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ARACT CENTRE Journ?e R?gionale ??Absent?isme?? 7 octobre 2004. Patrice LAURDirecteur. Pr?sentation succincte (1). Association R?gionale pour l'Am?lioration des Conditions de Travail.Couvre les 6 d?partements de la R?gion Centre et appartient ? un r?seau national anim? par l'ANACT.Association g?r?e par les Organisations R?gionales d'Employeurs et de Salari?s.Association soutenue par l'Etat et la R?gion..
E N D
2. ARACT CENTREJournée Régionale « Absentéisme »7 octobre 2004 Patrice LAUR
Directeur
3. Présentation succincte (1) Association Régionale pour l’Amélioration des Conditions de Travail.
Couvre les 6 départements de la Région Centre et appartient à un réseau national animé par l’ANACT.
Association gérée par les Organisations Régionales d’Employeurs et de Salariés.
Association soutenue par l’Etat et la Région.
4. Présentation succincte (2) Améliorer les Conditions de Travail dans leurs différentes dimensions.
Prendre en compte l’efficacité des organisations et la situation des salariés.
Susciter et accompagner des démarches de changement concerté.
Valoriser et diffuser des méthodes et des démarches innovantes.
5. Cadre de notre action Investissement régulier du réseau ANACT en secteur hospitalier.
Accompagnement de 2 établissements dans une logique d’expérimentation - diffusion :
Intervention ponctuelle dans un établissement (41)
Accompagnement-Suivi long du CH de Blois
Trophées de la Qualité de Vie au Travail visant à récompenser des démarches significatives : distinction du CH de Blois.
Poursuite de l’appui de l’ARACT à étudier.
6. Premiers enseignements (1) Phénomène qui impacte l’efficacité de l’organisation et la situation des salariés.
Démarche de compréhension, d’analyse et non recherche du coupable.
Symptôme de dysfonctionnement d’un système qui ne dit rien des déterminants.
Résolution complexe car les origines sont multiples (organisation, pénibilité, RH, …).
Nécessité d’une analyse globale afin d’identifier les facteurs en interrelation.
7. Premiers enseignements (2) Le sujet implique une démarche concertée et qui associe l’ensemble des fonctions concernées.
Chaque cas est singulier même si des facteurs généraux peuvent être repérés.
De ce fait, difficile de transférer des recettes en faisant l’économie d’une démarche et d’une dynamique de projet propre.
En revanche, possibilité de faire connaître des méthodes de résolution de problèmes.
12. En matière d'absentéisme, tout est affaire de convention, d'où le choix délibéré d'un recueil. *sur la base d'établissements volontaires =
Ce n'est donc pas un échantillon représentatif de l'absentéisme régional (4 hôpitaux de référence, 1 hôpital psychiatrique, 1 établissement de proximité, 1 CH de taille moyenne)
* en données brutes =
Journées calendaires d'absence :
Tous budgets et tous statuts de personnels non médicaux confondus. Ce ne sont donc pas les mêmes chiffres que le bilan social qui doit normalement être présenté en 5/7° et avec proratisation pour les temps partiels. Avec une hypothèse de 206 jours dans tous les établissements = base de calcul du taux d'absentéisme et d'absences en ETP.
Ce mode de décompte peut paraître plus représentatif de l'absence au travail car le méthode du 5/7° minimise les arrêts courts (3 à 4 jours), mais il est tout aussi conventionnel que le 5/7° car il néglige l'autolimitation des arrêts (demande de 5 jours au lieu de 7 au médecin).
13. * avec une moyenne régionale =
Compte-tenu de la non-représentativité de l'échantillon, elle n'a qu'une valeur indicative, mais elle permet à chacun de se situer.
* avec la limite d'une seule année de recueil =
On ne peut pas tirer de conclusions ou tendances sur l'effet de la mise en place des 35 heures.
On ne peut pas constater d'évolution.
On ne peut pas voir les effets de mesures de lutte menées comme à Blois et Montargis.
28. Qu’est-ce que l’absentéisme ? « le fait de ne pas se présenter au travail lorsqu’on est censé le faire » (Encyclopédie Universalis) Il en découle que son observation devrait être aisée. Reste à se mettre d’accord sur une méthodologie d’analyse suffisamment fine.
