Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico

1. Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico • EBIT – Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A. • Tel. 0832/396823 fax 0832/457389 • e-mail: ebit@infoebit.it web: www.infoebit.com

2. Obiettivi e-government • Migliorare il livello democratico del paese stimolando la partecipazione all’attività amministrativa • Attuare i presupposti dell’art 1 L 241/90 di economicità, efficacia, pubblicità e trasparenza • Attuare i principi dell’art 97 della Costituzione di imparzialità e buon andamento della PA

3. Distribuzione documenti Archiviazione documenti Stampa/ Produzione documenti Acquisizione documenti • 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate • Costo: 287 milioni di euro all’anno • Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte • Costo: 18 euro per • documento • 1 documento perduto su 20 • 3% dei documenti • archiviati erroneamente • Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Digitalizzare perché Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006

4. Nuove disposizioni Decreto crescita 2.0 (DL 18 ottobre 2012 n. 179): • Documento unificato: CIE e tessera sanitaria • Entro il 31 dicembre 2014 dovrà essere completata l’ANPR (Anagrafe nazionale popolazione residente) • Entro il 18 aprile 2013 verrà istituito INI-PEC (indice nazionale indirizzi pec) • Dal 1 gennaio 2013 domicilio digitale per i cittadini che lo richiederanno; • Dal 31 dicembre 2013 pec anche per le imprese individuali; • Open data: entro il 18 febbraio 2013 dovranno essere pubblicati i regolamenti per l’accesso ai dati pubblicati

5. Nuove disposizioni • Art 18 L 134 del 7 agosto 2012, nuove misure in materia di amministrazione aperta • Art 19 L 134 del 7 agosto 2012, istituzione dell’Agenzia Italia Digitale con funzioni di realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana • Art 6-ter L 35/12 pagamenti elettronici art 5 CAD: obbligo di pubblicare le coordinate bancarie per i pagamenti elettronici

6. Strumenti dell’e-government • E-mail e posta elettronica certificata • Sito web e sevizi in rete • Protocollo informatico • Documento informatico La rete al centro del cambiamento

7. Produzione del documento informatico e forme dell’atto amministrativo

8. Documento informatico Documento informatico Documento analogico Quali differenze ?

9. Documento Documento Doc. Struttura semplice e/o complessa di un documento Supporto. informazione.

10. Documento informatico Il CAD definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ( art 1 lett p)).

11. Rappresentazione binaria del contenuto informativo 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010

12. Documento informatico

13. Documento informatico Il documento informatico può essere prodotto: • Con appositi applicativi software; • Acquisendo copia informatica di un documento analogico; • Raggruppando un insieme di dati in una forma logica predeterminata e memorizzata in forma statica

14. Documento informatico Criteri per la scelta dei formati elettronici: • Aperto e standard; • Affidabile: rappresentare il documento con lo stesso contenuto e forma dato dall’autore; • Indipendente dal contesto tecnologico in cui viene prodotto il documento; • Non deve contenere macroistruzioni • Compatibile per la conservazione a lungo termine; • Interoperabile; • Esempi di formati: XML, TXT, PDF.

15. Documento informatico Principali criticità: • Affidabilità (autenticità e integrità/immodificabilità) • Fruibilità • Conservazione

16. Documento informatico Art. 20, comma 1-bis del CAD: “L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall‘articolo 21.”

17. Autenticità del documento Le caratteristiche di integrità e immodificabilità sono determinate da (nuove regole tecniche): • La sottoscrizione con firma digitale; • L’apposizione di un riferimento temporale; • La trasmissione tramite PEC; • Memorizzazione in un sistema di gestione documentale; • Il versamento ad un sistema di conservazione

18. Autenticità del documento Autenticità: • Firma elettronica • Firma elettronica avanzata

19. Autenticità del documento Firma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs 82/05 : “L’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”

20. Autenticità del documento Firma digitale (art 1 lett s) Dlgs 82/05: “ particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche …che consente … di verificare l’autenticità e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.”

21. Generazione firma digitale Hash SHA 256 256 BIT Impronta del Documento Doc Documento da firmare CIFRATURA Ks Firma digitale PKCS#7 Certificato elettronico

22. Verifica firma digitale Impronta del Documento Doc 256 BIT Hash SHA 256 Visualizza il documento con i dati del sottoscrittore = ok! Decodifica 256 BIT Firma digitale Impronta corrispondente alla firma Kp Certificato elettronico Chiave pubblica

23. Firma elettronica Firma digitale • L’autenticità del documento è garantita dall’affidabilità della procedura di rilascio dei dati usati per l’identificazione informatica richiesti per l’utilizzo dell’applicativo; • L’integrità dei contenuti non è garantita; • Valore giuridico liberamente valutato in giudizio tenuto conto delle sue qualità. • L’autenticità sempre garantita dal certificato qualificato rilasciato dall’ente certificatore accreditato e dalla procedura di firma; • L’integrità dei contenuti garantita dalla crittografia asimmetrica; • Valore giuridico equiparato alla scrittura privata (ex art 2702 cc). Quali differenze ?

24. Autenticità del documento “L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione” Limite di validità della firma digitale nel tempo (art. 21 comma 3):

25. Data certa del documento Data certa (art 37 DPCM 30 marzo 2009) : • Marca temporaleapposta da un gestore di marche temporali valido 20 anni • Riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo • Riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti • Riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della PEC

26. Forme elettroniche degli atti amministrativi • Per gli atti amministrativi vige il principio della libertà delle forme, tuttavia deve essere garantito: • La forma scritta ad substantiamsalvo i casi espressamente previsti dalla norma (es ordini di polizia; atto di convocazione della giunta o del consiglio) • La certa riferibilità al funzionario che ha prodotto l’atto al fine di garantire l’imparzialità e il buon andamento dell’azione amministrativa ( art. 97 Cost.)

