Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E -FBE Bilgi Yönetim Sistemi

1. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi Prof. Dr. İsmail Koyuncu İTÜ FBE Müdürü FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

2. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Sunuş Özeti • Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi • Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi) • Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

3. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ • Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi

4. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Üniversitelere Göre Toplam Lisans + Lisansüstü Öğrenci Sayıları ÖSYM, 2011-2012 verileri

5. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci Sayısı/Toplam Lisans+Lisansüstü Öğrenci Sayısı Yüzdesi ÖSYM, 2011-2012 verileri

6. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Üniversitelere Göre Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayıları ÖSYM, 2011-2012 verileri

7. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Öğrenci Sayılarına Göre Tüm Enstitülerdeki Öğrenci Sayıları İTÜ FBE Türkiye’de en çok öğrencisi bulunan 3. Enstitü ÖSYM, 2011-2012 verileri

8. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Üniversitelere göre Fen Bilimleri Enstitüleri Öğrenci Sayıları ÖSYM, 2011-2012 verileri

9. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Fen Bilimleri Enstitüleri Doktora Öğrenci Sayısı/ Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayısı Yüzdesi ÖSYM, 2011-2012 verileri

10. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstündeki Doktora öğrenci yüzdesi – Yayın Sayısı İlişkisi Boğaziçi, Bilkent, ODTÜ, Sabancı ve İTÜ ÖSYM, 2011-2012 verileri

11. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İTÜ Lisansüstü Öğrenci Sayıları İTÜ 2013 verileri

12. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İTÜ Lisansüstü Öğrenci Dağılımı İTÜ 2013 verileri

13. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci Sayısı İTÜ 2013 verileri

14. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Doktora Öğrenci Oranı İTÜ 2013 verileri

15. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE Anabilim Dalı ve Program Sayıları 46 Anabilim Dalı 76 Program 63 Yüksek Lisans 47 Doktora 9 Tezsiz Yüksek Lisans 119 farklı YL ve DR programı İTÜ 2013 verileri

16. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE Programlarının Disiplinler Bazında Dağılımı İTÜ 2013 verileri

17. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Disiplinlerarası Program Yüzdesi Disiplinlerarası Program Sayısı : 15 İTÜ 2013 verileri

18. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ DisiplinlerarasıProgramlar Disiplinlerarası Program Sayısı : 15 % Oranı: 20 • Afet ve Acil Durum Yönetimi YL Programı • Deniz Ulaştırma Müh. YL ve DR Programı • Gayrimenkul Geliştirme YL Programı • Kıyı Bilimleri ve Müh. YL ve DR Programı • Mekatronik Müh. YL ve DR Programı • Polimer Bilim ve Teknolojisi YL ve DR Programı • Uçak ve Uzay Müh. YL ve DR Programı • Kentsel Tasarım YL Programı • Savunma Teknolojileri YL Programı • Mimari Tasarımda Bilişim YL ve DR Programı • Uçak- Uzay Mühendisliği YL ve DR Programı • Malzeme Bilimi ve Mühendisliği YL ve DR Programı • Moleküler Biyoloji Genetik ve Biyoteknoloji YL ve DR Programı • Raylı Sistemler Mühendisli YL Programı • Proje Projeleri Yönetimi (Tezsiz) YL programı İTÜ 2013 verileri

19. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Mevcut Durumda Yabancı Öğrenci Sayısı (1433 Öğrenci – Yabancı öğrenci %’si: % 14,4) İTÜ 2013 verileri

20. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Yabancı Öğrenci Sayısı İTÜ 2013 verileri

21. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Mezun Sayısı İTÜ 2012 verileri

22. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi)

23. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ • Otomasyon Çalışmaları • E-FBE altyapısının tamamlanmasına yönelik çalışmalar • KÜTÜK (Elektronik Arşivve Belge YönetimSistemi) programının yenilenmesi • MİMAS (AnabilimDallarıveProgramlarıHaberleşmeveBilgiPortalı) programının yenilenmesi • PETEK (Akademik Programların web sayfası) web sayfasının hazırlanması • E-FBE Bilgi Yönetimi Projesi

24. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ • E-FBE • Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

25. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK) • Önce Sonra

26. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

27. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

28. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK) • İTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından yürütülen lisansüstü programları ve öğrenci işlemleri sırasında üretilen ve tüketilen tüm belgeleri elektronik olarak tutmak; böylece bu işlemlerin daha hızlı, etkin ve doğru şekilde gerçekleştirmektir. • FBE BilgiİşlemBirimitarafından MS Share Point 2010 üzerindegeliştirilmiştir. • Onayvedeğerlendirmeişlemleriişakışlarıaracılığıyladüzenlenmiştir. • ÖğrenciDosyalarınınTaranması • 12409 taranandosyasayısı • BelgeSayıları

29. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK) Kazanımlar: • Kağıt ve fotokopi masraflarında toplamda %70’e varan tasarruf sağlanmıştır. • İTÜ Fen Bilimleri Ensitütüsü öğrenci, süreç ve işlem verileri daha sağlıklı tutulmaya başlanmıştır. • Tüm öğrenci dosyalarına elektronik olarak ulaşım olanağısağlanmış. Böylelikle • Öğrenciye durumu hakkında anında yanıt verme veya daha kısa sürede yanıt verme olanağı sağlanmıştır. • Aynı anda farklı birdenfazlaçalışanın aynıöğrenci dosyası üzerinde çalışabilme olanağı sağlanmıştır • İşlem süreleri, iş akışları ve süreçler kısaltılmıştır. • Gereksiz ve/veya artık gereği kalmayan bürokratik işlemler süreçlerden çıkartılmıştır. • Belge takibi ve denetlemesi mümkün hale gelmiş ve elektronik ortamdan süreçler takip edilebilir olmuştur. • Öğrenciye geri bildirim ile öğrenci memnuniyeti artırılmıştır.

30. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ • E-FBE • AnabilimDalları,ProgramlarveLisansüstüÖğrencileriHaberleşmeveBilgiPortalı

31. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ • E-FBE http://e.fbe.itu.edu.tr/Index.aspx

32. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ E-FBE BilgiYönetimSistemi • FBE’nin anabilim dalları, programlarvelisansütüöğrenciler ile iletişim kurduğu bir arayüzdür. • FBE BilgiİşlemBirimitarafındangeliştirilmiştir. • Fen BilimleriEnstitüsübünyesindeyeralan46 Anabilim Dalı vebunlarabağlı76 programınEnstitüileolanbilgialışverişininelektronikortamdagerçekleştirilmesinisağlamaktadır. • Lisansüstüöğrencilerinindilekçebaşvurularıözelleştirilmişformlararacılığıylaalınarak KÜTÜK (DökümanYönetimSistemine) aktarılır. • Akademikprogramlarailişkinsunulançeşitliistatistiklerile program iyileştirmesüreçlerininelektronikolaraktakibivesürekliliğisağlanmaktadır.

33. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program veAnabilim Dalı İşlemleri • Program bilgileriveakademikkadroyönetimi • Lisanstüdanışmanatamaişlemleri • YL, DR tezsavunmave DR tezizlemejüribelirlemevedeğişimişlemleri. • Program derslistesiyönetimivedönemlikdersprogramıoluşturulması • Dönemlikönkoşul, kontenjanbilgilerinintanımlanması • Mülakatbilgilerinintanımlanması • DR Yeterliksınavıbilgilerininveyeterlikjürilerininbelirlenmesi Program Koordinatörü Anabilim Dalı Başkanı  EnstitüYönetimi (BilgiGirişi) (GörüşBildirimi) (Onay)

34. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program veAnabilim Dalı İşlemleri • Lisanstüdanışmanatamaişlemleri

35. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program veAnabilim Dalı İşlemleri • YL, DR tezsavunmave DR tezizlemejüribelirlemevedeğişimişlemleri.

36. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program veAnabilim Dalı İşlemleri • Program derslistesiyönetimivedönemlikdersprogramıoluşturulması

37. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program veAnabilim Dalı İşlemleri • Önkoşul, kontenjanvemülakatbilgilerinintanımlanması

38. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program veAnabilim Dalı İşlemleri • DR Yeterliksınavıbilgilerininveyeterlikjürilerininbelirlenmesi

39. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ LisansüstüÖğrenciİşlemleri • GenelDilekçeTalepleri • Askerlik, Ders, ÖğrenciBelgeleri, Öğrenciİstemleri • YüksekLisansİşlemleri • YL Dilekçeleri • YL TezTeslimBaşvurusu • Doktoraİşlemleri • DR Dilekçeleri • YeterlikSınavıBaşvurusu • DR TezÖneriRaporuİşlemleri • DR TezÇalışmaRaporuİşlemleri Öğrenci FBE Personeli KÜTÜK (BilgiGirişi, Talep) (BilgiKontrolü) (İşAkışları)

40. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ LisansüstüÖğrenciİşlemleri • GenelDilekçeTalepleri

41. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ LisansüstüÖğrenciİşlemleri • DoktoraTezÇalışmaRaporuİşlemleri

42. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlamaveİstatistik • Program süreçleritakibiveraporlama • DersProgramları, DanışmanAtama, JüriBelirlemev.b. • Programlarailişkinraporveistatistikler • ÖğrenciListeleri, MezunListeleri • Akademikkadrodetayı • ÖğrenciSayılarıv.b. • ÖğretimÜyelerineilişkinraporlama • Danışmanlıkyükleri • Dersyükleri • Yayındetayları • Projedetayları

43. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlamaveİstatistik • Program süreçleritakibiveraporlama

44. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlamaveİstatistik • Program AktifÖğrenciListesi

45. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlamaveİstatistik • Program AkademikKadroDetayı NTP = 0.5 x TDP + 0.15 x S5YP + 0.20 x TYP + 0.15 x HINDP

46. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlamaveİstatistik • ÖğretimÜyesiDetayı

47. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ • E-FBE • FBE AkademikProgramlarıBilgiPortalı (PETEK)

48. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE AkademikProgramlarıBilgiPortalı (PETEK) http://petek.fbe.itu.edu.tr

49. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE AkademikProgramlarıBilgiPortalı (PETEK) • FBE Akademikprogramlarıiçinstandartbir web sayfasıhazırlanmıştır. • FBE BilgiİşlemBirimitarafındangeliştirilmiştir. • Bilgileri E-FBE’denotomatikolarakalan PETEK, süreklikendikendiniyenileyenbircanlı web sayfasıdır. • Bu şekildeprogramların web sayfalarınıngüncellenmeproblemiortadankalkmıştır. • PETEK deki program web sayfaları, program hakkındabilgi, başvuruşartlarıvekontenjanbilgileri, akademikpersonelhakkındabilgi, derslervederskatalogbilgileriniiçermektedir. • Program akademikkadrosundayeralanöğretimüyelerininyayınveprojedetaylarınıtanımlayabildikleriarayüzler.

50. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ LisansüstüProgramlarıSürekliİyileştirmeÇalışması