Mais dès lors que l’on s’écarte de l’observation pour en analyser les causes, toute la complexité apparaît.
29. Tous types d’absence Abandon de poste
Absence non autorisée
Grève locale / nationale
Retards / délais de route
Absences autorisées
Visites médicale (médecine préventive)
Enfant malade
Rentrée scolaire
Formation / formation syndicale
Représentation du personnel
Congé parental
Disponibilité
Décès
Maladie ordinaire
Longue maladie /maladie longue durée
Accident du travail / maladie professionnelle
Maternité / adoption
Paternité
Mi-temps thérapeutique
30. Les absences habituellement prises en compte Absences pour raison médicale :
Maladie ordinaire
Longue maladie, CLD et disponibilité d’office
Accidents du travail et de trajet
Maladies professionnelles et imputables au service
Maternité, grossesses pathologiques et adoption Autres absences :
Activité syndicale
Formation
Congés autorisés (enfants malades, évènements familiaux, jury d’assises…etc.)
Absences non justifiées
31. Les modalités de décompte :le choix de l’absentéisme brut un arrêt de maladie de 14 jours sera décompté pour la même durée alors que l’agent devait bénéficier de jours de repos pendant cette période.
Simplicité du système, d’où des comparaisons facilitées et pas de contestation dans les modalités d’application de la règle (choix dans le cadre des comparaisons régionales)
L’arrêt d’un agent à temps partiel sera compté pour la même valeur que l’arrêt d’un agent à temps plein
32. Les modalités de décompte :le choix de l’absentéisme corrigé. L’absentéisme peut être compté en E.T.P. (pas précisé dans le bilan social)
On ne tient compte que de la période pendant laquelle l’agent devait travailler. L’arrêt de maladie de 14 jours sera décompté pour 10, soit 5/7èmes, éliminant ainsi les jours de repos quelle que soit leur date. Les autres types d’absence seront comptés en jours ouvrés.
Volonté de précision du système, mais complexité et risques d’erreur (système retenu dans les directives sur le bilan social). Faut-il appliquer 5/7ème aux arrêts inférieurs à 5 jours ?
33. Le présentéisme Le taux de présence (87% au CHR d’Orléans)
Jours théoriques travaillés – jours d’absence
__________________________________________________________________________________________________________________________________
Jours théoriques travaillés
Le nombre de jours théoriques travaillés est le produit de l’effectif moyen mensuel rémunéré (en personnes physiques ou en ETP) par le nombre de jours travaillés dans l’année (365 en brut, 207 en corrigé).
Au CHRO : 3562 x [365 – (25 congés annuels + 1 fractionnement + 2 hors période + 104 repos hebdomadaires + 11 fériés + 15 RTT)] = 737 273 jours
34. L’absentéisme Le taux d’absentéisme : 12,9%
Effectif absent
________________________________________________________________________________
Effectif moyen rémunéré
Le nombre moyen de jours d’absence par agent : 27 dont 24 pour raison médicale
Nombre total de jours d’absence
__________________________________________________________________________________________________________
Effectif moyen rémunéré
35. Le détail de l’analyse L’analyse peut se faire :
Par catégorie professionnelle (A, B et C)
Par type professionnel (administratifs, soignants, techniques/ouvriers, médico-techniques)
Par service, par affectation de jour ou de nuit
Par nature d’absence
Par taux d’activité
Par âge, par sexe
Par durée d’absence
Par nombre d’absence
…etc. …Puis en croisant les critères
36. L’intérêt des comparaisons Une donnée n’a en soi aucune valeur. C’est la confrontation avec d’autres qui lui apporte sa mesure, d’où l’intérêt
Des comparaisons entre catégories au sein d’un même établissement (exemples)
Des comparaisons entre établissements de structure identique (exemples)
Des comparaisons au sein d’une région (intervention précédente)
37. Au sein d’un même établissement : comparatif de durée d’absence maladie ordinaire par filière professionnelle au CHRO en jours calendaires par agent
38. Au sein d’un même établissement : l’effet de l’âge au CHRO sur les arrêts de maladie et longue maladie
39. Entre établissements de structure comparable : comparatif des CLM/CLD entre CHR/CHU Pourcentage d’agents absents pour CLM / CLD
40. Des maternités à géométrie variable :13 jours de maternité et congés pathologiques de plus à Orléans que dans la moyenne des autres CHR/CHU
41. En guise de conclusion Intérêt et limites du Bilan social
Importance des rapprochements entre établissements
Nécessité de constituer des bases de données communes.
