, Kontrola a Ukončení. Práce na projektu řídí a provádí projektový tým. Tyto práce typicky zahrnují: • sladění protichůdných požadavků na: rozsah, čas, náklady, rizika a kvalitu • rozdílné potřeby a očekávání zainteresovaných stran • řešení identifikovaných požadavků

25. Řízení projektu • Jako hledání kompromisu mezi: • kvalitou • penězi • časem • Rozsahem „Čím kratší tím dražší při stejné kvalitě a rozsahu“

26. Oblasti znalostí řízení projektů • Řízení integrace projektu • Řízení rozsahu projektu • Řízení času na projektu • Řízení nákladů na projektu • Řízení kvality projektu • Řízení lidských zdrojů • Řízení komunikace projektu • Řízení rizik projektu • Řízení nákupu na projektu

27. Problémy v oblasti řízení projektů • obtížné stanovení plánu a harmonogramu projektu (činnosti, termíny, náklady, rozpočet) • plán projektu je modifikován v jeho průběhu • plán projektu není dodržován (překračování rozpočtu a harmonogramu) • obtížné sledování průběhu projektu • obtížné sledování vytížení zdrojů a jejich efektivnosti • nejasné vymezení odpovědnosti • nejednoznačně zadávání práce a vyhodnocení výsledků • neefektivní komunikace mezi všemi účastníky projektu • obtížné zajišťování kvality výsledného řešení • nejvíce pozornosti věnovaného řešení problémů („hašení požárů“) • frustrování/přetížení pracovníci

28. Týmový management projektu • Skupina manažeru, odborníků spolupracující na projektu (projektech) • Organizované podle určitých zásad a pravidel např. • Pravidelnost a doba trvání porad • Rozesílání zápisů • Určení požadavků na obsah a formu zpracování dokumentů

29. Členové projektového týmu • Zadavatelé projektu • Expertní členové – např. představují poradní orgán • Dodavatelé • Manažeři projektových skupin

30. KONKRÉTNÍ ZÁSADY PRO VEDENÍ LIDÍ: • kvalitní uložení úkolu, • správné vymezení pravomoci a odpovědnosti, • kvalitní výměna informací, • dobrá koordinace, • kvalitní kontrola

31. PROBLÉMY USTAVOVÁNÍ A FUNGOVÁNÍ TÝMŮ: • základní problémy: • organizace práce, • hodnocení a odměňování práce, • mezilidské vztahy, • další problémy: • dvojí podřízenost, • možné projevy nevraživosti a žárlivosti, • výskyt konfliktních situací v důsledku nemožnosti přesně vymezit pravomoci a odpovědnost, • zadržování informací vedoucím či některými členy týmu, monopolizace informací, manipulace s informacemi

32. Procesní kroky vývoje týmu • Formování – tvorba týmu • tvorba společného vnímání záměrů, sounáležitosti • Konflikty a polarizace – fáze krystalizace • Zdůrazňování co členy týmu spojuje - přiřazování roli a odpovědnosti s cílem • Lepšího řízení tj. rozhodování • Normování – tvorba určitých standardů pro dané členy týmů – uvědomění si hodnot, kritérií, chování • Výkon – definovat výkonové kritéria pro členy s cílem dosažení výjimečných výsledků

33. Charakteristika týmu • Společný cíl • Vzájemná odpovědnost • Společná akceschopnost – týmy postupují jako celek • Konstruktivní konflikty • Vzájemná důvěra a sebedůvěra • Vzájemná otevřenost a informovanost • Společné sebeuvědomování – tým má identitu a každý člen jí vnímá

34. Členění projektů • Kategorie projektů – dále členíme • Rozsahu projektu • Nákladů • Času • Inovačního řádu • Druhy projektů • Podle oblasti zaměření (výstavba,technologie apod.)

