Teoria dos Sistemas

1. Teoria dos Sistemas

2. Surgimento da Teoria dos Sistemas • Alta especialização de cada área do conhecimento; • Na ausência de comunicação e interacção entre as distintas áreas do saber; • As teorias apenas explicam os processos e fenómenos isoladamente • Devido à falta de uma visão global, que levasse em conta as inter-relações entre as partes.

3. Teoria dos Sistemas • A teoria dos sistemas tem como principal objectivo • Sociedade, mercado e organização se revelem que cada vez mais a interdependentes e complementares.

4. Bertalanffy – Noção de Sistema • Cada ciência deve explicar e compreender as diferentes realidades que se observam de uma forma integrada e universal.

5. Características dos sistemas • Globalidade - o sistema é mais do que a soma das suas partes. • Interacção - os elementos estão inter-relacionados, o funcionamento do sistema depende da inter-relação entre as partes. • Estrutura - a organização e os seus elementos estão dispostos segundo uma dada estrutura, a qual define o lugar que cada elemento ocupa. • Abertura - o sistema precisa dos inputs do meio ambiente, e fornece os seus outputs. Funcionamento de um mecanismo de feedback entre a organização e o seu meio externo.

6. Propriedades das organizações • Interacção constante com o exterior • Auto-regulação: Através do mecanismo de feedback é possível receber informação do exterior, detectando alguns desvios possíveis em relação ao cumprimento dos objectivos. • Entropia negativa: tendência negativa que os sistemas fechados têm de se desorganizar e cair ao longo do tempo.

7. Propriedades das organizações • Variedade e diferenciação: as organizações tendem a tornar-se cada vez mais complexas de modo a lidarem com a crescente complexidade do ambiente externo. • Equifinalidade: tendência de adaptação.

8. Sistema aberto Mecanismo de feedback que permite receber informações do meio ambiente; Entropia negativa; Sistema fechado Está isolados do meio ambiente. Entropia positiva Sistema Aberto/Sistema Fechado

9. Abordagem sistémica das organizações • As organizações são vistas como sistemas abertos compostos de diferentes partes inter-relacionadas, as quais operam na prossecução de objectivos comuns. • Este sistema é caracterizado não pelas suas partes, mas sim pelas inter-relações existentes entre elas. • O sistema é visto como um todo. • O feedback seja ele positivo ou negativo é o motor da evolução da organização.

10. Abordagem sociotécnica

11. Abordagem sociotécnica A abordagem sociotécnica resultou dos estudos efectuados por investigadores do Instituto de Tavistock. Esta abordagem decorre essencialmente de duas premissas básicas. O subsistema técnico e o subsistema teórico. Apoia-se em técnicas e métodos baseados na investigação-acção para intervir nas organizações.

12. Abordagem sociotécnica Interacção • Sist. tecnológicoSist. social • Sistema tecnológico, é determinado pelas exigências típicas das tarefas que são realizadas em cada organização, quer a nível de competências, conhecimentos, equipamento, matérias-primas e instalações físicas.

13. Abordagem sociotécnica • Sistema social, constituído pelas pessoas e respectivas interacções. • Tanto o sistema tecnológico como o sistema social são mutuamente dependentes, sofrendo influências um do outro.

14. As organizações como sistemas técnicos e humanos • Para um perfeito funcionamento da organização é extremamente necessário desenvolver uma boa relação entre o sistema humano e não humano. • Sendo assim, os sistemas tecnológicos e humanos devem ser organizados e optimizados no conjunto da organização.

15. Abordagem sociotécnica • Método da investigação-acção. Este método consiste num programa de estudos, experimentação e acção tendo em vista a resolução de problemas e a mudança organizacional, em que investigadores externos e membros da organização têm uma intervenção activa e directa no processo.

16. Pressupostos da investigação-acção A interdependência entre os dois sistemas é essencial para o funcionamento da organização. Todos os membros da organização são portadores de uma capacidade de decisão e de participação. A intervenção tem como objectivo estabelecer um equilíbrio entre os aspectos técnicos e sociais no processo de mudança. A investigação é conseguida através da acção conjunta entre investigadores externos e das diferentes categorias de pessoal que procuram solucionar os seus problemas e os da organização.

17. Abordagem Contigencial Nesta abordagem, o ambiente externo passa a determinar todo o funcionamento da empresa, nas suas áreas de actuação. Existem vários modelos de organização para ajustamento ao meio externo.

18. Princípios básicos • Não existe nenhum modelo organizacional óptimo para as organizações. • O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional. • A gestão da organização baseia-se na adaptação da organização ao meio externo. • O processo de ajustamento às condições do meio ambiente é feito de forma continuada.