Caractère essentiel d’une méthodologie commune. Nos données doivent être comparables
Bilan social :
Outil essentiel
Complexité et lourdeur
Manque d’harmonisation des règles
Remontées tardivesBilan social :
Outil essentiel
Complexité et lourdeur
Manque d’harmonisation des règles
Remontées tardives
43. Le constat
44. La démarche suivie
45. Influence de l’âge
46. Influence de la qualification
47. Influence du nombre d’enfants
48. Variations hebdomadaires
49. Variations mensuelles (repos fixes)
50. Variations mensuelles (repos variables)
51. Influence du métier et/ou du sexe
52. L’enquête auprès des agents
55. Proposition de formation
56. Les propositions du projet social
57. Projet d’ensemble à définir avec la médecine du travail
59. Sommaire Réglementation
Outils
Rôle du médecin du travail
Quelques exemples
Conclusion
60. Bases réglementaires Décret n°85-947 du 16/08/85 relatif à l’organisation des services de médecine du travail dans les établissements de santé
Décret n°86-442 du 14/03/86 relatif à l’organisation des comités médicaux et des commissions de réforme
Décret n°89-276 du 08/06/89 relatif au reclassement des fonctionnaires pour raisons de santé
61. Outils Propres au service de médecine du travail
Participation régulière aux réunions du Comité Médical Départemental et à la Commission de Réforme (avis consultatif)
Augmentation du nombre de visites de pré-reprise
62. Outils (suite) Commission Reclassement
Groupe de travail créé en 2000, CHSCT du 14/06/2000
Composition actuelle
DRH, DS, Médecins du travail
+2 représentants du CHSCT pour la 1ère partie traitant des dossiers AT, MP
4 Réunions / an environ
63. Outils (suite) Commission reclassement
Type de dossiers traités
Congés longs après accident de travail et maladie professionnelle
Liste de l’ensemble des personnels en CLM, CLD, ½ temps thérapeutique et temps plein en sureffectif
Gestion des affectations (DS)
Création en 2002 d’un poste de cadre supérieur
64. Rôle du Médecin du travail Membre de la commission reclassement
Lien avec:
Le Comité médical, la Commission de Réforme, le Médecin Traitant
Le salarié
La gestion des affectations ou le cadre du secteur
65. Rôle du Médecin du travail(suite) Orientation du salarié vers
La psychologue de Médecine du Travail
Le service formation ( bilan de compétences)
Accompagnement de la personne qui reprend
Explication du dispositif de ½ temps thérapeutique
Visites à la demande du salarié, du médecin du travail, de l’encadrement
66. Quelques exemples récents Reclassement de 2 AS au SAMU sur des emplois de permanencière
Reclassement d’une ASH à un poste d’agent de sécurité
67. Conclusion Le Médecin du Travail apporte sa contribution à la réduction de l’absentéisme dans cette démarche d’accompagnement à la reprise des personnels ayant eu une pathologie lourde et dont ils gardent un handicap temporaire ou définitif
71. COMITE MEDICAL SUPERIEURInstance consultative d ’appel
Se prononce sur les cas dans lesquels l ’avis donné en premier ressort par le comité médical est contesté
il est saisi par l ’autorité administrative compétente
72. COMITE MEDICAL SUPERIEUR
73. COMITE MEDICAL SUPERIEUR
74. CONGES DE MALADIE ORDINAIRE
75. CONGES DE LONGUE MALADIE
76. CONGES DE LONGUE DUREE
77. LA REPRISE DE FONCTIONS
78. MI-TEMPS THERAPEUTIQUE
79. DISPONIBILITEPOUR RAISON DE SANTE
80. LE RECLASSEMENT
81. LA MISE A LA RETRAITE POUR INVALIDITE
82. LA MISE A LA RETRAITE POUR INVALIDITE
83. COMMISSION DEPARTEMENTALE DE REFORME
84. COMMISSION DEPARTEMENTALE DE REFORME
85. CONGE ACCIDENT DE TRAVAIL
86. ACCIDENTS DE SERVICE OU MALADIES PROFESSIONNELLES
87. LA CONSOLIDATION
88. ACCIDENT DE SERVICEMALADIE PROFESSIONNELLE
95. Première étape d’approfondissement : une analyse ciblée pour mieux cerner les origines de l’absentéisme
96. Le diagnostic court Deux hypothèses de travail :
L’absentéisme est un symptôme de dysfonctionnement organisationnel et de souffrance au travail
Les origines de la souffrance sont à rechercher dans les conditions de réalisation du travail
