1 / 64

Tata Cara Melayani Tamu Kantor

1.Pengertian Tamu Kantor Menurut Beberapa Ahli<br>2.Jenis-Jenis Tamu Kantor<br>3.Tata Cara Mngantar dan Melayani Tamu Kantor<br>4.Jamuan Makan (Table Manner)

Jewelarya
Download Presentation

Tata Cara Melayani Tamu Kantor

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. TAMU KANTOR

  2. ApaItuTamu Kantor ? Tamu Kantor adalahseseorangataukolompokorang yang inginmengunjungiperusahaanatauinstansitempatkitabekerjadengankepentingandinasataupribadi.

  3. PengertianMenurutBeberapaAhli

  4. MenurutSoemartodanDwiantara Tamu Kantor adalahtamuorganisasiatauperusahaanbaikseseorangatausekelompokorangdenganmembawasatuataubeberapakepentingan, baikitukepentingandirinyasebagaipribadi, maupunkepentinganorang lain, termasukkepentinganorganisasitertentukarenamerekaadalahutusanorganisasitersebut.

  5. MenurutWursanto Tamu Kantor adalahtamuorganisasi, badan, lembaga, atauperusahaan, yaituseseorangbaiksebagaipejabatutusandarisuatulembagamaupunsebagaipribadi, yang berkunjungkelembaga lain untukkepentingankedinasanmaupununtukkepentinganpribadi.

  6. KesimpulanPengertianTamu Kantor Tamukantoradalahseseorangataukelompok yang diutusataudengankeinginansendiriuntukdatangkesebuahperusahanatauorganisasidengankepentingantertentu, baikkepentinganpribadimaupunkepentingankedinasan.

  7. JenisTamudan Cara Pelayanannya

  8. TamuDenganPerjanjian Usahakantamumenunggusesingkatmungkin, Jangandiajakngobrolterlalu lama kecualibilatamu yang meminta. • TamuTakDikenal • Sapadantanyakankeperluannya, Bilatamudapatditerima, persilahkantamuuntukduduk, Bilatamuditolak, berikanalasan yang tepatdantawarkanuntukmembuatjanjiterlebihdahulu.

  9. Tamu Yang MenolakMemberiTahuKeperluannya Persilahkantamuuntukmengisiformulirtamudenganlengkap, Jelaskanalasanmengapakitamemintatamutersebutmemberitahukeperluankedatangannya. Walaupuntamubersikerastidakmemberitahu, tetapperlakukantamutersebutdengansopandansabar. • Tamu Yang DatangTanpaPerjanjian Bersikaptaktisatauberpikirancepat agar dapatmemprioritaskanpenerimaantamusesuaidengankeperluan, situasikantor, dankesibukanpimpinan.

  10. Anggota Keluarga Atau Teman Pimpinan Bilatamutersebutdatangpadasaatpimpinansedangadarapat, sapalahtamutersebutdankatakanbahwapimpinansedangadarapatatausedangadatamu lain. • Tamu Yang TakDiinginkan Tetaplahbersikapramahdansopan, sarankantamutersebutuntukmembuatjanjiterlebihdahulu, Apabilaiatetapmenunggumeskipunkitatelahberusahamengusirnyasecarahalus, sikap yang tepatadalahtidakmemperdulikannya, tetapiingatjanganpasangmukajudes.

  11. PramuniagaAtauSalesman Perlakukan tamu dengan baik, sopan dan katakan dengan jujur bahwa saat ini perusahaan tidak memerlukan produk yang akan ditawarinya. • Tamu Ketika Atasan Membatalkan Janji Mintamaaflahdanjelaskanalasanmengapajanjitersebutdibatalkan, Bilaperluajukanuntukmembuatjanjibaru.

  12. Tamu Lanjut Usia Atau Cacat Fisik Perlakukantamutersebutdengansewajarnyadansiapmembantubilatamumemerlukanpertolonganataubantuan. • AnggotaKeluargaAtauTemanDekatSekretaris Terimatamusewajarnya, Bilahendakmembicarakanmasalah yang memakanwaktu lama, ajakkeruangtamudantidakdibenarkanmengobrolberlama-lama padawaktu jam kerja.

  13. ETIKA DALAM MENERIMA TAMU

  14. EtikaSekretarisDalamMenerimaTamu BerpenampilanRapidanBersih MenjadiPendengar Yang Baik BersikapSopandan Ramah SenangBergauldanLuwes

  15. PenjelasanMengenaiEtikaDalamMenerimaTamu

  16. EtikaMenerimaTamu SambutDenganTulus • Sambutlahtamudenganramah, sopandanbersemangatsecaratulus. • Saatkitaberadadiruangtertutup, beranjaklahuntukmembukakanpintuuntuktamu. Lakukansesegeramungkinsebagaitandapenghormatankitaterhadaptamuyang datangberkunjung. • Sebenarnyataksalahjikakitamenerimatamusambilduduk, tapiakanlebihsopanjikakitamenerimatamusambilberdirikemudianmemberikansalamsambilberjabattangan.