27. Forme elettroniche degli atti amministrativi • Art. 34 CAD: • Atti interni possono essere firmati con firma elettronica • Atti esternati devono essere firmati con firma digitale

28. Fruibilità del documento • Riproducibile • fruibile Affinché un documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da questo:

29. Copie del documento Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (art 22 CAD) hanno piena validità giuridica se: • Se sottoscritte da pubblico ufficiale; • Se prodotte con un processo certificato; • Per i documenti non unici assolvono gli obblighi di conservazione

30. Copie del documento Copie analogiche di documenti informatici (art 23 CAD) hanno piena validità se: • Se la loro conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale secondo le regole tecniche dell’ art. 71; • Per i documenti amministrativi informatici è previsto il timbro digitale(art 23-ter CAD)

31. Copie del documento Altre tipologie di copie previste dal CAD: • Copia informatica di documento informatico (art. 1, comma 1 lett. i-quater) • Duplicato informatico di documenti informatici (art. 1, comma 1 lett. i-quinques)

32. Verifica Il documento digitale deve assicurare: • L’affidabilità del contenuto; • La fruibilità del contenuto; • L’autenticità, integrità, fruibilità e la conservazione del contenuto nel lungo periodo.

33. Verifica I documenti firmati con firma digitale e firma elettronica: • Sul piano probatorio hanno lo stesso valore; • Entrambe le firme garantiscono l’integrità del contenuto; • Solo la firma digitale garantisce l’autenticità e l’integrità del documento.

34. Verifica Il documento firmato con firma digitale: • Sul piano probatorio è di volta in volta liberamente valutabile in giudizio; • Ha efficacia probatoria prevista dall’art. 2702 c.c. (è equiparato alla scrittura privata analogica); • Non è ancora riconosciuto dal nostro ordinamento;

35. La comunicazione individuale dell’atto amministrativo

36. Posta elettronica Art 45 DLgs 82/05 (CAD) “ I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza , soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale“

37. Posta elettronica • La trasmissione tramite posta elettronica non da garanzie di: • non ripudio • riservatezza • integrità • certezza della provenienza • Prova di avvenuta ricezione

38. Posta elettronica • Per gli atti non firmati inviati via e-mail, sebbene il nostro ordinamento preveda la libertà delle forme, secondo la giurisprudenza si dovrebbero distinguere le invalidità che colpiscono i documenti che contengono dichiarazioni di scienza da quelli concernenti dichiarazioni di volontà (Tar Puglia, Bari, sez I, 9 gennaio 2004, n.48).

39. Posta elettronica • Aspetti dell’indirizzo di posta elettronica: • non equivale alla residenza anagrafica • è assimilabile al domicilio, quindi l’utilizzo deve essere espressamente autorizzato • la consegna presso l’indirizzo elettronico equivale alla consegna

40. Posta elettronica certificata La posta elettronica certificata (DPR 68/05) garantisce: • La provenienza • L’integrità • L’avvenuta consegna • L’identificazione informatica (art 65 CAD lettera c-bis) • Un riferimento temporale certo (art 48 CAD)

41. Posta elettronica certificata

42. Posta elettronica certificata Art. 48 comma 1 CAD: “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.”

43. Posta elettronica certificata Art. 6 CAD: “Per le comunicazioni di cui all’art 48 comma 1, con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo … le pubbliche amministrazioni utilizzano la PEC”

44. Verifica La trasmissione telematica è valida se: • È effettuata con strumenti telematici che garantiscano la provenienza, integrità del contenuto e non ripudio • Può essere eseguita con qualsiasi strumento telematico • È possibile ma deve essere comunque seguita dall’invio del documento cartaceo

45. Verifica La trasmissione telematica via Pec: • Garantisce il non ripudio e l’integrità e autenticità del documento trasmesso; • Garantisce il non ripudio ma non l’integrità e autenticità del documento trasmesso; • Garantisce il non ripudio l’integrità del documento trasmesso ma non la sua autenticità.

46. Gli strumenti di conoscenza collettivasito web e albo on-line

47. Sito web Finalità: • Comunicazione istituzionale • Trasparenza amministrativa • Erogazione servizi on-line

48. Sito web Caratteristiche del sito: • Accessibilità, usabilità e di semplice consultazione (art. 53 CAD) • Affidabilità, accuratezza e pertinenza delle contenuto (art 54 comma 4) • Contenuti fruibili gratuitamente senza identificazione informatica nel rispetto della normativa sulla privacy (art 54 comma 3)

49. Sito web Contenuto obbligatorio del sito (art 54): • L’organigramma e l’articolazione degli uffici • Sezione “trasparenza e valutazione del merito” • L’elenco dei procedimenti • Moduli e formulari • L’elenco dei servizi forniti in rete • L’elenco delle caselle di posta elettronica • L’elenco dei bandi di concorso e di gara

50. Albo on-line La procedura di pubblicità on-line (art 32 L69/09) presenta criticità in termini di: • Gestione della procedura in ambiente digitale • Valutazione dei dati personali che possono essere diffusi • Rischi di perdita di controllo dei dati sensibili pubblicati