97. Intervention de l’ARACT Un diagnostic court réalisé par l’Agence Régionale d’Amélioration des Conditions de Travail
Démarche d’analyse et d’entretiens réalisée sur les deux services particulièrement touchés par l’absentéisme et restitution
?Mobilisation des acteurs
98. Axes identifiés dans le diagnostic court Des moyens limités : contrainte externe qui se traduit par un manque d’effectif
Organisation : une forte incertitude sur la gestion des temps et les contenus du travail
Charge de travail et pénibilité physique au travail
Gestion des ressources humaines : définition des fonctions, formation, mobilité professionnelle
Equilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Manque de reconnaissance au travail
99. Deuxième étape d’approfondissement : tenter d’agir pour réduire l’absentéisme dans un service
100. METHODOLOGIE Constitution d’un groupe de travail de 10 personnes :
Membres internes au service (toute fonction) : chef de service, cadre, IDE, AS, ASH
Membres externes au service : médecin des urgences, cadre Pinsonnière, cadre soins palliatifs
Représentants de fonctions transversales : un membre de la DRH, médecin du travail
101. Mode de travail 5 journées de travail réparties sur 6 mois et deux réunions avec le comité de pilotage
Recueil de données et approfondissement menés par des sous-groupes entre les séances
Appropriation et analyse dans les séances
Identification d’actions à mener
Rôle des consultants :
Regard externe
Cadrage théorique,
assistance méthodologique : hiérarchie des thèmes à approfondir, élaboration d’outils de recueil, suivi entre les séances, pistes d’actions
102. 4 axes de travail dans la formation-action Anticipation et organisation
Charge psychique
Fonctionnement des collectifs
Modes de gestion des ressources humaines : Accueil – Intégration - Mobilité
103. Exemples de recueil de données complémentaires Entretiens individuels ou collectif avec le personnel (fonctionnement du collectif, intégration des jeunes, temps de repas, entraide, charge psychique)
Nombre de sollicitations et nombre de rappels par personne sur deux ans
104. Exemples de recueil de données complémentaires Une enquête par questionnaire auprès de toutes les personnes ayant effectué un remplacement dans le service sur :
Les conditions d’affectation
Les conditions d’intégration dans le service
Le fonctionnement du collectif
Analyse fine des interruptions de tâches : relevé des courses pour chaque AS pendant une semaine, relevé des appels téléphoniques
105. Finalisation pour chaque thème de propositions concrètes
106. 4 AXES DE TRAVAIL - Anticipation et organisation - Charge psychique - Fonctionnement des collectifs - Accueil – Intégration - Mobilité
107. ANTICIPATION ET ORGANISATION- création d'un staff quotidien pluri-disciplinaire - développement du travail en binôme- anticipation de l'accueil des patients, en lien avec le service des urgences- développement des sorties le matin - insertion de la feuille de T° dans le dossier de soins- regroupement des "courses" pour les AS- amélioration de l'ergonomie du service (programme de travaux à conduire)
108. ANTICIPATION ET ORGANISATIONLE STAFF QUOTIDIEN Rencontre et intégration de tous les professionnels.
Amélioration de la communication interne autour du projet de soin et de l'organisation.
109. CHARGE PSYCHIQUE- s'imposer le respect des temps de pause repas - structurer et organiser des temps de partage des événements douloureux (groupes de paroles)- faire appel aux psychologues du travail et de l'équipe de soins palliatifs- accompagner les nouveaux arrivants par des entretiens avec la psychologue du travail
110. FONCTIONNEMENT DES COLLECTIFS REFLEXION / TEMPS DE TRAVAIL IDE Élaboration d'une procédure - gestion des imprévus - règles de planning - nomination de 2 référents planning pour une élaboration auto-régulée
111. FONCTIONNEMENT DES COLLECTIFSLE PLANNING Passage d'une gestion du temps de travail en trame fixe, au concept de temps de travail articulé autour du temps libre de l'agent.