  17. CONTOH GAMBAR MENERIMA TAMU Seorangsekretarissedangmenyambutsertamelayanitamudenganramah

  18. CONTOH GAMBAR MENERIMA TAMU Seorangresepsioniskantorsedangmelayanitamukantor

  19. EtikaMenerimaTamu Cara Duduk • Jikadikantortersediaruangankhususuntukmenerimatamu, persilahkantamuuntukkeruangantersebutdanpersilahkantamuuntukduduk. • Jikakitamempersilahkantamududukdikursiatau sofa panjang, tempatkantamudisebelahkanankita,barulahkemudiankitamenanyakanidentitasdanmaksudtujuantamutersebut.

  20. CONTOH GAMBAR MENERIMA TAMU Seorangsekretarismempersilahkantamududukdiruangkhusustamu

  21. EtikaMenerimaTamu JanjiTemu • Jikakitatelahmengetahuiidentitastamu, dansudahadajanjitemumakatakperlulagimenanyakankeperluanmengapatamutersebutdatang. • Sebaiknyakitalangsungmenunjukanbahwakitasudahmenunggukehadirannyadanlangsungmempersilahkanmasukkeruangan yang akandituju. • Bilaposisikitaadalahsekretaris,asistenpimpinan, atauresepsionissebaiknyahubungipimpinanterlebihdahulusebelummempersilahkantamumasukuntukmengetahuiapakahpimpinansudahsiapuntukmenerimatamu.  • Jikatamudiharuskanmenunggusebentardankitamemilikibeberapapekerjaan yang harusdikerjakan, ungkapandenganbaikdansopan.

  22. CONTOH GAMBAR MENERIMA TAMU Seorangresepsionismenelfonpimpinanterlebihdahulusebelummempersilahkantamumasuk

  23. EtikaMenerimaTamu • Perlakukantamudenganbaik, bahkanjikatamutersebutsalahalamatsekalipunataudatanghanyauntukmengajukan complaint  terhadapperusahaankita. • Jikatamudiharuskanmenunggu, bilakondisinyamemungkinkan, berikantamusuguhanbaikberupamajalah, secangkir kopi ataumakananringan PerlakuanBaik

  24. CONTOH GAMBAR MENERIMA TAMU Tamudiberisuguhanberupasegelas air saatsedangmenunggu

  25. EtikaMenerimaTamu • Selaluucapakanterimakasihkepadatamu yang datangkarenasudahberkunjungkekantorkita. Jikamemungkinkanantarkantamuhinggakepintukeluar.  MengantarTamu

  26. CONTOH GAMBAR MENERIMA TAMU Seorangsekretarismengantartamukepintukeluardanmemberikansalam

  27. PenjelasanMengenaiEtikaDalamMenolakTamu

  28. EtikaMenolakDalamTamu Terkadangorang -orang yang berkunjungkekantorituadalahorang yang tidakdiharapkanatautidakmemilikiurusan yang penting. Berikutadalahetikadalammenolaktamukantor :

  29. EtikaDalamMenolakTamu • Sebaiknyatitippesanpadaasisten, sekretarisatauresepsionisbahwapimpinantidakpernahmaumenerimatamu yang datangtanpaperjanjiansebelumnya. Lalupastikanjugapadamerekabahwasetiaptamu yang datangharusdidatadengan detail, misalnyasiapanamanya, keperluannyaapa, dansebagainya.  TitipPesanPadaOrang Lain

  30. EtikaMenolakTamu • Kalaumemangsuatumasalahbisadiselesaikan via telepon. makaselesaikanmasalahtersebutlewatalatkomunikasitelepon.Dengandemikiantamutidakperludatanglagikekantordanwaktukerja pun tidakakanjaditerbuang. Selesaikan Via Telepon

  31. EtikaMenolakTamu • Bahasatubuhamatmembantuuntukmengeluarkanpesan-pesantertentu.Misalnyaketikkedatangantamutakdiundang, kitabisamenunjukankeengganandengantidakmenawarkantamutersebutdudukataumenawarkansegelas air KeluarkanLewatBahasaTubuh

  32. EtikaMenolakTamu • Jikatamutersebutbenar-benarsudah 'keraskepala' untuktetaptinggalKatakansajabahwakitaharusmenghadirisuatupertemuandanharussegeramempersiapkanbahan-bahanuntukpertemuantersebut KeluarkanLewatBahasaTubuh

  33. EtikaMenolakTamu JanganAjakKeruangan • Jikaterlanjurbertemudengan 'tamutakdiundang', makamautidakmaukitaharus'meladeninya'.carameladeninyajugaharusdengansikap yang tegas. Sebaiknyalakukanpercakapandiruangresepsionistatau lobby denganposisiberdiri, janganbiarkantamutersebutmemasukiruangkerja, dansampaikanpadatamutersebutkalaukitasedangsibukdenganbahasa yang sopandantegas.

