1 / 14

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen. Sähköinen asianhallinta- ja arkistointi korkeakouluissa 26.10.2006 http://etkk.tkk.fi. Projektikokonaisuus. Toimintakenttä. Yhteistä kaikille järjestelmille Talo tarjoaa valmiit työvälineet kaikille Uudet toimintatavat

abbott
Download Presentation

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen Sähköinen asianhallinta- ja arkistointi korkeakouluissa 26.10.2006 http://etkk.tkk.fi

  2. Projektikokonaisuus eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  3. Toimintakenttä • Yhteistä kaikille järjestelmille • Talo tarjoaa valmiit työvälineet kaikille • Uudet toimintatavat • Uusi toimintalogiikka • Yhteistä teknisesti • Shibboleth • Järjestelmien välillä liikkuva tieto pyritään siirtämään WS–I basic profile 1.1:llä eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  4. Projektikokonaisuus eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  5. Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE • Lomakkeiden kierrättäminen sähköisesti (opinto- ja henkilöstöhallinto) • Opintohallinnon lomakkeet hajanaisia, eri lomakkeet ja eri prosessit osastoilla -> tarve yhtenäistää • Henkilöstöhallinnon lomakkeet yhdenmukaisia • Tarjoaa asiakkaalle samanlaiset palvelut, lomakkeiden täyttämisen, lomakkeen tilan seurannan • Mahdollisuus ajasta ja paikasta riippumattomaan asiointiin • Minimoi manuaalisen työn tarpeen eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  6. Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE Asiakas Vireille- pano + liitteet Oikaisu-pyyntö Asiakirja- rekisteri Kyselyt Allekirjoi-tu Suostu-mukset Asian käsittelijä(t) Vaiheen käsittely Palaute ja lausunnot Asiakirja- rekisteri Allekirjoi-tus Pää- käyttäjä(t) Lomakkei-den luonti ja määrittelyt Vaiheet ja kohdenta-minen Lomakkeen ryhmittely Prosessi-järjestys Lomakkeen luonnin varmennus Roolien ja vaiheiden luonti Prosessien ylläpito Järjestelmä Ilmoitukset Muistutuk-set Roolipoh-jaiset käyttäjä-oikeudet Roolipoh-jaiset näkymät Siirtotie-dostot Hajautettu käyttäjän-hallinta eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  7. Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE • Aikataulut • Testikäyttö aloitetaan 30.11. -> 2 viikon testijakso käytettävyyden testaukseen. 3 osastoa, kirjasto, Tky • Pilotti joulukuun alusta -> 1-2 lomaketta, koko yliopisto • Tuotantovalmius 1.1.2007 • Lomakkeita ja prosesseja lisätään sitä mukaa kun saadaan käytyä läpi • Henkilöstöhallinnon lomakkeita aletaan tuoda järjestelmään • Toisen vaiheen haut; tavoite käyttää järjestelmää syyskuun hakuihin. Vaatii lisämoduleja. eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  8. Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE Käyttö TKK:lla • Opintohallinnon lomakkeet • Henkilöstöhallinnon lomakkeet • 2. vaiheen haku • Sisäiset siirtyjät • Suomesta siirtyvät • KV-opiskelijat • Järjestelmä ei arkistoi mitään, vaan kaikkien käsiteltävien asioiden tieto tallennetaan kohdejärjestelmään. Arkistointia varten erillinen arkistointisovellus. eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  9. Projektikokonaisuus eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  10. Halli - projektinhallintajärjestelmä • Koskee koko TKK:n tutkimusprojektien hallintaa, järjestelmätoimittajaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Culmentor Oy. • Tärkeimmät ominaisuudet: • Projektisuunnittelu: resurssit, budjetointi, tavoitteet, hakemukset, aikataulu, ... • Budjetinhallinta: varaukset ja niiden autom. poistot, henkilöstökulut, toteumat, ennusteet, ... • Dokumenttien hallinta: yhteinen työtila projektin dokumenteille, sisältäen versionhallinnan • Raportointi ulkopuolisille rahoittajille ja TKK:n sisällä esim. Johdon raportointi • Sähköinen arkisto projektissa tuotetulle, arkistoitavalle materiaalille eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  11. Halli - projektinhallintajärjestelmä • Tarjotaan keskitetty työtila, joka mahdollistaa • AMS:n noudattaminen keskitetysti – projektikansio verkossa • Sähke- ja VAPA-yhteensopivuuden varmistaminen (Metadatat) • Versionhallinta - dokumentit tallessa, uusin versio aina saatavilla • Extranet – toiminnallisuudet projektin muille osapuolille • Dokumentaation varmentaminen: voidaan osoittaa, miten ja kuka dokumentaatiota käsitellyt • Projektipäällikön päättäessä projektin tarpeellinen dokumentaatio arkistoituu AMS mukaisesti eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  12. Halli - projektinhallintajärjestelmä • Vaiheet • I vaihe: Työajan kohdentaminen • Pilotointi: marraskuu 2006 • Käyttöönotto: erillispäätös; tuotantovalmius joulukuu 2006 • II vaihe: Budjetointi, budjetin seuranta, kustannusraportointi • Pilotointi: maaliskuu 2007 • Käyttöönotto: huhtikuu 2007 • III vaihe: Projektisuunnittelu, resurssisuunnittelu, projektin seuranta, raportit • Pilotointi: toukokuu 2007 • Käyttöönotto: elokuu 2007 • IV vaihe: Dokumenttien hallinta, sähköinen arkistointi • Pilotointi: elokuu 2007 • Käyttöönotto: lokakuu 2007 eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  13. Halli - projektinhallintajärjestelmä Käyttö TKK:lla • Ulkoisen rahoituksen projektit • Työajan kirjaus lähtökohtaisesti koko talolle (kokonaiskustannusmalli) • Sisäiset projektit • Keskitetty arkistointi eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

  14. Lisätietoja • http://etkk.tkk.fi • Markus Melin • markus.melin@tkk.fi • (09)451 2998 / 0400-941121 eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin

More Related