112. ACCUEIL – INTEGRATION - MOBILITE Définition d'un contrat interne et de conditions minimales d'intégration,
Organisation des détachements pour les nuits,
Constitution d'un livret d'accueil sous forme d'un outil de poche.
113. ACCUEIL - INTEGRATION-MOBILITELE CONTRAT INTERNE 1/2 Contrat interne d'affectation dans le service:
- Temps de présence dans le service choisi par l'agent et contractualisé lors du recrutement
- Priorité du choix / vacances de postes lors du départ
114. L'intégration des nouveaux agents:
- Engagement de la DRH / temps de doublonnement des nouveaux agents.
- Engagement du service / nouveaux IDE: pas de week-end travaillé lors du premier mois de présence dans le service. ACCUEIL - INTEGRATION- MOBILITELE CONTRAT INTERNE 2/2
116. LES CLES DU SUCCES Passage de la réflexion à l’action
Conjonction de propositions institutionnelles et collectives
ENGAGEMENT RESPECTIF DE MISE EN ŒUVRE DES PROPOSITIONS
117. ENGAGEMENT CONTRACTUEL ENTRE LA DIRECTION ET LE SERVICE DE PNEUMOLOGIE
Formalisé par une charte signée par le directeur et le chef de service
118. Charte de fonctionnement entre la direction et le service de pneumologie Engagements du service, calendrier
Engagements de la direction
Engagement d’évaluation extérieure par l’ARACT
119. FINALISATION DE LA REFLEXION ET LANCEMENT DE L'ACTION Signée le 14 Octobre 2003
Dans le service de Pneumologie
Etaient présents:
- toute l’équipe du service
- le directeur général, le directeur des
ressources humaines, la directrice des
soins
- les membres du groupe de travail
- l’ARACT
121. Méthodologie Evaluation réalisée le 19/5/04 à partir d’une grille faisant référence aux engagements de la charte de service
Entretiens
Drh, Cadre du service, Médecin chef de service, Médecin du travail, Equipe soignante (IDE, AS)
Exploitation documents écrits
122. Suivi de la charte 30 actions définies
2/3 des actions réalisées + valeur ajoutée
Exemple : mini-staff le matin
1/3 des actions non réalisées ou amorcées
Exemple : livret d’accueil (axe fort du projet de service)
123. Les effets de l’action de prévention sur l’absentéisme Des données quantitatives 2004 en construction :
Estimation : - 80 % d’absentéisme
Une estimation qualitative : une tendance très favorable
Changements constatés entre 2002 et 2003, tendance qui se confirme en 2004
Quand il y a des arrêts, ils sont de courte durée
« On est allé bien au-delà de ce qu’on pouvait espérer, la tendance s’est complètement inversée »
Des effets sur toutes les catégories professionnelles et tous les types d’absences, y compris maternité
Plus de stabilité et moins d’arrêts de travail et de mouvements infirmiers
124. Effet global sur les conditions de travail Organisation : « une différence phénoménale »
Réorganisation du nombre de lits
un effet indéniable sur la charge, même si elle reste relativement importante, « la réflexion tombe à point nommé »
Staffs du matin tournés vers le patient (aspects médicaux et sociaux)
permettent d’optimiser les transmissions
et de mieux répartir les taches
Un nouvel outil d’élaboration des plannings IDE
Une régulation qui favorise la responsabilisation
Ajustement du planning à la charge
l’aménagement d’un poste sur le créneau 9h-17h permet de faire le lien avec l’équipe du soir en répartissant mieux la charge
« On ne pourrait plus fonctionner autrement, ça me manquerait si j’étais dans un autre service… »
« Une réorganisation à coût zéro »
125. Effet global sur les conditions de travail Fonctionnement du collectif
Sentiment général que ce n’est plus le même service et que globalement ça se passe mieux
Une cohésion d’équipe retrouvée et une ambiance apaisée
« Cela apporte du point de vue de la prise en charge, tout était électrique, maintenant on a plaisir à travailler ensemble »
Il y a plus d’attention aux contraintes de chacun, les remplacements sont moins fréquents, l’équipe est plus stable, avant c’était ingérable
Sentiment de fierté suite au trophée
Appui psychologique : finalement, ce n’est pas la bonne réponse,