  34. Tata Cara MengantardanMelayaniTamu

  35. Tata Cara MengantardanMelayaniTamu • Janganmembeda-bedakantamu, darijabatanataupenampilan.Misalnyamelihatpenampilanfisiktamudariatassampaibawah. • Bagianpenerimatamuadalahwajahperusahaan, sambutlahtamudengansenyumdansikap yang ramah. • Apabila tamu datang segera sambut, jangansekedarmenengokkesampingdanbersikapacuhtakacuhsambilmelakukanpekerjaan

  36. Tata Cara MengantardanMelayaniTamu • Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan • Ketikamengantartamuketempattujuanberjalanagakkedepandenganposisisedikit miring sambilsesekalimenengokkebelakanguntukmemperhatikanjalantamu.

  37. Tata Cara MengantardanMelayaniTamu • Membukakanpintuuntuktamukalaupintubergerakkearahdalam.kitamasukduludorong (bukapintunya) danpersilahkantamuuntukmasuk, biladaunpintubergerakkeluar, bukalebar-lebardanpersilahkantamuuntukmasukterlebihdahulu. • Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

  38. Secarasingkathal-hal yang harusdilakukansekretarisdalammengantardanmelayanitamukantoryaitu : 1. Mempersilahkantamuuntukdudukditempat yang telahdisediakan 3. Ketikatamuakanmeninggalkanruangtamu, bukakanpintudenganramahdansopan 2. Ketikaakanmemasukiruang yang adatamudidalamnya, hendaknyamengetukpintu

  39. Hal-Hal Yang PerluDiperhatikanSaatMenerimaTamu Di Kantor

  40. PenangananRuanganTamu Seorangsekretarissebaiknyamemeriksatataruangpenerimaantamu.khususnya yang berkaitanlangsungdenganhal-halberikut : • Ruanganharusnyaman, bersihdanrapi. • Lengkapiruangantamudenganperlengkapanseperti : - bukutamu - kartupengenaltamu - majalah/koran - brosur/katalogperusahaan - tempatsampah/asbak • Tunjukanlahsikapuntukselalusiapmenerimamemberikanbantuandanbersahabat.

  41. GambarPerlengkapanRuanganTamu Katalog Perusahaan TandaPengenal Koran atauMajalah AsbakRokok BukuTamu

  42. AdministrasiTamu

  43. AdministrasiTamu Administrasitamuadalahorang yang mencatat, menerimadanmelaporkantamu yang datang AdministrasiTamuadalah…

  44. Hal-hal yang harusdibuatuntuk data-data tamuyaitu : Siapa UrusanApa Darimana JadwalTemu

  45. ContohKelengkapanAdministrasiTamu BUKU TAMU Secaragarisbesar, form bukutamuberisikan data diridanmaksudtujuantamuberkunjungkeperusahaan. Untuklebihlengkapnya, form kedatangantamujugaharusditandatanganiolehpenerimatamudantamu yang bersangkutan. Contoh format bukutamu

  46. EtikaJamuanMakan(Table Manner)

  47. JamuanMakan(Table Manner) Aturan yang harusdilakukansaatbersantapbersamadimejamakandisebuahacararesmiatauacaramakankeluargabesar EtikaMakanatauTable Manneradalah…

  48. EtikaJamuan(Table Manner) Etikajamuanberartitatacarajamuanmakan, katainiberartisopansantundalampergaulan. Gunamemahamisopansantun yang berlakudalamsuatujamuanmakan, kitatidakdapatterlepasdariaturan-aturan yang berlaku.

  49. PengaturanDasarTentang Menu Ditinjaudariperkembangannya menu dapatdiklasifikasikanmenjadi 2, yaitu : 1. Menu Klasik PadamulanyadigunakanpadazamandahuludinegaraEropa, terutamadikerajaan Istana Perancispadazaman Raja Louis XIV yang sangatterkenalseringmengadakanjamuanmakan, dimanaurutanmakannyasangatbanyakdanmenghabiskanwaktuberjam-jam untukmenyajikannya. Kebiasaansepertiinisaatsekarangsudahditinggalkanorang, karenasaatsekarangorangsudahtidakpunyacukupwaktuuntukmakanberjam-jam karenakesibukansehari-hari, sehinggaoranglebihcenderunguntukmenyederhanakanmakannya.

  50. Contoh Menu Klasik

More Related