Vrijwilligersbeleid binnen Cartouche

1. Vrijwilligersbeleid binnen Cartouche Plannen en status 10 april 2012 Michael Meijerink en Marion Wouda

2. Opdrachten van het bestuur 2011 • Bepaal en beschrijf welke functies kunnen worden vervuld door vrijwilligers • Creëer een goed inzicht in de capaciteiten en interesses van (potentiële) vrijwilligers • Ontwikkel beleid en realiseer klimaat voor vrijwilligers • Zorg voor communicatie met vrijwilligers • Geef een opsomming van de acties en de planning

3. Opdracht -1- “Bepaal en beschrijf welke functies kunnen worden vervuld door vrijwilligers” • Er zijn 718 vrijwilligers (!) • Zij voeren samen 807 taken uit • Door 92 vrijwilligers worden 2, 3 of 4 taken gedaan • Er zijn op dit moment 83 vacatures • Waaronder 80 barvrijwilligers

5. Opdracht -2- “Creëer een goed inzicht in de capaciteiten en interesses van (potentiële) vrijwilligers” • In LISA nieuwe velden aangebracht om meer kenmerken van leden te kunnen registreren • Alle actieve vrijwilligers op ‘ja’ gezet in LISA, anderen op ‘nee’ en de ‘vrijwilligershistorie’ is ingevuld • Er is nu dus snel inzicht in wie actief is (geweest) en wie niet • We zijn hiermee de koploper in hockeyland volgens LISA!

6. Lisa op orde De registratiegegevens in LISA zijn geoptimaliseerd: meer dan 3.000 gegevens zijn aangepast & toegevoegd • Status ‘actieve vrijwilliger’ toegevoegd • Soort trainerschap toegevoegd • Vrijwilligershistorie toegevoegd • Ontbrekende geboortedata toegevoegd • Woonplaatsen geüniformeerd • Adressen, huisnummers, postcodes gecorrigeerd Conclusie: centrale administratie is noodzakelijk en hogere attentiewaarde op mutaties vanuit leden en organisatie is nodig

7. Uitgesloten van de groep ‘potentiële vrijwilligers’: • Betaalde krachten (5) • Gecontracteerde trainers (11) • Leden van 18 jaar en jonger (933) • Leden van 66 jaar en ouder (7) • Leden die zich voor komend seizoen hebben afgemeld (41) • Wachtlijstleden (1175) • Leden die nu actief vrijwilliger zijn (647) • Gezinsleden van actieve vrijwilligers (697) • Leden die al ‘langere tijd’ actief zijn geweest (257) Er resulteren dan 478 mensen die als ‘potentieel vrijwilliger’ aangemerkt kunnen worden.

8. Rangorde voor het benaderen van potentiële vrijwilligers op basis van de volgende indicatoren: • Hockey gezinnen waar nog niemand actief is • Spelende leden van 18 jaar en jonger, waarvan ouder niet bekend is in LISA • Leden van 19 jaar en ouder, onderverdeeld naar type lidmaatschap

9. Kenmerken ‘potentiële vrijwilligers’

10. Opdracht -3- “Ontwikkel beleid en realiseer klimaat voor vrijwilligers” • Beleidsplan januari 2011 aangeboden • Vrijwilligerswerk verplicht gesteld, door Bestuur gecorrigeerd naar beschikbaar • Door alle acties en communicatie is weids begrip noodzaak vrijwilligerswerk ontstaan • Regels en verwachtingen liggen vast in protocol

11. Opdracht -4- “Zorg voor communicatie met vrijwilligers” • Iedere uitgave magazine een artikel en vaste column mutatieoverzicht vrijwilligers • Poster van bestuur en commissies in clubhuis • Aandacht voor happenings op de site • Tijdens intake, nieuwjaarsreceptie en slotdag aandacht voor vrijwilligers(werk) • Bij aanvang welkomstbrief met protocol • Bij opzeggen dankbrief en evt. kortingsbon Sport 2000 • Informatie op de site over beleid en commissie

12. Opdracht -5-