« On a envie de parler mais pas forcément le jour de la réunion, on le fait entre nous de façon informelle »
Le soutien psychologique est à envisager du point de vue de l’organisation du travail, c’est aussi le rôle du collectif d’apporter une aide
126. Effet global sur les conditions de travail GRH
Amélioration des procédures d’intégration et de mobilité
« c’était difficile pour les IDE d’accueillir quelqu’un de nouveau, d’expliquer le fonctionnement et de le voir s’en aller, c’est plus sécurisant de travailler avec une équipe stable et des gens qui se connaissent »
Séjour dans service hospitalisation de jour très formateur
conditions de travail plus intéressantes, relations avec les patients plus riches, proximité, disponibilité…
Poste EFR (Exploration fonctionnelle respiratoire) : rotation au sein de l’équipe, une solution pour l’aménagement des postes de femmes enceintes
Des postulants nouveaux…qui souhaitent rester dans le service
Des opportunités pour le développement des compétences
Une AS : « Je me suis remise en question dans les staffs… j’apprends… et maintenant j’aurais envie de passer IDE
127. Pistes de progrès Développer le rapprochement avec urgences et soins de suite
Formaliser les actions de GRH
livret d’accueil, référentiels de compétences, entretiens d’évaluation…et suivre les actions effets sur le long terme
Intégrer ces actions dans le projet de service
Attente de lits dédiés pour soins palliatifs
ça apporterait des postes AS supplémentaires
Faire progresser et affiner l’organisation du travail en binômes AS-IDE
Décès : organiser un temps de deuil global et légitimer le rôle du collectif, mais ne pas trop « protocoliser »,
L’hôpital souffre de trop de formalisme (organisation, langage), il faut définir des « protocoles mous »
Pérenniser la méthode d’organisation des plannings
Maintenir « la petite lumière » qui permet de porter attention à la qualité de vie au travail et diffuser les actions menées en pneumo, favoriser une dynamique vertueuse dans les autres services.
128. Transferabilité Méthodologie planning IDE
Formation-Action sur un autre service (Maison de retraite…)
Identifier les acteurs internes susceptibles de réaliser le transfert de compétences
Identifier les conditions de ressources et les leviers institutionnels
Transférer une démarche plutôt que des actions
129. Eléments pour une méthode d’analyse régionale de l’absentéisme7 octobre 2004 – Jean-Paul Dumond, ENSP
130. Comparer entre établissements l’effet de politiques ou de dispositifs sur les taux d’absentéisme La pertinence d’une analyse régionale
131. La santé des personnes : âge, conditions de vie, alcoolisme, …
Les conditions de travail : intensification, relations, satisfaction, …
L’engagement professionnel
Les contextes juridique, économique, normatif. Pourquoi l’absentéisme évolue-t-il ?
132.
Trois exemples de mesure
1) Les différents taux
2) Les composantes du taux d’absentéisme
3) L’analyse taux structure … permettant de saisir l’effet du vieillissement Les méthodes et les mesures
133. Les taux d’absentéisme :
Jours absences / jours de présence théoriquement trav.
Nb de jours absences par agent (ETP moyen)
Jours absences / ETP moyen x 365
Le tx de diffusion : nb de pers au moins 1 fois malade dans l’année / ETP moyen
Le tx de récurrence : nb d’arrêts/personnes malades
Par motifs, par âge : 4 classes pertinentes, par grade, fonction, activités, quotité, jour/nuit, … 1) Les taux
134. Taux d’abs en jours par eff inscrits
= Nb jours abs / Eff total inscrits
= Tx de diffusion x Tx de récurrence x Moy de durée des arrêts
Ex sur la MO
1994 : 3,23 j/agent = 17% x 1,9 x 10
2002 : 8,23 j/agent = 34% x 2,2 x 11 2) La composition du taux
135. Les déformations de la pyramide des âges ont des liens directs avec l’absentéisme
Par exemple, le vieillissement de la population employée peut entraîner une diminution de l’absentéisme, même si les plus anciens sont parfois les plus malades
3) L’analyse taux structure
136. L’effet positif du vieillissement (exemple)
137. Une première analyse tx/ structure
138. Une seconde analyse