19. Tipos de ambientes externos (Emery e Trist) • Em repouso, estável e aleatório; • Em repouso estável, mas com existência de elementos aglomerados; • Reactivo-desordenado; • Turbulento.

20. Conclusão dos estudos A eficácia de uma organização vai ter em conta a conciliação dos factores internos da empresa com o meio exterior. Processos como decisão, liderança ou controlo são determinados pelas contigências externas à organização.

21. Exemplos de factores externos • Tecnologia; • Mercados; • Pressão Populacional.

22. Teóricos da teoria contingencial • Charles Perrow - Impacto das tecnologias sobre o conteúdo e as forma diferenciadas de funcionamento interno das organizações. • James Thompson - Análise das organizações como sistema aberto focado no comportamento dos indivíduos e dos grupos. • Burns e Stalker – Modelos organizacionais internos partindo do ambiente externo • Paul Lawrence e Jay Lorsch - Para serem funcionais e competitivas, as organizações precisam ajustar-se e reagir de forma apropriada aos mecanismos contingênciais do seu ambiente externo.

23. Tecnologia e configurações das estruturas organizacionais Joan Woodward foi responsável pelo estudo promenorizada da influência das tecnologias no modo de organização da empresa. • Produção unitária ou de pequenos lotes; • Produção em massa ou de grandes lotes; • Produção em processo contínuo ou atomatizada.

24. Ênfase Funcional: Marketing; Investigação e Desenvolvimento; Produção. Aspectos Internos: Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos: POUCOS Produção unitária ou de pequenos lotes

25. Ênfase Funcional: Investigação e desenvolvimento; Produção; Marketing. Aspectos Internos: Qualificação: BAIXA Formalização: ALTA Centralização: ALTA Níveis Hierárquicos: ALGUNS Produção em massa ou de grandes lotes

26. Ênfase Funcional: Investigação e Desenvolvimento; Marketing; Produção. Aspectos Internos: Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos: MUITOS Produção em processo contínuo ou atomitazada

27. Abordagemcontingencial Organização Meio externo Características adaptação Organização eficiente

28. Adaptação da organização • Necessidade crescente de organizações complexas, diversificadas e flexíveis.

29. Modelos organizacionais tendo em conta ambientes diferenciados

30. Ideias chave da abordagem contingencial • As organizações têm que se ajustar ao meio ambiente para serem competitivas • Quanto mais complexa e turbulento for o meio externo mais complexo e diferenciada vai ser a organização • Não existe modelo organizacional base. O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional.

31. Biblioteca Municipal de Barcelos

32. Entrevista ao Dr. Vítor Pinho • Biblioteca Municipal funciona desde 1996 • Grande Investimento da Câmara Municipal • Colmatar ausência de locais semelhantes no concelho

33. Aspectos gerais sobre a Biblioteca • 2 Salas de Leitura, para adultos e crianças • Auditório • Centro de audiovisuais • Espaço para exposições

34. Interacção com o exterior • Separação das salas para adultos e para Crianças; • Criação da Hora do Conto; • Separação da área geral em relação às obras de referência; • Publicitação do trabalho de artistas locais. • Cooperação com as escolas do concelho.

35. Auto-Regulação • Aposta na constante inovação • Extrema atenção às reacções do público perante as novidades • Resposta rápida perante novidades menos bem aceites

36. Entropia Negativa Para contrariar a tendência de desorganização ao longo do tempo... Incentivo ao empreendorismo dos funcionários e à aceitação de ideias do exterior

37. Variedade e diferenciação • Utilização do auditório para sessões de cinema, espectáculos musicais e de teatro • Criação de um pequeno centro virtual • Tentativa de responder às exigências de um público cada vez mais vasto

38. Estrutura • Relação muito informal entre director e funcionários; • Relação aberta com o público, incentivando a cooperação. • Funcionários com bastante poder de decisão, evitando a burocracia.

39. Conclusões • Interacção com o público é fundamental • Decisões são tomadas de acordo com os seus gostos e necessidades • Tentativa constante de melhorar para melhor servir

40. Conclusões • Informalidade nas relações provoca um sentimento de confiança • Ambição de abarcar um público cada vez mais vasto

41. “É muito gratificante andar na rua e ser saudado por todos, que reconhecem o nosso esforço. É também isso que nos faz querer fazer cada vez melhor…”

42. Trabalho realizado por: • Hugo Guimarães • João Simões • Mariana Sá • Tatiana Lopes