35. Kategorie projektů • Komplexní • Unikátní, jedinečné, dlouhodobé, neopakovatelné, • vysoké náklady, • speciální organizační struktura • Inovační řády 5-7 stupeň

36. Speciální • Střednědobé, nižší rozsah činností, dočasné přiřazení pracovníků • Dekompozice na subprojekty • Inovační řád 3-5 stupeň

37. Jednoduchý • Malý projekt, krátkodobý • Jednoduchý cíl • Zhotovitelný jednou osobou • Využití standardizovaných postupů • Inovační řád 0-3 stupně

38. Druhy projektů • Spojené s výstavbou • Rekonstrukce stávajících objektů či výstavba nových • Výzkumné a vývojové • Projekty řešící inovace vyššího řádu (3) • Technologické – zavádění nových technologií)

39. Organizační • Změna určité struktury, uspořádání akcí (koncertů apod.) • Podle realizovaného subjektu resp. financování • Osobní projekty (projekt opravy koupelny v rod.domě) • Podnikové – zadané vlastním podnikem • Orientované zákazníkem • Stavba nového nákupního centra • Návrh nového obalu

40. Realizovaný státním subjektem • Návrh nových formulářů • Realizace dopravní infrastruktury apod.

41. Kritéria úspěšnosti projektu • Funkčnost • Splněny požadavky zákazníka • Uspokojeno očekávání zainteresovaných stran • Výstup projektu – produkt včas na trhu • Výstup projektu – produkt odpovídá kvalitě • Návratnost finančních prostředků • Dopad na životní prostředí apod.

42. Proces řízení projektů • Definování projektových cílů • Plánování - splnění podmínky „Trojimperativ“ • Specifikace provedení • Časový plán • Finanční rozpočet • Vedení projektu – týmové rozdělení úkolů • Sledování – kontrola stavu postupu projektových prací • Ukončení – ověření, že hotový úkol odpovídá tomu co se mělo udělat

43. Zásady a postup projektování • Cílové zaměření • Reálnost a účelovost • Systémový přístup • Efektivnost • Systematičnost • Postupné řešení

44. Cílovost • jasně stanovený konkrétní cíl • Přesně určení požadavků od zadavatele • Znalost • Variability – možnost realizace změn v průběhu • Expandibilita – zda se má objekt v budoucnu rozšiřovat

45. Reálnost a účelnost – naplnění této zásady je podporováno – studií příležitosti a předběžnou studii proveditelnosti např. • Dodávek technologie • Hloubka propracování projektu a jeho dokumentace

46. Systémový přístup – vymezení prvků a vazeb, které určují vlastnosti a chování systémů – při projektování logistických řetězců • Znaky systémového přístupu • Interdisciplinární a komplexní pohled • Integrující všechny aktivity do celkového smysluplného systému • Studium vzájemných vazeb • Hledání optimálního řešení • Modelování reality

47. 4. Efektivnost – maximálních efektů při minimálních nárocích na PS, Materiál, Energii apod. 5. Systematičnost – systematický přístup • Používání jednotného projektového postupu • Jednotných podkladů, symbolů, ukazatelů – standardů • Postup probíhá od řešení problému základního celku až po detailní řešení jednotlivých části celku • Postupně se zpřesňuje řešení a navrhují varianty

48. Postupné řešení tzn. od obecného ke konkrétnímu • Tuto zásadu lze rozdělit do 4 fází projektování

49. Čtyři fáze projektování • Situace – vyjádření • Souhrnu podmínek a požadavků vztahující se k projektu • Umístění systému v jeho okolí tzn. např. závod podniku v okolí, dílny v závodě, kanceláře v budově apod. • Kompozice – hrubý projekt • Řeší uspořádání prvků systémů z hlediska toku materiálů, informací, vazeb, prostorové uspořádání, diagramy toků materiálů

50. Dispozice – horizontální a vertikální umístění všech prvků systému v daném prostoru – zajištění podrobným propočtem • Výsledkem je realizační fáze dokumentace • Realizace – zahrnuje • Schvalovací řízení • Přípravu realizace (plán, organizační a finanční zajištění) • Vlastní vybudování systémů • Zkušební provoz